書き方 (SoW) 作業範囲 [+3 テンプレート]

公開: 2022-11-24

作業範囲ドキュメントは、プロジェクトでの当て推量や誤解を回避し、外部クライアントと共同作業するときにプロジェクトを順調に進めるのに役立ちます。

今日のビジネスでは、プロジェクトを完了する前に複数の関係者と協力しています。このような共同作業のために、企業は専門的な文書を必要とします。そのため、協力している外部関係者が合意された仕様に従ってプロジェクトの成果物を提供しない場合、後で参照できます。

そのようなビジネス文書の 1 つが作業範囲です。他の誰かからプロジェクトを引き受けたり、サードパーティと協力したりするときはいつでも必要です。

読み続けて、作業範囲文書を明確でわかりやすい言葉で書く方法を学びましょう。また、さまざまなタイプの作業範囲テンプレートとフォームベースのビルダーを提供するオンラインリソースも調べます。

序章

作業範囲 (別名 SoW ドキュメント) は、プロジェクトの基礎に関する詳細な情報が記述された紙です。多くの人は、エージェント、サービスプロバイダー、下請け業者など、プロジェクトの他の利害関係者との間の書面による契約とも考えています。

ドキュメントは通常、プロジェクトの各タスクまたはフェーズの完了方法、成果物、期待される結果、支払いスケジュール、およびプロセスを説明します。これを使用して、フリーランサーまたはチームは、利害関係者がプロジェクトに期待できることを明確かつ簡潔に述べることができます。

誤解が生じた場合、これはすべての関係者にとって頼りになるオプションとして機能します。そこから、誰もがプロジェクトを両方で機能させるために何をする必要があるかを知っています. SoW ドキュメントは、効果的なコミュニケーションの優れた方法でもあります。これがないと、プロジェクトやクライアントと利害関係者の関係がうまくいかなくなる可能性があります。

必須コンポーネント

プロジェクトの種類や業界によって、ドキュメントは異なります。ただし、これらは透明性のためにほとんどすべての SoW に含める必要がある共通の要素です。

重要な情報

すべての SoW ドキュメントには、プロジェクトの基本的な詳細を含めて、読者がプロジェクトの内容をすぐに理解できるようにする必要があります。プロジェクト名、作成者名、クライアント名、日付、およびその他の重要な情報を含めます。

プロジェクトの目的

SoW に簡単なプロジェクトの説明を追加すると、常に役立ちます。プロジェクトの背景、目的、問題の説明、関係者を簡潔に含めてください。

リストとしての商品とサービスの説明

ここで、このドキュメントの最も重要な部分である、プロジェクトの枠組みの中で提供または実行する商品とサービスについて説明します。

成果物を小さなチャンクに分割し、それらをタスクとサブタスクとしてリストすることをお勧めします。フリーランスプロジェクトであろうとチームプロジェクトであろうと、予定された完了日と連絡先と共にタスクを表に提示します。

プロジェクト成果物

すべての SoW ドキュメントに必要というわけではありませんが、プロジェクト終了後にクライアントが得られるものについて言及することは有益です。したがって、彼らはあなたとあなたのチームに何を期待するかを知るでしょう.

プロジェクト時間

時間はすべてのプロジェクトで重要な役割を果たします。したがって、完了時間を含める必要があります。作業をいつ開始し、いつ終了するかについて言及します。また、途中で達成したいマイルストーンや成果について言及することを忘れないでください.

範囲外リスト

SoW ドキュメントのもう 1 つのオプションコンポーネントは、次のレベルに進みます。このセクションでは、プロジェクトに含めないものを含めますが、クライアントはそうするように期待する可能性があります。これにより、物事が明確になり、誤解を避けることができます。

変更手続き

プロジェクトを開始する前に SoW を作成すると、後でこのドキュメントで言及したプロジェクトの範囲を変更する必要が生じる場合があります。このため、プロトコルを変更できるプロトコルを追加する必要があります。

支払い条件

すべての有料プロジェクトには、プロジェクトの費用と支払いモードを説明するセクションが含まれている必要があります。プロジェクトで商品、人件費、インフラストラクチャ、またはその他の間接費に投資する必要がある場合は、このセクションに含めます。また、支払いスケジュール、マイルストーン支払い、およびその他の詳細を SoW ドキュメントに記載します。

規約と条件

このセクションには、プロジェクトのすべての条件を含める必要があります。ここでは、SoW で使用されている用語と、以前に明確にしていない条件についても説明できます。

受け入れ

最後に、これを法的強制力のある契約に変えるこのセクションを追加します。ここに、クライアントの署名を含め、他の利害関係者の署名用のスペースを提供します。

ユースケース

クライアントとアウトソーシングパーティ間のプロジェクト委託契約は、SoW ドキュメントを通じて行う必要があります。 Word 文書とそのテンプレートの範囲の実際の使用例を以下に示します。

＃1。建物の建築作品

ビジネス用および個人用の建物の建築作業には、多くの費用、リスク、時間の投資が伴うため、ほとんどの建築会社が使用する標準の SoW ドキュメントを使用する必要があります。

以下のテンプレートは、プロジェクト定義、クライアントおよびプロジェクト情報、アーキテクトの選択プロセス、プロジェクトのタイムライン、承認要件、一般的な目的など、すべての重要なコンポーネントを含む標準化された SoW ドキュメントです。

ダウンロード:無料の建築作品テンプレート MS Word/Google Docs

＃2。内外装リフォーム

さまざまな室内装飾代理店や請負業者が、この SoW ドキュメントを使用して、個人または企業のプロジェクトの改修契約を確定します。この分野への新規参入者で、テンプレートの作成方法がわからない場合は、テンプレートを使用できます。

次の SoW ドキュメントテンプレートは、商業用または住宅用建物の改築に関する米国のゼネコンのニーズに従って作成されました。これには、改修工事のすべての「範囲内」コンテンツが含まれています。ただし、作業中のプロジェクトに応じて、追加または削除することができます。

ダウンロード：無料のリフォーム工事テンプレート MS Word/Google Docs

＃3。住宅および商業造園プロジェクト

造園プロジェクトには、多くのウェットワークとプロの見せびらかしが含まれます。 SoW ドキュメントは、あなたのクリエイティビティとデザインの好みを披露するチャンスです。そうすれば、委託側はあなたのエージェンシーを雇うためのもう 1 つの確固たるポイントを得ることができます。

この造園作業 SoW テンプレートは、ブランドロゴ、ブランドカラーパレット、アイコン、作業例を配置できる画像ブロックで構成されています。より多くのコンテンツを書くために使用できる余分な空白のページがあります. ページごとに、造園イメージの例を変更できます。

ダウンロード:無料の造園 SoW テンプレート MS Word/Google Docs

＃4。ソーシャルメディアマーケティング

ソーシャルメディア広告やマーケティングキャンペーンで企業を支援することは、有益です。さまざまなフリーランサーやデジタルマーケティングエージェンシーがこれに取り組んでいます。あなたもこのドメインにいる場合は、SoW ドキュメントが長期的に役立ちます。

エージェンシーやフリーランサーが商業的に使用できる、整理された鮮明でプロフェッショナルなソーシャルメディアマーケティングの SoW テンプレートを以下に示します。クライアントの詳細、プロジェクトの説明、キャンペーンの詳細、主要な成果物、キャンペーンの表など、必須の SoW ドキュメントコンポーネントが含まれています。

ダウンロード:無料のソーシャルメディアマーケティング SoW テンプレート MS Word/Google Docs

＃5。政府との契約

SoW ドキュメントは、連邦、州、地方自治体、および郡から取得する可能性のある契約上の作業に非常に必要です。また、政府契約の業務範囲文書は、内容と範囲が最も精巧であることがわかります。

ここでは、政府の契約プロジェクトの SoW テンプレートの例を示します。代理店のロゴや、組織名、プロジェクト名、作成者の詳細、プロジェクトの背景と目的、プロジェクトの説明、タイムテーブル/スケジュール、ベンダーコスト提案などのその他の SoW コンテンツを追加できます。

関心のある政府契約プロジェクトに応じて、コンテンツを追加または除外する必要がある場合があります。最終ドラフトを提出する前に、SoW ドキュメント形式のプロジェクト要件を確認してください。

ダウンロード:無料の MS Word/Google Docs 用の政府契約 SoW テンプレート

SOWドキュメントを書くべきこと

仕事、支払い、リソース、締め切り、マイルストーンなどに関する明確な詳細を含めます。
期待する最終製品やサービスの写真、グラフ、チャート、表などの視覚的要素を追加します。
ドキュメントにビジネス用語が含まれている場合は、プロジェクトを委託する前に、あなたと署名者がそれらを定義していることを確認してください。
時間に依存する多くの複雑な成果物を伴う長期プロジェクトの場合は、毎月または四半期ごとに SoW をレビューするスケジュールを含めます。
ドキュメントには、プロジェクトの成功の定義も含まれている必要があります。プロジェクトが完了すると、クライアントは成功の定義を簡単に確認でき、不必要な確認ややり直しの余地はありません。
SoW は、明瞭、簡潔、簡潔にします。ドキュメントを長くするために不要なフィラーを使用しないでください。
外部および内部の利害関係者と協力して、文書の草案を作成する必要があります。たとえば、内部の関係者はプロジェクトチームであり、外部の関係者はクライアントとサードパーティベンダーです。
クライアントがサービスの料金を支払わない限り、ウェブサイト開発後のホスティング、アプリ開発後のアプリ公開など、プロジェクトに付随しない密接に関連するサービスについて言及します。

それでは、作業範囲 (SOW) 文書を作成する際の禁止事項に飛び込みましょう。

SOWドキュメントを書いてはいけないこと

自分のプロジェクトを作成するときは、 SoW ドキュメントテンプレートと関連プロジェクトの例を使用することを躊躇しないでください。時間と労力を節約できます。
下請け業者、ベンダー、およびその他の第三者が有利に利用し、金銭的損害を与える可能性のある曖昧で曖昧な内容をドキュメントに含めないでください。
作業範囲文書の起草プロセスを急いではいけません。共同作業者と一緒に座って、すべての定義、マイルストーン、制限、予算などを含めて、綿密にドキュメントを計画します。
プロジェクトの「範囲外」と「範囲内」の成果物を明確に概説することを忘れないでください。
プロジェクトで特定の専門的なトレーニング期間が必要な場合は、費用とともにその期間を文書に含めることを忘れないでください。
一部の SoW ドキュメントには、クライアントがプロジェクトの完了を宣言できるように成果物を監査する方法に関する段階的なワークフローが欠けています。このエラーを起こさないようにしてください。試運転条件に従ってプロジェクトが完了したと定義する事前承認済みの手順を含めます。
長期的なプロジェクトでは、転用、範囲の変更、成果物の変更などが必要になる場合があります。SoW ドキュメントでそのような可能性について言及することを忘れないでください。

さらに、SOW ドキュメントの無料のテンプレートリソースを確認してください。

無料のテンプレートリソース

スマートシート

Smartsheet では、ユーザーは個人用のさまざまな無料の作業範囲テンプレートを見つけることができます。ここでは、Adobe PDF、Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs、および Google Sheets でテンプレートを利用できます。

デジタルマーケティング、商業建設、ソフトウェア開発、インテリアデザイン、Web デザイン、およびリモデリングは、このプラットフォームのこれらのテンプレートを使用できる人気のある業界です。

テンプレートアーカイブ

テンプレートアーカイブは、作業範囲のドキュメントを作成するための無料のリソースを見つけることができる別の Web サイトです。テンプレートにはさまざまなデザインとフォーマットが用意されているため、ブランドやプロジェクトに応じて選択できます。さらに、これらを簡単にダウンロードして編集し、独自の SoW ドキュメントを作成できます。

フォームスウィフト

FormSwift を使用すると、次のプロジェクト提案用の作業範囲ドキュメントを 2 つの方法で作成できます。まず、Web サイトから Microsoft Word または Adobe PDF の汎用テンプレートをダウンロードします。次に、空白を埋めてカスタム SoW ドキュメントを作成できます。

次に、ガイド付きの SoW ビルダーを使用して関連する詳細を入力すると、ビルダーがドキュメントを作成し続けます。このプラットフォームでドキュメントをオンラインで作成するには、約 20 分かかります。

最後の言葉

これで、クライアントが気に入る専門的な SoW ドキュメントを作成するための、作業ドキュメントの範囲、そのコンポーネント、およびすべきこととすべきでないことがわかりました。さらに、SoW ドキュメントを使用できるいくつかのユースケースも発見しました。

さらに役立つように、この記事では、オンラインの作業範囲ドキュメントビルダーとテンプレートライブラリの概要を説明しています。上記のプラットフォームのいずれかを使用して、ステップバイステップガイドに従うか、テンプレートをダウンロードしてカスタマイズすることにより、SoW ドキュメントをオンラインで作成できます。

また、作業範囲や作業指示書などのドキュメントに電子署名するためのトップツールにも興味があるかもしれません。