So verwenden Sie Square Payroll in 5 Schritten

Führen Sie Square Payroll zum ersten Mal aus? Egal, ob Sie neu auf der Square-Plattform sind oder die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen übernehmen, die Chancen stehen gut, dass Sie die Square Payroll-Software einfach und benutzerfreundlich finden werden.

Du kennst Square für seine allgegenwärtigen POS-Systemlösungen. Das Unternehmen hat sich im Unternehmenssektor eine bedeutende Präsenz erarbeitet, indem es eine Vielzahl von Finanzinstrumenten und Dienstleistungen anbietet, die Unternehmen benötigen, von mobilen Kartenlesern bis hin zu digitalen Registern. Da die Popularität von Square zugenommen hat, ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen damit begonnen haben, andere Square-Geschäftslösungen wie Square Payroll zu implementieren.

Square Payroll ist eine Full-Service-Gehaltsabrechnungssoftware für Unternehmen jeder Größe. Die Software bietet eine robuste Gehaltsabrechnungsautomatisierung und Tools, die Ihrem Unternehmen Zeit sparen, wenn es um die Bezahlung von Mitarbeitern und Auftragnehmern geht. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Gehaltsabrechnung mit Square Payroll.

So führen Sie eine quadratische Gehaltsabrechnung durch

Nachdem Sie Ihr Square-Konto eingerichtet haben, können Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung mit Square Payroll in nur vier einfachen Schritten abschließen. Die folgende exemplarische Vorgehensweise führt Sie Schritt für Schritt durch die Durchführung der Gehaltsabrechnung mit Square Payroll. Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Square Payroll Dashboard an.

1. Wählen Sie Ihre Zahlungsmethode aus

Gehe von deinem Square-Dashboard aus ganz rechts auf den Bildschirm und klicke auf Payroll und wähle dann die Option Payroll ausführen (alternativ Pay My Team ).

Auf der nächsten Seite werden Sie aufgefordert, die Zahlungsmethode auszuwählen, die Sie verwenden möchten. Wählen Sie zwischen Direkteinzahlung oder manueller Prüfung .

Über die mobile App oder die Desktop-Site des Square Payroll Teams können Teammitglieder sich selbst hinzufügen und einsteigen, indem sie ein Teammitgliedskonto erstellen und ihre Direktzahlungsinformationen eingeben. Sobald sie den Einrichtungsprozess abgeschlossen haben, können Sie sie gemäß ihren Präferenzen per Direkteinzahlung bezahlen. Ihre Auswahlmöglichkeiten für die Zahlungsmethode umfassen: Zahlungsmethode des Mitarbeiters oder Alle Mitarbeiter per Scheck bezahlen .

Für Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die eine Bezahlung per Scheck bevorzugen, können Sie einfach ein Teammitglied auswählen und im Dropdown-Menü der Zahlungsmethode die Option „ Manueller Scheck “ auswählen. Am Ende jedes Zahlungslaufs erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung, in der alle Mitarbeiter und Auftragnehmer aufgeführt sind, die per Scheck bezahlt werden müssen, sowie der zu zahlende Dollarbetrag.

Sie können das Zahldatum für jeden Abrechnungslauf überprüfen, indem Sie einen Blick in die linke obere Ecke des Bildschirms „Lohnabrechnung ausführen“ werfen. Dieses Datum ist in der Regel fünf Tage nach Ende der letzten Zahlungsperiode. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine halbmonatliche oder zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung festlegen oder einen anderen Gehaltsplan verwenden.

Möchten Sie mehr über die Einrichtung eines Zahlungsplans erfahren? Lesen Sie unseren Leitfaden Wie oft sollten Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen? um mehr über die verschiedenen Gehaltspläne zu erfahren und festzustellen, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

2. Geben Sie Mitarbeiterstunden oder Zeitkarten ein

Sobald Sie die richtige Zahlungsmethode ausgewählt haben, können Sie mit der Bearbeitung der Mitarbeiterstunden fortfahren.

Wenn Sie im Square-Software-Ökosystem bleiben, können Sie viel Zeit sparen. Wenn Sie Square Timecards verwenden, können Mitarbeiter die Square Team-App oder Ihr Square-Kassensystem verwenden, um sich ein- und auszustempeln.

Klicken Sie in Square Payroll einfach auf Zeitkarten importieren in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Wenn Sie Zeitkarten von Square Timecards importieren, werden alle Stunden Ihrer Mitarbeiter, die für diesen Zahlungszeitraum erfasst wurden, automatisch in die richtigen Felder eingetragen. Sie können sie nach Bedarf bearbeiten. Beachten Sie, dass Zeitkarten erst importiert werden können, wenn die letzte Zahlungsperiode abgelaufen ist.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterstunden lieber manuell eingeben möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, dies zu tun. Beginnen Sie, indem Sie auf die Spalte Reguläre Stunden klicken und die Stunden jedes einzelnen Mitarbeiters nach Bedarf bearbeiten.

3. Fügen Sie zusätzliche Einnahmen hinzu

Wie jeder weiß, der ein Restaurant betreibt oder Mitarbeiterprovisionen zahlt, sind nicht alle Einkünfte stündlich. Glücklicherweise bietet Square Payroll die Flexibilität, Unternehmen zu unterstützen, die zusätzliche oder alternative Einkünfte wie Überstundenvergütung, Trinkgelder, Prämien, Provisionen oder Erstattungen anbieten.

Gehen Sie zum Pluszeichen (+) rechts neben dem Bruttolohn und kreuzen Sie die entsprechenden Kästchen an.

Nachdem Sie die entsprechenden Kästchen angekreuzt haben, können Sie jedes Element bearbeiten, um das zusätzliche Einkommen Ihres Mitarbeiters widerzuspiegeln. Hier ist ein Blick auf die zusätzlichen Verdienstmöglichkeiten und was sie bedeuten:

• Überstunden: Jeder Mitarbeiter, der mehr als 40 Stunden in einer einzigen Arbeitswoche arbeitet, hat Anspruch auf Überstunden, die mit mindestens dem 1,5-fachen des regulären Lohnsatzes des Mitarbeiters bezahlt werden. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der 20 US-Dollar für reguläre Arbeitszeiten verdient, erhält 30 US-Dollar für jede geleistete Überstundenstunde.
• Doppelt: Doppelte Überstundenlöhne werden mit dem 2-fachen Stundenlohn eines Mitarbeiters berechnet. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der 20 $ pro Stunde verdient, verdient 40 $ pro Stunde an doppelter Überstundenvergütung.
• Gehaltsscheck-Tipps : Gehaltsscheck-Tipps stammen von Kreditkarten-Tipps und wurden noch nicht an Ihre Mitarbeiter ausgezahlt. Diese Trinkgelder werden bei Ihrer Gehaltsabrechnung sowohl gemeldet als auch ausbezahlt und automatisch mit dem richtigen Steuersatz versteuert. Sie können steuern, wie Trinkgelder in Square Payroll ausgegeben werden, einschließlich Trinkgeld-Pooling, Ausschluss bestimmter Mitarbeiter von Trinkgeldern, Aufteilung von Trinkgeldern nach Zahlungszeitraum oder Arbeitstag und mehr.
• Trinkgelder : Hiermit können Sie bereits ausgezahlte Trinkgelder an Ihre Mitarbeiter melden. Da diese Beträge bereits ausbezahlt wurden, werden sie nicht in Ihre Lohnabrechnung aufgenommen und dienen ausschließlich der steuerlichen Berichterstattung.
• PTO und/oder Krankschreibung: Wenn Sie PTO oder Krankschreibung anbieten, können Sie diese Zeiten für Ihren Mitarbeiter erfassen. Wenn Sie Square Timecards verwenden und diese Vorteile eingerichtet haben, werden diese Informationen automatisch eingegeben, wenn Sie die Timecards importieren.
• Provisionen: Provisionen können durch Verkäufe als Prozentsatz des Verkaufswerts oder pauschal verdient werden. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern Provisionen anbietet, können Sie diese Zahlungen über Square Payroll einbeziehen. Sie können Provisionseinnahmen über Ihr Square-Dashboard einrichten und verwalten.

Wenn Sie auf das „…“-Symbol neben dem Bruttolohn klicken, können Sie eine Notiz hinzufügen, die auf dem Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters erscheint.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitszeiten, Löhne und zusätzlichen Einnahmen der Mitarbeiter überprüfen, bevor Sie auf Weiter klicken , um zur Seite Anpassungen zu gelangen.

4. Nehmen Sie Zahlungsanpassungen vor

Auf der Anpassungsseite können Sie alle notwendigen Anpassungen an den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter vornehmen. Gehaltsanpassungen umfassen Folgendes:

• Leistungsabzüge: Einige Leistungen an Arbeitnehmer können direkt von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer abgezogen werden. Beispielsweise können direkt an den Arbeitnehmer gerichtete Leistungen, wie Krankenversicherung oder Steuereinbehaltungshilfe, ohne Kosten für den Arbeitgeber von den Gehaltsschecks des Arbeitnehmers abgezogen werden.
• Lohnpfändungen: Wenn für einen Mitarbeiter eine gerichtlich angeordnete Pfändung vorliegt, wie z. B. Unterhaltszahlungen für Kinder oder Unterhaltszahlungen, werden diese Pfändungen nach Steuern einbehalten.
• Nachsteuerabzüge: Manchmal können Gehaltsabzüge nach der Erhebung der Steuern erfolgen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Geld auf sein Roth 401(k)-Konto einzahlen möchte, kann er einen Prozentsatz oder einen Betrag festlegen, der aus seinem Gehaltsscheck nach Steuern kommt.

Für eine kurze Auffrischung der Lohnsteuern lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden: Was sind Lohnsteuern? Wie berechnet man sie?

Wenn Sie mit der Bearbeitung der Seite fertig sind und alle Gehaltsscheckanpassungen bestätigt haben, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Weiter .

5. Bestätigen Sie Ihre Auszahlungsanfrage

Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie zur Überprüfungsseite weitergeleitet , wo Sie eine Zusammenfassung aller von Ihnen eingegebenen Gehaltsabrechnungsdetails sehen können, einschließlich des Gesamtbetrags, der von Ihrem Geschäftsbankkonto abgebucht wird. Sie können alle Gehaltsabrechnungsdetails bearbeiten, bevor Sie fortfahren. Überprüfen Sie sie daher gründlich, um Fehler zu vermeiden.

Sobald Sie sicher sind, dass die Gehaltsabrechnung korrekt ist, klicken Sie auf Auszahlung bestätigen . Ihre Mitarbeiterzahlungen werden automatisch bis 20:00 Uhr (PT) von Ihrem Geschäftsbankkonto abgebucht. Das ist es! Sie sind offiziell ein Square Payroll-Experte mit einer vollständigen Gehaltsabrechnung auf dem Buckel.

Wenn Sie bei der Suche nach einer perfekten Abrechnung feststellen, dass Sie einen Fehler gemacht haben oder etwas bearbeitet werden muss, können Sie die Abrechnung immer noch abbrechen. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung stornieren müssen, kehren Sie zu Ihrem Square Payroll Dashboard zurück und wählen Sie Verlauf & Berichte . Klicken Sie auf Ihre letzte Gehaltsabrechnung und klicken Sie auf Abbrechen . Nach der Übermittlung Ihrer Gehaltsabrechnung haben Sie bis 19:00 Uhr (PT) Zeit, um die Auszahlung zu stornieren.

Letzte Tipps zur Verwendung von Square Payroll

Da Square Payroll stark von der Automatisierung Gebrauch macht, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Informationen übermittelt haben, um alle zeitsparenden Vorteile der Software nutzen zu können. Während des Einrichtungsvorgangs werden Sie aufgefordert, die Steuerinformationen Ihres Unternehmens einzureichen, alle Ihre Teammitglieder hinzuzufügen (d. h. Mitarbeiter, die Sie bezahlen werden) und das Bankkonto Ihres Unternehmens zu verknüpfen. Sie müssen diese Schritte ausführen, bevor Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung durchführen, aber Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie alle Mitarbeiter ihre bevorzugten Zahlungsmethoden auswählen, ihre Direkteinzahlungsdokumentation ausfüllen und anwendbare Abzüge über die Square Team-App auswählen.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter bitten, die Square Team-App herunterzuladen, können Sie die Square Timecards-Integrationen mit Square Payroll nutzen. Sie können die manuelle Zeiterfassung und Stundeneingabe hinter sich lassen, indem Sie Square erlauben, alle von Mitarbeitern erfassten Stunden mit einem Klick auf eine Schaltfläche zu importieren. Die Square Team-App ermöglicht es neuen Mitarbeitern auch, sich selbst einzuarbeiten, sodass Sie noch mehr Zeit für die Verwaltung Ihres Teams und die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben.

Häufig gestellte Fragen zu Square Payroll