Пандемия COVID-19 привела к массовому переходу на удаленную работу, и ожидается, что удаленная работа продлится намного дольше того момента, когда меры социального дистанцирования могут быть ослаблены. Фактически, 99% работников говорят, что предпочли бы работать удаленно, по крайней мере, неполный рабочий день, до конца своей карьеры.
В то время как руководители некоммерческих организаций могут задаться вопросом, не повлияет ли продолжение удаленной работы на производительность, 77% удаленных сотрудников сообщают, что чувствуют себя более продуктивно, когда работают дома, а не в напряженной офисной среде. С правильными инструментами удаленной работы и поддержкой ваша некоммерческая организация может укрепить позитивную культуру работы на дому, которая поддерживает продуктивность ваших сотрудников.
Существует несколько онлайн-платформ для помощи некоммерческим профессионалам, в том числе инструменты удаленной работы для совместного управления проектами, командного общения, планирования встреч, повышения концентрации внимания и снижения стресса.
Ниже мы расскажем о 10 инструментах удаленной работы, которые могут повысить производительность вашей команды в этот период удаленной работы и после него. Для каждого из них мы объясняем, что делает этот инструмент, как ваша некоммерческая организация может его использовать и как он вписывается в развитие эффективных цифровых коммуникаций. Большинство этих ресурсов либо бесплатны, либо предлагают скидки для некоммерческих организаций.
1. ФРЕСКА
При мозговом штурме идей для крупного события, такого как ваша предстоящая кампания, личные встречи позволяют вашей команде составлять планы на доске и использовать другие визуальные подсказки для направления обсуждения. MURAL — это цифровое рабочее пространство, которое позволяет вашей команде удаленно осуществлять визуальную совместную работу.
Ваша команда может использовать доску MURAL для записи идей на цифровых стикерах, расстановки приоритетов задач по срочности и важности, создания диаграмм для планирования вашей маркетинговой стратегии и многого другого. Это совместный, творческий инструмент, который может быть особенно полезен для членов команды, которые лучше думают и учатся визуально.
Некоммерческие организации, обозначенные как 501(c)3, с годовым операционным бюджетом менее 20 миллионов долларов, могут иметь право на бесплатное рабочее пространство MURAL. Другие некоммерческие организации по-прежнему могут получить скидку 50 % на любой тарифный план MURAL.
2. Google для некоммерческих организаций
Google для некоммерческих организаций предлагает множество ресурсов для некоммерческого использования, в том числе YouTube Giving, Google Ad Grants и Google Планета Земля и Карты. Одной из его функций, которая особенно полезна для удаленной работы, является доступ к G Suite, который включает в себя бизнес-приложения, такие как Gmail и Google Диск, Документы, Календарь и Meet. Это простое в использовании комплексное решение для основных потребностей вашей команды в планировании, общении и разработке продуктов.
Google предлагает три плана со скидкой для некоммерческих организаций, стоимость которых варьируется от 0 до 8 долларов на пользователя в месяц. Различные планы различаются по облачному хранилищу, размеру видеоконференции, функциям безопасности и общим функциям.
3. Асана
Asana — это инструмент управления проектами, который может помочь вашей удаленной команде отслеживать все детали выполнения вашей задачи. Например, вы можете использовать этот инструмент, чтобы составить план маркетингового плана «Вторник подарков», в том числе указать, когда вы будете отправлять электронные письма, и назначить каждую из связанных подзадач соответствующему члену команды для выполнения к согласованной дате.
Соответствующие требованиям некоммерческие организации могут подать заявку на получение 50% скидки на Asana Premium или Asana Business.
4. Дудл
Найти время встречи, подходящее для всех, уже может быть сложно при совместной работе в офисе, но это может стать еще более сложной задачей при работе в разных часовых поясах и с помощью цифровых коммуникаций. Doodle упрощает процесс планирования, позволяя вам опрашивать членов команды для разного потенциального времени встречи. Это может быть особенно полезно для планирования встреч с местными партнерами или волонтерами, которые могут быть за пределами общего календаря вашей некоммерческой организации.
Версия Doodle, позволяющая создавать простые опросы по расписанию, бесплатна. Компания также предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы испытать свои премиальные опции.
5. Слабость
Slack помогает вашей команде более организованно общаться вне электронной почты, создавая разные каналы чата для разных тем. Например, у вас может быть канал, посвященный планированию «Дачного вторника», где все члены команды могут задавать вопросы и предоставлять обновления по этой теме.
У вас также могут быть менее формальные каналы, которые помогут создать офисное ощущение разговоров «у кулера с водой», даже когда вы удалены. На этих каналах ваша команда может делиться личными новостями, очаровательными фотографиями домашних животных, любимыми рецептами выпечки во время карантина и многим другим.
Некоммерческие организации с 250 или менее участниками могут получить бесплатное обновление стандартного плана Slack, а те, у кого более 250 участников, могут получить скидку 85%. Некоммерческие организации также могут иметь право на скидку 85% на план Plus. Кроме того, организации, борющиеся с COVID-19, могут запросить три бесплатных месяца тарифного плана Standard или Plus Slack.
6. Тодоист
Todoist — это идеальный список дел, позволяющий разбивать большие задачи на управляемые подзадачи. Инструмент предложит крайние сроки в зависимости от вашей существующей рабочей нагрузки, и вы можете выделить задачи цветом по проекту и уровню срочности.
Это особенно полезно для создания и назначения задач в режиме реального времени во время удаленных собраний команды. Пока вы обсуждаете свою предстоящую кампанию, сотрудники могут добавлять задачи и подзадачи, вытекающие из обсуждения, чтобы обеспечить продуктивную встречу, а вы уходите с четкими следующими шагами.
Некоммерческие организации могут подать заявку на скидку 50% на подписку Todoist Business. Компания также дает советы по использованию Todoist, чтобы избежать выгорания некоммерческих организаций, и предлагает готовые к использованию шаблоны Todoist для некоммерческих встреч, календарей в социальных сетях и сообщений в блогах.
7. Хутсюит
Поддержание нескольких учетных записей в социальных сетях может занять много времени. Некоммерческие организации могут упростить это, используя такой инструмент, как Hootsuite. Hootsuite позволяет планировать, создавать и планировать маркетинг в социальных сетях в одном месте.
Это упрощает публикацию на разных платформах и позволяет вашей команде планировать публикацию сообщений в социальных сетях в наиболее оптимальное время, при этом предоставляя персоналу гибкость в личном и рабочем графиках. Hootsuite также позволяет вашей команде легко создавать процесс проверки и утверждения сообщений перед их публикацией.
Компания предлагает 50% скидку некоммерческим организациям, а также проводит обучение для некоммерческих организаций, желающих улучшить свои навыки работы в социальных сетях.
Скачать бесплатно: БОЛЬШОЕ руководство по социальным сетям для некоммерческих организаций
8. Помофокус
Во время удаленной работы можно легко отвлечься на социальные сети, новости или другие вещи, происходящие в вашем доме. Pomofocus — это инструмент, основанный на технике Pomodoro.
Этот метод представляет собой метод тайм-менеджмента, который включает 25-минутные отрезки целенаправленной работы над конкретной задачей. После каждого из первых трех 25-минутных сеансов вы делаете пятиминутный перерыв. После четвертого вы делаете более длительный 15-30-минутный перерыв, прежде чем снова начать с одного. Вы повторяете это, пока задача не будет завершена.
Техника Помидора направлена на то, чтобы способствовать концентрации, создать ощущение безотлагательности и избежать умственной усталости. Это может быть полезным способом пережить удаленный рабочий день и особенно полезным для работы над крупными проектами, требующими глубокой концентрации, такими как заявки на грант или ваш годовой отчет.
Pomofocus — это бесплатный простой онлайн-таймер для реализации техники Pomodoro, который отслеживает ваши рабочие сессии и перерывы. Вы также можете перечислить задачи, на которых вы сосредоточитесь, прямо на странице.
9. Свободное пространство
Команды некоммерческих организаций упорно трудятся, чтобы воплотить свои миссии в реальность. Персонал может столкнуться со стрессом, выгоранием и усталостью от сострадания. Особенно во время удаленной работы, когда меньше возможностей для межличностных связей, чтобы сдержать часть этого стресса, очень важно включить заботу о себе в вашу рабочую культуру. Headspace — это инструмент для медитации и осознанности, который может помочь вашей команде справиться со стрессом.
Компания обнаружила, что 30 дней использования инструмента снижают стресс на 32%, а всего четыре сеанса снижают эмоциональное выгорание на 14%. При этом эта практика внимательности повышает продуктивность процесса. Четыре недели с Headspace могут повысить концентрацию внимания на 14%, а одно занятие может сократить отвлекающие факторы на 22%.
Headspace предлагает бесплатные ресурсы и три медитации с гидом, чтобы помочь сотрудникам справиться с COVID-19 и стрессом, связанным с удаленной работой. Компания также предлагает постоянные услуги по продвижению и отслеживанию осознанности в вашей некоммерческой организации.
10. Внимательный просмотр
С увеличением времени, проводимого дома и перед экранами, можно легко отвлечься на социальные сети или новостные сайты. Mindful Browsing — это простое расширение для Chrome, которое мягко прерывает вас перед переходом на определенные выбранные вами сайты, на которые вы хотите тратить больше времени, например на Facebook или Twitter.
Инструмент покажет фотографию и спросит, например, «Вы уверены, что хотите провести время на facebook.com?» Вы можете выбрать «да», что отправит вас на сайт и снова спросит вас через 10 минут, или воспользуйтесь этим моментом, чтобы осознанно вернуться к другому действию. Инструмент можно настроить таким образом, чтобы он напоминал вам о действиях, которые, как вы сказали, вы бы предпочли делать, чем посещать этот сайт.
Этот инструмент бесплатен для всех пользователей, не отслеживает вашу активность и имеет открытый исходный код. Это может быть полезным способом быть более внимательным к «прокрутке судьбы», установить временные рамки для перерывов в работе и не слишком отвлекаться на социальные сети.
Используйте инструменты удаленной работы, чтобы ваша команда не отвлекалась
Большой переход к удаленной работе в этом году дает возможность улучшить культуру работы вашей некоммерческой организации, а также повысить производительность вашей команды. Хотя эти изменения могут создавать проблемы, использование доступных инструментов для повышения производительности и удаленной работы, а также некоммерческих скидок может помочь организовать, мотивировать и сфокусировать вашу команду, адаптируясь к новой среде.
5 способов, которыми сбор средств в Интернете окупается