Ce este automatizarea de birou? Cum vă automatizează fluxurile de lucru

Îmbunătățirea eficienței și productivității vă ajută să țineți pasul cu cererea clienților, să ofere o experiență excelentă pentru clienți și să rămâneți competitivi.

Cu toate acestea, multe companii sunt reticente în a utiliza tehnologia pentru a optimiza procesele de zi cu zi. Reticența este adesea înrădăcinată în frica de schimbare și incertitudine și lipsa de înțelegere a beneficiilor pe care tehnologia le poate aduce.

Din fericire, automatizarea biroului a evoluat până la punctul în care cele mai utile sisteme se integrează perfect cu instrumentele existente.

Automatizarea de birou reduce implicarea umană în manipularea datelor, elimină riscul de eroare umană și pune multe procese critice pe pilot automat.

Iată câteva modalități prin care acesta răspunde nevoilor locului de muncă modern.

• Stocarea informațiilor: înregistrează informații în fișiere, documente, imagini, foi de calcul și formulare.
• Schimb de date în timp real: Ajută la partajarea rapoartelor între angajați și clienți și facilitează schimbul ușor de e-mail.
• Gestionarea datelor: acceptă gestionarea datelor pe termen lung și pe termen scurt, inclusiv gestionarea stocurilor, planificarea financiară și managementul marketingului.

Beneficii de automatizare de birou

Automatizarea sarcinilor manuale repetitive reduce erorile, economisește timp angajaților și previne epuizarea. Automatizarea eficientă a biroului eficientizează procesele și generează rezultate generale mai bune. Economiile de timp înseamnă, de asemenea, economii de costuri, deoarece angajații își pot dedica timpul unor sarcini de valoare mai mare și mai solicitante.

Automatizarea de birou îi face pe angajați cunoscători de tehnologie, simplificând comunicarea cu clienții și stimulând colaborarea în echipă. Să ne uităm la câteva beneficii suplimentare ale automatizării de birou.

Eliberează mai mult timp pentru sarcini dificile

Munca de mare valoare contribuie la creșterea angajaților și promovează abilități mai bune. Atunci când angajații au timp să se concentreze pe sarcini provocatoare, munca lor se simte mai plină de satisfacții și mai valoroasă. Acest lucru permite, de asemenea, liderilor să recunoască punctele forte ale angajaților și să îi ajute să crească mai eficient.

Culegeți beneficii financiare semnificative concentrându-vă pe munca de calitate, în loc să vă petreceți tot timpul gestionând date pe care tehnologia le poate gestiona cu ușurință.

Eficientizează comunicarea

Automatizarea comunicării în cadrul echipelor crește eficiența la nivel general. Tehnologiile noi, cum ar fi învățarea automată, inteligența artificială și procesarea limbajului natural, vă pot eficientiza cu ușurință comunicațiile interne.

Să presupunem că echipa dvs. răspunde la sute de e-mailuri în fiecare zi. Puteți utiliza software-ul de gestionare a e-mailului pentru a gestiona cu ușurință comunicarea repetitivă, astfel încât echipa dvs. petrece mai puțin timp pe sarcini repetitive și mai mult timp comunicând eficient.

Comunicarea clară și transparentă duce la un management mai bun al produselor, o colaborare îmbunătățită în echipă și o urmărire mai eficientă a progresului către obiectivele companiei.

Ajută la gestionarea datelor

Curățarea datelor este o prioritate de top pentru organizațiile care se bazează pe fapte pentru a conduce operațiunile de zi cu zi. Curățarea datelor, cunoscută și sub denumirea de curățare a datelor sau curățarea datelor, evaluează seturile de date pentru a identifica erorile sau problemele.

Conținutul incomplet, etichetat greșit, malformat, corupt sau duplicat poate face ravagii asupra setului de date al unei companii. În loc să se bazeze pe oameni pentru a identifica și elimina datele problematice, instrumentele de automatizare de birou pot prelua sarcina banală de a evalua periodic datele stocate ale organizației tale.

Automatizarea de birou nu se oprește aici. Pe lângă automatizarea muncii de zi cu zi, automatizarea biroului asigură și securitatea datelor. Securizarea datelor necesită muncă manuală și coordonare între departamente.

Sistemele automate pentru stocarea și protejarea datelor valoroase ale unei organizații pot ajuta la reducerea presiunii asupra echipelor IT, reducând în același timp riscul erorii umane.

Deoarece un sistem de stocare a datelor funcționează 24/7, îl puteți folosi pentru a vă păstra datele în siguranță și sistemele să funcționeze fără probleme.

Economisește costuri; crește eficiența

Mai puține erori înseamnă mai puțin timp petrecut pentru identificarea și corectarea lor. Sarcinile consumatoare de timp și repetitive pot fi descărcate cu ușurință în tehnologie, economisindu-vă costuri semnificative, altfel cheltuite cu procese manuale și depanare consumatoare de timp.

Software-ul și instrumentele de automatizare de birou sunt, în general, mai ieftine decât forța de muncă umană și sunt bune pentru profitul dvs. Obțineți mai multe într-o fereastră de timp mai scurtă și vă creșteți marjele de profit.

Cine poate beneficia de automatizarea biroului?

Automatizarea de birou se potrivește mai bine anumitor roluri decât altele. Departamentele de servicii pentru clienți, crearea de conținut, marketing și introducerea datelor pot descărca cu ușurință sarcini obositoare, dar critice, către tehnologie. Să vedem cum.

Serviciu clienți

Departamentele de servicii pentru clienți se confruntă cu mai mult stres din cauza așteptărilor clienților pentru serviciul 24/7. În timp ce interacțiunea umană va fi întotdeauna crucială, automatizarea se poate ocupa de multe sarcini de rutină, eliberându-vă agenților de servicii clienți să se concentreze pe solicitări mai critice.

Tehnologiile automate precum IA conversațională ajută să răspundă la întrebările de bază ale clienților și să ofere asistență valoroasă pentru echipele ocupate de servicii pentru clienți.

AI conversațional recunoaște tiparele de text și de vorbire, prezice intenția și răspunde cu scripturi automate concepute pentru a se adapta scenariilor de zi cu zi. Multe platforme AI generează interacțiuni asemănătoare oamenilor pentru a satisface nevoile unui client în timp real.

De asemenea, puteți afla mai multe despre nevoile și preferințele clienților cu automatizarea de birou. Observarea și înregistrarea tiparelor de cumpărare și colectarea feedback-ului din sondaje sunt două moduri prin care tehnologia vă poate ajuta afacerea să obțină informațiile de care are nevoie pentru a dezvolta noi inițiative de marketing și pentru a planifica viitorul. Puteți chiar să trimiteți oferte în timp util folosind date despre obiceiurile de cumpărare ale clienților.

Crearea de conținut

AI permite programelor software să creeze conținut, inclusiv copii de pe rețelele sociale, pagini de destinație, liste de produse, e-mailuri, cărți electronice și postări pe blog. Deși este o modalitate grozavă de a genera tone de conținut fără a-ți plăti angajații sau independenții pentru a face aceste sarcini nesfârșite, crearea de conținut AI nu a progresat încă suficient pentru a înlocui pe deplin creatorii umani.

În timp ce opiniile diferă în ceea ce privește dacă AI poate produce în mod fiabil conținut de înaltă calitate, instrumentele de automatizare de birou pot prelua unele dintre sarcinile mai simple de creare a conținutului. De exemplu, AI poate corecta ușor și rapid conținutul creat de oameni și AI.

Multe companii se bazează deja pe inteligența artificială pentru a identifica și elimina plagiatul pentru a evita sancțiunile Google și pentru a-și optimiza conținutul pentru motoarele de căutare. Inteligența artificială poate ajuta afacerea dvs. să creeze conținut de calitate prin eliminarea blocajului scriitorului și împuternicirea scriitorilor cu idei creative. Poate face și alte sarcini obositoare sau banale, cum ar fi verificarea citărilor și referințelor pentru formatarea corectă.

Marketing pe mai multe niveluri

Multe companii de marketing pe mai multe niveluri (MLM) folosesc instrumente AI pentru a eficientiza și îmbunătăți sarcinile și procesele cheie.

De exemplu, pentru efectuarea unei analize competitive și înțelegerea poziției unei afaceri pe piață, AI poate agrega comportamentul clienților pe baza datelor demografice de nișă și poate monitoriza în mod activ aprecierile și antipatiile. Aceste date vă permit să identificați un grup țintă și să creați oferte personalizate, adaptate nevoilor unice ale clienților.

După elaborarea unui plan de marketing, puteți testa rezultatele pentru conversii și puteți aplica aceste seturi de date la viitoarele inițiative de marketing. Derularea de campanii direcționate în rețelele sociale pentru a extinde Facebook, Twitter, Instagram sau TikTok ale unei companii este o modalitate populară de a construi o afacere MLM.

AI poate ajuta folosind analiza sentimentelor pentru a crea conversații sociale inițiate de chatbot care promovează anumite produse.

Inteligența artificială poate extrage rapid informații din seturile de date pentru a identifica tendințele viitoare, ajutând o companie MLM să rămână înaintea cererii clienților.

De introducere a datelor

Automatizarea introducerii datelor a simplificat procesul pentru numeroase organizații. Echipele mici nu pot gestiona cantități mai mari de date în mai puțin timp.

Colectarea inteligentă a datelor localizează și colectează date din diverse surse și le transformă în formate structurate pentru a automatiza procesarea. De exemplu, instrumentele de colectare a datelor pot identifica numerele de factură din diverse surse de date.

Directorii de introducere a datelor pot trimite datele extrase direct în foile de calcul, reducând timpul necesar pentru a găsi, copia și organiza informații importante. AI validează rapid datele extrase cu informații din alte sisteme.

Extragerea datelor cu ajutorul inteligenței artificiale minimizează riscul erorilor de introducere manuală a datelor și reduce nevoia de intervenție umană. AI recunoaște caracterele și modelele de conținut pentru a identifica erorile sau pentru a extrage datele corespunzătoare.

Operațiuni generale de birou

Sarcinile generale de birou sunt obositoare, dar cruciale pentru rezultatul final al unei companii. Culegerea și organizarea informațiilor, gestionarea calendarelor, automatizarea documentelor și utilizarea facturării securizate pot fi automatizate cu ajutorul unui software. Personalul dumneavoastră poate identifica și elimina rapid multe blocaje de afaceri atunci când este instruit să folosească instrumentele în mod eficient.

Cum să vă pregătiți echipa pentru automatizarea biroului

Tehnologia este adesea acuzată că înlocuiește forța de muncă umană, dar asta se întâmplă rar. În schimb, oferă suport valoros pentru a se concentra asupra sarcinilor pe care tehnologia avansată nu le poate gestiona.

Dar introducerea tehnologiei în anumite departamente poate implica o curbă abruptă de învățare. Formarea adecvată în adoptarea digitală ajută în mare măsură angajații să devină competenți cu tehnologia pe care o folosesc.

Multe instrumente de automatizare sunt noi pe piață, iar platformele proprietare au caracteristici și cerințe specifice care pot dura timp pentru a fi învățate și implementate.

Forța de muncă este mai probabil să adopte automatizarea atunci când înțeleg cum aceasta îi scutește de sarcini banale și repetitive, elimină erorile umane și facilitează recuperarea datelor.

Comunicarea deschisă este esențială atunci când se adoptă automatizarea de birou. Asigurați-vă echipa că va primi o pregătire adecvată, că va avea suficient timp pentru a se adapta și că locurile de muncă sunt în siguranță. Nu vă fie teamă să comunicați prea mult pentru a clarifica orice ambiguitate.

Angajații dvs. doresc să vă înțeleagă obiectivele și rolul lor pe măsură ce lucrați spre procese mai automatizate. Evidențiați talentele și abilitățile unice pe care le aduceți organizației și reiterați că multe lucruri importante nu pot fi realizate cu tehnologie.

Promovează o cultură a formării și perfecționării și pregăti-ți echipa pentru automatizare.

Instruire

Oferiți angajaților dvs. diferite opțiuni de formare în timp ce se pregătesc pentru automatizare. Utilizarea diferitelor metode bazate pe cunoștințele actuale vă va ajuta în eforturile viitoare.

• Informați- vă angajații că nu sunt judecați în funcție de cunoștințele lor actuale și că scopul dvs. final este să-i susțineți cu formare menită să le promoveze succesul pe termen lung.
• Oferiți instruire pentru fiecare automatizare și comunicați o politică de uși deschise pentru feedback. Găzduiți instruire de grup pentru a vă ajuta echipele în rețeaua dvs., dar utilizați numai oameni care ar putea cunoaște tehnologia la fața locului.
• Luați în considerare integrarea eLearning-ului, astfel încât angajații să poată învăța în propriul ritm. Nu toată lumea poate învăța urmărind; unii angajați pot avea nevoie de mai mult timp pentru a stăpâni abilități specifice legate de tehnologie.
• Amintiți- vă angajaților că învățarea de noi abilități necesită timp pentru mulți oameni și că intenționați să oferiți sprijin personal celor care au nevoie de ajutor suplimentar.

Perfecţionarea calificărilor

Când angajații recunosc aspectele potențial eliberatoare ale automatizării de birou, vor fi încântați să o folosească în operațiunile lor zilnice. Chiar și după ce stăpânești elementele de bază, oferă cursuri de perfecționare dacă echipa ta are nevoie de pregătire suplimentară pentru automatizări specifice. Păstrați comunicarea deschisă și amintiți-vă angajaților cât de esențiale sunt abilitățile lor pentru succesul continuu al afacerii.

Este important să păstrați o minte deschisă atunci când adoptați noile tehnologii de birou. Pe măsură ce organizația dvs. dezvoltă o strategie de automatizare, crearea unui plan pentru a evalua capacitatea de aclimatizare a angajaților dvs. este esențială. Este posibil ca anumite roluri să fie reevaluate și adăugați angajați pentru a spori succesul automatizării.

Crește-ți tehnologia; crește-ți echipa

Automatizarea de birou va continua să câștige teren în următorii ani. Pentru multe companii, acum este cel mai bun moment pentru a utiliza noile tehnologii. În timp ce multe companii se luptă să își adapteze forța de muncă la tehnologia în evoluție, câteva sfaturi simple vă pot ajuta să vă păstrați cei mai valoroși angajați în timp ce profitați de automatizare.

Construiți o cultură de companie cu cunoștință de tehnologie și susțineți creșterea oamenilor dvs.

Sunteți gata să vă eficientizați operațiunile și să creșteți productivitatea? Faceți primul pas către procese îmbunătățite și aflați mai multe despre gestionarea fluxului de lucru.