Cara Memaksimalkan Efisiensi Dengan Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja

Otomatisasi alur kerja mempercepat komunikasi dan proses bisnis.

Sebagian besar bisnis ingin mengurangi biaya operasional sambil meningkatkan laba atas investasi (ROI) mereka. Perangkat lunak otomatisasi alur kerja telah membuka banyak kemungkinan bagi perusahaan dari semua ukuran untuk mengotomatiskan tugas-tugas penting bisnis dan menghemat waktu karyawan untuk pekerjaan berulang.

Bergantung pada tugas yang Anda otomatisasi, alat otomatisasi alur kerja dapat memengaruhi banyak aspek penting dari proses harian Anda secara signifikan.

Blog ini menggali lebih dalam perangkat lunak otomatisasi alur kerja, manfaatnya, dan cara menerapkannya ke dalam bisnis Anda. Mari kita mulai dengan dasar-dasar otomatisasi alur kerja.

Sebagian besar platform otomatisasi alur kerja hadir dengan antarmuka pengguna intuitif (UI) yang memudahkan pengguna non-teknis untuk mengelola dan menerapkan alur kerja dalam sistem mereka. Platform ini juga mendukung berbagai aplikasi pihak ketiga, sehingga Anda dapat mengintegrasikan aplikasi pilihan Anda dan mengelola semua pekerjaan Anda dari satu tempat.

Mengapa otomatisasi alur kerja penting?

Alur kerja manual memakan waktu yang seharusnya lebih baik dihabiskan untuk tugas-tugas penting. Intervensi manusia yang berkelanjutan membuat proses lebih lambat dan lebih rawan kesalahan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda harus melepaskan alur kerja manual dan mengotomatiskannya.

1. Lebih banyak kesalahan

Tugas manual rentan terhadap kesalahan. Bahkan ketidakakuratan kecil dapat memiliki konsekuensi serius. Kerugian finansial, strategi yang tidak tepat, dan biaya tambahan karena kesalahan dapat berdampak negatif pada bisnis Anda. Otomasi menyelesaikan tugas yang sama dengan sedikit atau tanpa kemungkinan kesalahan.

2. Peningkatan biaya tenaga kerja

Mengelola tugas-tugas manual yang rumit membutuhkan tenaga kerja terampil yang mahal untuk diperoleh dan dipelihara. Pikirkan waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mempekerjakan keterampilan yang tepat dan membuat mereka mengerjakan tugas berulang yang sama daripada aspek bisnis yang penting. Pekerjaan manual dapat menyebabkan peningkatan biaya tenaga kerja dan tidak menyisakan ruang untuk inovasi dan pertumbuhan.

Jadi, bagaimana otomatisasi membantu?

Otomasi menurunkan biaya tenaga kerja dengan menghilangkan proses manual yang mempekerjakan lebih banyak orang, sehingga Anda dapat dengan mudah bekerja dengan tim yang kompak dan terampil.

3. Menurunnya kepuasan karyawan

Hampir tidak ada orang yang suka melakukan pekerjaan yang sama setiap hari. Terlalu banyak tugas manual yang berulang membuat karyawan Anda bosan dan mengurangi motivasi, yang menyebabkan berkurangnya produktivitas dan efisiensi. Pertumbuhan profesional yang terbatas dapat memaksa mereka untuk mencari peluang lain.

Mengotomatiskan alur kerja Anda adalah cara terbaik untuk membebaskan tim Anda agar fokus pada tugas yang lebih penting dan meningkatkan moral dan kepuasan karyawan.

4. Proses lebih lambat

Salah satu kerugian terbesar untuk lebih mengandalkan proses manual adalah waktu yang dibutuhkan untuk bergerak maju. Persetujuan menjadi sangat lambat dan membutuhkan bolak-balik terus-menerus antar departemen. Ini sebagian karena memindahkan dokumen berbasis kertas membutuhkan waktu, tenaga, dan tenaga. Pengingat offline juga tidak berfungsi, menyebabkan penundaan lebih lanjut.

Proses yang lebih lambat dapat sangat menghambat pertumbuhan dan ekspansi bisnis karena memenuhi permintaan melalui pasokan atau sekadar memenuhi target menjadi masalah. Perpindahan ke persetujuan online dapat mengatasi banyak masalah ini.

5. Berkurangnya kepuasan pelanggan

Loyalitas pelanggan berasal dari pengalaman pelanggan yang luar biasa. Jika dukungan pelanggan Anda tidak sesuai standar, pelanggan Anda mungkin akan merasa tidak puas. Proses manual yang tertunda mengakibatkan waktu tunggu yang lebih lama dan pelanggan yang tidak puas yang tidak takut untuk menyuarakan keluhan dan kekhawatiran mereka secara online.

Mengotomatiskan alur kerja Anda mempercepat proses dan meningkatkan daya tanggap. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan, menciptakan pelanggan yang lebih bahagia, dan meningkatkan reputasi Anda.

Manfaat perangkat lunak otomatisasi alur kerja

Dengan perangkat lunak otomatisasi alur kerja, Anda tidak perlu fokus pada detail kecil atau melewati tumpukan dokumen. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk merencanakan masa depan dan mencapai pertumbuhan bisnis yang lebih baik. Apa manfaat lain yang ditawarkannya? Mari lihat.

Peningkatan efektivitas tugas

Anda dapat mengintegrasikan beberapa aplikasi dengan perangkat lunak otomatisasi alur kerja untuk memfasilitasi pembagian data otomatis. Ini menyelamatkan Anda dari memasukkan data secara manual setiap kali Anda membuat tugas; siapkan alur kerja otomatis dengan pemicu dan tindakan untuk mengotomatiskan tugas Anda serta menghemat waktu dan tenaga.

Manajemen yang efisien

Beralih ke sistem persetujuan online otomatis dapat membantu Anda mengelola persetujuan secara efisien. File dan dokumen digital lebih mudah untuk ditransfer daripada dokumen berbasis kertas. File dapat dibagikan melalui email atau tautan tergantung pada aplikasi yang digunakan, dengan pengingat online instan yang memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Menghadirkan seluruh proses secara online juga menguntungkan manajemen senior, memungkinkan mereka memantau operasi lebih dekat dengan pelacakan kinerja di seluruh perusahaan.

Penurunan biaya

Beralih ke otomatisasi perangkat lunak memerlukan biaya di muka. Namun, ini bisa diimbangi dalam jangka panjang. Perangkat lunak otomatisasi alur kerja membantu bisnis menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat dan mengurangi kebutuhan pekerjaan entri data. Biaya menyiapkan program perangkat lunak untuk otomasi jauh lebih murah daripada gaji dan tunjangan karyawan penuh waktu.

Gunakan akuntansi, manajemen inventaris, atau bahkan perangkat lunak orientasi karyawan untuk menghemat waktu yang dihabiskan untuk pelatihan ekstensif untuk proses ini. Otomasi menyebabkan kesalahan yang jauh lebih sedikit, yang juga mengurangi biaya manajemen kesalahan.

Hubungan pelanggan yang lebih baik

Di dunia yang serba cepat, otomatisasi layanan pelanggan adalah cara yang efisien untuk maju. Perilaku dan harapan pelanggan telah berubah secara radikal dalam beberapa tahun terakhir. Mereka mengharapkan dukungan dan resolusi yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien. Untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat, Anda memerlukan otomatisasi alur kerja untuk memanfaatkan kemampuan layanan pelanggan digital sepenuhnya.

Misalnya, integrasikan semua platform komunikasi Anda ke antarmuka terpadu untuk mengelola interaksi pelanggan dengan lebih baik. Anda juga dapat menyinkronkan platform tiket dan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menetapkan tiket secara otomatis, mengelola permintaan pelanggan, dan melacak setiap aspek penting tanpa banyak intervensi.

Efisiensi yang baru ditemukan ini akan memungkinkan Anda menjelajahi strategi keterlibatan pelanggan untuk memperkuat hubungan dan mendorong penjualan dan pendapatan yang lebih tinggi.

Kolaborasi internal yang lebih baik

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja mengurangi manajemen mikro dan membuat pendelegasian tugas menjadi lebih nyaman. Anda mendapatkan lebih banyak kontrol atas data Anda dan dapat mengelola pembagian informasi antar tim atau peran pekerjaan dengan lebih baik.

Alat otomatisasi alur kerja terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis, memfasilitasi pertukaran data dan kolaborasi dengan mudah. Misalnya, dengan perangkat lunak pelaporan, Anda dapat secara otomatis membuat laporan mendetail dengan wawasan utama dan membagikannya ke seluruh tim untuk memastikan semua orang memahami hal yang sama.

Jika Anda menggunakan alat kolaborasi seperti Microsoft Teams atau Slack untuk pekerjaan jarak jauh, Anda dapat dengan mudah menyinkronkannya dengan perangkat lunak manajemen tugas. Ini memungkinkan Anda membuat tugas secara otomatis berdasarkan pesan yang Anda terima dan menjadwalkan rapat. Mudah, bukan?

Lebih banyak ruang untuk skalabilitas dan ekspansi

Karena otomatisasi alur kerja menangani sebagian besar tugas Anda sehari-hari, ini merampingkan dan mengatur pekerjaan Anda dengan lebih baik, mendorong karyawan untuk mengeksplorasi keterampilan mereka dan menghasilkan hasil yang berkualitas.

Organisasi yang lebih baik menjadi bagian integral dari budaya kerja Anda, sehingga Anda dapat mencapai tujuan bisnis Anda lebih cepat dan bersiap untuk lebih banyak peluang pertumbuhan. Saat beban kerja meningkat, Anda akan memiliki tenaga kerja terampil yang siap melakukan pekerjaan secara efisien. Karena otomatisasi mengurangi kebutuhan untuk menyewa sumber daya, Anda dapat dengan lancar menskalakan bisnis Anda dengan sumber daya minimal.

Jenis perangkat lunak otomatisasi alur kerja

Anda dapat mengotomatiskan berbagai aspek bisnis Anda berdasarkan tujuan tertentu. Berikut beberapa alat otomasi untuk membantu Anda memulai.

Otomatisasi pemasaran

Alat otomasi pemasaran merampingkan dan mengotomatiskan berbagai aktivitas penjualan dan pemasaran, termasuk perolehan prospek, pemeliharaan, dan konversi.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan alur kerja otomatis untuk mendapatkan lebih banyak prospek melalui konten yang terjaga keamanannya. Pengguna akan lebih bersedia membagikan detail dan informasi kontak mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang wawasan yang Anda tawarkan. Alur kerja yang dirancang dengan baik dapat membantu Anda memperoleh manfaat dari perolehan prospek otomatis.

Cara lain Anda dapat menggunakan otomasi pemasaran adalah dengan membuat halaman arahan yang terintegrasi dengan CRM atau database Anda. Saat seseorang mengisi formulir untuk mengakses konten Anda, katakanlah sebuah ebook, mereka secara otomatis ditambahkan ke daftar email, yang memicu alur kerja lain yang mungkin telah Anda siapkan.

Alat CRM Anda selanjutnya dapat mengelompokkan kontak ini dan menjalankan kampanye bertarget untuk memenuhi syarat prospek. Setelah terkualifikasi, tim penjualan Anda dapat mengambil alih dan mengubah prospek ini menjadi pelanggan.

Otomatisasi proses SDM

Manajemen sumber daya manusia membosankan, memakan waktu, dan rentan terhadap inefisiensi dan penurunan produktivitas. Dengan menggunakan perangkat lunak otomasi proses, Anda dapat mengotomatiskan banyak aspek SDM, termasuk posting pekerjaan, penyaringan CV, tindak lanjut, dan banyak lagi.

Misalnya, Anda dapat dengan mudah menyiapkan alur kerja otomatis untuk mengirim email selamat datang atau email pribadi lainnya dengan materi orientasi saat melakukan orientasi pada karyawan baru. Ini memberi Anda kontrol dan visibilitas yang lebih baik atas tugas Anda. Otomasi juga dapat membuat manajemen liburan dan penggajian jauh lebih mudah.

Otomatisasi e-niaga

Menjalankan bisnis e-niaga berarti melakukan banyak tugas sekaligus dan mengelola beberapa tugas besar dan kecil. Otomatisasi e-niaga menghemat hari di sini. Ini membantu Anda mengotomatiskan tugas paling biasa dan menyelesaikan pekerjaan bernilai tinggi.

Manajemen inventaris otomatis adalah salah satu kasus penggunaan otomatisasi e-niaga terbaik. Saat stok produk populer hampir habis, Anda dapat mengatur notifikasi otomatis yang meminta pembeli untuk melakukan pemesanan sebelum stok habis. Anda dapat secara otomatis menghapus item yang stoknya habis dari situs Anda dan memicu pengembaliannya setelah stok baru tiba.

Dengan menambahkan perangkat lunak otomasi ke infrastruktur yang ada, Anda dapat mempercepat pengiriman dan logistik serta memenuhi pesanan dengan lebih cepat dan lebih efisien.

Otomatisasi dukungan pelanggan

Jika Anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan pelanggan di berbagai platform, gunakan perangkat lunak layanan pelanggan untuk membawa semua interaksi ke satu platform terpadu dan memasukkan data yang relevan langsung ke CRM Anda.

Anda juga dapat membagikan pesan otomatis, notifikasi, email, dan pembaruan penting lainnya. Cukup tautkan media sosial dan platform email dengan CRM Anda dan beri tahu pelanggan secara instan.

Menggunakan perangkat lunak layanan pelanggan, Anda juga dapat menyiapkan chatbot di situs web atau aplikasi seluler Anda yang mengarahkan pengguna ke sumber daya swadaya seperti basis pengetahuan, FAQ, video tutorial, dan lainnya berdasarkan kata kunci pemicu yang Anda siapkan.

Anda selanjutnya dapat menyinkronkan semua aplikasi layanan pelanggan untuk berbagi dan pengelolaan data yang lebih baik. Visualisasi data yang lebih baik melalui otomatisasi memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan data dan mengembangkan strategi yang lebih baik.

Mengapa otomatisasi alur kerja adalah jalan ke depan

Peningkatan produktivitas, efisiensi waktu, dan pengurangan biaya berdampak positif pada bisnis Anda. Produktivitas yang lebih baik berarti karyawan memberikan hasil yang lebih baik dan berkualitas lebih tinggi.

Efisiensi waktu membantu Anda mencapai sasaran bisnis lebih cepat dan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu lebih singkat. Dengan pengurangan biaya dan peningkatan kinerja, Anda dapat memperluas margin keuntungan dan menghasilkan lebih banyak pendapatan untuk bisnis Anda.

Otomatisasi alur kerja memiliki kekuatan untuk membantu dunia memenuhi tantangan yang terus berkembang dan kebutuhan konsumen. Ini memberi perusahaan keunggulan atas pesaing mereka, dengan hasil yang lebih baik dan layanan yang lebih cepat. Digitalisasi juga membuka pintu peluang baru, mendorong inovasi, dan membantu Anda memperluas basis pelanggan. Manfaatnya tidak terbatas!

Ingin membuat proses yang efisien dan efektif yang meningkatkan hasil Anda dan membantu Anda mencapai tujuan? Inilah cara Anda dapat melakukannya dengan manajemen alur kerja.