¿Qué es la automatización de oficinas? Cómo automatiza sus flujos de trabajo

Mejorar la eficiencia y la productividad ayuda a mantenerse al día con la demanda de los clientes, brindar una excelente experiencia al cliente y mantenerse competitivo.

Sin embargo, muchas empresas son reacias a utilizar la tecnología para optimizar los procesos cotidianos. La renuencia a menudo se basa en el miedo al cambio y la incertidumbre y la falta de comprensión de los beneficios que puede traer la tecnología.

Afortunadamente, la automatización de oficinas ha evolucionado hasta el punto en que los sistemas más útiles se integran a la perfección con las herramientas existentes.

La automatización de la oficina reduce la participación humana en el manejo de datos, elimina el riesgo de error humano y pone muchos procesos críticos en piloto automático.

Aquí hay algunas formas en que satisface las necesidades del lugar de trabajo moderno.

• Almacenamiento de información: registra información en archivos, documentos, imágenes, hojas de cálculo y formularios.
• Intercambio de datos en tiempo real: ayuda a compartir informes entre empleados y clientes y facilita el intercambio de correo electrónico.
• Gestión de datos: admite la gestión de datos a corto y largo plazo, incluida la gestión de inventario, la planificación financiera y la gestión de marketing.

Beneficios de la ofimática

La automatización de tareas manuales repetitivas reduce los errores, ahorra tiempo a los empleados y evita el agotamiento. La ofimática eficiente agiliza los procesos y genera mejores resultados generales. El ahorro de tiempo también significa ahorro de costes, ya que los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas de mayor valor y más exigentes.

La automatización de la oficina hace que los empleados sean expertos en tecnología, agilizando la comunicación con el cliente e impulsando la colaboración en equipo. Veamos algunos beneficios más de la automatización de oficinas.

Libera más tiempo para tareas desafiantes

El trabajo de alto valor contribuye al crecimiento de los empleados y promueve mejores habilidades. Cuando los empleados tienen tiempo para concentrarse en tareas desafiantes, su trabajo se siente más gratificante y valioso. Esto también permite a los líderes reconocer las fortalezas de los empleados y ayudarlos a crecer de manera más efectiva.

Obtiene importantes beneficios financieros si se enfoca en un trabajo de calidad en lugar de dedicar todo su tiempo a administrar datos que la tecnología puede manejar fácilmente.

Agiliza la comunicación

La automatización de la comunicación dentro de los equipos aumenta la eficiencia en todos los ámbitos. Las tecnologías de la nueva era, como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural, pueden simplificar fácilmente sus comunicaciones internas.

Suponga que su equipo responde cientos de correos electrónicos todos los días. Puede usar el software de administración de correo electrónico para manejar la comunicación repetitiva fácilmente, de modo que su equipo dedique menos tiempo a tareas repetitivas y más tiempo comunicándose de manera efectiva.

La comunicación clara y transparente conduce a una mejor gestión de productos, una mejor colaboración en equipo y un seguimiento más eficaz del progreso hacia los objetivos de la empresa.

Ayuda a administrar los datos

La limpieza de datos es una prioridad principal para las organizaciones que se basan en hechos para impulsar las operaciones diarias. La limpieza de datos, también conocida como depuración de datos o limpieza de datos, evalúa conjuntos de datos para identificar errores o problemas.

El contenido incompleto, mal etiquetado, malformado, corrupto o duplicado puede causar estragos en el conjunto de datos de una empresa. En lugar de depender de humanos para identificar y eliminar datos problemáticos, las herramientas de automatización de oficinas pueden hacerse cargo de la tarea mundana de evaluar periódicamente los datos almacenados de su organización.

La ofimática no se detiene ahí. Además de automatizar el trabajo diario, la ofimática también garantiza la seguridad de los datos. Asegurar los datos requiere trabajo manual y coordinación entre departamentos.

Los sistemas automatizados para almacenar y proteger los datos valiosos de una organización pueden ayudar a aliviar la presión sobre los equipos de TI y reducir el riesgo de error humano.

Dado que un sistema de almacenamiento de datos funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede usarlo para mantener sus datos seguros y los sistemas funcionando sin problemas.

Ahorra costos; aumenta la eficiencia

Menos errores significan menos tiempo dedicado a identificarlos y corregirlos. Las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo pueden transferirse fácilmente a la tecnología, lo que le permite ahorrar costos significativos que, de lo contrario, se gastarían en procesos manuales y resolución de problemas que consumen mucho tiempo.

El software y las herramientas de automatización de oficinas son generalmente más baratos que la mano de obra humana y buenos para su balance final. Hace más en un período de tiempo más corto y aumenta sus márgenes de beneficio.

¿Quién puede beneficiarse de la ofimática?

La automatización de oficinas se adapta mejor a ciertos roles que a otros. Los departamentos de servicio al cliente, creación de contenido, marketing y entrada de datos pueden descargar fácilmente tareas tediosas pero críticas a la tecnología. Veamos cómo.

Servicio al Cliente

Los departamentos de atención al cliente experimentan más estrés debido a las expectativas de los clientes de un servicio 24/7. Si bien la interacción humana siempre será crucial, la automatización puede encargarse de muchas tareas rutinarias, liberando a sus agentes de servicio al cliente para que se concentren en solicitudes más críticas.

Las tecnologías automatizadas, como la IA conversacional, ayudan a responder consultas básicas de los clientes y brindan un apoyo valioso para los equipos de servicio al cliente ocupados.

La IA conversacional reconoce patrones de texto y voz, predice la intención y responde con scripts automatizados diseñados para adaptarse a los escenarios cotidianos. Muchas plataformas de IA generan interacciones similares a las humanas para satisfacer las necesidades de un cliente en tiempo real.

También puede obtener más información sobre las necesidades y preferencias de los clientes con la automatización de oficinas. La observación y el registro de patrones de compra y la recopilación de comentarios de las encuestas son dos formas en que la tecnología puede ayudar a su empresa a obtener la información que necesita para desarrollar nuevas iniciativas de marketing y planificar el futuro. Incluso puede enviar ofertas oportunas utilizando datos sobre los hábitos de compra de los clientes.

Creación de contenido

AI permite que los programas de software creen contenido, incluida la copia de las redes sociales, las páginas de inicio, las listas de productos, los correos electrónicos, los libros electrónicos y las publicaciones de blog. Si bien es una excelente manera de generar toneladas de contenido sin pagar a sus empleados o trabajadores independientes para realizar estas tareas interminables, la creación de contenido de IA aún tiene que progresar lo suficiente como para reemplazar a los creadores humanos por completo.

Si bien las opiniones difieren sobre si la IA puede producir contenido de alta calidad de manera confiable, las herramientas de automatización de oficinas pueden hacerse cargo de algunas de las tareas de creación de contenido más simples. Por ejemplo, la IA puede corregir fácil y rápidamente el contenido creado por humanos e IA.

Muchas empresas ya confían en la IA para identificar y eliminar el plagio para evitar sanciones de Google y optimizar su contenido para los motores de búsqueda. La IA puede ayudar a su empresa a crear contenido de calidad eliminando el bloqueo del escritor y empoderando a los escritores con ideas creativas. Puede realizar otras tareas tediosas o mundanas, como verificar el formato correcto de citas y referencias.

Comercialización de niveles múltiples

Muchas empresas de marketing multinivel (MLM) utilizan herramientas de inteligencia artificial para optimizar y mejorar tareas y procesos clave.

Por ejemplo, para realizar un análisis competitivo y comprender la posición de una empresa en el mercado, la IA puede agregar el comportamiento del cliente en función de la demografía del nicho y monitorear activamente los gustos y disgustos. Estos datos le permiten identificar un grupo objetivo y crear ofertas personalizadas adaptadas a las necesidades únicas de los clientes.

Después de desarrollar un plan de marketing, puede probar los resultados de las conversiones y aplicar estos conjuntos de datos a futuras iniciativas de marketing. Ejecutar campañas de redes sociales dirigidas para expandir el Facebook, Twitter, Instagram o TikTok de una empresa es una forma popular de construir un negocio de MLM.

AI puede ayudar mediante el uso de análisis de sentimientos para crear conversaciones sociales iniciadas por chatbots que promocionan ciertos productos.

La IA puede extraer rápidamente información de conjuntos de datos para detectar tendencias futuras, lo que ayuda a una empresa de MLM a adelantarse a la demanda de los clientes.

Entrada de datos

La automatización de la entrada de datos ha simplificado el proceso para numerosas organizaciones. Los equipos pequeños no pueden manejar grandes cantidades de datos en menos tiempo.

La recopilación inteligente de datos localiza y recopila datos de varias fuentes y los transforma en formatos estructurados para automatizar el procesamiento. Por ejemplo, las herramientas de recopilación de datos pueden identificar números de factura de varias fuentes de datos.

Los ejecutivos de entrada de datos pueden enviar los datos extraídos directamente a las hojas de cálculo, lo que reduce el tiempo que lleva buscar, copiar y organizar información importante. AI valida rápidamente los datos extraídos con información de otros sistemas.

La extracción de datos impulsada por IA minimiza el riesgo de errores de entrada manual de datos y reduce la necesidad de intervención humana. AI reconoce caracteres y patrones de contenido para identificar errores o extraer los datos apropiados.

operaciones generales de la oficina

Las tareas generales de oficina son tediosas pero cruciales para los resultados de una empresa. La recopilación y organización de información, la gestión de calendarios, la automatización del papeleo y el uso de facturación segura pueden automatizarse con software. Su personal puede identificar y eliminar rápidamente muchos cuellos de botella comerciales cuando está capacitado para usar las herramientas de manera efectiva.

Cómo preparar a su equipo para la ofimática

A menudo se acusa a la tecnología de reemplazar la mano de obra humana, pero rara vez es así. En su lugar, proporciona un apoyo valioso para centrarse en tareas que la tecnología avanzada no puede manejar.

Pero introducir tecnología en ciertos departamentos puede implicar una curva de aprendizaje pronunciada. Una capacitación adecuada en adopción digital contribuye en gran medida a ayudar a los empleados a dominar la tecnología que utilizan.

Muchas herramientas de automatización son nuevas en el mercado y las plataformas propietarias tienen características y requisitos específicos que pueden llevar tiempo aprender e implementar.

Es más probable que su fuerza de trabajo adopte la automatización cuando comprenda cómo los libera de tareas mundanas y repetitivas, elimina el error humano y facilita la recuperación de datos.

La comunicación abierta es esencial al adoptar la automatización de oficinas. Asegúrele a su equipo que recibirán la capacitación adecuada, tendrán suficiente tiempo para adaptarse y que sus trabajos son seguros. No tenga miedo de comunicarse en exceso para aclarar cualquier ambigüedad.

Sus empleados quieren comprender sus objetivos y su función a medida que trabaja hacia procesos más automatizados. Resalte los talentos y habilidades únicos que aporta a la organización y reitere que muchas cosas importantes no se pueden lograr con la tecnología.

Fomente una cultura de formación y mejora de las cualificaciones y prepare a su equipo para la automatización.

Capacitación

Ofrezca a sus empleados varias opciones de capacitación mientras se preparan para la automatización. El uso de diferentes métodos basados ​​en el conocimiento actual lo ayudará en futuros esfuerzos.

• Informe a sus empleados que no están siendo juzgados por su conocimiento actual y que su objetivo final es apoyarlos con capacitación diseñada para fomentar su éxito a largo plazo.
• Proporcione capacitación para cada automatización y comunique una política de puertas abiertas para recibir comentarios. Organice capacitaciones grupales para ayudar a sus equipos a conectarse en red, pero solo use personas que puedan tener el mismo conocimiento con la tecnología en el sitio.
• Considere la posibilidad de integrar eLearning para que los empleados puedan aprender a su propio ritmo. No todo el mundo puede aprender mirando; algunos empleados pueden necesitar más tiempo para dominar habilidades específicas relacionadas con la tecnología.
• Recuerde a sus empleados que aprender nuevas habilidades lleva tiempo para muchas personas y que planea ofrecer apoyo personal a aquellos que necesitan ayuda adicional.

perfeccionamiento

Cuando los empleados reconozcan los aspectos potencialmente liberadores de la automatización de la oficina, estarán encantados de utilizarla en sus operaciones diarias. Incluso después de dominar los conceptos básicos, ofrezca cursos de actualización si su equipo necesita capacitación adicional para una automatización específica. Mantenga la comunicación abierta y recuerde a sus empleados lo importantes que son sus habilidades para el éxito empresarial continuo.

Es importante mantener la mente abierta al adoptar nuevas tecnologías de oficina. A medida que su organización desarrolla una estrategia de automatización, es fundamental crear un plan para evaluar la capacidad de aclimatación de sus empleados. Es posible que sea necesario volver a evaluar ciertos roles y agregar empleados para que la automatización sea más exitosa.

Haga crecer su tecnología; hacer crecer tu equipo

La ofimática seguirá ganando terreno en los próximos años. Para muchas empresas, ahora es el mejor momento para utilizar las nuevas tecnologías. Si bien muchas empresas luchan por adaptar su fuerza laboral a la tecnología en evolución, algunos consejos simples pueden ayudarlo a retener a sus empleados más valiosos mientras aprovecha la automatización.

Desarrolle una cultura de empresa experta en tecnología y apoye el crecimiento de su gente.

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