สำนักงานอัตโนมัติคืออะไร? วิธีการทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

การปรับปรุงประสิทธิภาพและความสามารถในการผลิตช่วยให้ทันต่อความต้องการของลูกค้า มอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้า และรักษาความสามารถในการแข่งขัน

อย่างไรก็ตาม หลายบริษัทลังเลที่จะใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการประจำวัน ความลังเลมักมีรากเหง้ามาจากความกลัวการเปลี่ยนแปลงและความไม่แน่นอน และการขาดความเข้าใจถึงประโยชน์ที่เทคโนโลยีสามารถนำมาได้

โชคดีที่ระบบสำนักงานอัตโนมัติได้พัฒนามาถึงจุดที่ระบบที่มีประโยชน์ที่สุดทำงานร่วมกับเครื่องมือที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น

ระบบอัตโนมัติในสำนักงานช่วยลดการมีส่วนร่วมของมนุษย์ในการจัดการข้อมูล ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดของมนุษย์ และทำให้กระบวนการที่สำคัญหลายอย่างทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างที่ตอบสนองความต้องการของสถานที่ทำงานยุคใหม่

• การจัดเก็บข้อมูล: บันทึกข้อมูลในไฟล์ เอกสาร รูปภาพ สเปรดชีต และแบบฟอร์ม
• การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบเรียลไทม์: ช่วยแชร์รายงานระหว่างพนักงานและลูกค้า และอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนอีเมลอย่างง่ายดาย
• การจัดการข้อมูล: รองรับการจัดการข้อมูลระยะยาวและระยะสั้น รวมถึงการจัดการสินค้าคงคลัง การวางแผนทางการเงิน และการจัดการการตลาด

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

การทำงานแบบแมนนวลซ้ำๆ โดยอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลาของพนักงาน และป้องกันความเหนื่อยหน่าย ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการและสร้างผลลัพธ์โดยรวมที่ดีขึ้น การประหยัดเวลายังหมายถึงการประหยัดต้นทุน เนื่องจากพนักงานสามารถอุทิศเวลาให้กับงานที่มีมูลค่าสูงขึ้นและต้องใช้ความพยายามมากขึ้น

ระบบสำนักงานอัตโนมัติทำให้พนักงานมีความชำนาญด้านเทคโนโลยี เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารกับลูกค้า และเพิ่มการทำงานร่วมกันในทีม มาดูประโยชน์เพิ่มเติมของสำนักงานอัตโนมัติกัน

มีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่ท้าทาย

งานที่มีมูลค่าสูงช่วยให้พนักงานเติบโตและส่งเสริมทักษะที่ดีขึ้น เมื่อพนักงานมีเวลามุ่งเน้นไปที่งานที่ท้าทาย งานของพวกเขาจะรู้สึกคุ้มค่าและมีคุณค่ามากขึ้น สิ่งนี้ยังทำให้ผู้นำสามารถรับรู้ถึงจุดแข็งของพนักงานและช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณได้รับผลประโยชน์ทางการเงินจำนวนมากโดยมุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณภาพแทนที่จะใช้เวลาทั้งหมดในการจัดการข้อมูลที่เทคโนโลยีสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสาร

การสื่อสารอัตโนมัติภายในทีมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งกระดาน เทคโนโลยียุคใหม่ เช่น แมชชีนเลิร์นนิง ปัญญาประดิษฐ์ และการประมวลผลภาษาธรรมชาติสามารถปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณได้อย่างง่ายดาย

สมมติว่าทีมของคุณตอบอีเมลหลายร้อยฉบับทุกวัน คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการอีเมลเพื่อจัดการกับการสื่อสารซ้ำๆ ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ทีมของคุณใช้เวลากับงานซ้ำๆ น้อยลง และมีเวลามากขึ้นในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใสนำไปสู่การจัดการผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น การทำงานร่วมกันในทีมที่ดีขึ้น และการติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ช่วยจัดการข้อมูล

การล้างข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรที่อาศัยข้อเท็จจริงในการขับเคลื่อนการดำเนินงานในแต่ละวัน การล้างข้อมูล หรือที่เรียกว่าการล้างข้อมูลหรือการล้างข้อมูล จะประเมินชุดข้อมูลเพื่อระบุข้อผิดพลาดหรือปัญหา

เนื้อหาที่ไม่สมบูรณ์ ติดฉลากผิด รูปแบบไม่ถูกต้อง เสียหาย หรือซ้ำกันอาจสร้างความเสียหายให้กับชุดข้อมูลของบริษัทได้ แทนที่จะอาศัยมนุษย์ในการระบุและลบข้อมูลที่เป็นปัญหา เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติสามารถเข้ามาแทนที่งานทั่วไปในการประเมินข้อมูลที่จัดเก็บขององค์กรของคุณเป็นระยะๆ

สำนักงานอัตโนมัติไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น นอกเหนือจากการทำงานอัตโนมัติในชีวิตประจำวันแล้ว ระบบอัตโนมัติในสำนักงานยังรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย การรักษาความปลอดภัยข้อมูลต้องใช้แรงงานคนและการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ

ระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลอันมีค่าขององค์กรสามารถช่วยลดแรงกดดันให้กับทีมไอทีได้ในขณะที่ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์

เนื่องจากระบบจัดเก็บข้อมูลทำงานตลอด 24/7 คุณจึงสามารถใช้เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยและระบบทำงานได้อย่างราบรื่น

ประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพ

ข้อผิดพลาดที่น้อยลงหมายถึงเวลาที่ใช้ในการระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดน้อยลง งานที่ใช้เวลานานและซ้ำซากสามารถถ่ายโอนไปยังเทคโนโลยีได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก ไม่เช่นนั้นคุณก็จะเสียไปกับกระบวนการและการแก้ไขปัญหาด้วยตนเองที่ใช้เวลานาน

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติโดยทั่วไปมีราคาถูกกว่าแรงงานคนและดีต่อผลกำไรของคุณ คุณทำงานได้มากขึ้นในกรอบเวลาที่สั้นลงและเพิ่มอัตรากำไรของคุณ

ใครได้ประโยชน์จากสำนักงานอัตโนมัติ?

สำนักงานอัตโนมัติเหมาะสมกับบทบาทบางอย่างดีกว่าบทบาทอื่น แผนกบริการลูกค้า การสร้างเนื้อหา การตลาด และการป้อนข้อมูลสามารถลดภาระงานที่น่าเบื่อแต่สำคัญไปสู่เทคโนโลยีได้อย่างง่ายดาย มาดูกันว่าเป็นอย่างไร

บริการลูกค้า

ฝ่ายบริการลูกค้ามีความเครียดมากขึ้นเนื่องจากความคาดหวังของลูกค้าสำหรับบริการ 24/7 แม้ว่าการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์จะมีความสำคัญเสมอ แต่ระบบอัตโนมัติสามารถดูแลงานประจำหลายอย่าง ทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าของคุณมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่คำขอที่สำคัญมากขึ้น

เทคโนโลยีอัตโนมัติ เช่น AI เชิงสนทนาช่วยตอบคำถามพื้นฐานของลูกค้าและให้การสนับสนุนที่มีค่าสำหรับทีมบริการลูกค้าที่มีงานยุ่ง

AI เชิงสนทนาจะจดจำรูปแบบข้อความและคำพูด คาดการณ์เจตนา และตอบกลับด้วยสคริปต์อัตโนมัติที่ออกแบบมาเพื่อปรับให้เข้ากับสถานการณ์ในชีวิตประจำวัน แพลตฟอร์ม AI จำนวนมากสร้างการโต้ตอบที่เหมือนมนุษย์เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าแบบเรียลไทม์

คุณยังสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าด้วยระบบสำนักงานอัตโนมัติ การสังเกตและบันทึกรูปแบบการซื้อและรวบรวมคำติชมจากแบบสำรวจเป็นสองวิธีที่เทคโนโลยีสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นในการพัฒนาความคิดริเริ่มทางการตลาดใหม่ ๆ และวางแผนสำหรับอนาคต คุณยังสามารถส่งข้อเสนอได้ทันเวลาโดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า

การสร้างเนื้อหา

AI ช่วยให้โปรแกรมซอฟต์แวร์สร้างเนื้อหา รวมถึงสำเนาโซเชียลมีเดีย หน้า Landing Page รายการผลิตภัณฑ์ อีเมล eBook และบล็อกโพสต์ แม้ว่าจะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างเนื้อหาจำนวนมากโดยไม่ต้องจ่ายเงินให้พนักงานหรือฟรีแลนซ์ของคุณเพื่อทำงานที่ไม่สิ้นสุดเหล่านี้ แต่การสร้างเนื้อหา AI ก็ยังไม่ก้าวหน้าพอที่จะแทนที่ผู้สร้างที่เป็นมนุษย์ได้อย่างสมบูรณ์

แม้ว่าความคิดเห็นจะต่างกันว่า AI สามารถสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงได้อย่างน่าเชื่อถือหรือไม่ แต่เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติสามารถเข้ามาแทนที่งานสร้างเนื้อหาที่ง่ายกว่าบางส่วนได้ ตัวอย่างเช่น AI สามารถพิสูจน์อักษรเนื้อหาที่สร้างโดยมนุษย์และ AI ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

หลายบริษัทใช้ AI ในการระบุและกำจัดการลอกเลียนแบบเพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษของ Google และเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาสำหรับเครื่องมือค้นหา AI สามารถช่วยธุรกิจของคุณสร้างเนื้อหาที่มีคุณภาพได้โดยการลบบล็อกของนักเขียนและส่งเสริมนักเขียนด้วยความคิดสร้างสรรค์ สามารถทำงานอื่นที่น่าเบื่อหรือธรรมดา เช่น การตรวจสอบการอ้างอิงและการอ้างอิงสำหรับการจัดรูปแบบที่ถูกต้อง

การตลาดหลายระดับ

ธุรกิจการตลาดหลายระดับ (MLM) จำนวนมากใช้เครื่องมือ AI เพื่อปรับปรุงและปรับปรุงงานและกระบวนการที่สำคัญ

ตัวอย่างเช่น สำหรับการดำเนินการวิเคราะห์การแข่งขันและทำความเข้าใจตำแหน่งของธุรกิจในตลาด AI สามารถรวบรวมพฤติกรรมของลูกค้าตามข้อมูลประชากรเฉพาะกลุ่ม และตรวจสอบการชอบและไม่ชอบอย่างแข็งขัน ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุกลุ่มเป้าหมายและสร้างข้อเสนอส่วนบุคคลที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของลูกค้า

หลังจากพัฒนาแผนการตลาดแล้ว คุณสามารถทดสอบผลลัพธ์ของคอนเวอร์ชั่นและนำชุดข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในโครงการริเริ่มทางการตลาดในอนาคตได้ การใช้แคมเปญโซเชียลมีเดียที่กำหนดเป้าหมายเพื่อขยาย Facebook, Twitter, Instagram หรือ TikTok ของบริษัทเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการสร้างธุรกิจ MLM

AI สามารถช่วยได้โดยใช้การวิเคราะห์ความรู้สึกเพื่อสร้างการสนทนาทางสังคมที่เริ่มต้นโดยแชทบอทเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์บางอย่าง

AI สามารถดึงข้อมูลจากชุดข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเพื่อระบุแนวโน้มในอนาคต ช่วยให้บริษัท MLM อยู่เหนือความต้องการของลูกค้า

การป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูลอัตโนมัติได้ปรับปรุงกระบวนการสำหรับองค์กรจำนวนมาก ทีมขนาดเล็กไม่สามารถจัดการกับข้อมูลจำนวนมากในเวลาอันสั้นได้

การรวบรวมข้อมูลอัจฉริยะจะค้นหาและรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และแปลงเป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างเพื่อทำให้การประมวลผลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือรวบรวมข้อมูลสามารถระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ

ผู้บริหารการป้อนข้อมูลสามารถส่งข้อมูลที่แยกออกมาโดยตรงไปยังสเปรดชีต ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหา คัดลอก และจัดระเบียบข้อมูลสำคัญ AI ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมาอย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลจากระบบอื่น

การสกัดข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และลดความจำเป็นในการแทรกแซงของมนุษย์ AI จดจำอักขระและรูปแบบเนื้อหาเพื่อระบุข้อผิดพลาดหรือแยกข้อมูลที่เหมาะสม

การปฏิบัติงานในสำนักงานทั่วไป

งานในสำนักงานทั่วไปนั้นน่าเบื่อแต่สำคัญต่อผลกำไรของบริษัท การรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล การจัดการปฏิทิน การทำเอกสารอัตโนมัติ และการใช้การเรียกเก็บเงินที่ปลอดภัยสามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ พนักงานของคุณสามารถระบุและขจัดปัญหาคอขวดทางธุรกิจจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว เมื่อได้รับการฝึกฝนให้ใช้เครื่องมืออย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีเตรียมทีมของคุณสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีมักถูกกล่าวหาว่าเข้ามาแทนที่แรงงานมนุษย์ แต่ก็ไม่ค่อยเป็นเช่นนั้น แต่จะให้การสนับสนุนที่มีคุณค่าเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่เทคโนโลยีขั้นสูงไม่สามารถจัดการได้

แต่การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในบางแผนกอาจเกี่ยวข้องกับช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน การฝึกอบรมที่เพียงพอในการนำดิจิทัลไปใช้จะช่วยให้พนักงานมีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีที่พวกเขาใช้

เครื่องมืออัตโนมัติจำนวนมากเป็นของใหม่สำหรับตลาด และแพลตฟอร์มที่เป็นกรรมสิทธิ์มีคุณลักษณะและข้อกำหนดเฉพาะที่อาจใช้เวลาในการเรียนรู้และนำไปใช้

พนักงานของคุณมีแนวโน้มที่จะยอมรับระบบอัตโนมัติเมื่อพวกเขาเข้าใจว่ามันช่วยลดภาระงานซ้ำซากจำเจ ขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และทำให้การดึงข้อมูลง่ายขึ้นได้อย่างไร

การสื่อสารแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญเมื่อนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ รับรองทีมของคุณว่าพวกเขาจะได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม มีเวลาเพียงพอในการปรับตัว และงานของพวกเขาจะปลอดภัย อย่ากลัวที่จะสื่อสารมากเกินไปเพื่อขจัดความคลุมเครือ

พนักงานของคุณต้องการเข้าใจเป้าหมายของคุณและบทบาทของพวกเขาในขณะที่คุณทำงานไปสู่กระบวนการที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้น เน้นความสามารถเฉพาะตัวและทักษะที่คุณมอบให้กับองค์กร และย้ำว่าสิ่งสำคัญหลายอย่างไม่สามารถทำได้ด้วยเทคโนโลยี

ส่งเสริมวัฒนธรรมของการฝึกอบรมและยกระดับทักษะ และเตรียมทีมของคุณสำหรับระบบอัตโนมัติ

การฝึกอบรม

เสนอตัวเลือกการฝึกอบรมต่างๆ ให้กับพนักงานของคุณในขณะที่พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับระบบอัตโนมัติ การใช้วิธีการต่าง ๆ ตามความรู้ปัจจุบันจะช่วยคุณในความพยายามในอนาคต

• แจ้งให้ พนักงานของคุณทราบว่าพวกเขาจะไม่ถูกตัดสินจากความรู้ปัจจุบัน และเป้าหมายสูงสุดของคุณคือการสนับสนุนพวกเขาด้วยการฝึกอบรมที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมความสำเร็จในระยะยาว
• จัดให้มี การฝึกอบรมสำหรับระบบอัตโนมัติแต่ละระบบและสื่อสารนโยบายเปิดประตูเพื่อรับข้อเสนอแนะ จัดการฝึกอบรมกลุ่มเพื่อช่วยให้ทีมของคุณสร้างเครือข่าย แต่ใช้เฉพาะผู้ที่อาจมีความรู้เท่าๆ กันเกี่ยวกับเทคโนโลยีนอกสถานที่
• พิจารณา การรวม eLearning เพื่อให้พนักงานสามารถเรียนรู้ด้วยตนเอง ไม่ใช่ทุกคนที่จะเรียนรู้ได้จากการดู พนักงานบางคนอาจต้องการเวลามากขึ้นเพื่อฝึกฝนทักษะที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีโดยเฉพาะ
• เตือน พนักงานของคุณว่าการเรียนรู้ทักษะใหม่ต้องใช้เวลาสำหรับคนจำนวนมาก และคุณวางแผนที่จะให้การสนับสนุนส่วนบุคคลแก่ผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

เพิ่มทักษะ

เมื่อพนักงานรับรู้ถึงแง่มุมที่อาจปลดปล่อยได้ของสำนักงานอัตโนมัติ พวกเขาจะรู้สึกตื่นเต้นที่จะใช้มันในการปฏิบัติงานประจำวัน แม้หลังจากเชี่ยวชาญพื้นฐานแล้ว ให้เสนอหลักสูตรเพิ่มทักษะ หากทีมของคุณต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับระบบอัตโนมัติเฉพาะ เปิดการสื่อสารและเตือนพนักงานของคุณว่าทักษะของพวกเขามีความสำคัญต่อความสำเร็จทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องเพียงใด

สิ่งสำคัญคือต้องเปิดใจเมื่อนำเทคโนโลยีสำนักงานใหม่ๆ มาใช้ ในขณะที่องค์กรของคุณพัฒนากลยุทธ์ระบบอัตโนมัติ การสร้างแผนเพื่อประเมินความสามารถของพนักงานในการปรับตัวให้ชินกับสภาพแวดล้อมถือเป็นเรื่องสำคัญ บทบาทบางอย่างอาจต้องได้รับการประเมินใหม่และเพิ่มพนักงานเพื่อทำให้ระบบอัตโนมัติประสบความสำเร็จมากขึ้น

พัฒนาเทคโนโลยีของคุณ พัฒนาทีมของคุณ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติจะยังคงได้รับความนิยมต่อไปในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า สำหรับหลายๆ บริษัท เวลานี้เป็นเวลาที่ดีที่สุดที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ ในขณะที่หลายบริษัทประสบปัญหาในการปรับพนักงานให้เข้ากับเทคโนโลยีที่กำลังพัฒนา เคล็ดลับง่ายๆ สองสามข้อสามารถช่วยให้คุณรักษาพนักงานที่มีค่าที่สุดไว้ได้ในขณะที่ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ

สร้างวัฒนธรรมบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและสนับสนุนการเติบโตของพนักงาน

พร้อมที่จะปรับปรุงการดำเนินงานของคุณและเพิ่มผลผลิตแล้วหรือยัง? ก้าวแรกสู่กระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการเวิร์กโฟลว์