Obblighi di segnalazione digitale, dettagli dell'obbligo di segnalazione elettronica dell'UE

Solo pochi mesi fa, la Commissione Europea ha pubblicato una proposta di pacchetto di modifiche volte ad aggiornare l'attuale legislazione in materia di IVA e fatturazione elettronica. La proposta, nota come ViDA – VAT in the Digital Age, è in attesa di approvazione da parte del Consiglio dell'Unione Europea, passaggio atteso nei prossimi mesi. È ancora possibile inviare feedback alla Commissione: il termine per la presentazione dei commenti, inizialmente fissato per l'inizio di febbraio, è stato prorogato ad aprile, ma non si possono escludere ulteriori proroghe.

Tra le varie modifiche e novità prefigurate dalla nuova versione della norma, oggi intendiamo soffermarci sui nuovi obblighi relativi all'emissione di fatture elettroniche e sul mandato relativo all'e-reporting, che prevede l'invio telematico e strutturato delle informazioni in materia intra -Transazioni comunitarie. Questi obblighi dovrebbero entrare in vigore nel 2028.

Diamo quindi un'occhiata a questi nuovi processi per capire in cosa consistono, cosa comporteranno per le imprese e come funzioneranno operativamente, sulla base delle informazioni finora fornite dalla Commissione.

Il contesto della proposta UE – L'IVA nell'era digitale

La proposta nasce dall'esigenza di porre rimedio a una serie di situazioni riscontrate negli ultimi anni, che hanno evidenziato come l'attuale normativa europea in materia di IVA e fatturazione sia obsoleta e non più idonea all'attuale contesto economico.

L'attuale direttiva IVA, infatti, ha ormai circa 30 anni e non tiene il passo con i nuovi modelli economici emersi negli ultimi anni grazie alle innumerevoli possibilità generate dalle nuove tecnologie: e-commerce, platform economy, la gig-economy appunto per dirne alcuni.

Inoltre, la presenza di un quadro normativo frammentato e di sistemi di fatturazione elettronica e rendicontazione elettronica estremamente diversificati nei diversi paesi europei comporta elevati costi amministrativi e di conformità per le imprese.

Secondo le stime della Commissione Europea,nel 2020 l'IVA non riscossa è stata di circa 93 miliardi di euro , per lo più relativi alle cosiddette frodi carosello (Missing Trader Intra-Community fraud), nell'ambito delle transazioni intracomunitarie.Le vigenti disposizioni europee, infatti, non consentono un tempestivo monitoraggio di tali operazioni, favorendo un terreno fertile per questo tipo di reati tributari.

La strategia elaborata dalla Commissione per far fronte a queste criticità prevede, tra l'altro, di:

• aggiornare le disposizioni in materia di fatturazione al fine di favorirel'introduzione della fattura elettronica in tutti gli Stati membri nel modo più armonizzato possibile attraverso l'introduzione di alcuni mandati;
• l'introduzione di un obbligo relativo alla dichiarazione di informazioni sulle operazioni intracomunitarie , da effettuarsi in forma digitale e quindi in forma di e-reporting.

La fatturazione elettronica inizia nel 2028

Inutile dire che, quando si parla di fatturazione elettronica, la situazione in Europa è ancora estremamente variegata. Da un lato, non esiste un mandato diffuso, quindi per alcuni paesi la fatturazione elettronica è obbligatoria solo per le transazioni B2G. In alcuni paesi, la fatturazione elettronica è prevista per il settore B2B a breve termine, mentre in altri paesi non vi è alcun obbligo. Ne abbiamo parlato in un articolo di approfondimento dedicato agli obblighi previsti dal 2023 .

A ciò si aggiunge il fatto che i sistemi di fatturazione elettronica attualmente in uso sono estremamente vari e diversi tra loro, in termini di formati, processi e infrastrutture. Oggi un'azienda che opera in diversi paesi europei deve gestire la conformità a diverse normative e sistemi di fatturazione elettronica, richiedendo un impatto significativo in termini economici e di competenze.

Questo è destinato a cambiare in parte nel prossimo futuro attraverso i seguenti passaggi:

• già dal 2024 non sarà più necessario per gli Stati membri chiedere una deroga all'Unione Europea per introdurre il mandato di fatturazione elettronica sul proprioterritorio . Questo rimuoverà una barriera burocratica all'adozione della fatturazione elettronica che i paesi dell'UE, a cominciare dall'Italia, hanno dovuto finora interfacciare;
• inoltre, a partire dal 2024,non sarà più necessario acquisire il preventivo consenso dell'acquirente per ricevere le fatture in formato elettronico;
• a partire dal 2028 , invece, le fatture elettroniche diventeranno la modalità predefinita da utilizzare,mentre sarà possibile emettere fatture cartacee solo in casi particolari che dovranno essere definiti dai singoli Paesi.

La riforma ha anche il merito di chiarire, una volta per tutte, che per “fattura elettronica” si intendono solo le fatture elaborate in formati strutturati, come i formati basati su XML. (Articolo 217 rinnovato della proposta di riforma della direttiva 2006/112/CE)

Inoltre, viene anche stabilito che nell'implementazione dei sistemi di fatturazione elettronica, sarà necessario fare riferimento a formati conformialla norma europea EN16391 , come UBL 2.1 e CII, o almeno a quei formati che garantiscono l'interoperabilità.

Infine, non sarà consentita l'adozione da parte degli Stati membri di nuovi sistemi di fatturazione basati sul modello di pre-liquidazione, che prevedono il controllo preventivo delle fatture elettroniche da parte dell'autorità fiscale.

Queste misure mirano non solo a favorire l'adozione della fatturazione elettronica da parte degli Stati dell'UE, ma soprattutto a garantire che il processo avvenga in modo da creare sistemi il più possibile interoperabili e uniformi al fine di evitare inutili oneri per le imprese .

E-Reporting obbligatorio per le transazioni intra-UE: di cosa si tratta

Il 2028 è anche l'anno in cui diventerà obbligatoria la comunicazione dei dati informativi sulle transazioni intra-UE (le transazioni business-to-consumer, invece, rimangono ancora escluse). Tale obbligo assumerà la forma di una dichiarazione in formato elettronico, quindi, in effetti, sarà un obbligo di segnalazione digitale, o segnalazione elettronica.

Per comprendere l'impatto di questo cambiamento, è bene ricordare che la rendicontazione dei dati di queste transazioni è attualmente effettuata solo dai fornitori e con tempistiche molto dilazionate, sia per l'emissione delle fatture che per la trasmissione della dichiarazione. Inoltre, ad oggi, tale dichiarazione è di tipo riepilogativo, contiene cioè riferimenti a più operazioni relative allo stesso mese.

Questo approccio significa che non è possibile monitorare in modo completo tali operazioni e il relativo rispetto dell'IVA da parte dei contribuenti.

Quali sono i requisiti per la segnalazione digitale

L'introduzione del mandato di e-reporting, invece, stabilisce una serie di requisiti - Digital Reporting Requirements (DRR) - che prevedono quanto segue:

• le informazioni dovrebbero essere inviate in un formato strutturato conforme alla norma EN 16391, anche se la Commissione dovrà fornire ulteriori dettagli in merito;
• la rendicontazione deve essere effettuata in tempo quasi reale , ovvero entro 2 giorni dall'emissione delle fatture in questione.Questo periodo di tempo stringente ha lo scopo di rilevare rapidamente potenziali situazioni di frode o illecito fiscale;
• non sarà più possibile fare invece elenchi riepilogativi, la segnalazione dovrà essere effettuata transazione per transazione;
• i dati da comunicare, che costituiscono un sottoinsieme delle informazioni già presenti sulla fattura, saranno determinati a livello di Unione e gli Stati membri non potranno richiedere ulteriori informazioni;
• infine, l'obbligo di e-reporting si applicherà sia ai fornitori che agli acquirenti: ciò consentirà controlli incrociati con i dati ricevuti per garantire controlli più tempestivi e ridurre al minimo le frodi.

Nuovo VIES centralizzato, come funzionerà

Dedicheremo l'ultima parte di questo articolo al sistema e all'infrastruttura necessari per gestire questo nuovo mandato di segnalazione elettronica.

Nello specifico, la proposta prevede la creazione di un sistema centralizzato, VIES (VAT Information Exchange System), dalla versione attuale.

Ciascun paese dell'UE dovrà dotarsi di un sistema nazionale in grado di raccogliere i dati in formato strutturato dai contribuenti e trasmetterli poi al VIES. Gli Stati membri, naturalmente, saranno anche responsabili della veridicità e dell'esattezza dei dati trasmessi.

Il VIES, quindi, avrà le seguenti funzioni:

• raccogliere i dati acquisiti nel rispetto degli Obblighi di Informazione Digitale;
• elaborare i dati e arricchirli con altri dati , compresi quelli allocati su altri sistemi in grado di comunicare con VIES in regime di interoperabilità;
• i dati saranno conservati nel sistema per 5 anni, e poi cancellati;
• VIES fornirà l'accesso a funzionari autorizzati di singoli Stati membri o organismi di controllo sovranazionali come Eurofisc, ai fini del monitoraggio della conformità IVA e della prevenzione delle frodi fiscali.

I dettagli tecnici e operativi del nuovo sistema dovranno essere chiariti nel prossimo futuro. Inoltre, i singoli Stati membri dovranno anche predisporre l'infrastruttura per la gestione degli obblighi di segnalazione elettronica e condividerla con contribuenti e fornitori per prepararsi alla scadenza del 2028.

La Commissione Europea ha stimato che le misure introdotte dalla proposta per l'IVA nell'era digitale porteranno entrate extra per un importo di 111 miliardi di euro nel periodo 2023-2032 in termini di IVA riscossa. Gran parte di queste entrate dovrebbero provenire dall'introduzione dei requisiti di rendicontazione digitale e dal relativo obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica.