비영리 조직의 생산성을 높이는 10가지 원격 작업 도구

COVID-19 대유행은 원격 근무로의 대규모 전환을 촉발했으며 재택 근무는 사회적 거리두기 조치가 완화될 수 있는 수준을 훨씬 넘어 지속될 것으로 예상됩니다. 실제로 근로자의 99%는 남은 경력 동안 최소한 시간제로 원격으로 일하는 것을 선호 한다고 말합니다.

비영리 단체 리더는 계속되는 원격 근무가 생산성에 부정적인 영향을 미치는지 궁금해 할 수 있지만 원격 직원의 77%는 바쁜 사무실 환경보다 집에 있을 때 생산성이 더 높다고 보고합니다. 적절한 원격 근무 도구와 지원을 통해 비영리 단체는 직원의 생산성을 유지하는 긍정적인 재택 근무 문화를 강화할 수 있습니다.

협업 프로젝트 관리, 팀 커뮤니케이션, 회의 일정, 집중력 향상, 스트레스 감소를 위한 원격 작업 도구를 포함하여 비영리 전문가를 도울 수 있는 여러 온라인 플랫폼이 있습니다.

아래에서 원격 작업 기간과 그 이후에 팀의 생산성을 높일 수 있는 10가지 원격 작업 도구를 공유합니다. 각각에 대해 도구의 기능, 비영리 단체에서 도구를 사용하는 방법 및 효과적인 디지털 커뮤니케이션을 육성하는 데 적합한 방법을 설명합니다. 이러한 리소스의 대부분은 무료이거나 비영리단체에 할인을 제공합니다.

1. 벽화

다가오는 캠페인과 같은 주요 이벤트에 대한 아이디어를 브레인스토밍할 때 대면 회의를 통해 팀은 화이트보드에 계획 초안을 작성하고 다른 시각적 신호를 사용하여 토론을 안내할 수 있습니다. MURAL은 팀이 원격으로 이러한 유형의 시각적 협업을 수행할 수 있는 디지털 작업 공간입니다.

팀은 MURAL 보드를 사용하여 디지털 스티커 메모에 아이디어를 캡처하고, 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선 순위를 지정하고, 마케팅 전략을 매핑하는 다이어그램을 만드는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 시각적으로 더 잘 생각하고 학습하는 팀 구성원에게 특히 도움이 될 수 있는 협업적이고 창의적인 도구입니다.

연간 운영 예산이 2천만 달러 미만인 501(c)3으로 지정된 비영리 단체는 무료 MURAL 작업 공간을 사용할 수 있습니다. 다른 비영리 단체는 여전히 모든 MURAL 계획에서 50% 할인을 받을 수 있습니다.

2. 비영리단체용 Google

Google 비영리단체 프로그램은 YouTube 나눔, Google Ad Grants, Google 어스 및 지도를 포함하여 비영리단체에서 사용할 수 있는 다양한 리소스를 제공합니다. 원격 작업에 특히 유용한 기능 중 하나는 Gmail 및 Google 드라이브, 문서, 캘린더, Meet과 같은 비즈니스 앱이 포함된 G Suite에 대한 액세스입니다. 팀의 기본 일정, 커뮤니케이션 및 제품 개발 요구 사항을 충족하는 사용하기 쉬운 올인원 솔루션입니다.

Google은 비영리단체를 위한 3가지 할인 요금제를 제공하며, 사용자당 월 $0~$8입니다. 다양한 플랜은 클라우드 스토리지, 화상 회의 규모, 보안 기능 및 일반 기능이 다릅니다.

3. 아사나

Asana는 원격 팀이 작업을 완료하기 위한 모든 세부 정보를 추적하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구입니다. 예를 들어, 이 도구를 사용하여 언제 어떤 이메일을 보낼지 포함하여 Giving Tuesday 마케팅 계획을 계획하고 각 관련 하위 작업을 적절한 팀 구성원에게 할당하여 합의된 날짜까지 완료할 수 있습니다.

적격한 비영리 단체는 Asana Premium 또는 Asana Business에 대해 50% 할인을 신청할 수 있습니다.

4. 낙서

사무실에서 함께 일할 때는 모든 사람에게 적합한 회의 시간을 찾는 것이 이미 어려울 수 있지만, 여러 시간대와 디지털 커뮤니케이션을 통해 작업할 때는 더욱 어려울 수 있습니다. Doodle은 서로 다른 잠재적인 회의 시간에 대해 팀 구성원을 투표할 수 있도록 하여 일정 프로세스를 단순화합니다. 비영리 단체의 공유 일정 외부에 있는 지역 파트너 또는 자원 봉사자와의 회의 일정을 잡는 데 특히 유용할 수 있습니다.

기본 예약 투표를 생성할 수 있는 Doodle 버전은 무료입니다. 회사는 또한 프리미엄 옵션을 경험할 수 있는 14일 무료 평가판을 제공합니다.

5. 여유

Slack은 다양한 주제에 대해 서로 다른 채팅 채널을 만들어 팀이 이메일 외부에서 보다 조직적인 방식으로 커뮤니케이션할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, 모든 팀 구성원이 질문을 하고 해당 주제에 대한 업데이트를 제공할 수 있는 Giving 화요일 계획 전용 채널이 있을 수 있습니다.

또한 멀리 떨어져 있는 동안에도 "냉각기 주변에서" 대화하는 사무실 느낌을 만드는 데 도움이 되는 덜 공식적인 채널을 가질 수 있습니다. 이 채널에서 팀은 개인 업데이트, 사랑스러운 애완 동물 사진, 좋아하는 격리 베이킹 레시피 등을 공유할 수 있습니다.

회원이 250명 이하인 비영리단체는 Slack Standard 플랜을 무료로 업그레이드할 수 있으며, 회원이 250명 이상인 비영리단체는 85% 할인을 받을 수 있습니다. 비영리단체도 플러스 플랜에서 85% 할인을 받을 수 있습니다. 또한 COVID-19와 싸우는 조직은 Standard 또는 Plus Slack 요금제를 3개월 무료로 요청할 수 있습니다.

6. Todoist

Todoist는 궁극의 할일 목록으로, 큰 작업을 관리 가능한 하위 작업으로 나눌 수 있습니다. 이 도구는 기존 작업량을 기반으로 마감일을 제안하고 프로젝트 및 긴급도 수준별로 작업에 색상을 지정할 수 있습니다.

원격 팀 회의 중에 실시간으로 작업을 만들고 할당하는 데 특히 유용합니다. 다가오는 캠페인에 대해 논의할 때 직원은 회의가 생산적이고 명확한 다음 단계를 가지고 떠날 수 있도록 토론의 결과로 나오는 작업과 하위 작업을 추가할 수 있습니다.

비영리 단체는 비즈니스 Todoist 구독에 50% 할인을 신청할 수 있습니다. 회사는 또한 비영리 단체 소진을 피하기 위해 Todoist를 사용하는 방법에 대한 팁을 제공하고 비영리 회의 의제, 소셜 미디어 캘린더, 블로그 게시물을 위해 바로 사용할 수 있는 Todoist 템플릿을 제공합니다.

7. 훗스위트

여러 소셜 미디어 계정을 관리하는 것은 시간이 많이 소요되는 과정입니다. 비영리단체는 Hootsuite와 같은 도구를 사용하여 이를 간소화할 수 있습니다. Hootsuite를 사용하면 소셜 미디어 마케팅을 한 곳에서 모두 계획, 생성 및 예약할 수 있습니다.

이를 통해 다양한 플랫폼에서 더 쉽게 게시할 수 있으며 팀은 소셜 미디어 게시물이 가장 최적의 시간에 게시되도록 계획할 수 있으며 직원에게는 개인 및 업무 일정에 대한 유연성을 제공할 수 있습니다. 또한 Hootsuite를 사용하면 게시하기 전에 팀에서 게시물에 대한 검토 및 승인 프로세스를 쉽게 만들 수 있습니다.

이 회사는 비영리 단체에 50% 할인을 제공하고 소셜 미디어 기술을 향상시키려는 비영리 단체를 위한 교육도 제공합니다.

8. 포모포커스

원격으로 작업하는 동안 소셜 미디어, 뉴스 또는 집에서 일어나는 다른 일들로 인해 쉽게 주의가 산만해질 수 있습니다. Pomofocus는 Pomodoro Technique에 뿌리를 둔 도구입니다.

이 기술은 특정 작업에 대해 25분 동안 집중적으로 작업하는 시간 관리 방법입니다. 처음 세 번의 25분 세션이 끝나면 5분간 휴식을 취합니다. 네 번째 후에는 다시 한 번 시작하기 전에 15~30분 더 긴 휴식을 취합니다. 작업이 완료될 때까지 이 작업을 반복합니다.

Pomodoro Technique는 집중력을 높이고 긴박감을 조성하며 정신적 피로를 피하는 것을 목표로 합니다. 원격 근무 시간을 보내는 데 유용한 방법이 될 수 있으며, 보조금 신청서나 연례 보고서와 같이 집중해야 하는 대규모 프로젝트 작업에 특히 유용합니다.

Pomofocus는 작업 세션과 휴식 시간을 추적하여 Pomodoro Technique를 구현하기 위한 간단한 무료 온라인 타이머입니다. 집중할 작업을 페이지에 직접 나열할 수도 있습니다.

9. 헤드스페이스

비영리 팀은 사명을 현실로 만들기 위해 열심히 일합니다. 직원은 스트레스, 소진 및 연민 피로에 직면할 수 있습니다. 특히 이러한 스트레스를 어느 정도 억제할 수 있는 대인 관계의 기회가 적은 원격 근무 중에는 자기 관리를 직장 문화에 통합하는 것이 중요합니다. Headspace는 팀이 스트레스를 관리하는 데 도움이 되는 명상 및 마음챙김 도구입니다.

회사는 도구를 30일 동안 사용하면 스트레스가 32% 감소하고 단 4회만 사용하면 번아웃이 14% 감소한다는 것을 발견했습니다. 그렇게 함으로써, 이 마음챙김 수련은 그 과정에서 생산성을 증가시킵니다. Headspace를 4주 사용하면 집중력이 14% 증가하고 단일 세션으로 주의가 산만해지는 것을 22% 줄일 수 있습니다.

헤드스페이스는 직원들이 COVID-19와 원격 근무와 관련된 스트레스에 대처할 수 있도록 무료 리소스와 3가지 가이드 명상을 제공합니다. 회사는 또한 비영리 단체에서 마음챙김을 홍보하고 추적하기 위한 지속적인 서비스를 제공합니다.

10. 마음챙김 브라우징

집과 스크린 앞에 있는 시간이 늘어남에 따라 소셜 미디어나 뉴스 사이트에 쉽게 주의가 산만해질 수 있습니다. Mindful Browsing은 Facebook이나 Twitter와 같이 시간을 보내는 데 더 주의를 기울이고자 선택한 특정 사이트로 이동하기 전에 부드러운 중단을 제공하는 간단한 Chrome 확장 프로그램입니다.

이 도구는 사진을 보여주고 "정말 facebook.com에서 시간을 보내시겠습니까?"와 같은 질문을 합니다. "예"를 선택하면 해당 사이트로 이동하여 10분 후에 다시 묻거나 다른 활동으로 돌아가기로 결정하는 시간을 가질 수 있습니다. 이 도구는 해당 사이트를 방문하는 것보다 하고 싶다고 말한 활동을 상기시키도록 사용자 정의할 수 있습니다.

이 도구는 모든 사용자에게 무료이며 활동을 추적하지 않으며 오픈 소스 코드가 있습니다. 그것은 "둠스크롤링"에 더 주의를 기울이고, 직장에서 쉬는 시간 제한을 설정하고, 소셜 미디어에 지나치게 주의를 분산시키지 않는 유용한 방법이 될 수 있습니다.

원격 작업 도구를 활용하여 팀 집중 유지

올해 원격 근무로의 대규모 전환은 비영리 조직의 업무 문화를 개선하는 동시에 팀의 생산성을 높일 수 있는 기회와 함께 제공됩니다. 이러한 변화로 인해 문제가 발생할 수 있지만 사용 가능한 생산성 및 원격 작업 도구, 비영리 단체 할인을 활용하면 새로운 환경에 적응하면서 팀을 조직하고 동기를 부여하고 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다.