사무 자동화란 무엇입니까? 워크플로우를 자동화하는 방법

효율성과 생산성을 개선하면 고객 요구에 부응하고 우수한 고객 경험을 제공하며 경쟁력을 유지할 수 있습니다.

그러나 많은 기업들이 일상적인 프로세스를 최적화하기 위해 기술을 사용하는 것을 꺼려합니다. 거부감은 종종 변화와 불확실성에 대한 두려움과 기술이 가져올 수 있는 이점에 대한 이해 부족에 뿌리를 두고 있습니다.

다행스럽게도 사무 자동화는 가장 유용한 시스템이 기존 도구와 원활하게 통합되는 지점까지 발전했습니다.

사무 자동화는 데이터 처리에 사람의 개입을 줄이고 사람의 실수 위험을 제거하며 많은 중요한 프로세스를 자동 조종합니다.

다음은 현대 작업장의 요구 사항을 충족하는 몇 가지 방법입니다.

• 정보 저장: 파일, 문서, 이미지, 스프레드시트 및 양식에 정보를 기록합니다.
• 실시간 데이터 교환: 직원과 고객 간의 보고서 공유를 돕고 이메일 교환을 용이하게 합니다.
• 데이터 관리: 재고 관리, 재무 계획 및 마케팅 관리를 포함한 장기 및 단기 데이터 관리를 지원합니다.

사무 자동화 혜택

반복적인 수동 작업을 자동화하면 오류가 줄어들고 직원의 시간이 절약되며 번아웃이 방지됩니다. 효율적인 사무실 자동화는 프로세스를 능률화하고 전반적으로 더 나은 결과를 생성합니다. 시간 절약은 또한 직원이 더 높은 가치와 더 까다로운 작업에 시간을 할애할 수 있으므로 비용 절감을 의미합니다.

사무 자동화는 직원들이 기술에 능통하게 만들어 고객 커뮤니케이션을 간소화하고 팀 협업을 강화합니다. 사무 자동화의 몇 가지 이점을 더 살펴보겠습니다.

까다로운 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

가치가 높은 작업은 직원 성장에 기여하고 더 나은 기술을 촉진합니다. 직원들이 도전적인 업무에 집중할 시간이 있을 때 업무가 더 보람되고 가치 있게 느껴집니다. 또한 이를 통해 리더는 직원의 강점을 인식하고 직원이 보다 효과적으로 성장하도록 도울 수 있습니다.

기술로 쉽게 처리할 수 있는 데이터를 관리하는 데 모든 시간을 소비하는 대신 양질의 작업에 집중함으로써 상당한 재정적 이점을 얻을 수 있습니다.

원활한 커뮤니케이션

팀 내 커뮤니케이션을 자동화하면 전반적으로 효율성이 높아집니다. 머신 러닝, 인공 지능, 자연어 처리와 같은 최신 기술은 내부 커뮤니케이션을 쉽게 간소화할 수 있습니다.

당신의 팀이 매일 수백 통의 이메일에 답장한다고 가정해 보십시오. 이메일 관리 소프트웨어를 사용하여 반복적인 커뮤니케이션을 쉽게 처리할 수 있으므로 팀은 반복적인 작업에 소요되는 시간을 줄이고 효과적으로 커뮤니케이션하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

명확하고 투명한 의사소통은 더 나은 제품 관리, 개선된 팀 협업 및 회사 목표를 향한 진행 상황의 보다 효과적인 추적으로 이어집니다.

데이터 관리 지원

데이터 정리는 사실에 의존하여 일상적인 운영을 추진하는 조직의 최우선 과제입니다. 데이터 스크러빙 또는 데이터 정리라고도 하는 데이터 정리는 데이터 집합을 평가하여 오류나 문제를 식별합니다.

불완전하거나, 레이블이 잘못 지정되었거나, 형식이 잘못되었거나, 손상되었거나, 중복된 콘텐츠는 회사의 데이터 세트에 큰 피해를 줄 수 있습니다. 문제가 있는 데이터를 식별하고 제거하기 위해 사람에게 의존하는 대신 사무 자동화 도구는 조직의 저장된 데이터를 주기적으로 평가하는 일상적인 작업을 대신할 수 있습니다.

사무 자동화는 여기서 멈추지 않습니다. 일상 업무를 자동화하는 것 외에도 사무실 자동화는 데이터 보안도 보장합니다. 데이터 보안에는 수동 작업과 부서 간의 조정이 필요합니다.

조직의 귀중한 데이터를 저장하고 보호하기 위한 자동화된 시스템은 IT 팀의 부담을 덜어주는 동시에 인적 오류의 위험을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

데이터 스토리지 시스템은 연중무휴로 작동하므로 이를 사용하여 데이터를 안전하게 유지하고 시스템을 원활하게 실행할 수 있습니다.

비용 절감; 효율성 증가

오류가 적다는 것은 오류를 식별하고 수정하는 데 소요되는 시간이 적다는 것을 의미합니다. 시간 소모적이고 반복적인 작업을 기술로 쉽게 오프로드할 수 있으므로 시간 소모적인 수동 프로세스 및 문제 해결에 소요되는 상당한 비용을 절약할 수 있습니다.

사무 자동화 소프트웨어 및 도구는 일반적으로 인력보다 저렴하고 수익에 좋습니다. 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하고 수익 마진을 높일 수 있습니다.

사무 자동화의 혜택을 받을 수 있는 사람은 누구입니까?

사무 자동화는 특정 역할에 더 적합합니다. 고객 서비스, 콘텐츠 생성, 마케팅 및 데이터 입력 부서는 지루하지만 중요한 작업을 기술에 쉽게 오프로드할 수 있습니다. 방법을 알아보겠습니다.

고객 서비스

고객 서비스 부서는 24/7 서비스에 대한 고객의 기대로 인해 더 많은 스트레스를 받습니다. 인간의 상호 작용은 항상 중요하지만 자동화는 많은 일상적인 작업을 처리하여 고객 서비스 상담원이 보다 중요한 요청에 집중할 수 있도록 합니다.

대화형 AI와 같은 자동화된 기술은 기본적인 고객 쿼리에 응답하고 바쁜 고객 서비스 팀에 유용한 지원을 제공합니다.

대화형 AI는 텍스트 및 음성 패턴을 인식하고 의도를 예측하며 일상적인 시나리오에 적응하도록 설계된 자동화된 스크립트로 응답합니다. 많은 AI 플랫폼은 실시간으로 고객의 요구 사항을 충족하기 위해 인간과 유사한 상호 작용을 생성합니다.

또한 사무 자동화를 통해 고객의 요구 사항과 선호 사항에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 구매 패턴을 관찰 및 기록하고 설문조사에서 피드백을 수집하는 것은 비즈니스가 새로운 마케팅 이니셔티브를 개발하고 미래를 계획하는 데 필요한 정보를 얻는 데 기술이 도움이 되는 두 가지 방법입니다. 고객의 구매 습관에 대한 데이터를 사용하여 적시에 제안을 보낼 수도 있습니다.

콘텐츠 제작

AI는 소프트웨어 프로그램이 소셜 미디어 카피, 랜딩 페이지, 제품 목록, 이메일, 전자책 및 블로그 게시물을 포함한 콘텐츠를 생성할 수 있도록 합니다. 직원이나 프리랜서에게 이러한 끝없는 작업을 수행하도록 비용을 지불하지 않고 수많은 콘텐츠를 생성할 수 있는 좋은 방법이지만 AI 콘텐츠 생성은 아직 인간 제작자를 완전히 대체할 만큼 충분히 발전하지 못했습니다.

AI가 고품질 콘텐츠를 안정적으로 생산할 수 있는지에 대해서는 의견이 분분하지만 사무 자동화 도구가 일부 간단한 콘텐츠 생성 작업을 대신할 수 있습니다. 예를 들어 AI는 인간과 AI가 만든 콘텐츠를 쉽고 빠르게 교정할 수 있습니다.

많은 기업들이 이미 AI에 의존하여 표절을 식별하고 제거하여 Google의 처벌을 피하고 검색 엔진에 대한 콘텐츠를 최적화합니다. AI는 작가의 장애물을 제거하고 작가에게 창의적인 아이디어를 제공하여 비즈니스가 양질의 콘텐츠를 만드는 데 도움을 줄 수 있습니다. 올바른 서식을 위해 인용 및 참조를 확인하는 것과 같은 기타 지루하거나 일상적인 작업을 수행할 수 있습니다.

다단계 판매

많은 다단계 마케팅(MLM) 비즈니스는 AI 도구를 사용하여 주요 작업과 프로세스를 간소화하고 개선합니다.

예를 들어 경쟁 분석을 수행하고 시장에서 비즈니스 위치를 이해하기 위해 AI는 틈새 인구 통계를 기반으로 고객 행동을 집계하고 호불호를 적극적으로 모니터링할 수 있습니다. 이 데이터를 통해 대상 그룹을 식별하고 고유한 고객 요구에 맞는 개인화된 제안을 만들 수 있습니다.

마케팅 계획을 수립한 후 전환 결과를 테스트하고 이러한 데이터 세트를 향후 마케팅 이니셔티브에 적용할 수 있습니다. 회사의 Facebook, Twitter, Instagram 또는 TikTok을 확장하기 위해 대상 소셜 미디어 캠페인을 실행하는 것은 MLM 비즈니스를 구축하는 인기 있는 방법입니다.

AI는 감정 분석을 사용하여 특정 제품을 홍보하는 챗봇 시작 소셜 대화를 생성함으로써 도움을 줄 수 있습니다.

AI는 데이터 세트에서 정보를 신속하게 추출하여 미래의 추세를 파악하여 MLM 회사가 고객 수요보다 앞서 나갈 수 있도록 지원합니다.

데이터 입력

데이터 입력 자동화로 수많은 조직의 프로세스가 간소화되었습니다. 소규모 팀은 더 짧은 시간에 더 많은 양의 데이터를 처리할 수 없습니다.

지능형 데이터 수집은 다양한 소스에서 데이터를 찾아 수집하고 구조화된 형식으로 변환하여 처리를 자동화합니다. 예를 들어 데이터 수집 도구는 다양한 데이터 소스에서 인보이스 번호를 식별할 수 있습니다.

데이터 입력 임원은 추출된 데이터를 스프레드시트로 직접 보낼 수 있으므로 중요한 정보를 찾고 복사하고 구성하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다. AI는 추출된 데이터를 다른 시스템의 정보로 신속하게 검증합니다.

AI 기반 데이터 추출은 수동 데이터 입력 오류의 위험을 최소화하고 사람의 개입 필요성을 줄입니다. AI는 문자와 콘텐츠 패턴을 인식하여 오류를 식별하거나 적절한 데이터를 추출합니다.

일반 사무 운영

일반적인 사무실 작업은 지루하지만 회사의 수익에 매우 중요합니다. 정보 수집 및 구성, 일정 관리, 서류 작업 자동화, 안전한 청구 사용은 모두 소프트웨어로 자동화할 수 있습니다. 도구를 효과적으로 사용하도록 직원이 교육을 받으면 많은 비즈니스 병목 현상을 신속하게 식별하고 제거할 수 있습니다.

사무 자동화를 위해 팀을 준비하는 방법

기술이 인간 노동력을 대체한다고 비난받는 경우가 많지만 그런 경우는 드뭅니다. 대신 첨단 기술이 처리할 수 없는 작업에 집중할 수 있도록 귀중한 지원을 제공합니다.

그러나 특정 부서에 기술을 도입하려면 가파른 학습 곡선이 필요할 수 있습니다. 디지털 채택에 대한 적절한 교육은 직원들이 사용하는 기술에 능숙해지도록 돕는 데 큰 도움이 됩니다.

많은 자동화 도구가 시장에 새로 출시되었으며 독점 ​​플랫폼에는 배우고 구현하는 데 시간이 걸릴 수 있는 특정 기능과 요구 사항이 있습니다.

인력은 자동화가 어떻게 일상적이고 반복적인 작업을 덜어주고, 인적 오류를 제거하고, 데이터 검색을 더 쉽게 만드는지 이해할 때 자동화를 채택할 가능성이 더 큽니다.

사무 자동화를 도입할 때 열린 커뮤니케이션은 필수적입니다. 팀이 적절한 교육을 받고 적응할 시간이 충분하며 작업이 안전하다는 것을 확인하십시오. 모호함을 해소하기 위해 과도한 의사소통을 하는 것을 두려워하지 마십시오.

직원들은 귀사가 보다 자동화된 프로세스를 위해 노력함에 따라 귀사의 목표와 역할을 이해하기를 원합니다. 당신이 조직에 제공하는 고유한 재능과 기술을 강조하고 기술로는 달성할 수 없는 많은 중요한 일을 반복합니다.

교육 및 기술 향상 문화를 조성하고 자동화를 위해 팀을 준비하십시오.

훈련

자동화를 준비하는 직원에게 다양한 교육 옵션을 제공하십시오. 현재 지식을 바탕으로 다양한 방법을 사용하면 향후 노력에 도움이 될 것입니다.

• 직원들에게 현재 지식으로 판단되지 않으며 궁극적인 목표는 장기적인 성공을 촉진하도록 고안된 교육을 통해 직원을 지원하는 것임을 알리십시오 .
• 각 자동화에 대한 교육을 제공 하고 피드백을 위한 개방 정책을 전달합니다. 팀 네트워크를 돕기 위해 그룹 교육을 주최하지만 현장 기술에 대해 잘 알고 있는 사람만 사용하십시오.
• 직원들이 자신의 속도에 맞춰 학습할 수 있도록 eLearning 통합을 고려하십시오 . 모든 사람이 보고 배울 수 있는 것은 아닙니다. 일부 직원은 특정 기술 관련 기술을 습득하는 데 더 많은 시간이 필요할 수 있습니다.
• 많은 사람들이 새로운 기술을 배우는 데는 시간이 걸리며 추가 도움이 필요한 사람들에게 개인적인 지원을 제공할 계획임을 직원들에게 상기시키십시오 .

업스킬링

직원들이 사무 자동화의 잠재적인 자유로움을 인식할 때 일상 업무에서 이를 사용하는 것에 흥분할 것입니다. 기본 사항을 숙지한 후에도 팀에 특정 자동화에 대한 추가 교육이 필요한 경우 기술 향상 과정을 제공하십시오. 열린 의사소통을 유지하고 직원들에게 기술이 지속적인 비즈니스 성공에 얼마나 중요한지 상기시키십시오.

새로운 사무실 기술을 채택할 때 열린 마음을 유지하는 것이 중요합니다. 조직에서 자동화 전략을 개발할 때 직원의 적응 능력을 평가하기 위한 계획을 세우는 것이 중요합니다. 자동화를 보다 성공적으로 수행하려면 특정 역할을 재평가하고 직원을 추가해야 할 수 있습니다.

기술을 성장시키십시오. 팀 성장

사무 자동화는 앞으로도 계속해서 기반을 다질 것입니다. 많은 기업에게 지금은 새로운 기술을 사용하기에 가장 좋은 시기입니다. 많은 회사가 진화하는 기술에 인력을 적응시키는 데 어려움을 겪고 있지만 몇 가지 간단한 팁은 자동화를 활용하면서 가장 귀중한 직원을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

기술에 정통한 기업 문화를 구축하고 직원의 성장을 지원하세요.

운영을 간소화하고 생산성을 높일 준비가 되셨습니까? 개선된 프로세스를 향한 첫 걸음을 내딛고 워크플로 관리에 대해 자세히 알아보십시오.