Che cos'è l'automazione dell'ufficio? Come automatizza i tuoi flussi di lavoro

Migliorare l'efficienza e la produttività aiuta a tenere il passo con la domanda dei clienti, a offrire un'ottima customer experience e a rimanere competitivi.

Tuttavia, molte aziende sono riluttanti a utilizzare la tecnologia per ottimizzare i processi quotidiani. La riluttanza è spesso radicata nella paura del cambiamento e dell'incertezza e nella mancanza di comprensione dei vantaggi che la tecnologia può portare.

Fortunatamente, l'automazione dell'ufficio si è evoluta al punto in cui i sistemi più utili si integrano perfettamente con gli strumenti esistenti.

L'automazione dell'ufficio riduce il coinvolgimento umano nella gestione dei dati, elimina il rischio di errore umano e mette molti processi critici sul pilota automatico.

Ecco alcuni modi in cui soddisfa le esigenze del posto di lavoro moderno.

• Archiviazione delle informazioni: registra le informazioni in file, documenti, immagini, fogli di calcolo e moduli.
• Scambio di dati in tempo reale: aiuta a condividere report tra dipendenti e clienti e facilita lo scambio di e-mail.
• Gestione dei dati: supporta la gestione dei dati a lungo e breve termine, inclusa la gestione dell'inventario, la pianificazione finanziaria e la gestione del marketing.

Vantaggi dell'automazione dell'ufficio

L'automazione delle attività manuali ripetitive riduce gli errori, fa risparmiare tempo ai dipendenti e previene il burnout. Un'efficiente automazione d'ufficio semplifica i processi e genera migliori risultati complessivi. Risparmiare tempo significa anche risparmiare sui costi, in quanto i dipendenti possono dedicare il proprio tempo ad attività di maggior valore e più impegnative.

L'automazione dell'ufficio rende i dipendenti esperti di tecnologia, semplificando la comunicazione con i clienti e potenziando la collaborazione tra i team. Diamo un'occhiata ad altri vantaggi dell'automazione dell'ufficio.

Libera più tempo per compiti impegnativi

Il lavoro di alto valore contribuisce alla crescita dei dipendenti e promuove migliori competenze. Quando i dipendenti hanno il tempo di concentrarsi su compiti impegnativi, il loro lavoro sembra più gratificante e prezioso. Ciò consente inoltre ai leader di riconoscere i punti di forza dei dipendenti e aiutarli a crescere in modo più efficace.

Ottieni notevoli vantaggi finanziari concentrandoti su un lavoro di qualità invece di dedicare tutto il tuo tempo alla gestione di dati che la tecnologia può facilmente gestire.

Semplifica la comunicazione

Automatizzare la comunicazione all'interno dei team aumenta l'efficienza su tutta la linea. Le tecnologie new age come l'apprendimento automatico, l'intelligenza artificiale e l'elaborazione del linguaggio naturale possono semplificare facilmente le comunicazioni interne.

Supponiamo che il tuo team risponda a centinaia di email ogni giorno. Puoi utilizzare il software di gestione della posta elettronica per gestire facilmente le comunicazioni ripetitive, in modo che il tuo team dedichi meno tempo ad attività ripetitive e più tempo a comunicare in modo efficace.

Una comunicazione chiara e trasparente porta a una migliore gestione del prodotto, una migliore collaborazione tra i team e un monitoraggio più efficace dei progressi verso gli obiettivi aziendali.

Aiuta a gestire i dati

La pulizia dei dati è una priorità assoluta per le organizzazioni che si affidano ai fatti per guidare le operazioni quotidiane. La pulizia dei dati, nota anche come pulizia dei dati o pulizia dei dati, valuta i set di dati per identificare errori o problemi.

Contenuti incompleti, con etichette errate, malformati, corrotti o duplicati possono devastare il set di dati di un'azienda. Piuttosto che affidarsi agli esseri umani per identificare e rimuovere i dati problematici, gli strumenti di automazione dell'ufficio possono assumersi il compito banale di valutare periodicamente i dati archiviati della tua organizzazione.

L'automazione dell'ufficio non si ferma qui. Oltre ad automatizzare il lavoro quotidiano, l'automazione dell'ufficio garantisce anche la sicurezza dei dati. La protezione dei dati richiede lavoro manuale e coordinamento tra i reparti.

I sistemi automatizzati per l'archiviazione e la protezione dei dati preziosi di un'organizzazione possono aiutare ad alleviare la pressione sui team IT riducendo al contempo il rischio di errore umano.

Poiché un sistema di archiviazione dei dati funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, puoi utilizzarlo per mantenere i tuoi dati al sicuro e i sistemi funzionano senza problemi.

Risparmia sui costi; aumenta l'efficienza

Meno errori significano meno tempo speso per identificarli e correggerli. Le attività lunghe e ripetitive possono essere facilmente trasferite alla tecnologia, risparmiando costi significativi altrimenti spesi in processi manuali e risoluzione dei problemi che richiedono tempo.

I software e gli strumenti di automazione dell'ufficio sono generalmente più economici della forza lavoro umana e fanno bene ai tuoi profitti. Ottieni di più in un lasso di tempo più breve e aumenti i tuoi margini di profitto.

Chi può beneficiare dell'automazione dell'ufficio?

L'automazione dell'ufficio si adatta a determinati ruoli meglio di altri. I reparti del servizio clienti, della creazione di contenuti, del marketing e dell'inserimento dati possono facilmente scaricare compiti noiosi ma critici sulla tecnologia. Vediamo come.

Assistenza clienti

I reparti del servizio clienti sperimentano più stress a causa delle aspettative dei clienti per il servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Mentre l'interazione umana sarà sempre cruciale, l'automazione può occuparsi di molte attività di routine, liberando gli agenti del servizio clienti di concentrarsi su richieste più critiche.

Tecnologie automatizzate come l'intelligenza artificiale conversazionale aiutano a rispondere alle domande di base dei clienti e forniscono un supporto prezioso per i team di assistenza clienti impegnati.

L'intelligenza artificiale conversazionale riconosce i modelli di testo e parlato, prevede l'intento e risponde con script automatizzati progettati per adattarsi agli scenari quotidiani. Molte piattaforme di intelligenza artificiale generano interazioni simili a quelle umane per soddisfare le esigenze di un cliente in tempo reale.

Puoi anche saperne di più sulle esigenze e le preferenze dei clienti con l'automazione dell'ufficio. L'osservazione e la registrazione dei modelli di acquisto e la raccolta di feedback dai sondaggi sono due modi in cui la tecnologia può aiutare la tua azienda a ottenere le informazioni di cui ha bisogno per sviluppare nuove iniziative di marketing e pianificare il futuro. Puoi persino inviare offerte tempestive utilizzando i dati sulle abitudini di acquisto dei clienti.

Creazione di contenuti

L'intelligenza artificiale consente ai programmi software di creare contenuti, tra cui copie di social media, pagine di destinazione, elenchi di prodotti, e-mail, ebook e post di blog. Sebbene sia un ottimo modo per generare tonnellate di contenuti senza pagare i tuoi dipendenti o liberi professionisti per svolgere queste infinite attività, la creazione di contenuti AI deve ancora progredire abbastanza da sostituire completamente i creatori umani.

Mentre le opinioni divergono sul fatto che l'IA possa produrre in modo affidabile contenuti di alta qualità, gli strumenti di automazione dell'ufficio possono assumere alcune delle attività di creazione di contenuti più semplici. Ad esempio, l'intelligenza artificiale può correggere facilmente e rapidamente i contenuti creati da esseri umani e intelligenza artificiale.

Molte aziende si affidano già all'intelligenza artificiale per identificare ed eliminare il plagio per evitare le sanzioni di Google e ottimizzare i propri contenuti per i motori di ricerca. L'intelligenza artificiale può aiutare la tua azienda a creare contenuti di qualità rimuovendo il blocco dello scrittore e fornendo agli scrittori idee creative. Può svolgere altre attività noiose o banali, come il controllo di citazioni e riferimenti per la corretta formattazione.

Marketing multi livello

Molte aziende di marketing multilivello (MLM) utilizzano strumenti di intelligenza artificiale per semplificare e migliorare attività e processi chiave.

Ad esempio, per condurre analisi della concorrenza e comprendere la posizione di un'azienda sul mercato, l'intelligenza artificiale può aggregare il comportamento dei clienti in base a dati demografici di nicchia e monitorare attivamente simpatie e antipatie. Questi dati consentono di identificare un gruppo target e creare offerte personalizzate su misura per le esigenze uniche dei clienti.

Dopo aver sviluppato un piano di marketing, puoi testare i risultati per le conversioni e applicare questi set di dati a future iniziative di marketing. L'esecuzione di campagne mirate sui social media per espandere Facebook, Twitter, Instagram o TikTok di un'azienda è un modo popolare per costruire un'attività MLM.

L'intelligenza artificiale può aiutare utilizzando l'analisi del sentiment per creare conversazioni social avviate da chatbot che promuovono determinati prodotti.

L'intelligenza artificiale può estrarre rapidamente informazioni dai set di dati per individuare le tendenze future, aiutando un'azienda MLM a stare al passo con la domanda dei clienti.

Inserimento dati

L'automazione dell'immissione dei dati ha semplificato il processo per numerose organizzazioni. I piccoli team non possono gestire grandi quantità di dati in meno tempo.

La raccolta dati intelligente individua e raccoglie i dati da varie fonti e li trasforma in formati strutturati per automatizzare l'elaborazione. Ad esempio, gli strumenti di raccolta dati possono identificare i numeri di fattura da varie fonti di dati.

I responsabili dell'immissione dei dati possono inviare i dati estratti direttamente ai fogli di calcolo, riducendo il tempo necessario per trovare, copiare e organizzare le informazioni importanti. L'intelligenza artificiale convalida rapidamente i dati estratti con le informazioni di altri sistemi.

L'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale riduce al minimo il rischio di errori di immissione manuale dei dati e riduce la necessità di intervento umano. L'intelligenza artificiale riconosce caratteri e modelli di contenuto per identificare errori o estrarre i dati appropriati.

Operazioni generali d'ufficio

Le attività generali dell'ufficio sono noiose ma cruciali per i profitti di un'azienda. La raccolta e l'organizzazione delle informazioni, la gestione dei calendari, l'automazione delle pratiche burocratiche e l'utilizzo della fatturazione sicura possono essere automatizzati con il software. Il tuo personale può identificare ed eliminare rapidamente molti colli di bottiglia aziendali quando viene addestrato a utilizzare gli strumenti in modo efficace.

Come preparare il tuo team per l'automazione dell'ufficio

La tecnologia è spesso accusata di sostituire la forza lavoro umana, ma raramente è così. Fornisce invece un valido supporto per concentrarsi su compiti che la tecnologia avanzata non è in grado di gestire.

Ma l'introduzione della tecnologia in alcuni reparti può comportare una ripida curva di apprendimento. Una formazione adeguata sull'adozione del digitale contribuisce notevolmente ad aiutare i dipendenti a diventare esperti della tecnologia che utilizzano.

Molti strumenti di automazione sono nuovi sul mercato e le piattaforme proprietarie hanno caratteristiche e requisiti specifici che possono richiedere tempo per l'apprendimento e l'implementazione.

È più probabile che la tua forza lavoro adotti l'automazione quando capisce come li solleva da compiti banali e ripetitivi, elimina l'errore umano e rende più facile il recupero dei dati.

La comunicazione aperta è essenziale quando si adotta l'automazione dell'ufficio. Assicura al tuo team che riceveranno una formazione adeguata, avranno abbastanza tempo per adattarsi e che i loro posti di lavoro sono sicuri. Non aver paura di comunicare troppo per chiarire qualsiasi ambiguità.

I tuoi dipendenti vogliono comprendere i tuoi obiettivi e il loro ruolo mentre lavori verso processi più automatizzati. Evidenzia i talenti e le competenze uniche che porti all'organizzazione e ribadisci che molte cose importanti non possono essere realizzate con la tecnologia.

Promuovi una cultura della formazione e del miglioramento delle competenze e prepara il tuo team all'automazione.

Formazione

Offri ai tuoi dipendenti varie opzioni di formazione mentre si preparano all'automazione. L'uso di metodi diversi basati sulle conoscenze attuali ti aiuterà negli sforzi futuri.

• Informa i tuoi dipendenti che non vengono giudicati in base alle loro conoscenze attuali e che il tuo obiettivo finale è supportarli con una formazione progettata per favorire il loro successo a lungo termine.
• Fornire formazione per ogni automazione e comunicare una politica della porta aperta per il feedback. Ospita la formazione di gruppo per aiutare i tuoi team a fare rete, ma utilizza solo persone che potrebbero essere altrettanto informate con la tecnologia in loco.
• Prendi in considerazione l'integrazione dell'eLearning in modo che i dipendenti possano apprendere al proprio ritmo. Non tutti possono imparare guardando; alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di più tempo per acquisire competenze specifiche relative alla tecnologia.
• Ricorda ai tuoi dipendenti che l'apprendimento di nuove competenze richiede tempo per molte persone e che prevedi di offrire supporto personale a coloro che necessitano di ulteriore aiuto.

Riqualificazione

Quando i dipendenti riconoscono gli aspetti potenzialmente liberatori dell'automazione dell'ufficio, saranno entusiasti di utilizzarla nelle loro operazioni quotidiane. Anche dopo aver imparato le basi, offri corsi di miglioramento delle competenze se il tuo team ha bisogno di ulteriore formazione per un'automazione specifica. Mantieni la comunicazione aperta e ricorda ai tuoi dipendenti quanto siano fondamentali le loro capacità per il continuo successo aziendale.

È importante mantenere una mente aperta quando si adottano nuove tecnologie per l'ufficio. Man mano che la tua organizzazione sviluppa una strategia di automazione, la creazione di un piano per valutare la capacità di acclimatamento dei tuoi dipendenti è fondamentale. Potrebbe essere necessario rivalutare alcuni ruoli e aggiungere dipendenti per rendere l'automazione più efficace.

Fai crescere la tua tecnologia; fai crescere la tua squadra

L'office automation continuerà a guadagnare terreno nei prossimi anni. Per molte aziende questo è il momento migliore per utilizzare le nuove tecnologie. Mentre molte aziende faticano ad adattare la propria forza lavoro alla tecnologia in evoluzione, alcuni semplici suggerimenti possono aiutarti a mantenere i tuoi dipendenti più preziosi sfruttando al contempo l'automazione.

Costruisci una cultura aziendale esperta di tecnologia e sostieni la crescita del tuo personale.

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