Czym jest automatyzacja biura? Jak automatyzuje Twoje przepływy pracy

Poprawa wydajności i produktywności pomaga nadążać za popytem klientów, zapewniać doskonałą obsługę klienta i zachować konkurencyjność.

Jednak wiele firm niechętnie wykorzystuje technologię do optymalizacji codziennych procesów. Niechęć jest często zakorzeniona w strachu przed zmianami i niepewnością oraz niezrozumieniem korzyści, jakie może przynieść technologia.

Na szczęście automatyzacja biura rozwinęła się do tego stopnia, że ​​najbardziej przydatne systemy płynnie integrują się z istniejącymi narzędziami.

Automatyzacja biura zmniejsza zaangażowanie człowieka w obsługę danych, eliminuje ryzyko błędu ludzkiego i uruchamia autopilota wielu krytycznych procesów.

Oto kilka sposobów na zaspokojenie potrzeb nowoczesnego miejsca pracy.

• Przechowywanie informacji: Zapisuje informacje w plikach, dokumentach, obrazach, arkuszach kalkulacyjnych i formularzach.
• Wymiana danych w czasie rzeczywistym: pomaga udostępniać raporty między pracownikami i klientami oraz ułatwia wymianę wiadomości e-mail.
• Zarządzanie danymi: obsługuje długoterminowe i krótkoterminowe zarządzanie danymi, w tym zarządzanie zapasami, planowanie finansowe i zarządzanie marketingowe.

Korzyści z automatyzacji biura

Automatyzacja powtarzalnych, ręcznych zadań zmniejsza liczbę błędów, oszczędza czas pracowników i zapobiega wypaleniu. Wydajna automatyzacja biura usprawnia procesy i generuje lepsze ogólne wyniki. Oszczędność czasu oznacza również oszczędność kosztów, ponieważ pracownicy mogą poświęcić swój czas na bardziej wartościowe i bardziej wymagające zadania.

Automatyzacja biura sprawia, że ​​pracownicy są obeznani z technologią, usprawniając komunikację z klientami i usprawniając współpracę w zespole. Przyjrzyjmy się jeszcze niektórym zaletom automatyzacji biura.

Zyskuje więcej czasu na trudne zadania

Praca o wysokiej wartości przyczynia się do rozwoju pracowników i promuje lepsze umiejętności. Kiedy pracownicy mają czas, aby skoncentrować się na trudnych zadaniach, ich praca wydaje się bardziej satysfakcjonująca i wartościowa. Pozwala to również liderom rozpoznać mocne strony pracowników i pomóc im w bardziej efektywnym rozwoju.

Osiągasz znaczne korzyści finansowe, koncentrując się na wysokiej jakości pracy, zamiast spędzać cały swój czas na zarządzaniu danymi, z którymi technologia może z łatwością sobie poradzić.

Usprawnia komunikację

Automatyzacja komunikacji w zespołach zwiększa ogólną wydajność. Nowoczesne technologie, takie jak uczenie maszynowe, sztuczna inteligencja i przetwarzanie języka naturalnego, mogą z łatwością usprawnić komunikację wewnętrzną.

Załóżmy, że Twój zespół codziennie odpowiada na setki e-maili. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail, aby łatwo obsługiwać powtarzającą się komunikację, dzięki czemu Twój zespół spędza mniej czasu na powtarzalnych zadaniach, a więcej na efektywnej komunikacji.

Jasna i przejrzysta komunikacja prowadzi do lepszego zarządzania produktem, lepszej współpracy w zespole i skuteczniejszego śledzenia postępów w realizacji celów firmy.

Pomaga zarządzać danymi

Czyszczenie danych jest najwyższym priorytetem dla organizacji, które opierają swoje codzienne działania na faktach. Czyszczenie danych, znane również jako czyszczenie danych lub czyszczenie danych, ocenia zestawy danych w celu zidentyfikowania błędów lub problemów.

Niekompletne, błędnie oznaczone, zniekształcone, uszkodzone lub zduplikowane treści mogą siać spustoszenie w zbiorze danych firmy. Zamiast polegać na ludziach przy identyfikowaniu i usuwaniu problematycznych danych, narzędzia do automatyzacji biura mogą przejąć przyziemne zadanie okresowej oceny przechowywanych danych organizacji.

Automatyzacja biura nie kończy się na tym. Oprócz automatyzacji codziennej pracy automatyzacja biura zapewnia również bezpieczeństwo danych. Zabezpieczanie danych wymaga ręcznej pracy i koordynacji między działami.

Zautomatyzowane systemy przechowywania i ochrony cennych danych organizacji mogą pomóc odciążyć zespoły IT, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego.

Ponieważ system przechowywania danych działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, możesz go używać do zapewnienia bezpieczeństwa danych i płynnego działania systemów.

Oszczędność kosztów; zwiększa wydajność

Mniej błędów oznacza mniej czasu poświęconego na ich identyfikację i poprawianie. Czasochłonne i powtarzalne zadania można łatwo przenieść na technologię, co pozwala zaoszczędzić znaczne koszty, które w przeciwnym razie byłyby przeznaczane na czasochłonne procesy ręczne i rozwiązywanie problemów.

Oprogramowanie i narzędzia do automatyzacji pracy biurowej są generalnie tańsze niż siła robocza i dobre dla Twoich wyników finansowych. Możesz zrobić więcej w krótszym czasie i zwiększyć marże zysku.

Kto może skorzystać na automatyzacji biura?

Automatyzacja biura pasuje do niektórych ról lepiej niż do innych. Działy obsługi klienta, tworzenia treści, marketingu i wprowadzania danych mogą z łatwością przenieść żmudne, ale krytyczne zadania na technologię. Zobaczmy jak.

Obsługa klienta

Działy obsługi klienta przeżywają większy stres ze względu na oczekiwania klientów dotyczące całodobowej obsługi. Podczas gdy interakcje międzyludzkie zawsze będą miały kluczowe znaczenie, automatyzacja może zająć się wieloma rutynowymi zadaniami, uwalniając pracowników obsługi klienta od skupienia się na bardziej krytycznych żądaniach.

Zautomatyzowane technologie, takie jak konwersacyjna sztuczna inteligencja, pomagają odpowiadać na podstawowe pytania klientów i zapewniają cenne wsparcie dla zapracowanych zespołów obsługi klienta.

Konwersacyjna sztuczna inteligencja rozpoznaje wzorce tekstu i mowy, przewiduje intencje i odpowiada za pomocą zautomatyzowanych skryptów zaprojektowanych w celu dostosowania do codziennych scenariuszy. Wiele platform sztucznej inteligencji generuje interakcje podobne do ludzkich w celu zaspokojenia potrzeb klienta w czasie rzeczywistym.

Dzięki automatyzacji biura możesz również dowiedzieć się więcej o potrzebach i preferencjach klientów. Obserwowanie i rejestrowanie wzorców zakupów oraz zbieranie opinii z ankiet to dwa sposoby, w jakie technologia może pomóc Twojej firmie uzyskać informacje potrzebne do opracowania nowych inicjatyw marketingowych i planowania na przyszłość. Możesz nawet wysyłać aktualne oferty, korzystając z danych o zwyczajach zakupowych klientów.

Tworzenie treści

Sztuczna inteligencja umożliwia oprogramowaniu tworzenie treści, w tym treści do mediów społecznościowych, stron docelowych, list produktów, wiadomości e-mail, e-booków i postów na blogach. Chociaż jest to świetny sposób na generowanie ton treści bez płacenia swoim pracownikom lub freelancerom za wykonywanie tych niekończących się zadań, tworzenie treści AI nie posunęło się jeszcze wystarczająco daleko, aby w pełni zastąpić ludzkich twórców.

Chociaż opinie na temat tego, czy sztuczna inteligencja może niezawodnie tworzyć wysokiej jakości treści, są różne, narzędzia do automatyzacji pracy biurowej mogą przejąć niektóre z prostszych zadań związanych z tworzeniem treści. Na przykład sztuczna inteligencja może łatwo i szybko korygować treści tworzone przez ludzi i sztuczną inteligencję.

Wiele firm polega już na sztucznej inteligencji, aby identyfikować i eliminować plagiaty, aby uniknąć kar Google i zoptymalizować swoje treści pod kątem wyszukiwarek. Sztuczna inteligencja może pomóc Twojej firmie w tworzeniu wysokiej jakości treści, usuwając blokadę twórczą i wspierając pisarzy kreatywnymi pomysłami. Może wykonywać inne żmudne lub przyziemne zadania, takie jak sprawdzanie cytatów i odniesień pod kątem prawidłowego formatowania.

Marketing wielopoziomowy

Wiele firm zajmujących się marketingiem wielopoziomowym (MLM) korzysta z narzędzi sztucznej inteligencji w celu usprawnienia i usprawnienia kluczowych zadań i procesów.

Na przykład, aby przeprowadzić analizę konkurencji i zrozumieć pozycję firmy na rynku, sztuczna inteligencja może agregować zachowania klientów na podstawie niszowych danych demograficznych i aktywnie monitorować upodobania i antypatie. Dane te pozwalają zidentyfikować grupę docelową i stworzyć spersonalizowane oferty dopasowane do unikalnych potrzeb klientów.

Po opracowaniu planu marketingowego możesz przetestować wyniki pod kątem konwersji i zastosować te zestawy danych w przyszłych inicjatywach marketingowych. Prowadzenie ukierunkowanych kampanii w mediach społecznościowych w celu rozszerzenia firmowego Facebooka, Twittera, Instagrama lub TikToka to popularny sposób budowania biznesu MLM.

Sztuczna inteligencja może pomóc, wykorzystując analizę nastrojów do tworzenia inicjowanych przez chatbota konwersacji społecznościowych promujących określone produkty.

Sztuczna inteligencja może szybko wydobywać informacje ze zbiorów danych, aby wykrywać przyszłe trendy, pomagając firmie MLM wyprzedzać zapotrzebowanie klientów.

Wprowadzanie danych

Automatyzacja wprowadzania danych usprawniła ten proces w wielu organizacjach. Małe zespoły nie są w stanie obsłużyć większej ilości danych w krótszym czasie.

Inteligentne gromadzenie danych lokalizuje i zbiera dane z różnych źródeł oraz przekształca je w ustrukturyzowane formaty w celu zautomatyzowania przetwarzania. Na przykład narzędzia do gromadzenia danych mogą identyfikować numery faktur z różnych źródeł danych.

Kierownicy zajmujący się wprowadzaniem danych mogą przesyłać wyodrębnione dane bezpośrednio do arkuszy kalkulacyjnych, skracając czas potrzebny na znalezienie, skopiowanie i uporządkowanie ważnych informacji. Sztuczna inteligencja szybko weryfikuje wyodrębnione dane z informacjami z innych systemów.

Ekstrakcja danych oparta na sztucznej inteligencji minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych i zmniejsza potrzebę interwencji człowieka. Sztuczna inteligencja rozpoznaje znaki i wzorce treści, aby zidentyfikować błędy lub wyodrębnić odpowiednie dane.

Ogólna działalność biurowa

Ogólne zadania biurowe są żmudne, ale kluczowe dla wyników firmy. Zbieranie i organizowanie informacji, zarządzanie kalendarzami, automatyzacja dokumentów i korzystanie z bezpiecznych rozliczeń można zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Twoi pracownicy mogą szybko zidentyfikować i wyeliminować wiele wąskich gardeł biznesowych, jeśli zostaną przeszkoleni w zakresie efektywnego korzystania z narzędzi.

Jak przygotować zespół do automatyzacji biura

Technologia jest często oskarżana o zastąpienie ludzkiej siły roboczej, ale rzadko tak jest. Zamiast tego zapewnia cenne wsparcie w skupieniu się na zadaniach, z którymi nie radzi sobie zaawansowana technologia.

Jednak wprowadzenie technologii do niektórych działów może wiązać się ze stromą krzywą uczenia się. Odpowiednie szkolenie w zakresie cyfrowej adopcji znacznie pomaga pracownikom w opanowaniu technologii, z której korzystają.

Wiele narzędzi do automatyzacji jest nowością na rynku, a zastrzeżone platformy mają specyficzne funkcje i wymagania, których poznanie i wdrożenie może zająć trochę czasu.

Twoi pracownicy chętniej przyjmą automatyzację, jeśli zrozumieją, w jaki sposób uwalnia ich ona od przyziemnych i powtarzalnych zadań, eliminuje błędy ludzkie i ułatwia wyszukiwanie danych.

Otwarta komunikacja jest niezbędna przy wdrażaniu automatyzacji biura. Zapewnij swój zespół, że przejdą odpowiednie szkolenie, będą mieli wystarczająco dużo czasu na przystosowanie się i że ich praca jest bezpieczna. Nie bój się nadmiernej komunikacji, aby wyjaśnić wszelkie niejasności.

Twoi pracownicy chcą zrozumieć Twoje cele i swoją rolę, gdy pracujesz nad bardziej zautomatyzowanymi procesami. Podkreśl wyjątkowe talenty i umiejętności, które wnosisz do organizacji, i powtórz, że wielu ważnych rzeczy nie można osiągnąć za pomocą technologii.

Wspieraj kulturę szkolenia i podnoszenia kwalifikacji oraz przygotuj swój zespół do automatyzacji.

Szkolenie

Zaoferuj swoim pracownikom różne opcje szkoleń, przygotowując się do automatyzacji. Stosowanie różnych metod opartych na aktualnej wiedzy pomoże Ci w przyszłych przedsięwzięciach.

• Poinformuj swoich pracowników, że nie są oceniani na podstawie ich aktualnej wiedzy i że Twoim ostatecznym celem jest wspieranie ich szkoleniami mającymi na celu wspieranie ich długoterminowego sukcesu.
• Zapewnij szkolenie dla każdej automatyzacji i przekaż politykę otwartych drzwi w celu uzyskania informacji zwrotnych. Szkolenia dla grup gospodarzy, aby pomóc zespołom w nawiązywaniu kontaktów, ale korzystaj tylko z osób, które mogą być równie dobrze zaznajomione z technologią lokalną.
• Rozważ integrację eLearningu, aby pracownicy mogli uczyć się we własnym tempie. Nie każdy może się uczyć przez oglądanie; niektórzy pracownicy mogą potrzebować więcej czasu na opanowanie określonych umiejętności związanych z technologią.
• Przypomnij swoim pracownikom, że nauka nowych umiejętności wymaga czasu dla wielu osób i że planujesz oferować osobiste wsparcie tym, którzy potrzebują dodatkowej pomocy.

Podnoszenie kwalifikacji

Gdy pracownicy dostrzegą potencjalnie wyzwalające aspekty automatyzacji biura, będą zachwyceni możliwością wykorzystania jej w codziennej pracy. Nawet po opanowaniu podstaw, oferuj kursy podnoszące, jeśli Twój zespół potrzebuje dodatkowego szkolenia w zakresie konkretnej automatyzacji. Zachowaj otwartą komunikację i przypominaj swoim pracownikom, jak ważne są ich umiejętności dla dalszego sukcesu biznesowego.

Przy wdrażaniu nowych technologii biurowych ważne jest, aby zachować otwarty umysł. Gdy Twoja organizacja opracowuje strategię automatyzacji, krytyczne znaczenie ma stworzenie planu oceny zdolności pracowników do aklimatyzacji. Niektóre role mogą wymagać ponownej oceny i dodania pracowników, aby automatyzacja była bardziej skuteczna.

Rozwijaj swoją technologię; rozwijać swój zespół

W nadchodzących latach automatyzacja biur będzie nadal zyskiwać na popularności. Dla wielu firm teraz jest najlepszy czas na wykorzystanie nowych technologii. Podczas gdy wiele firm ma trudności z dostosowaniem swoich pracowników do zmieniającej się technologii, kilka prostych wskazówek może pomóc w zatrzymaniu najbardziej wartościowych pracowników przy jednoczesnym wykorzystaniu automatyzacji.

Zbuduj kulturę firmy zorientowaną na technologię i wspieraj rozwój swoich pracowników.

Gotowy do usprawnienia operacji i zwiększenia produktywności? Zrób pierwszy krok w kierunku usprawnienia procesów i dowiedz się więcej o zarządzaniu przepływem pracy.