Jak korzystać z Square Payroll w 5 krokach

Uruchamiasz Square Payroll po raz pierwszy? Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z platformy Square, czy przejmujesz obsługę płacową swojej firmy, istnieje prawdopodobieństwo, że oprogramowanie Square Payroll będzie dla Ciebie proste i łatwe w użyciu.

Poznasz Square ze swoich wszechobecnych rozwiązań systemowych POS. Firma wyrobiła sobie znaczącą pozycję w sektorze biznesowym, oferując szeroką gamę narzędzi i usług finansowych, których potrzebują firmy, od czytników kart mobilnych po rejestry cyfrowe. Ponieważ popularność Square wzrosła, nie dziwi fakt, że firmy zaczęły wdrażać inne rozwiązania biznesowe Square, takie jak Square Payroll.

Square Payroll to kompleksowe oprogramowanie do obsługi płac dla firm każdej wielkości. Oprogramowanie oferuje solidną automatyzację płac i narzędzia, które pozwolą zaoszczędzić czas Twojej firmy, jeśli chodzi o płacenie pracownikom i kontrahentom. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces prowadzenia listy płac w Square Payroll.

Jak uruchomić Square Payroll

Po skonfigurowaniu konta Square możesz ukończyć pierwszą listę płac w Square Payroll w zaledwie czterech prostych krokach. Poniższy przewodnik poprowadzi Cię krok po kroku przez proces obsługi listy płac za pomocą Square Payroll. Zacznij od zalogowania się na swoim pulpicie nawigacyjnym Square Payroll.

1. Wybierz metodę płatności

W swoim Square Dashboard przejdź do prawej strony ekranu i kliknij Lista płac , a następnie wybierz opcję Uruchom listę płac (alternatywnie Zapłać mojemu zespołowi ).

Na następnej stronie zostaniesz poproszony o wybranie metody płatności, której chcesz użyć. Wybierz opcję wpłaty bezpośredniej lub czeku ręcznego .

Za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub witryny na komputery Square Payroll Team członkowie zespołu mogą dodawać i dołączać, tworząc konto członka zespołu i wprowadzając informacje o swoich bezpośrednich wpłatach. Po zakończeniu procesu konfiguracji będziesz mógł zapłacić im za pomocą bezpośredniej wpłaty zgodnie z ich preferencjami. Dostępne opcje wyboru metody płatności będą obejmować: Metoda płatności pracownika lub Zapłać wszystkim pracownikom czekiem .

W przypadku pracowników lub kontrahentów, którzy wolą otrzymywać płatność czekiem, wystarczy wybrać członka zespołu i wybrać opcję Czek ręczny z menu rozwijanego metody płatności. Pod koniec każdego przebiegu wypłaty otrzymasz e-mail z przypomnieniem wymieniającym wszystkich pracowników i wykonawców, którym należy zapłacić czekiem, oraz kwotę w dolarach, jaką mają zapłacić.

Możesz sprawdzić datę wypłaty dla każdego przebiegu listy płac, spoglądając na lewy górny róg ekranu Uruchom listę płac. Ta data zwykle przypada pięć dni po zakończeniu ostatniego okresu rozliczeniowego. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy ustawisz półmiesięczną lub dwutygodniową listę płac, czy użyjesz innego harmonogramu płac.

Chcesz dowiedzieć się więcej o konfigurowaniu harmonogramu płatności? Sprawdź nasz przewodnik Jak często powinieneś płacić swoim pracownikom? aby poznać różne harmonogramy wynagrodzeń i określić, który z nich jest najlepszy dla Twojej firmy.

2. Wprowadź godziny pracy lub karty czasu pracy

Po wybraniu właściwej metody płatności możesz przejść do edycji godzin pracy.

Pozostanie w ekosystemie oprogramowania Square może zaoszczędzić dużo czasu. Korzystając z Square Timecards, pracownicy mogą korzystać z aplikacji Square Team lub systemu Square POS, aby rejestrować się i wychodzić.

W Square Payroll po prostu kliknij Importuj karty czasu w prawym górnym rogu ekranu. Kiedy importujesz karty czasu z Square Timecards, wszystkie godziny pracy Twoich pracowników śledzone w tym okresie rozliczeniowym zostaną automatycznie wypełnione w odpowiednich polach. W razie potrzeby możesz je edytować. Pamiętaj, że karty czasowe można importować dopiero po zakończeniu ostatniego okresu rozliczeniowego.

Jeśli wolisz ręcznie wprowadzić godziny swoich pracowników, masz również taką możliwość. Zacznij od kliknięcia kolumny Regular Hours i edycji godzin pracy każdego pracownika w razie potrzeby.

3. Uwzględnij dodatkowe zarobki

Jak wie każdy, kto prowadzi restaurację lub płaci prowizje pracownicze, nie wszystkie zarobki są godzinowe. Na szczęście Square Payroll oferuje elastyczność w zakresie wspierania firm, które zapewniają dodatkowe lub alternatywne zarobki, takie jak wynagrodzenie za nadgodziny, napiwki, premie, prowizje lub zwroty.

Przejdź do symbolu Plus (+) po prawej stronie wynagrodzenia brutto i zaznacz odpowiednie pola.

Po zaznaczeniu odpowiednich pól możesz edytować każdy element, aby odzwierciedlić dodatkowe zarobki pracownika. Oto spojrzenie na dodatkowe opcje zarobków i ich znaczenie:

• Nadgodziny: Każdy pracownik, który pracuje ponad 40 godzin w jednym tygodniu pracy, kwalifikuje się do nadgodzin płatnych w wysokości nie mniejszej niż 1,5-krotność normalnej stawki wynagrodzenia pracownika. Na przykład pracownik zarabiający 20 USD za regularne godziny pracy otrzyma 30 USD za każdą przepracowaną nadgodzinę.
• Podwójna: Podwójna płaca za nadgodziny jest obliczana jako dwukrotność stawki godzinowej pracownika. Na przykład pracownik zarabiający 20 USD na godzinę zarobi 40 USD na godzinę w podwójnej stawce za nadgodziny.
• Wskazówki dotyczące wypłaty : Wskazówki dotyczące wypłaty to te, które pochodzą z napiwków dotyczących kart kredytowych i nie zostały jeszcze wypłacone Twoim pracownikom. Te wskazówki są zarówno zgłaszane, jak i wypłacane w trakcie wykonywania listy płac i są automatycznie opodatkowane według właściwej stawki. Możesz kontrolować sposób rozdzielania napiwków w Square Payroll, w tym łączenie napiwków, wykluczanie niektórych pracowników z napiwków, dzielenie napiwków według okresu rozliczeniowego lub dnia pracy i nie tylko.
• Napiwki gotówkowe: Umożliwia to zgłaszanie napiwków gotówkowych, które zostały już wypłacone Twoim pracownikom. Ponieważ kwoty te zostały już wypłacone, nie zostaną one uwzględnione w Twoim przebiegu listy płac i służą wyłącznie do celów sprawozdawczości podatkowej.
• PTO i/lub zwolnienie chorobowe: Jeśli oferujesz PTO lub zwolnienie chorobowe, możesz wprowadzić te godziny dla swojego pracownika. Jeśli korzystasz z Square Timecards i skonfigurowałeś te korzyści, informacje te zostaną wprowadzone automatycznie podczas importowania kart czasu.
• Prowizje: Prowizje mogą być uzyskiwane poprzez sprzedaż jako procent wartości sprzedaży lub według stawki ryczałtowej. Jeśli Twoja firma oferuje prowizje pracownikom, możesz uwzględnić te płatności za pośrednictwem Square Payroll. Możesz skonfigurować zarobki z prowizji i zarządzać nimi z poziomu swojego Square Dashboard.

Jeśli naciśniesz symbol „…” obok Płacy brutto, możesz dodać notatkę, która pojawi się na wypłacie Twojego pracownika.

Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić godziny pracy, zarobki i dodatkowe zarobki, zanim klikniesz Kontynuuj , aby przejść na stronę Korekty .

4. Dokonaj korekty płatności

Na Stronie korekt możesz wprowadzić wszelkie niezbędne korekty wynagrodzeń swoich pracowników. Korekty wynagrodzenia obejmują następujące elementy:

• Odliczenia świadczeń: Niektóre świadczenia pracownicze mogą być potrącane bezpośrednio z wypłat pracowników. Na przykład świadczenia bezpośrednie dla pracownika, takie jak ubezpieczenie zdrowotne lub pomoc w odprowadzaniu podatku u źródła, mogą być potrącane z wypłaty pracownika bez żadnych kosztów dla pracodawcy.
• Zajęcie wynagrodzenia: Jeśli jakikolwiek pracownik ma zajęcie nakazane przez sąd, takie jak alimenty na dziecko lub alimenty, te zajęcia zostaną potrącone po opodatkowaniu.
• Potrącenia po opodatkowaniu: Czasami po nałożeniu podatków mogą wystąpić potrącenia z wypłaty. Na przykład, jeśli pracownik chce wpłacić środki na swoje konto Roth 401(k), może ustawić procent lub ustaloną kwotę, która ma pochodzić z wypłaty po opodatkowaniu.

Aby uzyskać krótkie przypomnienie na temat podatków od wynagrodzeń, zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem: Czym są podatki od wynagrodzeń? Jak je obliczyć?

Po zakończeniu edycji strony i potwierdzeniu wszystkich zmian w wypłacie naciśnij przycisk Kontynuuj w prawym górnym rogu ekranu.

5. Potwierdź prośbę o wypłatę środków

Na następnym ekranie zostaniesz przeniesiony na stronę przeglądu , na której możesz zobaczyć podsumowanie wszystkich wprowadzonych szczegółów listy płac, w tym łączną kwotę, która zostanie pobrana z Twojego firmowego konta bankowego. Możesz edytować wszelkie szczegóły listy płac przed przejściem dalej, więc dokładnie je przejrzyj, aby uniknąć błędów.

Po upewnieniu się, że przebieg listy płac jest prawidłowy, kliknij Potwierdź wypłatę . Twoje płatności dla pracowników zostaną automatycznie pobrane z Twojego firmowego konta bankowego do godziny 20:00 (PT). Otóż ​​to! Jesteś oficjalnie ekspertem od Square Payroll z pełną listą płac za pasem.

Jeśli w dążeniu do idealnego przebiegu listy płac stwierdzisz, że popełniłeś błąd lub coś wymaga edycji, nadal możesz anulować przebieg listy płac. Jeśli musisz anulować przebieg listy płac, wróć do pulpitu nawigacyjnego Square Payroll i wybierz Historia i raporty . Kliknij swój ostatni rekord przebiegu listy płac i naciśnij Anuluj . Po przesłaniu listy płac będziesz miał czas do 19:00 (PT), aby anulować wypłatę.

Ostatnie wskazówki dotyczące korzystania z Square Payroll

Ponieważ Square Payroll intensywnie wykorzystuje automatyzację, ważne jest, aby upewnić się, że Ty i Twoi pracownicy przekazaliście informacje niezbędne do skorzystania ze wszystkich zalet oprogramowania, które pozwalają zaoszczędzić czas. Podczas procesu konfiguracji zostaniesz poproszony o przesłanie informacji podatkowych firmy, dodanie wszystkich członków zespołu (tj. pracowników, którym będziesz płacić) i połączenie konta bankowego firmy. Musisz wykonać te kroki przed uruchomieniem pierwszej listy płac, ale możesz pójść o krok dalej, prosząc wszystkich pracowników o wybranie preferowanych metod płatności, wypełnienie dokumentacji wpłaty bezpośredniej i wybranie odpowiednich odliczeń za pośrednictwem aplikacji Square Team.

Prosząc swoich pracowników o pobranie aplikacji Square Team, możesz skorzystać z integracji Square Timecards z Square Payroll. Możesz zrezygnować z ręcznego śledzenia czasu i godzin, pozwalając Square na importowanie wszystkich godzin śledzonych przez pracowników jednym kliknięciem. Aplikacja Square Team pozwala również nowym pracownikom na samodzielne wdrożenie się, dzięki czemu możesz jeszcze więcej czasu poświęcić na zarządzanie zespołem i prowadzenie listy płac.

Często zadawane pytania dotyczące Square Payroll