Cara Menulis (SoW) Lingkup Pekerjaan [+3 Template]

Cakupan dokumen kerja membantu Anda menghindari tebakan dan miskomunikasi dalam sebuah proyek dan tetap pada jalurnya saat berkolaborasi dengan klien eksternal.

Bisnis saat ini berkolaborasi dengan banyak pihak sebelum menyelesaikan sebuah proyek. Untuk kerja kolaboratif seperti itu, bisnis memerlukan dokumen profesional. Jadi mereka bisa merujuknya nanti jika pihak eksternal yang berkolaborasi tidak memberikan hasil proyek sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.

Salah satu dokumen bisnis tersebut adalah ruang lingkup pekerjaan. Anda membutuhkannya kapan pun Anda mengambil proyek dari orang lain atau berkolaborasi dengan pihak ketiga.

Lanjutkan membaca untuk belajar menulis dokumen ruang lingkup kerja dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Anda juga akan menjelajahi beberapa sumber online yang menawarkan berbagai jenis ruang lingkup template kerja dan pembangun berbasis formulir.

pengantar

Lingkup pekerjaan, alias dokumen SoW, adalah makalah yang menjelaskan informasi rinci tentang dasar proyek. Banyak orang juga menganggapnya sebagai kontrak tertulis antara mereka dan pemangku kepentingan proyek lainnya, termasuk agen, penyedia layanan, dan subkontraktor.

Dokumen tersebut biasanya menjelaskan bagaimana setiap tugas atau fase proyek diselesaikan, penyampaian, hasil yang diharapkan, jadwal pembayaran, dan prosesnya. Dengan menggunakan ini, pekerja lepas atau tim dapat dengan jelas dan ringkas menyebutkan apa yang dapat diharapkan oleh pemangku kepentingan dari sebuah proyek.

Jika terjadi kesalahpahaman, ini berfungsi sebagai opsi masuk untuk semua pihak. Dari situ, semua orang tahu apa yang perlu mereka lakukan agar proyek berhasil untuk keduanya. Dokumen SoW juga merupakan cara komunikasi efektif yang luar biasa—kekurangan yang dapat menyebabkan proyek dan hubungan klien-pemangku kepentingan gagal.

Komponen Penting

Bergantung pada jenis proyek dan industri Anda, dokumennya akan bervariasi. Namun, ini adalah elemen umum yang perlu Anda sertakan di hampir semua SoW untuk transparansi.

Informasi kunci

Dalam setiap dokumen SoW, Anda harus memasukkan detail dasar dari sebuah proyek sehingga pembaca dapat segera menyadari tentang apa itu semua. Sertakan nama proyek, nama penulis, nama klien, tanggal, dan informasi penting lainnya.

Tujuan proyek

Menambahkan deskripsi proyek singkat di SoW selalu membantu. Pastikan untuk menyertakan latar belakang proyek, tujuan, pernyataan masalah, dan orang-orang yang terlibat, tetapi dengan singkat.

Deskripsi Barang & Jasa sebagai Daftar

Sekarang, sampai pada bagian terpenting dari dokumen ini— barang dan jasa yang akan Anda berikan atau lakukan dalam kerangka proyek.

Lebih baik memecah kiriman menjadi potongan yang lebih kecil dan mencantumkannya sebagai tugas dan subtugas. Apakah proyek lepas atau proyek tim, sajikan tugas dalam tabel bersama dengan tanggal penyelesaian yang diproyeksikan dan kontak orang.

Kiriman Proyek

Ini mungkin tidak diperlukan untuk semua dokumen SoW, tetapi menyebutkan apa yang akan didapatkan klien setelah proyek berakhir akan bermanfaat. Dengan demikian, mereka akan tahu apa yang diharapkan dari Anda dan tim Anda.

Waktu Proyek

Waktu memainkan peran penting dalam semua proyek; karenanya, Anda harus menyertakan waktu penyelesaian. Sebutkan kapan Anda akan mulai mengerjakannya dan kapan Anda akan menyelesaikannya. Juga, jangan lupa untuk menyebutkan tonggak atau pencapaian apa pun yang ingin Anda capai di sepanjang jalan.

Daftar Di Luar Cakupan

Komponen opsional lain dari dokumen SoW akan membawanya ke level berikutnya. Di bagian ini, sertakan apa pun yang tidak akan Anda sertakan dalam proyek Anda, tetapi klien mungkin mengharapkan Anda melakukannya. Ini akan memperjelas dan membantu Anda menghindari kesalahpahaman.

Protokol untuk Perubahan

Saat Anda membuat SoW sebelum memulai sebuah proyek, kebutuhan mungkin muncul kemudian untuk membuat perubahan pada cakupan proyek yang Anda sebutkan dalam dokumen ini. Untuk alasan ini, Anda perlu menambahkan protokol yang dapat digunakan untuk mengubahnya.

Syarat pembayaran

Semua proyek berbayar harus berisi bagian di mana Anda harus menjelaskan biaya proyek dan mode pembayaran. Jika proyek membutuhkan Anda untuk menginvestasikan uang untuk barang, tenaga kerja, infrastruktur, atau biaya overhead lainnya, sertakan dalam bagian ini. Juga, sebutkan jadwal pembayaran, pembayaran tonggak sejarah, dan detail lainnya dalam dokumen SoW Anda.

Syarat dan ketentuan

Anda harus memasukkan semua syarat dan ketentuan proyek di bagian ini. Di sini, Anda juga dapat menjelaskan istilah yang digunakan dalam SoW dan ketentuan apa pun yang belum Anda jelaskan sebelumnya.

Penerimaan

Terakhir, tambahkan bagian ini yang akan mengubahnya menjadi kontrak yang dapat ditegakkan secara hukum. Di sini, sertakan tanda tangan klien dan tawarkan ruang untuk tanda tangan pemangku kepentingan lainnya.

Gunakan Kasus

Setiap kesepakatan penugasan proyek antara klien dan pihak outsourcing harus dilakukan melalui dokumen SoW. Temukan di bawah ini beberapa kasus penggunaan dunia nyata dari ruang lingkup dokumen kata dan templatnya:

#1. Karya Arsitektur Bangunan

Karena pekerjaan arsitektural untuk bangunan bisnis dan pribadi memerlukan banyak biaya, risiko, dan investasi waktu, Anda harus menggunakan dokumen SoW standar yang digunakan sebagian besar perusahaan konstruksi bangunan.

Templat di bawah ini adalah dokumen SoW standar yang mencakup semua komponen vital seperti Definisi Proyek, Informasi Klien dan Proyek, Proses Pemilihan Arsitek, Garis Waktu Proyek, Persyaratan Persetujuan, Tujuan Umum, dll.

Unduh: Templat karya arsitektur gratis MS Word/Google Docs

#2. Renovasi Interior dan Eksterior

Berbagai agensi dan kontraktor dekorasi rumah menggunakan dokumen SoW ini untuk menyelesaikan kesepakatan renovasi proyek individu atau bisnis. Anda dapat menggunakan template jika Anda adalah pendatang baru di bidang ini dan tidak tahu cara membuatnya.

Templat dokumen SoW berikut telah disusun sesuai dengan kebutuhan kontraktor umum AS untuk renovasi bangunan komersial atau perumahan. Ini berisi semua konten "dalam ruang lingkup" untuk pekerjaan renovasi. Namun, Anda dapat menambah atau menghapus beberapa sesuai dengan proyek yang sedang Anda kerjakan.

Unduh: Templat pekerjaan renovasi gratis MS Word/Google Docs

#3. Proyek Lansekap Perumahan dan Komersial

Proyek lansekap mencakup banyak pekerjaan basah serta pamer profesional. Dokumen SoW adalah kesempatan bagi Anda untuk memamerkan kreativitas dan selera desain Anda sehingga pihak komisioning mendapatkan poin kuat lainnya untuk menyewa agen Anda.

Templat SoW karya lansekap ini terdiri dari blok gambar tempat Anda dapat menempatkan logo merek, palet warna merek, ikon, dan contoh kerja. Ada halaman kosong ekstra yang dapat Anda gunakan untuk menulis lebih banyak konten. Untuk setiap halaman, Anda dapat mengubah contoh gambar lansekap.

Unduh: Template Landscaping SoW gratis MS Word/Google Docs

#4. Pemasaran media sosial

Membantu bisnis dengan iklan media sosial dan kampanye pemasaran sangat menguntungkan. Berbagai freelancer dan agen pemasaran digital terlibat dalam hal ini. Jika Anda juga berada di domain ini, maka dokumen SoW dapat membantu Anda dalam jangka panjang.

Temukan di bawah ini template SoW pemasaran media sosial yang tertata, rapi, dan profesional yang dapat digunakan oleh agensi dan pekerja lepas secara komersial. Ini berisi komponen dokumen SoW yang harus dimiliki seperti detail klien, deskripsi proyek, detail kampanye, kiriman utama, tabel kampanye, dll.

Unduh: Templat SoW pemasaran media sosial gratis MS Word/Google Docs

#5. Kontrak Pemerintah

Dokumen SoW sangat diperlukan untuk pekerjaan kontraktual yang mungkin Anda dapatkan dari federal, negara bagian, kotamadya, dan kabupaten. Selain itu, Anda akan menemukan dokumen lingkup kontrak kerja pemerintah menjadi yang paling rumit dalam konten dan cakupan.

Di sini Anda menemukan contoh template SoW untuk proyek kontrak pemerintah. Ini memungkinkan Anda menambahkan logo agensi Anda dan konten SoW lainnya seperti Nama Organisasi, Nama Proyek, Detail Penulis, Latar Belakang dan Tujuan Proyek, Deskripsi Proyek, Jadwal / Jadwal, Proposal Biaya Vendor, dll.

Anda mungkin perlu menambah atau mengecualikan konten tergantung pada proyek kontrak pemerintah yang Anda minati. Telusuri persyaratan proyek untuk format dokumen SoW sebelum mengirimkan draf akhir.

Unduh: Templat SoW kontrak pemerintah gratis MS Word/Google Docs

Dos untuk Menulis Dokumen SOW

• Sertakan detail eksplisit mengenai pekerjaan, pembayaran, sumber daya, tenggat waktu, pencapaian, dll.
• Tambahkan elemen visual seperti gambar produk atau layanan akhir yang Anda harapkan, grafik, bagan, tabel, dll.
• Jika dokumen tersebut berisi jargon bisnis, pastikan Anda dan pihak penandatangan menentukannya sebelum menugaskan proyek.
• Jika ini adalah proyek jangka panjang dengan banyak hasil kompleks yang bergantung pada waktu, sertakan jadwal peninjauan SoW pada interval bulanan atau kuartalan.
• Dokumen tersebut juga harus memuat definisi keberhasilan proyek . Saat Anda menyelesaikan proyek, klien dapat dengan mudah meninjau definisi keberhasilan, dan tidak akan ada ruang untuk peninjauan dan pengerjaan ulang yang tidak perlu.
• Pertahankan SoW tetap segar, ringkas, dan singkat. Jangan gunakan pengisi yang tidak perlu untuk memperpanjang dokumen.
• Anda harus menyusun dokumen dengan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal . Misalnya, pemangku kepentingan internal akan menjadi tim proyek Anda, dan pemangku kepentingan eksternal akan menjadi klien dan vendor pihak ketiga.
• Sebutkan layanan terkait erat yang tidak disertakan dengan proyek, seperti hosting setelah pengembangan situs web, penerbitan aplikasi setelah pengembangan aplikasi, dll., kecuali jika klien membayar layanan tersebut.

Sekarang, mari beralih ke hal yang tidak boleh dilakukan untuk menulis dokumen lingkup kerja (SOW).

Jangan Menulis Dokumen SOW

• Jangan ragu untuk menggunakan templat dokumen SoW dan contoh proyek yang relevan saat membuat milik Anda. Ini akan menghemat waktu dan tenaga.
• Jangan sertakan konten yang tidak jelas dan ambigu dalam dokumen yang dapat digunakan oleh subkontraktor, vendor, dan pihak ketiga lainnya untuk keuntungan mereka dan menyebabkan kerugian finansial bagi Anda.
• Jangan terburu-buru dalam proses penyusunan dokumen ruang lingkup pekerjaan. Duduk bersama kolaborator Anda dan rencanakan dokumen dengan cermat dengan memasukkan semua definisi, pencapaian, batasan, anggaran, dll.
• Jangan lupa untuk secara jelas menguraikan kiriman dalam proyek yang "di luar ruang lingkup" dan "dalam ruang lingkup".
• Jika proyek membutuhkan durasi pelatihan profesional tertentu, jangan lupa untuk memasukkannya ke dalam dokumen beserta biayanya.
• Beberapa dokumen SoW tidak memiliki alur kerja langkah demi langkah tentang bagaimana klien harus mengaudit kiriman sehingga mereka dapat mendeklarasikan penyelesaian proyek. Pastikan Anda tidak membuat kesalahan ini. Sertakan langkah-langkah pra-persetujuan yang mendefinisikan proyek selesai sesuai dengan persyaratan commissioning.
• Proyek jangka panjang mungkin memerlukan pengalihan, perubahan ruang lingkup, perubahan yang dapat disampaikan, dll. Jangan lupa untuk menyebutkan kemungkinan tersebut dalam dokumen SoW.

Selanjutnya, lihat sumber template gratis untuk dokumen SOW.

Sumber Daya Template Gratis

Smartsheet

Di Smartsheet, pengguna dapat menemukan berbagai cakupan template kerja gratis untuk penggunaan pribadi. Di sini, template tersedia dalam Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs, dan Google Sheets.

Pemasaran digital, konstruksi komersial, pengembangan perangkat lunak, desain interior, desain web, dan renovasi adalah beberapa industri populer tempat Anda dapat menggunakan template platform ini.

Arsip Templat

Arsip Templat adalah situs web lain tempat Anda dapat menemukan sumber daya gratis untuk membuat dokumen ruang lingkup kerja. Template memiliki berbagai desain dan format sehingga Anda dapat memilih sesuai dengan merek atau proyek Anda. Selain itu, Anda dapat dengan mudah mengunduh dan mengeditnya untuk menghasilkan dokumen SoW yang unik.

FormSwift

FormSwift memungkinkan Anda membuat lingkup dokumen kerja untuk proposal proyek berikutnya dengan dua cara. Pertama, unduh templat generik di Microsoft Word atau Adobe PDF dari situs webnya. Kemudian, Anda dapat mengisi bagian yang kosong untuk membuat dokumen SoW khusus.

Kedua, Anda dapat melalui pembuat SoW yang dipandu tempat Anda mengetikkan detail yang relevan, dan pembuat terus membuat dokumen. Dibutuhkan sekitar 20 menit untuk membuat dokumen online di platform ini.

Kata Akhir

Jadi, sekarang Anda mengetahui ruang lingkup dokumen kerja, komponennya, serta apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk membuat dokumen SoW profesional yang akan disukai klien Anda. Selain itu, Anda juga menemukan beberapa kasus penggunaan di mana Anda dapat menggunakan dokumen SoW.

Untuk membantu Anda lebih lanjut, artikel tersebut telah menguraikan beberapa ruang lingkup online pembuat dokumen kerja dan pustaka template. Anda dapat membuat dokumen SoW secara online menggunakan salah satu platform di atas, baik mengikuti panduan langkah demi langkah atau mengunduh dan menyesuaikan template.

Anda mungkin juga tertarik dengan alat teratas untuk menandatangani dokumen elektronik seperti cakupan pekerjaan atau perintah kerja.