Plano de sobrevivência de pequenas empresas para COVID-19

Sem dinheiro? Sem esperança? Não desista! Seu negócio pode sobreviver!

Mesmo que você tenha ficado totalmente sem dinheiro e completamente sem esperança, sua empresa quase certamente pode sobreviver à crise do COVID-19. Além disso, você pode emergir com um negócio mais forte do que o negócio que você tinha antes da crise.

Como eu sei disso? Meu nome é Bob Adams. Iniciei muitos negócios pequenos e lamentavelmente descapitalizados e os conduzi com sucesso através de uma crise após a outra. A crise mais comum e dolorosa foi a falta de dinheiro. Às vezes, eu não só não tinha dinheiro em mãos, mas também projetava enormes déficits de caixa nos próximos meses. Outras vezes meu banco me mostrava a porta e nenhum outro banco também me emprestava dinheiro.

Eu sobrevivi à falta de dinheiro e você também pode.

Muitas vezes parecia que meu negócio estava terminado. Eu estava totalmente sem dinheiro e irremediavelmente endividado. E o futuro parecia ainda pior. Parecia que não havia saída.

Mas, vez após vez, montei um plano e encontrei uma maneira de sobreviver. Por exemplo, comecei meu negócio de publicação de livros no meu apartamento no porão com apenas US$ 1.500 e passei por uma crise após a outra, eventualmente crescendo e vendendo por US$ 40 milhões.

Não importa quão sombrias as coisas pareçam agora, sua empresa pode sobreviver. E você pode criar um modelo de negócios ainda mais forte ao mesmo tempo. Aqui está como fazê-lo.

Primeiro, acalme-se.

Quando chega o momento mais sombrio, você precisa se acalmar. Para mim, eu iria primeiro para uma corrida. Então eu me lembrava de que, embora ficar sem dinheiro fosse ruim, não era tão ruim quanto, digamos, ser atropelado por um caminhão. Mas às vezes eu ficava tão chocado com más notícias repentinas – como descobrir que teríamos falta de US$ 400.000 em 30 dias – que eu teria que digerir as notícias por um dia antes de poder trabalhar em uma solução. Às vezes você não pode simplesmente mergulhar nele.

Você pode estar pensando como posso ficar calmo quando a crise ameaça acabar com meus negócios e colocar minha vida em turbulência? Você não pode esperar ficar totalmente calmo. Mas você pode ficar calmo o suficiente para começar a trabalhar em um novo plano para o seu negócio.

OK... então talvez você esteja pensando... esqueça de se acalmar e bolar um plano, já estou sem dinheiro e não consigo pagar minhas contas. O que agora?

Em segundo lugar, entenda a principal diferença positiva para você nesta crise do COVID-19.

Ouço. Esta crise do COVID-19 é realmente diferente de qualquer outra. Todos no planeta inteiro sabem disso! E todos estão sendo impactados por isso!

E isso é um grande benefício para você! Normalmente, seu problema de negócios é SEU problema de negócios. Mas esse problema de negócios é o problema de negócios do MUNDO.

Por ser um problema global, todos entendem qual é o seu problema.

Esta crise dá-lhe carta branca para deixar de pagar as suas contas! Ele lhe dá carta branca para os credores entenderem por que você não está pagando suas contas.

Você tem carta branca para parar de pagar suas contas.

Um dos meus amigos recebeu uma carta de seu senhorio dizendo que esperava que ele continuasse pagando o aluguel. Então ele me disse que ainda precisava pagar. Mas a razão pela qual o proprietário enviou a carta é porque eles não esperam que ele pague o aluguel! Ou pelo menos eles esperam que haja uma boa chance de ele e muitos de seus outros inquilinos não pagarem o aluguel. Pelo menos não agora.

Essa crise em seu negócio não aconteceu porque você cometeu um erro empresarial. Essa crise não aconteceu porque você não estava preparado para uma recessão. Essa crise aconteceu por causa de uma pandemia global que levou os governos a forçar as empresas a fecharem e os consumidores a ficarem em casa. Não é sua culpa.

Não se pode esperar que você pague suas contas normalmente quando o governo está fechando empresas e consumidores.

As pessoas não esperam que você administre seus negócios e pague suas contas da maneira que costuma fazer.

Para ser honesto, do ponto de vista legal, você está assumindo riscos se não pagar suas contas. Mas se você não pode pagar suas contas ou todas as suas contas, então você não pode pagá-las. Durante esta crise, não há nada de desonroso ou antiético em não pagar suas contas se você não puder. É possível que os credores possam tomar medidas legais contra você. Mas na maioria dos casos, a ação legal não vai começar rapidamente, especialmente neste momento.

Mas você precisa de um plano de sobrevivência.

Então vamos começar a desenvolver um plano de sobrevivência que vai fazer você passar por isso.

Se você tiver alguns funcionários-chave, poderá decidir envolvê-los completamente em todas as etapas da criação de seu plano de sobrevivência. Para mim, durante uma crise total de caixa, costumo fazer a maior parte do trabalho na criação de um plano de sobrevivência por conta própria. A velocidade e a tomada de decisões difíceis e abrangentes importam rapidamente. Faço o que tenho que fazer para encontrar um momento de silêncio, fora do escritório, para seguir em frente com um plano. E eu normalmente trabalho nisso até tarde da noite.

Então, uma vez que eu tenha um plano básico, vou apresentá-lo aos funcionários-chave, obter seu feedback e modificar o plano. Por mais apressado que eu pudesse me sentir para colocar um plano de sobrevivência em ação, eu tentava ouvir pacientemente o feedback dos funcionários-chave. Meu plano pode mudar significativamente depois de receber o feedback deles. E mesmo que meu plano não mude muito, é importante que os funcionários-chave sintam que têm uma “voz” e suas opiniões são “ouvidas”.

Se você tem uma equipe de funcionários realmente talentosa e altamente envolvida, pode decidir envolvê-los completamente durante esse processo de criação de um plano de sobrevivência. Isso, é claro, pode ficar confuso se mesmo parte da discussão chegar a eliminar temporariamente suas posições. Portanto, pense nessa abordagem antes de embarcar nela.

Agora sei que muitos empresários, como meu filho, pensam que administro meus negócios como alguém da era dos dinossauros, já que não envolvo minhas pessoas-chave em um processo como esse. E não acho que ele esteja necessariamente errado. Você precisa escolher qual abordagem funcionará melhor para você.

Esqueça como você administrou o negócio ontem. Hoje é um jogo de bola totalmente novo.

Quer você crie um plano de sobrevivência sozinho ou com sua equipe, há uma mentalidade básica que eu recomendo: “planejamento base zero”. Em outras palavras, o passado é passado. Esqueça. Não vai funcionar agora. Comece sem suposições. Comece com uma folha de papel em branco.

Em outras palavras, você não vai pensar em talvez cortar as horas em que está aberto ou reduzir seus custos de marketing ou cortar suas despesas gerais.

Em vez disso, você vai redesenhar totalmente o seu negócio. E você vai projetá-lo para sobreviver durante este período difícil.

Não corte um pouco a cada semana... faça todas as alterações de uma vez.

Você não quer estar em uma situação em que lentamente decide cortar um pouco esta semana e espera que essa crise termine muito rapidamente. Isso não vai acontecer. Essa crise não vai acabar da noite para o dia. O COVID-19 não vai desaparecer instantaneamente. E mesmo quando o pior acabar, a economia não vai se recuperar como uma bola de borracha! Isso é uma fantasia! Vai levar tempo para voltar a uma economia normal de gastos altos. Então você não quer estar em uma situação em que você cortou um pouco esta semana. E então você entra em crise novamente na semana que vem e corta um pouco mais. E assim por diante!

Em vez disso, você deseja redesenhar seu negócio de forma sustentável agora mesmo. Provavelmente envolverá algumas decisões dolorosas. Talvez você não consiga atender clientes que não podem pagar antecipadamente. Talvez você precise abandonar uma linha de produtos lenta. Talvez você terá que reduzir sua equipe.

Minha experiência diz que é muito melhor fazer uma reformulação completa do seu negócio o mais rápido possível, em vez de fazer um corte incremental após o outro. Mais tarde, à medida que você descobrir que seu negócio está ganhando força, você pode considerar adicionar novamente os aspectos do seu negócio que você está cortando agora.

Você só precisa encontrar tempo para criar um ótimo novo plano.

Eu sei que, neste momento, pode parecer impossível encontrar tempo para elaborar cuidadosamente um plano de sobrevivência ponderado. Mas você tem que fazer isso. Você tem que ter tempo para fazê-lo.

Provavelmente envolverá trabalhar dia e noite por alguns dias para elaborar um ótimo plano. Mas se você puder permanecer otimista de que sobreviverá hoje e prosperará amanhã, será mais fácil manter a energia para criar um ótimo plano.

Aqui está um plano básico de sobrevivência em 7 partes:

Seu plano de sobrevivência para pequenas empresas durante o COVID-19

#1. Estratégia
Uma breve descrição de uma página do design temporário do negócio para o período de crise, com ênfase em garantir a sobrevivência do negócio.

#2. Priorização de faturas
Uma lista classificada de quais contas serão pagas como dinheiro está disponível.

#3. Novo orçamento
Um novo orçamento mensal para o período de crise.

#4. Demonstrações de resultados projetadas
Demonstrações de lucros e perdas projetadas para cada mês do período de crise.

#5. Balanços patrimoniais projetados
Balanços projetados para cada mês do período de crise.

#6. Fluxo de caixa projetado
Fluxo de caixa projetado para cada mês do período de crise.

Aqui está um exemplo de uma Estratégia de Plano de Sobrevivência para a Bob's Rent-A-Bike, vagamente baseada em meu primeiro empreendimento comercial.

Exemplo de estratégia de sobrevivência: Bob's Rent-A-Bike

Situação atual:

Por causa da crise do COVID-19, espero que a demanda por aluguel de bicicletas durante o pico da temporada de verão diminua drasticamente em algum lugar na faixa de 30 a 50%. Com meu orçamento atual, mesmo um declínio de 30% tornaria o negócio não lucrativo. e eu teria que usar algumas das minhas escassas economias para manter o negócio funcionando. Com um declínio de 50%, o negócio estaria perdendo dinheiro tão rapidamente que usaria todas as minhas economias e eu estaria falido se tentasse pagar todas as minhas contas. E por falar em contas, já estou atrasado no pagamento de muitas das minhas contas e os credores estão ligando procurando o pagamento.

Mudanças para aumentar o fluxo de caixa:

Novo Serviço: Começaremos a oferecer reparos de bicicletas ao público em geral. Como prevemos funcionar abaixo da capacidade, isso não exigirá funcionários adicionais.
Alteração de preços: Reduziremos nossas tarifas para aluguel de bicicletas de vários dias. Isso deve aumentar a receita total, incentivando as pessoas a alugar bicicletas por períodos mais longos.
Vendas de Ativos: Vamos vender 30% do nosso estoque de bicicletas ao custo ou até menos, se necessário.

Mudanças para reduzir custos:

*Reduziremos nossos custos de publicidade em 50%, eliminando nossos canais de publicidade menos eficazes que podem não ser lucrativos com demanda reduzida.
*Reduziremos nosso horário de funcionamento durante a entressafra, quando a demanda for baixa.
* Contrataremos um funcionário sazonal a menos durante nossa alta temporada.
* Analisaremos todos os itens do orçamento um por um e determinaremos quais itens podemos pular ou reduzir neste momento.

Plano de priorização de faturas:

Dinheiro em caixa: $ 2.190

Contas em atraso:

Commonwealth of Massachusetts, imposto sobre vendas: $ 312
Aluguel do último mês do proprietário: $ 2.300
Internal Revenue Service, pagamento de imposto de renda perdido: $ 985
Atacado Nacional de Bicicletas, 47 dias de atraso: $ 3.412
First National Bank, pagamento do empréstimo a prazo do mês passado: $ 1300

Pagarei primeiro o imposto sobre vendas de Massachusetts. Realmente, os impostos sobre vendas e os impostos sobre a folha de pagamento não são contas, são dinheiro que estou mantendo em custódia para o governo estadual ou federal, portanto, pagá-los é uma prioridade muito alta.

Odeio não pagar o aluguel ao senhorio, mas não tenho dinheiro suficiente agora. Vou ligar para o senhorio e dizer-lhe que não tenho dinheiro agora, mas que tenho um “Plano de Sobrevivência” e que só posso pagar metade do aluguel e só posso pagar daqui a 15 dias.

Pagarei o imposto de renda do IRS durante a movimentada temporada de verão, quando tiver a renda. Vou notificá-los da minha situação e explicar quando farei os pagamentos assim que a temporada de verão começar.

Atacado Nacional de Bicicletas Vou primeiro perguntar se posso devolver as bicicletas compradas recentemente para crédito, já que agora prevejo uma demanda menor. Então, se eu não puder, direi a eles que eles terão que esperar pelo pagamento até que eu consiga vender parte do estoque de bicicletas em excesso.

Com o First National Bank, vou ligar para meu agente de crédito e contar a ela sobre meu Plano de Sobrevivência para o meu negócio. Garantirei a ela que o banco será reembolsado eventualmente, mas nos próximos 90 dias não poderei fazer nenhum pagamento.

Toque em quaisquer fontes de financiamento possíveis

Projeções financeiras

Criar todas essas projeções financeiras dá muito trabalho. Quão detalhados eles devem ser? Por quantos meses você deve criá-los? Você deve incluir vários cenários?

Seu novo orçamento mensal deve ser bastante detalhado. Quanto mais detalhado for, mais você pode cortar despesas. Da mesma forma, prefiro arriscar ser muito detalhado em vez de não ser detalhado o suficiente ao projetar seu fluxo de caixa. Para seus demonstrativos de renda e seus balanços ser detalhados não é tão importante neste momento de crise. Dinheiro é o que mais importa.

Para um negócio de serviços simples, de uma pessoa, fazer três meses de projeções pode ser suficiente. E você só precisa de um conjunto de projeções: seu cenário mais provável.

Para um negócio complexo de produtos para várias pessoas que depende de financiamento bancário, você pode querer fazer projeções para 12 meses. E você provavelmente desejará criar três conjuntos de cenários: um cenário de caso provável, um cenário de caso pessimista e um cenário de caso otimista.

Novas fontes de financiamento: Existem muitas alternativas.

É claro que nos EUA, assim como em muitos outros países, as agências governamentais estão aumentando drasticamente o apoio financeiro e os empréstimos para pequenas empresas neste momento difícil. Além disso, há um número incrível de maneiras diferentes de financiar uma pequena empresa. E, embora possa ser difícil financiar um negócio em apuros, os financiadores em potencial podem, em alguns casos, ser mais compreensivos durante essa situação única. Não estou dizendo que conseguir financiamento pode ser fácil, mas pode ser feito. Especialmente se você estiver disposto a abordar cuidadosamente e profissionalmente uma variedade de fontes de financiamento em potencial. No entanto, se o tempo for essencial, o que geralmente é nessas situações, você pode considerar primeiro o financiamento de amigos e familiares.

Implementando seu plano

O que você planeja fazer importa. Mas como você comunica essa mensagem aos seus principais stakeholders também é importante.

Como você fala com credores e credores?

Primeiro, não os ignore. Para os principais credores e credores, você deseja tentar obter um tomador de decisões por telefone. Tenha seu plano de sobrevivência pronto primeiro. Se você não pode pagá-los agora, diga-lhes que você tem um plano. Se você sabe quando pode pagar definitivamente, diga a eles. Se você não sabe, então não prometa um encontro. Mas tente estar em uma situação em que você possa prometer a eles que sobreviverá e os pagará. Seja confiante e genuíno ao telefone. Todo mundo está tendo problemas de fluxo de caixa também. Você não tem nada para se envergonhar.

Trabalhando com seus funcionários

Uma vez que você tenha seu Plano de Sobrevivência elaborado e discutido com seus funcionários-chave, é hora de discutir a situação com o resto de seus funcionários, se você tiver algum.

Primeiro, você deseja se reunir separadamente com todos os funcionários para os quais está demitindo, demitindo temporariamente ou reduzindo horas. Você quer se encontrar com eles pessoalmente, um a um, se possível. Em seguida, explique de maneira agradável sua situação difícil e o que isso significará para eles. Se você os estiver dispensando, esperamos que você possa oferecer algum tipo de indenização ou estender os benefícios por pelo menos um curto período de tempo. Embora você e ou seu pessoal-chave possam estar muito ocupados e distraídos, é importante dedicar tempo e energia para entregar essas notícias difíceis aos funcionários com o maior cuidado possível. Por um lado, como você entrega as notícias afetará outros funcionários que não estão sendo demitidos. E por outro, é a coisa certa a fazer.

Tranquilize seus funcionários com uma reunião presencial.

Em seguida, você deseja reunir seus funcionários restantes em uma reunião de grupo presencial. Você quer garantir a eles que agora você tem um plano de sobrevivência cuidadosamente desenvolvido para o seu negócio durante este período difícil do COVID-19. Você quer assegurar-lhes especialmente que acredita que não terá que fazer nenhum corte de empregos no futuro e que acredita que seu emprego contínuo em sua empresa deve ser seguro.

Em seguida, você pode descrever as alterações que sua empresa está fazendo. Eu também recomendaria pedir a ajuda de todos para aumentar a receita ou diminuir os custos ou ambos. Eu até consideraria oferecer prêmios em dinheiro para sugestões de redução de custos. E, finalmente, eu responderia a quaisquer perguntas que as pessoas pudessem ter. Além disso, ofereceria estar disponível para discutir qualquer coisa sobre essas mudanças ou o impacto do COVID-19 neles ou no local de trabalho individualmente.

Procure ajuda de seus funcionários.

Quando tentei isso na minha editora de livros, os funcionários do depósito apresentaram uma proposta para reduzir drasticamente nossos custos de remoção de lixo de livros danificados. Na verdade, eles encontraram uma fonte para comprar os livros danificados para que pudessem transformar um grande custo em uma parte significativa da receita contínua.

Comunique-se com seus clientes.

Você precisa se colocar no lugar de seus clientes e pensar em como eles veem seu negócio agora. Comunique-se com eles como seu negócio mudou. Comunique-se com eles como você vai lidar com as coisas de forma diferente agora. Se você tiver algum contato pessoal com eles ou com produtos que estão sendo entregues a eles, enfatize as etapas que você precisa para garantir sua segurança.

Aqui estão dois exemplos diferentes de comunicação e atendimento ao cliente durante o COVID-19.

No início desta crise, tive que cancelar uma reserva de hotel na qual recebi uma tarifa especial sem reembolso e não cancelável. Pouco antes de ligar para o hotel de propriedade do Marriot, recebi um e-mail do CEO do Marriot dizendo que, por causa do COVID-19, qualquer pessoa poderia cancelar as reservas para obter um reembolso total. Então liguei para o hotel e o agente de reservas de cereja também me garantiu que não era um problema cancelar e eles ficaram felizes em emitir um reembolso. Isso me deixou com uma ótima sensação e mal posso esperar para voltar a este hotel em setembro.

Então tentei entrar em contato com a American Airlines. O site deles tinha mensagens ambíguas sobre cancelamentos. Em um lugar, o site disse que eu poderia cancelar, mas eu só receberia um reembolso. Em três outros lugares no site, ele disse que eu nem receberia um reembolso pelo meu tipo de ingresso. Finalmente, depois de esperar interminavelmente para conseguir alguém no telefone, perguntei ao agente de reservas se poderia obter um reembolso ou crédito para outra viagem. Ela disse que eu não poderia obter um reembolso, mas que poderia remarcar a viagem usando o mesmo bilhete. Além disso, ela parecia "na verdade" não tão amigável quanto o reservista do Marriott. Ao contrário do Marriott, não estou ansioso para voltar e usar a American Airlines.

Uma grande chance de melhorar radicalmente seu modelo de negócios

Então, como minha empresa sai melhor da crise?

A resposta “pequena” você pode ver nos exemplos acima. Como transformar livros danificados de um custo em uma fonte de receita. E o exemplo da Bob's Rent-A-Bike de adicionar conserto de bicicletas aos produtos da empresa.

Uma grande crise abre as portas para grandes mudanças e melhorias.

Mas a “grande” resposta é que uma crise pode abrir sua mente e a mente de seus funcionários para considerar refazer totalmente e melhorar seu modelo de negócios.

Como disse Winston Churchill: “Nunca deixe uma boa crise ser desperdiçada”.

Uma boa crise é um ótimo momento para repensar alguns dos conceitos e pressupostos básicos sobre o seu negócio. Uma crise abre sua mente para fazer as coisas de novas maneiras e, francamente, apenas abrir a mente para novas possibilidades é um dos maiores obstáculos para melhorar radicalmente o desempenho de uma empresa, especialmente uma pequena empresa.

Portanto, uma crise é um ótimo momento para reexaminar sua estratégia principal de negócios.

Em particular, acredito que a grande maioria das pequenas empresas poderia melhorar radicalmente o desempenho de seus negócios se apenas melhorassem essas três coisas.

As três grandes coisas que eu sugiro que você dê uma olhada

Apenas reexaminar três coisas pode levar o desempenho do seu negócio às alturas!

Três coisas importantes que quase qualquer empresa pode fazer melhor:

#1 Segmente claramente os mercados identificáveis
#2 Diferencie claramente produtos e serviços
#3 Comunique sua proposta de valor em uma “Proposta de Venda Única”

Fazer cada uma dessas três coisas excepcionalmente bem é extremamente importante para um negócio bem administrado.

Muito, muito poucas empresas realmente fazem essas coisas muito bem!

Então, por que as pequenas empresas não fazem essas três coisas bem? O problema é que a maioria das empresas pensa que sim. E talvez o seu negócio seja a exceção. Talvez você faça todas essas três coisas ótimas.

Mas vou compartilhar um segredo com você. Eu tenho um diploma da Harvard Business School. Eu comecei com sucesso mais de uma dúzia de negócios e ganhei muito dinheiro. Mas aqui está o meu segredo... nem sempre fiz essas três coisas bem. E em retrospectiva, se eu tivesse, teria sido ainda mais bem-sucedido.

Não fazer bem essas três coisas é o motivo número 1 do desempenho inferior das pequenas empresas. É a razão número 1 pela qual tantas pequenas empresas sofrem com margens de lucro baixas, crescimento lento e desempenho financeiro fraco. E é provavelmente a razão número 1 que as pequenas empresas falham.

Vamos dar uma olhada rápida nesses três fatores cruciais para o sucesso do negócio:

#1 Segmente claramente os mercados identificáveis

Primeiro, você precisa ter um ou mais mercados-alvo claramente identificáveis. Você deseja projetar seu negócio para fazer um excelente trabalho de atendimento a esses mercados.

#2 Diferencie claramente produtos e serviços

Segundo, seu negócio precisa ser “diferenciado”. Você é único e seus produtos e serviços precisam ser únicos. Eles precisam oferecer algo especial que seus concorrentes não oferecem. Algo que realmente importa para seus clientes.

#3 Comunique sua proposta de valor em uma “Proposta de Venda Única”

Terceiro, você precisa de uma poderosa proposta de venda exclusiva. Uma frase ou frase que explica perfeitamente por que um cliente deve fazer negócios com você e não com seu concorrente?

A excelência nessas três dimensões por si só pode criar um modelo de negócios muito bem-sucedido. E não há momento melhor do que uma crise massiva para reavaliar todo o seu conceito de negócio e certificar-se de que ele é tão forte quanto possível.

Pode parecer sombrio agora, mas seu negócio pode sobreviver!

Portanto, não importa quão sombria a situação pareça para o seu negócio agora, vamos implementar um poderoso Plano de Sobrevivência que garantirá que seu negócio não apenas prospere, mas seja mais forte do que nunca.

Para obter mais ajuda sobre como sua pequena empresa pode sobreviver à crise do COVID-19, sugiro meus pequenos cursos em vídeo:

Como transformar um negócio em dificuldades
Como dar o pontapé inicial no seu negócio
Como aumentar seus lucros
Como criar seu plano de negócios
Estratégia de negócios: sua fórmula para o sucesso
Como criar sua vantagem competitiva
Como financiar seu negócio: as melhores opções
Demonstrações Contábeis e Financeiras
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