Requisitos de relatórios digitais, detalhes da obrigação de e-Reporting da UE

Há apenas alguns meses, a Comissão Europeia divulgou uma proposta de pacote de alterações destinadas a atualizar a atual legislação do IVA e da fatura eletrónica. A proposta, designada por ViDA – IVA na Era Digital, aguarda aprovação do Conselho da União Europeia, passo que se prevê para os próximos meses. Você ainda pode enviar feedback à Comissão: O prazo para envio de comentários, inicialmente definido para o início de fevereiro, foi estendido para abril, mas uma nova prorrogação não pode ser descartada.

Entre as várias alterações e novidades que a nova versão do normativo traz, hoje pretendemos centrar-nos nas novas obrigações relacionadas com a emissão de fatura eletrónica e no mandato relativo ao e-reporting, que prevê a submissão eletrónica e estruturada de informação relativa ao intra -Transações comunitárias. Essas obrigações estão programadas para entrar em vigor em 2028.

Então, vamos dar uma olhada nesses novos processos para entender em que consistem, o que implicarão para as empresas e como funcionarão operacionalmente, com base nas informações fornecidas pela Comissão até agora.

O contexto da proposta da UE – IVA na Era Digital

A proposta surge da necessidade de colmatar um conjunto de situações verificadas nos últimos anos, que deixaram claro que a atual legislação europeia em matéria de IVA e faturação está desactualizada e já não se adequa à conjuntura económica atual.

Com efeito, a atual diretiva do IVA já tem cerca de 30 anos e não acompanha os novos modelos económicos que surgiram nos últimos anos graças às inúmeras possibilidades geradas pelas novas tecnologias: comércio eletrónico, economias de plataforma, a gig-economy apenas para nomear alguns.

Além disso, a presença de um quadro regulamentar fragmentado e de sistemas de faturação e de relatórios eletrónicos extremamente variados em diferentes países europeus resulta em elevados custos de conformidade e administração para as empresas.

Segundo estimativas da Comissão Europeia, em 2020 houve cerca de93 mil milhões de euros de IVA não cobrado , maioritariamente relacionado com a chamada fraude carrossel (Missing Trader Intra-Community fraud), no âmbito de transações intracomunitárias.De facto, as actuais disposições europeias não permitem o acompanhamento atempado de tais transacções, o que fomenta um terreno fértil para este tipo de infracções fiscais.

A estratégia desenvolvida pela Comissão para lidar com essas questões críticas inclui, entre outras coisas, envolve:

• atualizar as disposições de faturação para encorajara introdução de faturas eletrónicas em todos os estados membros da forma mais harmonizada possível através da introdução de determinados mandatos;
• a introdução de uma obrigatoriedade de declaração de informação sobre transacções intracomunitárias , a ser efectuada de forma digital e, consequentemente, sob a forma de e-reporting.

Faturação eletrónica arranca em 2028

Escusado será dizer que, quando se trata de faturação eletrónica, a situação na Europa ainda é extremamente variada. Por um lado, não existe um mandato generalizado, pelo que, para alguns países, a faturação eletrónica é obrigatória apenas para transações B2G. Em alguns países, a faturação eletrónica está prevista para o setor B2B a curto prazo, enquanto noutros não há qualquer obrigação. Falamos sobre isso em artigo aprofundado dedicado às obrigações previstas a partir de 2023 .

A isto junta-se o facto de os sistemas de faturação eletrónica atualmente em uso serem extremamente variados e diferentes entre si, em termos de formatos, processos e infraestruturas. Hoje, uma empresa que opera em vários países europeus tem de gerir o cumprimento de diferentes regulamentos e sistemas de faturação eletrónica, exigindo um impacto significativo em termos económicos e de especialização.

Isso está definido para mudar em parte no futuro próximo através das seguintes etapas:

• já em 2024 , deixará de ser necessário que os Estados membros solicitem uma derrogação à União Europeia para introduzir o mandato da fatura eletrónica no seu território. Isso removerá uma barreira burocrática à adoção da fatura eletrônica que os países da UE, começando pela Itália, tiveram que enfrentar até agora;
• também a partir de 2024deixará de ser necessário obter o consentimento prévio do comprador para receber faturas em formato eletrónico;
• a partir de 2028 , por outro lado, a fatura eletrónica passará a ser o modo padrão a ser utilizado,sendo que só será possível emitir faturas em papel em casos especiais que terão de ser definidos por cada país.

A reforma também tem o mérito de esclarecer, de uma vez por todas, que “fatura eletrônica” significa apenas faturas processadas em formatos estruturados, como formatos baseados em XML. (artigo 217.º renovado da proposta de reforma da Diretiva 2006/112/CE)

Além disso, está também estipulado que na implementação de sistemas de faturação eletrónica será necessário fazer referência a formatos quecumpram a norma europeia EN16391 , como UBL 2.1 e CII, ou pelo menos formatos que assegurem a interoperabilidade.

Por último, não será permitida a implementação pelos Estados membros de novos sistemas de faturação baseados no modelo de pré-compensação, que prevejam o controlo prévio das faturas eletrónicas por parte da autoridade tributária.

Estas medidas visam não só incentivar a adoção da fatura eletrónica pelos Estados da UE, mas sobretudo assegurar que o processo decorre de forma a criar sistemas o mais interoperáveis ​​e uniformes possível, de modo a evitar encargos desnecessários para as empresas .

Relatórios eletrónicos obrigatórios para transações intra-UE: do que se trata

O ano de 2028 é também quando se tornará obrigatório reportar dados informativos sobre transações intra-UE (as transações business-to-consumer, no entanto, ainda permanecem excluídas). Esta obrigação assumirá a forma de declaração em formato eletrónico, pelo que, com efeito, será uma obrigação de notificação digital, ou e-reporting.

Para compreender o impacto desta alteração, importa referir que o reporte de dados destas transações é atualmente feito apenas por fornecedores e com prazos muito diferidos, quer para a emissão de faturas, quer para o envio da declaração. Além disso, até o momento, esta declaração é do tipo sumário, ou seja, contém referências a várias transações relacionadas ao mesmo mês.

Esta abordagem significa que não é possível monitorizar exaustivamente essas transações e o cumprimento do IVA por parte dos contribuintes.

Quais são os requisitos de relatórios digitais

A introdução do mandato de e-reporting, por outro lado, estabelece um conjunto de requisitos— Requisitos de Reporte Digital (DRR) —que estipulam o seguinte:

• a informação deve ser enviada num formato estruturado que cumpra a norma EN 16391, embora a Comissão deva fornecer mais detalhes sobre isso;
• o reporte deve ser feito quase em tempo real , ou seja, até 2 dias após a emissão das faturas em causa.Este rigoroso calendário destina-se a detetar rapidamente situações de potencial fraude ou improbidade fiscal;
• deixará de ser possível fazer declarações recapitulativas, pelo que a comunicação terá de ser feita transação a transação;
• os dados a serem informados, que são um subconjunto das informações já constantes da fatura, serão determinados no nível da União, não sendo permitido aos Estados membros solicitar informações adicionais;
• por fim, a exigência de e-reporting se aplicará tanto a fornecedores quanto a compradores: isso permitirá a verificação cruzada dos dados recebidos para garantir controles mais oportunos e minimizar fraudes.

Novo VIES centralizado, como vai funcionar

Dedicaremos a última parte deste artigo ao sistema e infraestrutura necessários para gerenciar esse novo mandato de e-reporting.

Especificamente, a proposta prevê a criação de um sistema centralizado, VIES (IVAT Information Exchange System), a partir da versão atual.

Cada país da UE terá que criar um sistema nacional capaz de coletar dados em formato estruturado dos contribuintes e depois transmiti-los ao VIES. Os Estados membros, é claro, também serão responsáveis ​​pela veracidade e exatidão dos dados transmitidos.

O VIES, portanto, terá as seguintes funções:

• coletar os dados adquiridos em conformidade com os Requisitos de Relatórios Digitais;
• processar os dados e enriquecê-los com outros dados , incluindo aqueles alocados em outros sistemas capazes de se comunicar com o VIES em interoperabilidade;
• os dados serão mantidos no sistema por 5 anos, sendo posteriormente deletados;
• O VIES fornecerá acesso a funcionários autorizados de estados membros individuais ou órgãos de monitoramento supranacionais, como o Eurofisc, para fins de monitoramento do cumprimento do IVA e prevenção de fraudes fiscais.

Os detalhes técnicos e operacionais do novo sistema precisarão ser esclarecidos em um futuro próximo. Além disso, cada estado-membro também precisará implementar a infraestrutura para lidar com os requisitos de relatórios eletrônicos e compartilhá-la com contribuintes e provedores, a fim de se preparar para o prazo de 2028.

A Comissão Europeia estimou que as medidas introduzidas pela proposta de IVA na Era Digital vão trazer uma receita extra no valor de 111 mil milhões de euros ao longo de 2023-2032 em termos de IVA cobrado. Espera-se que grande parte dessa receita venha da introdução dos requisitos de relatórios digitais e da obrigação relacionada de usar a fatura eletrônica.