Plan de supervivencia de pequeñas empresas para COVID-19

¿Sin dinero? ¿Sin esperanza? ¡No te rindas! ¡Tu negocio puede sobrevivir!

Incluso si se ha quedado sin dinero y no tiene ninguna esperanza, es casi seguro que su negocio puede sobrevivir a la crisis de COVID-19. Además, puede salir con un negocio más sólido que el que tenía antes de la crisis.

¿Cómo sé esto? Mi nombre es Bob Adams. He iniciado muchos negocios pequeños, lamentablemente descapitalizados y los he navegado con éxito a través de una crisis tras otra. La crisis más común y dolorosa fue quedarse sin efectivo. En ocasiones, no solo no tenía efectivo disponible, sino que proyectaba un déficit masivo de efectivo en los próximos meses. Otras veces mi banco me mostraba la puerta y ningún otro banco me prestaba dinero tampoco.

He sobrevivido quedándome sin dinero y tú también puedes.

Con demasiada frecuencia parecía que mi negocio había terminado. Estaba totalmente sin dinero y desesperadamente endeudado. Y el futuro parecía aún peor. Parecía que no había salida.

Pero una y otra vez, elaboré un plan y encontré una manera de sobrevivir. Por ejemplo, comencé mi negocio de publicación de libros en el sótano de mi departamento con solo $ 1500 y superé una crisis tras otra, eventualmente creciendo y vendiéndolo por $ 40 millones.

No importa cuán sombrías parezcan las cosas ahora, su negocio puede sobrevivir. Y puede crear un modelo de negocio aún más sólido al mismo tiempo. Aquí está cómo hacerlo.

Primero, cálmate.

Cuando llega el momento más sombrío, tienes que calmarte. Para mí, primero saldría a correr. Luego me recordaba a mí mismo que si bien quedarse sin dinero era malo, no era tan malo como, digamos, ser atropellado por un camión. Pero a veces me sorprendía tanto la mala noticia repentina, como descubrir que nos faltarían $400 000 en 30 días, que tendría que digerir la noticia durante un día antes de poder trabajar en una solución. A veces no puedes simplemente sumergirte en él.

Quizás estés pensando ¿cómo puedo calmarme cuando la crisis amenaza con acabar con mi negocio y trastornar mi vida? No puedes esperar calmarte por completo. Pero puede calmarse lo suficiente como para comenzar a trabajar en un nuevo plan para su negocio.

OK... quizás estés pensando... olvídate de calmarte y pensar en un plan, ya no tengo dinero en efectivo y no puedo pagar mis cuentas. ¿Ahora que?

En segundo lugar, comprenda la diferencia positiva clave para usted en esta crisis de COVID-19.

Escucha. Esta crisis de COVID-19 es realmente diferente a cualquier otra. ¡Todo el mundo en todo el planeta lo sabe! ¡Y todo el mundo está siendo impactado por ello!

¡Y eso es un gran beneficio para ti! Por lo general, su problema comercial es SU problema comercial. Pero este problema comercial es el problema comercial del MUNDO.

Porque es un problema global, todos entienden cuál es tu problema.

¡Esta crisis te da carta blanca para dejar de pagar tus cuentas! Le da carta blanca para que los acreedores entiendan por qué no está pagando sus cuentas.

Tienes carta blanca para dejar de pagar tus facturas.

Uno de mis amigos recibió una carta de su arrendador diciendo que esperaban que siguiera pagando el alquiler. Así que me dijo que todavía tenía que pagarlo. ¡Pero la razón por la que el arrendador envió la carta es porque no esperan que pague el alquiler! O al menos esperan que haya una buena posibilidad de que él y muchos de sus otros inquilinos no paguen el alquiler. Al menos no en este momento.

Esta crisis en su negocio no sucedió porque cometió un error comercial. Esta crisis no sucedió porque no estabas preparado para una recesión. Esta crisis ocurrió debido a una pandemia global que llevó a los gobiernos a obligar a las empresas a cerrar y a los consumidores a quedarse en casa. No es tu culpa.

No se puede esperar que pague sus facturas normalmente cuando el gobierno está cerrando negocios y consumidores.

La gente no espera que dirija su negocio y pague sus facturas de la forma en que lo hace habitualmente.

Para ser honesto, desde una perspectiva legal, está asumiendo un riesgo si no paga sus cuentas. Pero si no puede pagar sus cuentas o todas sus cuentas, entonces no puede pagarlas. Durante esta crisis, no hay nada deshonroso o poco ético en no pagar sus cuentas si no puede hacerlo. Es posible que los acreedores puedan emprender acciones legales contra usted. Pero en la mayoría de los casos, la acción legal no comenzará rápidamente, especialmente en este momento.

Pero necesitas un plan de supervivencia.

Entonces, comencemos a desarrollar un plan de supervivencia que lo ayudará a superar esto.

Si tiene algunos empleados clave, puede decidir involucrarlos por completo en todos los pasos de la creación de su plan de supervivencia. Para mí, durante una crisis total de efectivo, tiendo a hacer la mayor parte del trabajo en la creación de un plan de supervivencia por mi cuenta. La velocidad y la toma de decisiones difíciles y de gran alcance son importantes rápidamente. Hago lo que tengo que hacer para encontrar un momento tranquilo, fuera de la oficina para ponerme en marcha en un plan. Y normalmente trabajo en ello hasta altas horas de la noche.

Luego, una vez que tenga un plan básico, lo presentaré a los empleados clave, obtendré sus comentarios y modificaré el plan. Por más apresurado que me sintiera para poner en marcha un plan de supervivencia, trataría de escuchar con paciencia los comentarios de los empleados clave. Mi plan puede cambiar significativamente después de recibir sus comentarios. E incluso si mi plan no cambia mucho, es importante que los empleados clave sintieran que tenían “voz” y que sus opiniones fueran “escuchadas”.

Si tiene un equipo de empleados realmente talentoso y muy involucrado, puede decidir involucrarlos completamente durante este proceso de creación de un plan de supervivencia. Esto, por supuesto, puede volverse complicado si incluso parte de la discusión se involucra en la eliminación de sus posiciones, aunque sea temporalmente. Así que piense en este enfoque antes de embarcarse en él.

Ahora sé que mucha gente de negocios, como mi hijo, piensa que dirijo mi negocio como alguien de la era de los dinosaurios, ya que no involucro a mi gente clave en un proceso como este. Y no creo que esté necesariamente equivocado. Debe elegir qué enfoque funcionará mejor para usted.

Olvida cómo manejaste el negocio ayer. Hoy es un juego de pelota completamente nuevo.

Ya sea que cree un plan de supervivencia solo o con su equipo, hay una mentalidad básica que recomiendo: "planificación de base cero". En otras palabras, el pasado es pasado. Olvídalo. No va a funcionar ahora. Comience sin suposiciones. Comience con una hoja de papel en blanco.

En otras palabras, no va a pensar en tal vez recortar las horas que está abierto o reducir sus costos de marketing o recortar sus gastos generales.

En su lugar, va a rediseñar su negocio por completo. Y vas a diseñarlo para sobrevivir durante este momento difícil.

No recorte un poco cada semana... haga todos los cambios a la vez.

No querrás estar en una situación en la que lentamente decidas recortar un poco esta semana y esperar que esta crisis termine muy rápido. No va a suceder. Esta crisis no va a terminar de la noche a la mañana. COVID-19 no va a desaparecer instantáneamente. ¡E incluso cuando termine lo peor, la economía no se recuperará como una pelota de goma! ¡Eso es una fantasía! Va a tomar tiempo volver a una economía normal de alto gasto. Así que no querrás estar en una situación en la que cortes un poco esta semana. Y luego vuelves a entrar en crisis la próxima semana y cortas un poco más. ¡Y así sucesivamente y así sucesivamente!

En su lugar, desea rediseñar su negocio sobre una base de supervivencia en este momento. Es probable que implique algunas decisiones dolorosas. Tal vez no pueda atender a los clientes que no pueden pagar por adelantado. Tal vez deba abandonar una línea de productos de movimiento lento. Tal vez tendrá que reducir su personal.

Mi experiencia ha sido que es mucho mejor hacer un rediseño completo de su negocio lo antes posible, en lugar de hacer un corte incremental tras otro. Más tarde, a medida que descubra que su negocio está ganando fuerza, puede considerar agregar aspectos de su negocio que está recortando ahora.

Solo tienes que encontrar el tiempo para crear un gran plan nuevo.

Sé que en este punto puede parecer imposible encontrar el tiempo para armar cuidadosamente un plan de supervivencia reflexivo. pero tienes que hacerlo. Tienes que tomarte el tiempo para hacerlo.

Es probable que implique trabajar día y noche durante unos días para idear un gran plan. Pero si puede permanecer optimista de que sobrevivirá hoy y prosperará mañana, es más fácil mantener la energía para crear un gran plan.

Aquí hay un plan básico de supervivencia de 7 partes:

Su plan de supervivencia para pequeñas empresas durante COVID-19

#1. Estrategia
Una breve descripción de una página del diseño temporal del negocio para el período de crisis, con énfasis en asegurar la supervivencia del negocio.

#2. Priorización de facturas
Una lista clasificada de qué facturas se pagarán a medida que haya dinero disponible.

#3. Nuevo presupuesto
Un nuevo presupuesto mensual para el período de crisis.

#4. Estados de Resultados Proyectados
Estados de pérdidas y ganancias proyectados para cada mes del período de crisis.

#5. Balances proyectados
Balances proyectados para cada mes del período de crisis.

#6. Flujo de caja proyectado
Flujo de caja proyectado para cada mes del período de crisis.

Aquí hay un ejemplo de una estrategia de plan de supervivencia para Rent-A-Bike de Bob, basada libremente en mi primera empresa comercial.

Ejemplo de estrategia de supervivencia: Bob's Rent-A-Bike

Situación actual:

Debido a la crisis de COVID-19, espero que la demanda de alquiler de bicicletas durante nuestra temporada alta de verano disminuya drásticamente entre un 30 y un 50 por ciento. Con mi presupuesto actual, incluso una disminución del 30 % haría que el negocio no fuera rentable. y tendría que usar algunos de mis escasos ahorros para mantener el negocio en funcionamiento. Con una disminución del 50 %, el negocio estaría perdiendo dinero tan rápido que usaría todos mis ahorros y estaría en bancarrota si intentara pagar todas mis cuentas. Y hablando de facturas, ya estoy atrasado en el pago de muchas de mis facturas y los acreedores están llamando para pedir el pago.

Cambios para aumentar el flujo de caja:

Nuevo Servicio: Comenzaremos a ofrecer reparaciones de bicicletas al público en general. Dado que anticipamos funcionar por debajo de la capacidad, esto no requerirá ningún empleado adicional.
Cambio de precios: Reduciremos nuestras tarifas para alquileres de bicicletas de varios días. Esto debería aumentar los ingresos totales al alentar a las personas a alquilar bicicletas por períodos de tiempo más largos.
Venta de Activos: Venderemos el 30% de nuestro inventario de bicicletas al costo o incluso menos si es necesario.

Cambios para Reducir Costos:

* Reduciremos nuestros costos de publicidad en un 50% al eliminar nuestros canales de publicidad menos efectivos que podrían no ser rentables con una demanda reducida.
* Recortaremos nuestras horas de funcionamiento durante la temporada baja cuando la demanda sea baja.
*Contrataremos a un empleado estacional menos durante nuestra temporada alta.
* Revisaremos todos los elementos del presupuesto uno por uno y determinaremos qué elementos podemos omitir o reducir en este momento.

Plan de priorización de facturas:

Efectivo en mano: $2,190

Facturas vencidas:

Estado de Massachusetts, impuesto sobre las ventas: $312
Renta del último mes del arrendador: $2,300
Servicio de Impuestos Internos, pago de impuestos sobre la renta perdido: $ 985
Mayorista Nacional de Bicicletas, 47 días de atraso: $3,412
First National Bank, pago del préstamo a plazo del último mes: $1300

Primero pagaré el impuesto sobre las ventas de Massachusetts. Realmente, los impuestos sobre las ventas y los impuestos sobre la nómina no son facturas, son dinero que tengo en depósito para el gobierno estatal o federal, por lo que pagarlos es una prioridad muy alta.

Odio no pagarle el alquiler al arrendador, pero ahora no tengo suficiente dinero. Llamaré al propietario y le diré que no tengo el dinero ahora pero que tengo un "Plan de supervivencia" y que solo puedo pagar la mitad del alquiler y solo puedo pagarlo dentro de 15 días.

Pagaré el impuesto sobre la renta del IRS durante la ajetreada temporada de verano cuando tenga los ingresos. Les avisaré de mi situación y les explicaré cuándo haré los pagos en cuanto empiece la temporada de verano.

Venta al por mayor nacional de bicicletas Primero preguntaré si puedo devolver bicicletas compradas recientemente a cambio de crédito, ya que ahora anticipo una menor demanda. Entonces, si no puedo, les diré que tendrán que esperar el pago hasta que pueda vender parte del inventario de bicicletas en exceso.

Con First National Bank, llamaré a mi oficial de préstamos y le contaré sobre mi Plan de Supervivencia para mi negocio. Le aseguraré que el banco será reembolsado eventualmente, pero durante los próximos 90 días, no podré realizar ningún pago.

Toque cualquier posible fuente de financiación

Proyecciones financieras

Crear todas estas proyecciones financieras es mucho trabajo. ¿Qué tan detallados deben ser? ¿Para cuántos meses deberías crearlos? ¿Deberías incluir múltiples escenarios?

Su nuevo presupuesto mensual debe ser bastante detallado. Cuanto más detallado sea, más podrá reducir los gastos. Del mismo modo, prefiero arriesgarme a ser demasiado detallado en lugar de no ser lo suficientemente detallado al proyectar su flujo de caja. Para que tus cuentas de resultados y tus balances estén detallados no es tan importante en este momento de crisis. El efectivo es lo que más importa.

Para un simple negocio de servicios de una sola persona, hacer tres meses de proyecciones puede ser suficiente. Y solo necesita un conjunto de proyecciones: su escenario más probable.

Para un negocio complejo de productos de varias personas que depende del financiamiento bancario, es posible que desee hacer proyecciones para 12 meses. Y probablemente querrá crear tres conjuntos de escenarios: un escenario de caso probable, un escenario de caso pesimista y un escenario de caso optimista.

Nuevas fuentes de financiación: Hay muchas alternativas.

Por supuesto, en los EE. UU., así como en muchos otros países, las agencias gubernamentales están aumentando drásticamente el apoyo financiero y los préstamos para las pequeñas empresas en este momento difícil. Más allá de eso, hay una cantidad increíble de formas diferentes de financiar una pequeña empresa. Y aunque por lo general puede ser difícil financiar un negocio en serios problemas, los financistas potenciales pueden, en algunos casos, ser más comprensivos durante esta situación única. No digo que conseguir financiación sea fácil, pero se puede hacer. Especialmente si está dispuesto a acercarse con cuidado y profesionalmente a una variedad de posibles fuentes de financiación. Sin embargo, si el tiempo es esencial, lo que a menudo ocurre en estas situaciones, es posible que desee considerar primero la financiación de amigos y familiares.

Implementando su plan

Lo que planeas hacer importa. Pero también es importante cómo comunica ese mensaje a sus partes interesadas clave.

¿Cómo habla con los acreedores y prestamistas?

Primero, no los ignores. En el caso de los acreedores y prestamistas clave, debe tratar de comunicarse con alguien que tome las decisiones por teléfono. Tenga listo su plan de supervivencia primero. Si no puede pagarles ahora, dígales que tiene un plan. Si sabe cuándo definitivamente puede pagar, dígaselo. Si no lo sabes, entonces no prometas una cita. Pero trata de estar en una situación en la que puedas prometerles que sobrevivirás y les pagarás. Sea seguro y genuino en el teléfono. Todos los demás también tienen problemas de flujo de efectivo. No tienes nada de qué avergonzarte.

Trabajando con sus empleados

Una vez que haya elaborado su Plan de Supervivencia y lo haya discutido con sus empleados clave, es hora de discutir la situación con el resto de sus empleados, si tiene alguno.

Primero, desea reunirse por separado con los empleados a los que está despidiendo, despidiendo temporalmente o reduciendo horas. Desea reunirse con ellos en persona, uno a uno si es posible. Luego, explícales de manera amable tu difícil situación y lo que significará para ellos. Si los está despidiendo, es de esperar que pueda ofrecer algún tipo de indemnización por despido o extender los beneficios durante al menos un período corto de tiempo. Si bien usted y su gente clave pueden estar muy ocupados y distraídos, es importante tomarse el tiempo y la energía necesarios para comunicar estas noticias difíciles a los empleados con el mayor cuidado posible. Por un lado, la forma en que entregue las noticias afectará a otros empleados que no serán despedidos. Y por otro lado, es lo correcto.

Tranquilice a sus empleados con una reunión en persona.

Luego, desea reunir a los empleados restantes en una reunión de grupo en persona. Quiere asegurarles que ahora tiene un plan de supervivencia cuidadosamente desarrollado para su negocio durante este momento difícil de COVID-19. En especial, querrá asegurarles que cree que no tendrá que hacer ningún recorte de empleo en el futuro y que cree que su empleo continuo en su empresa debería ser seguro.

Luego, puede describir cualquier cambio que su empresa esté realizando. También recomendaría pedir la ayuda de todos para aumentar los ingresos o disminuir los costos o ambos. Incluso consideraría ofrecer premios en efectivo por sugerencias de reducción de costos. Y finalmente, respondía cualquier pregunta que la gente pudiera tener. Además, me ofrecería a estar disponible para discutir cualquier cosa sobre estos cambios o el impacto de COVID-19 en ellos o en el lugar de trabajo de forma individual.

Busque la ayuda de sus empleados.

Cuando probé esto en mi editorial de libros, los empleados del almacén presentaron una propuesta para reducir drásticamente nuestros costos de eliminación de libros dañados. De hecho, se les ocurrió una fuente para comprar los libros dañados para poder convertir un gran costo en una parte importante de los ingresos continuos.

Comuníquese con sus clientes.

Tienes que ponerte en el lugar de tus clientes y pensar en cómo ven tu negocio ahora. Comuníqueles cómo ha cambiado su negocio. Comuníquese con ellos cómo manejará las cosas de manera diferente ahora. Si tiene algún contacto en persona con ellos o con los productos que se les entregan, enfatice los pasos que debe seguir para garantizar su seguridad.

Aquí hay dos ejemplos diferentes de comunicación y servicio al cliente durante COVID-19.

Al comienzo de esta crisis, tuve que cancelar una reserva de hotel en la que recibí una tarifa especial sin reembolso y no cancelable. Justo antes de llamar al hotel propiedad de Marriot, recibí un correo electrónico del director ejecutivo de Marriot que decía que, debido al COVID-19, cualquiera podía cancelar las reservas para obtener un reembolso completo. Luego llamé al hotel y el agente de reservas de Cherry también me aseguró que no era un problema cancelar y que estaban felices de emitir un reembolso. Esto me dejó con una gran sensación y no puedo esperar para volver a este hotel en septiembre.

Luego traté de contactar a American Airlines. Su sitio web tenía mensajes ambiguos sobre cancelaciones. En un lugar, el sitio web decía que podía cancelar pero que solo obtendría un reembolso. En otros tres lugares en el sitio web, decía que ni siquiera obtendría un reembolso por mi tipo de boleto. Finalmente, después de esperar interminablemente a que alguien me llamara por teléfono, le pregunté al agente de reservas si podía obtener un reembolso o crédito para otro viaje. Dijo que no podía obtener un reembolso, pero que podía volver a reservar el viaje con el mismo boleto. Además de eso, parecía "de hecho" no tan amigable como el encargado de reservas en Marriott. A diferencia de Marriott, no estoy ansioso por volver y usar American Airlines.

Una gran oportunidad para mejorar radicalmente su modelo de negocio

Entonces, ¿cómo sale mejor mi empresa de la crisis?

La respuesta "pequeña" se puede ver en los ejemplos anteriores. Como convertir los libros dañados de un costo a una fuente de ingresos. Y el ejemplo de Bob's Rent-A-Bike de agregar la reparación de bicicletas a los productos de la empresa.

Una gran crisis abre las puertas a grandes cambios y mejoras.

Pero la “gran” respuesta es que una crisis puede abrir su mente y la mente de sus empleados para considerar rehacer y mejorar totalmente su modelo de negocio.

Como dijo Winston Churchill: “Nunca dejes que una buena crisis se desperdicie”.

Una buena crisis es un momento increíble para repensar algunos de los conceptos básicos y suposiciones sobre su negocio. Una crisis abre su mente para hacer las cosas de nuevas maneras y, francamente, abrir la mente a nuevas posibilidades es uno de los mayores obstáculos para mejorar radicalmente el rendimiento de una empresa, especialmente una pequeña empresa.

Por lo tanto, una crisis es un buen momento para volver a examinar su estrategia comercial central.

En particular, creo que la gran mayoría de las pequeñas empresas podrían mejorar radicalmente su desempeño comercial si solo mejoraran estas tres cosas.

Las tres grandes cosas que sugiero que analices detenidamente

¡Solo volver a examinar tres cosas puede hacer que el rendimiento de su negocio se dispare!

Tres cosas clave que casi cualquier negocio puede hacer mejor:

#1 Diríjase claramente a mercados identificables
#2 Diferencie claramente productos y servicios
#3 Comunica tu propuesta de valor en una “Propuesta de Venta Única”

Hacer cada una de estas tres cosas excepcionalmente bien es extremadamente importante para un negocio bien administrado.

¡Muy, muy pocas empresas realmente hacen estas cosas realmente bien!

Entonces, ¿por qué las pequeñas empresas no hacen bien estas tres cosas? El problema es que la mayoría de las empresas piensan que lo hacen. Y tal vez su negocio sea la excepción. Tal vez hagas todas estas tres cosas muy bien.

Pero voy a compartir un secreto contigo. Tengo un título de la Escuela de Negocios de Harvard. Comencé con éxito más de una docena de negocios y gané mucho dinero. Pero aquí está mi secreto... No siempre he hecho bien estas tres cosas. Y en retrospectiva, si lo hubiera hecho, habría tenido aún más éxito.

No hacer bien estas tres cosas es la razón número 1 por la que las pequeñas empresas tienen un rendimiento inferior. Es la razón número 1 por la que tantas pequeñas empresas sufren bajos márgenes de beneficio, un crecimiento lento y un rendimiento financiero débil. Y es probable que sea la razón número 1 por la que las pequeñas empresas fracasan.

Echemos un vistazo rápido a estos tres factores cruciales para el éxito empresarial:

#1 Diríjase claramente a mercados identificables

Primero, debe tener uno o más mercados objetivo claramente identificables. Desea diseñar su negocio para hacer un excelente trabajo al atender estos mercados.

#2 Diferencie claramente productos y servicios

En segundo lugar, su negocio debe ser "diferenciado". Usted es único y sus productos y servicios deben ser únicos. Necesitan ofrecer algo especial que sus competidores no ofrezcan. Algo que realmente importa a sus clientes.

#3 Comunica tu propuesta de valor en una “Propuesta de Venta Única”

En tercer lugar, necesita una propuesta de venta única y poderosa. ¿Una frase u oración que explique claramente por qué un cliente debería hacer negocios con usted y no con su competidor?

Solo sobresalir en estas tres dimensiones puede crear un modelo de negocio muy exitoso. Y no hay mejor momento que una crisis masiva para reevaluar todo su concepto de negocio y asegurarse de que sea lo más sólido posible.

Puede parecer sombrío ahora, ¡pero su negocio puede sobrevivir!

Así que no importa cuán sombría parezca la situación para su negocio ahora, establezcamos un poderoso plan de supervivencia que garantice que su negocio no solo prospere sino que sea más fuerte que nunca.

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