كيفية استخدام كشوف المرتبات في 5 خطوات

تشغيل كشوف المرتبات المربعة لأول مرة؟ سواء كنت جديدًا في منصة Square أو كنت تتولى كشوف المرتبات لعملك ، فالاحتمالات أنك ستجد برنامج Square Payroll مباشرًا وسهل الاستخدام.

ستعرف Square لحلول نظام نقاط البيع في كل مكان. حققت الشركة حضورًا كبيرًا في قطاع الأعمال من خلال تقديم مجموعة واسعة من الأدوات والخدمات المالية التي تحتاجها الشركات ، من قارئات بطاقات الهاتف المحمول إلى السجلات الرقمية. مع نمو شعبية Square ، ليس من المستغرب أن تبدأ الشركات في تنفيذ حلول أعمال أخرى من Square ، مثل Square Payroll.

Square Payroll هو برنامج كشوف مرتبات كامل الخدمات للشركات من جميع الأحجام. يوفر البرنامج أتمتة قوية لكشوف المرتبات وأدوات من شأنها توفير وقت عملك عندما يتعلق الأمر بدفع رواتب الموظفين والمقاولين. سيرشدك هذا الدليل خلال عملية تشغيل كشوف المرتبات باستخدام Square Payroll.

كيفية تشغيل جدول الرواتب

بعد إعداد حساب Square الخاص بك ، يمكنك إكمال كشوف رواتبك الأولى باستخدام Square Payroll في أربع خطوات بسيطة فقط. ستوجهك الإرشادات التالية خلال العملية خطوة بخطوة لتشغيل كشوف المرتبات باستخدام Square Payroll. ابدأ بتسجيل الدخول إلى لوحة معلومات جدول الرواتب.

1. حدد طريقة الدفع الخاصة بك

من Square Dashboard ، توجه إلى أقصى يمين الشاشة وانقر فوق كشوف المرتبات ثم حدد خيار تشغيل كشوف المرتبات (بدلاً من ذلك ، دفع فريقي ).

في الصفحة التالية ، سيُطلب منك تحديد طريقة الدفع التي ترغب في استخدامها. اختر من بين الإيداع المباشر أو الشيك اليدوي .

من خلال تطبيق الجوال Square Payroll Team أو موقع سطح المكتب ، يمكن لأعضاء الفريق إضافة أنفسهم وإعدادهم عن طريق إنشاء حساب عضو الفريق وإدخال معلومات الإيداع المباشر الخاصة بهم. بمجرد الانتهاء من عملية الإعداد ، ستتمكن من الدفع لهم عن طريق الإيداع المباشر وفقًا لتفضيلاتهم. ستتضمن خيارات اختيار طريقة الدفع الخاصة بك: طريقة دفع الموظف أو الدفع لجميع الموظفين بشيك .

بالنسبة للموظفين أو المقاولين الذين يفضلون أن يتم الدفع لهم بشيك ، يمكنك ببساطة اختيار أحد أعضاء الفريق واختيار التحقق اليدوي من القائمة المنسدلة لطريقة الدفع. في نهاية كل عملية دفع ، ستتلقى تذكيرًا عبر البريد الإلكتروني يسرد جميع الموظفين والمقاولين الذين يجب أن يتم الدفع لهم عن طريق الشيك والمبلغ بالدولار الذي يتعين عليهم دفعه.

يمكنك التحقق من تاريخ الدفع لكل تشغيل كشوف رواتب من خلال إلقاء نظرة سريعة على الزاوية اليسرى العلوية من شاشة Run Payroll. يكون هذا التاريخ عادةً بعد خمسة أيام من انتهاء فترة الدفع الأخيرة. هذا صحيح سواء قمت بتعيين كشوف رواتب نصف شهرية أو نصف أسبوعية ، أو استخدمت جدول دفع مختلف.

هل تريد معرفة المزيد حول إعداد جدول الدفع؟ تحقق من دليلنا كم مرة يجب أن تدفع لموظفيك؟ للتعرف على جداول الدفع المختلفة وتحديد أفضلها لعملك.

2. ساعات عمل الموظفين أو بطاقات الوقت

بمجرد تحديد طريقة الدفع الصحيحة ، يمكنك الانتقال إلى تحرير ساعات عمل الموظفين.

قد يوفر لك البقاء داخل النظام البيئي لبرنامج Square الكثير من الوقت. عند استخدام Square Timecards ، يمكن للموظفين استخدام تطبيق Square Team أو نظام Square POS لتسجيل الدخول والخروج.

في Square Payroll ، ما عليك سوى الضغط على Import Timecards في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك. عندما تقوم باستيراد بطاقات الوقت من Square Timecards ، فإن جميع ساعات عمل موظفيك التي تم تعقبها لفترة الدفع تلك ستتم تعبئتها تلقائيًا في الحقول الصحيحة. يمكنك تعديلها حسب الحاجة. ضع في اعتبارك أنه لا يمكن استيراد بطاقات الوقت إلا بعد انتهاء فترة الدفع الأخيرة.

إذا كنت تفضل إدخال ساعات عمل موظفيك يدويًا ، فلديك أيضًا خيار القيام بذلك. ابدأ بالنقر فوق عمود الساعات العادية وتعديل ساعات كل موظف على حدة حسب الحاجة.

3. تضمين أرباح إضافية

كما يعلم أي شخص يدير مطعمًا أو يدفع عمولات للموظفين ، ليست كل الأرباح بالساعة. لحسن الحظ ، توفر Square Payroll المرونة لدعم الشركات التي توفر أرباحًا إضافية أو بديلة ، مثل أجر العمل الإضافي أو الإكراميات أو المكافآت أو العمولات أو السداد.

توجه إلى رمز Plus (+) على يمين Gross Pay وحدد المربعات ذات الصلة.

بمجرد تحديد المربعات ذات الصلة ، يمكنك تعديل كل عنصر ليعكس أرباح الموظف الإضافية. فيما يلي نظرة على خيارات الأرباح الإضافية وما تعنيه:

• العمل الإضافي: أي موظف يعمل أكثر من 40 ساعة في أسبوع عمل واحد سيتأهل لساعات عمل إضافية مدفوعة بما لا يقل عن 1.5 ضعف معدل الراتب المعتاد للموظف. على سبيل المثال ، الموظف الذي يكسب 20 دولارًا عن ساعات العمل العادية سيدفع 30 دولارًا لكل ساعة عمل إضافية.
• مضاعفة: يتم احتساب أجر العمل الإضافي المضاعف على أنه ضعف أجر الساعة للموظف. على سبيل المثال ، يكسب الموظف الذي يكسب 20 دولارًا في الساعة 40 دولارًا في الساعة في أجر مضاعف عن العمل الإضافي.
• نصائح حول شيك الراتب: نصائح شيك الراتب هي تلك التي تأتي من نصائح بطاقة الائتمان ولم يتم دفعها لموظفيك حتى الآن. يتم الإبلاغ عن هذه النصائح ودفعها أثناء تشغيل كشوف المرتبات ويتم فرض ضرائب عليها تلقائيًا بالمعدل الصحيح. يمكنك التحكم في كيفية توزيع الإكراميات في Square Payroll ، بما في ذلك تجميع الإكراميات ، واستبعاد موظفين معينين من الإكراميات ، وتقسيم النصائح حسب فترة الدفع أو يوم العمل ، والمزيد.
• نصائح نقدية: هذا يسمح لك بالإبلاغ عن الإكراميات النقدية التي تم دفعها بالفعل لموظفيك. نظرًا لأنه تم دفع هذه المبالغ بالفعل ، فلن يتم تضمينها في تشغيل كشوف المرتبات الخاصة بك وهي مخصصة فقط لأغراض إعداد التقارير الضريبية.
• PTO و / أو الإجازة المرضية: إذا قدمت PTO أو إجازة مرضية ، يمكنك إدخال هذه الساعات لموظفك. إذا كنت تستخدم Square Timecards وقمت بإعداد هذه المزايا ، فسيتم إدخال هذه المعلومات تلقائيًا عند استيراد بطاقات الوقت.
• العمولات: يمكن كسب العمولات من خلال المبيعات كنسبة مئوية من قيمة البيع أو بسعر ثابت. إذا كان عملك يقدم عمولات للموظفين ، فيمكنك تضمين هذه المدفوعات عبر Square Payroll. يمكنك إعداد وإدارة أرباح العمولات من Square Dashboard.

إذا قمت بالضغط على رمز "…" الموجود بجوار Gross Pay ، يمكنك إضافة مذكرة ستظهر على راتب الموظف الخاص بك.

تأكد من إعادة التحقق من ساعات عمل الموظفين والأجور والأرباح الإضافية قبل أن تضغط على متابعة للانتقال إلى صفحة التعديلات .

4. إجراء تعديلات الدفع

في صفحة التعديلات ، ستتمكن من إجراء أي تعديلات ضرورية على رواتب موظفيك. تشمل تعديلات شيك الراتب ما يلي:

• استقطاعات المزايا : يمكن خصم بعض مزايا الموظفين مباشرة من رواتب الموظفين. على سبيل المثال ، قد يتم خصم المزايا المباشرة للموظفين ، مثل التأمين الصحي أو المساعدة في استقطاع الضرائب من رواتب الموظفين دون أي تكلفة على صاحب العمل.
• زينة الأجور: إذا كان لدى أي موظف حجز بأمر من المحكمة ، مثل مدفوعات إعالة الطفل أو النفقة ، فسيتم حجب هذه الزينة بعد الضرائب.
• الاستقطاعات بعد الضريبة: في بعض الأحيان قد تحدث استقطاعات من الراتب بعد جباية الضرائب. على سبيل المثال ، إذا أراد أحد الموظفين المساهمة بأموال في حساب Roth 401 (k) الخاص به ، فيمكنه تعيين نسبة مئوية أو تعيين مبلغ للخروج من راتبه بعد الضريبة.

لتنشيط سريع حول ضرائب الرواتب ، راجع دليلنا التفصيلي: ما هي ضرائب الرواتب؟ كيف تحسبها؟

بمجرد الانتهاء من تحرير الصفحة وتأكيد جميع تعديلات شيك الراتب ، اضغط على متابعة في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة.

5. قم بتأكيد طلب تقديم السحب الخاص بك

في الشاشة التالية ، سيتم نقلك إلى صفحة المراجعة حيث يمكنك رؤية ملخص لجميع تفاصيل كشوف المرتبات التي أدخلتها ، بما في ذلك المبلغ الإجمالي الذي سيتم سحبه من حسابك المصرفي التجاري. يمكنك تعديل أي تفاصيل لكشوف المرتبات قبل المضي قدمًا ، لذا تأكد من مراجعتها بدقة لتجنب أي أخطاء.

بمجرد التأكد من دقة تشغيل كشوف المرتبات ، اضغط على تأكيد السحب . سيتم سحب مدفوعات موظفيك تلقائيًا من حسابك المصرفي التجاري بحلول الساعة 8 مساءً (بتوقيت المحيط الهادئ). هذا هو! أنت رسميًا خبير في كشوف المرتبات في Square مع كشوف رواتب كاملة تحت حزامك.

إذا وجدت أثناء السعي لتحقيق كشوف رواتب مثالية ، أنك ارتكبت خطأً أو أن شيئًا ما يحتاج إلى تعديل ، فلا يزال بإمكانك إلغاء تشغيل كشوف المرتبات. إذا كنت بحاجة إلى إلغاء تشغيل كشوف المرتبات ، فارجع إلى Square Payroll Dashboard وحدد السجل والتقارير . انقر فوق أحدث سجل تشغيل لكشوف المرتبات واضغط على إلغاء . بعد تقديم كشوف المرتبات ، سيكون أمامك حتى الساعة 7 مساءً (بتوقيت المحيط الهادئ) لإلغاء السحب.

نصائح أخيرة حول كيفية استخدام كشوف المرتبات المربعة

نظرًا لأن Square Payroll تستخدم بشكل مكثف الأتمتة ، فمن المهم التأكد من قيامك أنت وموظفيك بتقديم المعلومات اللازمة للاستفادة من جميع مزايا توفير الوقت للبرنامج. أثناء عملية الإعداد ، سيُطلب منك تقديم المعلومات الضريبية لشركتك ، وإضافة جميع أعضاء فريقك (أي الموظفين الذين ستدفع لهم) ، وربط الحساب المصرفي لشركتك. أنت مطالب بإكمال هذه الخطوات قبل تشغيل كشوف رواتبك الأولى ، ولكن يمكنك المضي قدمًا من خلال جعل جميع الموظفين يختارون طرق الدفع المفضلة لديهم ، وإكمال وثائق الإيداع المباشر الخاصة بهم ، وتحديد الخصومات القابلة للتطبيق من خلال تطبيق Square Team.

من خلال مطالبة موظفيك بتنزيل تطبيق Square Team ، يمكنك الاستفادة من تكامل Square Timecards مع Square Payroll. يمكنك ترك تتبع الوقت اليدوي وإدخال الساعات خلفك ، من خلال السماح لـ Square باستيراد جميع ساعات تعقب الموظف بنقرة زر واحدة. يتيح تطبيق Square Team أيضًا للموظفين الجدد ضم أنفسهم ، حتى تتمكن من مزيد من الوقت عند إدارة فريقك وتشغيل كشوف المرتبات.

أسئلة وأجوبة حول Square Payroll