Apa itu Otomasi Kantor? Bagaimana Ini Mengotomatiskan Alur Kerja Anda

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas membantu memenuhi permintaan pelanggan, memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa, dan tetap kompetitif.

Namun, banyak perusahaan yang enggan menggunakan teknologi untuk mengoptimalkan proses sehari-hari. Keengganan sering kali berakar pada ketakutan akan perubahan dan ketidakpastian serta kurangnya pemahaman tentang manfaat yang dapat diberikan oleh teknologi.

Untungnya, otomatisasi kantor telah berkembang ke titik di mana sistem yang paling berguna berintegrasi mulus dengan alat yang ada.

Otomasi kantor mengurangi keterlibatan manusia dalam menangani data, menghilangkan risiko kesalahan manusia, dan menempatkan banyak proses penting dalam autopilot.

Berikut adalah beberapa cara memenuhi kebutuhan tempat kerja modern.

• Penyimpanan informasi: Merekam informasi dalam file, dokumen, gambar, spreadsheet, dan formulir.
• Pertukaran data waktu nyata: Membantu berbagi laporan antara karyawan dan pelanggan dan memfasilitasi pertukaran email yang mudah.
• Manajemen data: Mendukung manajemen data jangka panjang dan jangka pendek, termasuk manajemen inventaris, perencanaan keuangan, dan manajemen pemasaran.

Manfaat otomatisasi kantor

Mengotomatiskan tugas manual yang berulang mengurangi kesalahan, menghemat waktu karyawan, dan mencegah kelelahan. Otomatisasi kantor yang efisien merampingkan proses dan menghasilkan hasil keseluruhan yang lebih baik. Penghematan waktu juga berarti penghematan biaya karena karyawan dapat mengabdikan waktunya untuk nilai yang lebih tinggi dan tugas yang lebih menuntut.

Otomatisasi kantor membuat karyawan paham teknologi, merampingkan komunikasi pelanggan, dan meningkatkan kolaborasi tim. Mari kita lihat beberapa manfaat otomatisasi kantor.

Membebaskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang menantang

Pekerjaan bernilai tinggi berkontribusi pada pertumbuhan karyawan dan mempromosikan keterampilan yang lebih baik. Ketika karyawan memiliki waktu untuk fokus pada tugas yang menantang, pekerjaan mereka terasa lebih bermanfaat dan berharga. Ini juga memungkinkan para pemimpin untuk mengenali kekuatan karyawan dan membantu mereka tumbuh lebih efektif.

Anda menuai keuntungan finansial yang signifikan dengan berfokus pada pekerjaan berkualitas alih-alih menghabiskan seluruh waktu Anda mengelola data yang dapat ditangani dengan mudah oleh teknologi.

Merampingkan komunikasi

Mengotomatiskan komunikasi dalam tim meningkatkan efisiensi secara menyeluruh. Teknologi zaman baru seperti pembelajaran mesin, kecerdasan buatan, dan pemrosesan bahasa alami dapat dengan mudah merampingkan komunikasi internal Anda.

Misalkan tim Anda menjawab ratusan email setiap hari. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen email untuk menangani komunikasi berulang dengan mudah, sehingga tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas berulang dan lebih banyak waktu untuk berkomunikasi secara efektif.

Komunikasi yang jelas dan transparan mengarah pada manajemen produk yang lebih baik, kolaborasi tim yang lebih baik, dan pelacakan kemajuan yang lebih efektif menuju sasaran perusahaan.

Membantu mengelola data

Pembersihan data adalah prioritas utama bagi organisasi yang mengandalkan fakta untuk menjalankan operasi sehari-hari. Pembersihan data, juga dikenal sebagai penggosokan data atau pembersihan data, mengevaluasi kumpulan data untuk mengidentifikasi kesalahan atau masalah.

Konten yang tidak lengkap, salah label, cacat, rusak, atau duplikat dapat mendatangkan malapetaka pada kumpulan data perusahaan. Daripada mengandalkan manusia untuk mengidentifikasi dan menghapus data yang bermasalah, alat otomatisasi kantor dapat mengambil alih tugas biasa mengevaluasi data tersimpan organisasi Anda secara berkala.

Otomatisasi kantor tidak berhenti di situ. Selain mengotomatiskan pekerjaan sehari-hari, otomatisasi kantor juga memastikan keamanan data. Mengamankan data membutuhkan pekerjaan manual dan koordinasi antar departemen.

Sistem otomatis untuk menyimpan dan melindungi data berharga organisasi dapat membantu mengurangi tekanan pada tim TI sekaligus mengurangi risiko kesalahan manusia.

Karena sistem penyimpanan data bekerja 24/7, Anda dapat menggunakannya untuk menjaga keamanan data dan sistem berjalan lancar.

Menghemat biaya; meningkatkan efisiensi

Lebih sedikit kesalahan berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengidentifikasi dan memperbaikinya. Tugas yang memakan waktu dan berulang dapat dengan mudah dialihkan ke teknologi, menghemat biaya yang signifikan jika tidak dihabiskan untuk proses manual dan pemecahan masalah yang memakan waktu.

Perangkat lunak dan alat otomasi kantor umumnya lebih murah daripada tenaga kerja manusia dan bagus untuk keuntungan Anda. Anda menyelesaikan lebih banyak dalam rentang waktu yang lebih singkat dan meningkatkan margin keuntungan Anda.

Siapa yang dapat memanfaatkan otomatisasi kantor?

Otomatisasi kantor lebih cocok untuk peran tertentu daripada yang lain. Layanan pelanggan, pembuatan konten, pemasaran, dan departemen entri data dapat dengan mudah mengalihkan tugas yang membosankan namun penting ke teknologi. Mari kita lihat caranya.

Pelayanan pelanggan

Departemen layanan pelanggan mengalami lebih banyak tekanan karena ekspektasi pelanggan akan layanan 24/7. Sementara interaksi manusia akan selalu penting, otomatisasi dapat menangani banyak tugas rutin, membebaskan agen layanan pelanggan Anda untuk fokus pada permintaan yang lebih penting.

Teknologi otomatis seperti AI percakapan membantu menjawab pertanyaan dasar pelanggan dan memberikan dukungan berharga untuk tim layanan pelanggan yang sibuk.

AI percakapan mengenali pola teks dan ucapan, memprediksi maksud, dan merespons dengan skrip otomatis yang dirancang untuk beradaptasi dengan skenario sehari-hari. Banyak platform AI menghasilkan interaksi seperti manusia untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara real-time.

Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan dan preferensi pelanggan dengan otomatisasi kantor. Mengamati dan mencatat pola pembelian dan mengumpulkan umpan balik dari survei adalah dua cara teknologi dapat membantu bisnis Anda mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan inisiatif pemasaran baru dan merencanakan masa depan. Anda bahkan dapat mengirim penawaran tepat waktu menggunakan data tentang kebiasaan membeli pelanggan.

Pembuatan konten

AI memungkinkan program perangkat lunak untuk membuat konten, termasuk salinan media sosial, halaman arahan, daftar produk, email, ebook, dan postingan blog. Meskipun ini cara yang bagus untuk menghasilkan banyak konten tanpa membayar karyawan atau pekerja lepas Anda untuk melakukan tugas tanpa akhir ini, pembuatan konten AI belum berkembang cukup jauh untuk menggantikan pencipta manusia sepenuhnya.

Sementara pendapat berbeda tentang apakah AI dapat menghasilkan konten berkualitas tinggi dengan andal, alat otomatisasi kantor dapat mengambil alih beberapa tugas pembuatan konten yang lebih sederhana. Misalnya, AI dapat dengan mudah dan cepat mengoreksi konten yang dibuat oleh manusia dan AI.

Banyak perusahaan sudah mengandalkan AI untuk mengidentifikasi dan menghilangkan plagiarisme untuk menghindari hukuman Google dan mengoptimalkan konten mereka untuk mesin pencari. AI dapat membantu bisnis Anda membuat konten berkualitas dengan menghilangkan blok penulis dan memberdayakan penulis dengan ide-ide kreatif. Itu dapat melakukan tugas membosankan atau biasa lainnya, seperti memeriksa kutipan dan referensi untuk pemformatan yang benar.

Pemasaran berjenjang

Banyak bisnis multi-level marketing (MLM) menggunakan alat AI untuk merampingkan dan meningkatkan tugas dan proses utama.

Misalnya, untuk melakukan analisis kompetitif dan memahami posisi bisnis di pasar, AI dapat mengagregasi perilaku pelanggan berdasarkan demografi khusus dan secara aktif memantau suka dan tidak suka. Data ini memungkinkan Anda mengidentifikasi grup target dan membuat penawaran yang dipersonalisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan unik pelanggan.

Setelah mengembangkan rencana pemasaran, Anda dapat menguji hasil konversi dan menerapkan kumpulan data ini untuk inisiatif pemasaran di masa mendatang. Menjalankan kampanye media sosial yang ditargetkan untuk memperluas Facebook, Twitter, Instagram, atau TikTok perusahaan adalah cara populer untuk membangun bisnis MLM.

AI dapat membantu dengan menggunakan analisis sentimen untuk membuat percakapan sosial yang dimulai oleh chatbot yang mempromosikan produk tertentu.

AI dapat dengan cepat mengekstrak informasi dari kumpulan data untuk melihat tren masa depan, membantu perusahaan MLM tetap terdepan dalam memenuhi permintaan pelanggan.

entri data

Mengotomatiskan entri data telah merampingkan proses untuk banyak organisasi. Tim kecil tidak dapat menangani jumlah data yang lebih besar dalam waktu yang lebih singkat.

Pengumpulan data cerdas menempatkan dan mengumpulkan data dari berbagai sumber dan mengubahnya menjadi format terstruktur untuk mengotomatiskan pemrosesan. Misalnya, alat pengumpulan data dapat mengidentifikasi nomor faktur dari berbagai sumber data.

Eksekutif entri data dapat mengirim data yang diekstraksi langsung ke spreadsheet, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menemukan, menyalin, dan mengatur informasi penting. AI dengan cepat memvalidasi data yang diekstraksi dengan informasi dari sistem lain.

Ekstraksi data bertenaga AI meminimalkan risiko kesalahan entri data manual dan mengurangi kebutuhan intervensi manusia. AI mengenali karakter dan pola konten untuk mengidentifikasi kesalahan atau mengekstrak data yang sesuai.

operasional kantor umum

Tugas kantor umum itu membosankan tetapi penting untuk keuntungan perusahaan. Mengumpulkan dan mengatur informasi, mengelola kalender, mengotomatiskan dokumen, dan menggunakan penagihan yang aman semuanya dapat dilakukan secara otomatis dengan perangkat lunak. Staf Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menghilangkan banyak hambatan bisnis saat dilatih untuk menggunakan alat secara efektif.

Bagaimana mempersiapkan tim Anda untuk otomatisasi kantor

Teknologi sering dituduh menggantikan tenaga kerja manusia, tapi itu jarang terjadi. Sebaliknya, ini memberikan dukungan yang berharga untuk fokus pada tugas-tugas yang tidak dapat ditangani oleh teknologi canggih.

Tetapi memperkenalkan teknologi ke departemen tertentu dapat melibatkan kurva pembelajaran yang curam. Pelatihan yang memadai dalam adopsi digital sangat membantu karyawan menjadi mahir dengan teknologi yang mereka gunakan.

Banyak alat otomasi baru di pasar, dan platform berpemilik memiliki fitur dan persyaratan khusus yang memerlukan waktu untuk dipelajari dan diterapkan.

Tenaga kerja Anda lebih cenderung merangkul otomatisasi ketika mereka memahami bagaimana hal itu membebaskan mereka dari tugas-tugas biasa dan berulang, menghilangkan kesalahan manusia, dan membuat pengambilan data lebih mudah.

Komunikasi terbuka sangat penting saat mengadopsi otomatisasi kantor. Yakinkan tim Anda bahwa mereka akan menerima pelatihan yang tepat, memiliki cukup waktu untuk beradaptasi, dan bahwa pekerjaan mereka aman. Jangan takut untuk berkomunikasi berlebihan untuk menghilangkan ambiguitas.

Karyawan Anda ingin memahami tujuan dan peran mereka saat Anda bekerja menuju proses yang lebih otomatis. Sorot bakat dan keterampilan unik yang Anda bawa ke organisasi dan tekankan kembali bahwa banyak hal penting tidak dapat dicapai dengan teknologi.

Kembangkan budaya pelatihan dan peningkatan keterampilan serta persiapkan tim Anda untuk otomatisasi.

Pelatihan

Tawarkan berbagai opsi pelatihan kepada karyawan Anda saat mereka bersiap untuk otomatisasi. Menggunakan metode berbeda berdasarkan pengetahuan saat ini akan membantu Anda dalam upaya masa depan.

• Beri tahu karyawan Anda bahwa mereka tidak dinilai berdasarkan pengetahuan mereka saat ini dan bahwa tujuan akhir Anda adalah mendukung mereka dengan pelatihan yang dirancang untuk mendorong kesuksesan jangka panjang mereka.
• Berikan pelatihan untuk setiap otomasi dan komunikasikan kebijakan pintu terbuka untuk umpan balik. Selenggarakan pelatihan grup untuk membantu jaringan tim Anda, tetapi hanya gunakan orang-orang yang mungkin memiliki pengetahuan yang sama dengan teknologi di tempat.
• Pertimbangkan untuk mengintegrasikan eLearning agar karyawan dapat belajar dengan kecepatan mereka sendiri. Tidak semua orang bisa belajar dengan menonton; beberapa karyawan mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk menguasai keterampilan khusus terkait teknologi.
• Ingatkan karyawan Anda bahwa mempelajari keterampilan baru membutuhkan waktu bagi banyak orang dan Anda berencana untuk memberikan dukungan pribadi kepada mereka yang membutuhkan bantuan tambahan.

Peningkatan keterampilan

Ketika karyawan mengenali aspek otomatisasi kantor yang berpotensi membebaskan, mereka akan bersemangat untuk menggunakannya dalam operasi sehari-hari. Bahkan setelah menguasai dasar-dasarnya, tawarkan kursus peningkatan keterampilan jika tim Anda membutuhkan pelatihan tambahan untuk otomatisasi tertentu. Jaga agar komunikasi tetap terbuka dan ingatkan karyawan Anda betapa pentingnya keterampilan mereka untuk kesuksesan bisnis yang berkelanjutan.

Penting untuk tetap berpikiran terbuka saat mengadopsi teknologi kantor baru. Saat organisasi Anda mengembangkan strategi otomasi, membuat rencana untuk menilai kemampuan karyawan Anda untuk menyesuaikan diri sangatlah penting. Peran tertentu mungkin perlu dievaluasi ulang dan karyawan ditambahkan untuk membuat otomatisasi lebih berhasil.

Kembangkan teknologi Anda; kembangkan tim Anda

Otomatisasi kantor akan terus meningkat di tahun-tahun mendatang. Bagi banyak perusahaan, sekarang adalah waktu terbaik untuk menggunakan teknologi baru. Sementara banyak perusahaan berjuang untuk menyesuaikan tenaga kerja mereka dengan teknologi yang berkembang, beberapa tips sederhana dapat membantu Anda mempertahankan karyawan Anda yang paling berharga sambil memanfaatkan otomatisasi.

Bangun budaya perusahaan yang paham teknologi dan dukung pertumbuhan karyawan Anda.

Siap merampingkan operasi Anda dan meningkatkan produktivitas? Ambil langkah pertama menuju proses yang lebih baik dan pelajari lebih lanjut tentang manajemen alur kerja.