วิธีการเขียน (SoW) ขอบเขตของงาน [+3 เทมเพลต]

ขอบเขตของเอกสารงานช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการคาดเดาและการสื่อสารที่ผิดพลาดในโครงการ และทำให้เป็นไปตามแผนเมื่อทำงานร่วมกับไคลเอนต์ภายนอก

ธุรกิจในปัจจุบันทำงานร่วมกับหลายฝ่ายก่อนที่จะเสร็จสิ้นโครงการ สำหรับการทำงานร่วมกัน ธุรกิจจำเป็นต้องมีเอกสารระดับมืออาชีพ ดังนั้นพวกเขาสามารถอ้างถึงในภายหลังหากบุคคลภายนอกที่ทำงานร่วมกันไม่ส่งมอบโครงการตามข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้

เอกสารทางธุรกิจอย่างหนึ่งคือขอบเขตของงาน คุณต้องการเมื่อใดก็ตามที่คุณรับโครงการจากคนอื่นหรือร่วมมือกับบุคคลที่สาม

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้การเขียนขอบเขตของเอกสารงานในภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย คุณยังจะได้สำรวจทรัพยากรออนไลน์บางส่วนที่เสนอขอบเขตของเทมเพลตงานและตัวสร้างฟอร์มประเภทต่างๆ

บทนำ

ขอบเขตของงาน หรือที่เรียกว่าเอกสาร SoW คือเอกสารที่อธิบายข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับรากฐานของโครงการ หลายคนยังถือว่ามันเป็นสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างพวกเขาเองและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ของโครงการ ซึ่งรวมถึงตัวแทน ผู้ให้บริการ และผู้รับเหมาช่วง

เอกสารมักจะอธิบายว่าแต่ละงานหรือแต่ละขั้นตอนของโครงการเสร็จสมบูรณ์ การส่งมอบ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง กำหนดการชำระเงิน และกระบวนการอย่างไร เมื่อใช้สิ่งนี้ ฟรีแลนซ์หรือทีมสามารถกล่าวถึงสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถคาดหวังจากโครงการได้อย่างชัดเจนและรัดกุม

ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิด นี่เป็นทางเลือกสำหรับทุกฝ่าย จากนี้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้โครงการทำงานได้ทั้งสองอย่าง เอกสาร SoW ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การขาดซึ่งอาจทำให้โครงการและความสัมพันธ์ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับลูกค้าล้มเหลว

ส่วนประกอบสำคัญ

เอกสารจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทโครงการและอุตสาหกรรมของคุณ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบทั่วไปที่คุณต้องรวมไว้ใน SoW เกือบทั้งหมดเพื่อความโปร่งใส

คีย์ข้อมูล

ในเอกสาร SoW ทุกฉบับ คุณต้องใส่รายละเอียดพื้นฐานของโครงการเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ทันทีว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร ใส่ชื่อโครงการ ชื่อผู้เขียน ชื่อลูกค้า วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ

วัตถุประสงค์ของโครงการ

การเพิ่มคำอธิบายสั้น ๆ ของโครงการใน SoW จะช่วยได้เสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมความเป็นมาโครงการ วัตถุประสงค์ คำชี้แจงปัญหา และบุคคลที่เกี่ยวข้องแต่กระชับ

คำอธิบายของสินค้าและบริการเป็นรายการ

ตอนนี้ มาถึงส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารนี้—สินค้าและบริการที่คุณจะส่งมอบหรือดำเนินการภายในกรอบโครงการ

เป็นการดีกว่าที่จะแบ่งสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และระบุเป็นงานและงานย่อย ไม่ว่าจะเป็นโปรเจ็กต์ฟรีแลนซ์หรือโปรเจกต์ของทีม ให้นำเสนองานในตารางพร้อมกับวันที่เสร็จสิ้นที่คาดการณ์ไว้และบุคคลที่ติดต่อ

การส่งมอบโครงการ

อาจไม่จำเป็นสำหรับเอกสาร SoW ทั้งหมด แต่การกล่าวถึงสิ่งที่ลูกค้าจะได้รับเมื่อโครงการสิ้นสุดลงจะเป็นประโยชน์ ดังนั้นพวกเขาจะรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากคุณและทีมของคุณ

เวลาโครงการ

เวลามีบทบาทสำคัญในทุกโครงการ ดังนั้นคุณต้องรวมเวลาเสร็จสิ้น พูดถึงเวลาที่คุณจะเริ่มทำมันและเมื่อคุณจะทำมันให้เสร็จ นอกจากนี้ อย่าลืมพูดถึงเหตุการณ์สำคัญหรือความสำเร็จที่คุณต้องการบรรลุระหว่างทาง

รายการที่อยู่นอกขอบเขต

ส่วนประกอบทางเลือกอื่นของเอกสาร SoW จะนำไปสู่ระดับถัดไป ในส่วนนี้ ให้รวมสิ่งที่คุณจะไม่รวมไว้ในโครงการของคุณ แต่ลูกค้าอาจคาดหวังให้คุณทำเช่นนั้น สิ่งนี้จะทำให้สิ่งต่าง ๆ ชัดเจนและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

โปรโตคอลสำหรับการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณสร้าง SoW ก่อนเริ่มโครงการ อาจมีความจำเป็นในภายหลังในการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการที่คุณกล่าวถึงในเอกสารนี้ ด้วยเหตุผลนี้ คุณต้องเพิ่มโปรโตคอลซึ่งคุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้

เงื่อนไขการชำระเงิน

โครงการที่ชำระเงินทั้งหมดควรมีส่วนที่คุณต้องอธิบายค่าใช้จ่ายโครงการและโหมดการชำระเงิน หากโครงการต้องการให้คุณลงทุนด้วยเงินสำหรับสินค้า แรงงาน โครงสร้างพื้นฐาน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ให้รวมไว้ในส่วนนี้ นอกจากนี้ ให้ระบุกำหนดการชำระเงิน การชำระเงินตามงวดงาน และรายละเอียดอื่นๆ ในเอกสาร SoW ของคุณ

ข้อกำหนดและเงื่อนไข

คุณต้องระบุข้อกำหนดและเงื่อนไขทั้งหมดของโครงการในส่วนนี้ ที่นี่ คุณยังสามารถอธิบายข้อกำหนดที่ใช้ใน SoW และเงื่อนไขใดๆ ที่คุณไม่ได้ชี้แจงก่อนหน้านี้

การยอมรับ

สุดท้าย เพิ่มส่วนนี้ซึ่งจะทำให้เป็นสัญญาที่บังคับใช้ได้ตามกฎหมาย รวมลายเซ็นของลูกค้าและเสนอพื้นที่สำหรับลายเซ็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ที่นี่

ใช้กรณี

ข้อตกลงการว่าจ้างโครงการใดๆ ระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอกควรเกิดขึ้นผ่านเอกสาร SoW ค้นหากรณีการใช้งานจริงของขอบเขตของเอกสารคำและเทมเพลตด้านล่าง:

#1. งานสถาปัตยกรรมอาคาร

เนื่องจากงานสถาปัตยกรรมสำหรับธุรกิจและอาคารส่วนบุคคลมีค่าใช้จ่าย ความเสี่ยง และการลงทุนเวลาจำนวนมาก คุณจึงต้องใช้เอกสาร SoW มาตรฐานที่บริษัทรับเหมาก่อสร้างอาคารส่วนใหญ่ใช้

เทมเพลตด้านล่างเป็นเอกสาร SoW ที่ได้มาตรฐานซึ่งมีส่วนประกอบที่สำคัญทั้งหมด เช่น คำจำกัดความโครงการ ข้อมูลลูกค้าและโครงการ กระบวนการคัดเลือกสถาปนิก เส้นเวลาของโครงการ ข้อกำหนดการอนุมัติ วัตถุประสงค์ทั่วไป ฯลฯ

ดาวน์โหลด: เทมเพลตงานสถาปัตยกรรมสำหรับ MS Word/Google Docs ฟรี

#2. การปรับปรุงภายในและภายนอก

หน่วยงานและผู้รับเหมาตกแต่งบ้านหลายแห่งใช้เอกสาร SoW นี้เพื่อสรุปข้อตกลงการปรับปรุงโครงการส่วนบุคคลหรือโครงการธุรกิจ คุณสามารถใช้เทมเพลตได้หากคุณเป็นผู้เข้ามาใหม่ในฟิลด์นี้และไม่รู้ว่าจะสร้างเทมเพลตอย่างไร

เทมเพลตเอกสาร SoW ต่อไปนี้ได้รับการร่างตามความต้องการของผู้รับเหมาทั่วไปของสหรัฐอเมริกาสำหรับการปรับปรุงอาคารพาณิชย์หรือที่อยู่อาศัย ประกอบด้วยเนื้อหา "ในขอบเขต" ทั้งหมดสำหรับงานปรับปรุง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มหรือลบบางส่วนได้ตามโครงการที่คุณกำลังทำอยู่

ดาวน์โหลด: เทมเพลตงานปรับปรุงสำหรับ MS Word/Google Docs ฟรี

#3. โครงการจัดสวนที่อยู่อาศัยและพาณิชยกรรม

โครงการจัดสวนมีทั้งงานเปียกน้ำและการแสดงมืออาชีพ เอกสาร SoW เป็นโอกาสที่คุณจะได้แสดงความคิดสร้างสรรค์และรสนิยมด้านการออกแบบ เพื่อให้ฝ่ายว่าจ้างได้รับจุดแข็งในการจ้างเอเจนซีของคุณ

เทมเพลต SoW ของงานภูมิทัศน์นี้ประกอบด้วยบล็อกรูปภาพที่คุณสามารถวางโลโก้แบรนด์ จานสีของแบรนด์ ไอคอน และตัวอย่างงานได้ มีหน้าว่างเพิ่มเติมที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนเนื้อหาเพิ่มเติม สำหรับแต่ละหน้า คุณสามารถเปลี่ยนตัวอย่างภาพการจัดสวนได้

ดาวน์โหลด: เทมเพลต Landscaping SoW สำหรับ MS Word/Google Docs ฟรี

#4. การตลาดโซเชียลมีเดีย

การช่วยเหลือธุรกิจด้วยโฆษณาทางโซเชียลมีเดียและแคมเปญการตลาดนั้นให้ผลกำไร ฟรีแลนซ์และเอเจนซี่การตลาดดิจิทัลหลายคนสนใจสิ่งนี้ หากคุณอยู่ในโดเมนนี้ด้วย เอกสาร SoW สามารถช่วยคุณได้ในระยะยาว

ค้นหาด้านล่างเทมเพลต SoW การตลาดโซเชียลมีเดียที่เป็นระเบียบ คมชัด และเป็นมืออาชีพ ซึ่งเอเจนซี่และฟรีแลนซ์สามารถนำไปใช้ในเชิงพาณิชย์ได้ ประกอบด้วยส่วนประกอบเอกสาร SoW ที่ต้องมี เช่น รายละเอียดลูกค้า คำอธิบายโครงการ รายละเอียดแคมเปญ การส่งมอบคีย์ ตารางแคมเปญ ฯลฯ

ดาวน์โหลด: เทมเพลต SoW สำหรับการตลาดโซเชียลมีเดียสำหรับ MS Word / Google Docs ฟรี

#5. สัญญาของรัฐบาล

เอกสาร SoW มีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับงานตามสัญญาที่คุณอาจได้รับจากรัฐบาลกลาง รัฐ เทศบาล และเทศมณฑล นอกจากนี้คุณจะพบว่าเอกสารขอบเขตงานสัญญาของรัฐบาลมีเนื้อหาและขอบเขตที่ละเอียดที่สุด

ที่นี่คุณจะพบตัวอย่างเทมเพลต SoW สำหรับโครงการตามสัญญาของรัฐบาล ช่วยให้คุณเพิ่มโลโก้หน่วยงานของคุณและเนื้อหา SoW อื่นๆ เช่น ชื่อองค์กร, ชื่อโครงการ, รายละเอียดผู้แต่ง, ความเป็นมาและวัตถุประสงค์ของโครงการ, คำอธิบายโครงการ, ตารางเวลา/กำหนดการ, ข้อเสนอต้นทุนของผู้ขาย เป็นต้น

คุณอาจต้องเพิ่มหรือยกเว้นเนื้อหาโดยขึ้นอยู่กับโครงการสัญญาของรัฐบาลที่คุณสนใจ โปรดอ่านข้อกำหนดของโครงการสำหรับรูปแบบเอกสาร SoW ก่อนส่งร่างขั้นสุดท้าย

ดาวน์โหลด: เทมเพลต SoW ของสัญญาของรัฐบาลสำหรับ MS Word/Google Docs ฟรี

Dos เพื่อเขียนเอกสาร SOW

• รวม รายละเอียดที่ชัดเจน เกี่ยวกับงาน การชำระเงิน ทรัพยากร วันครบกำหนด เหตุการณ์สำคัญ ฯลฯ
• เพิ่ม องค์ประกอบภาพ เช่น รูปภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายที่คุณต้องการ กราฟ แผนภูมิ ตาราง ฯลฯ
• หากเอกสารมีศัพท์แสงทางธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและฝ่ายที่ลงนามได้กำหนดคำเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการโครงการ
• หากเป็นโครงการระยะยาวที่มีการส่งมอบที่ซับซ้อนจำนวนมากซึ่งขึ้นอยู่กับเวลา ให้รวมกำหนดการ ทบทวน SoW เป็น ระยะทุกเดือนหรือทุกไตรมาส
• เอกสารนี้ควรมี คำจำกัดความของความสำเร็จของโครงการ ด้วย เมื่อคุณดำเนินโครงการเสร็จสิ้น ลูกค้าสามารถตรวจสอบคำจำกัดความของความสำเร็จได้อย่างง่ายดาย และจะไม่มีขอบเขตสำหรับการตรวจทานและการทำงานซ้ำที่ไม่จำเป็น
• ทำให้ SoW คมชัด กระชับ และสั้นกระชับ อย่าใช้ตัวเติมที่ไม่จำเป็นเพื่อทำให้เอกสารยาวขึ้น
• คุณต้องร่างเอกสารโดย ร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายนอกและภายใน ตัวอย่างเช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในจะเป็นทีมโครงการของคุณ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกจะเป็นลูกค้าและผู้ขายที่เป็นบุคคลที่สาม
• กล่าวถึงบริการที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด ซึ่งไม่ได้มาพร้อมกับโครงการ เช่น การโฮสต์หลังจากการพัฒนาเว็บไซต์ การเผยแพร่แอปหลังจากการพัฒนาแอป ฯลฯ เว้นแต่ลูกค้าจะชำระค่าบริการ

ตอนนี้ เรามาดูเอกสาร don'ts to write a scope of work (SOW) กัน

อย่าเขียนเอกสาร SOW

• อย่าลังเลที่จะใช้ เทมเพลตเอกสาร SoW และตัวอย่างโครงการที่เกี่ยวข้องเมื่อสร้างของคุณ มันจะประหยัดเวลาและความพยายาม
• อย่ารวมเนื้อหาที่คลุมเครือและไม่ชัดเจนในเอกสารที่ผู้รับเหมาช่วง ผู้ขาย และบุคคลภายนอกอื่นๆ สามารถใช้เพื่อประโยชน์ของตนและทำให้เกิดความเสียหายทางการเงินแก่คุณ
• อย่ารีบร้อนในการร่าง ขอบเขตของเอกสารงาน นั่งร่วมกับผู้ร่วมงานของคุณและวางแผนเอกสารอย่างพิถีพิถันโดยใส่คำจำกัดความ เหตุการณ์สำคัญ ข้อจำกัด งบประมาณ ฯลฯ ทั้งหมด
• อย่าลืมร่างสิ่งที่ส่งมอบ ในโครงการที่ "อยู่นอกขอบเขต" และ "อยู่ในขอบเขต" อย่างชัดเจน
• หากโครงการต้องใช้ระยะเวลาการฝึกอบรมวิชาชีพ อย่าลืมระบุระยะเวลาดังกล่าวในเอกสารพร้อมกับค่าใช้จ่าย
• เอกสาร SoW บางฉบับขาดเวิร์กโฟลว์ทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าควรตรวจสอบสิ่งที่ส่งมอบ เพื่อให้พวกเขาสามารถประกาศความสำเร็จของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำข้อผิดพลาดนี้ รวมขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า ที่กำหนดโครงการว่าเสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขการว่าจ้าง
• โครงการระยะยาวอาจต้องการความหลากหลาย การปรับเปลี่ยนขอบเขต การเปลี่ยนแปลงที่ส่งมอบได้ ฯลฯ อย่าลืมกล่าวถึงความเป็นไปได้ดังกล่าวในเอกสาร SoW

นอกจากนี้ ตรวจสอบทรัพยากรเทมเพลตฟรีสำหรับเอกสาร SOW

ทรัพยากรเทมเพลตฟรี

สมาร์ทชีท

บน Smartsheet ผู้ใช้สามารถค้นหาเทมเพลตขอบเขตงานฟรีที่หลากหลายสำหรับการใช้งานส่วนตัว ที่นี่ เทมเพลตพร้อมใช้งานใน Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs และ Google Sheets

การตลาดดิจิทัล การก่อสร้างเชิงพาณิชย์ การพัฒนาซอฟต์แวร์ การออกแบบภายใน การออกแบบเว็บไซต์ และการปรับปรุงรูปแบบเป็นอุตสาหกรรมยอดนิยมที่คุณสามารถใช้เทมเพลตเหล่านี้ของแพลตฟอร์มนี้ได้

คลังแม่แบบ

คลังแม่แบบเป็นอีกเว็บไซต์หนึ่งที่คุณสามารถหาแหล่งข้อมูลฟรีสำหรับสร้างขอบเขตของเอกสารงาน เทมเพลตมีการออกแบบและรูปแบบที่หลากหลายเพื่อให้คุณสามารถเลือกได้ตามแบรนด์หรือโครงการของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถดาวน์โหลดและแก้ไขสิ่งเหล่านี้เพื่อสร้างเอกสาร SoW ที่ไม่ซ้ำใครได้อย่างง่ายดาย

แบบฟอร์มสวิฟท์

FormSwift ช่วยให้คุณสร้างขอบเขตของเอกสารงานสำหรับข้อเสนอโครงการถัดไปของคุณได้สองวิธี ขั้นแรก ดาวน์โหลดเทมเพลตทั่วไปใน Microsoft Word หรือ Adobe PDF จากเว็บไซต์ จากนั้น คุณสามารถกรอกข้อมูลลงในช่องว่างเพื่อสร้างเอกสาร SoW แบบกำหนดเองได้

ประการที่สอง คุณสามารถดูตัวสร้าง SoW ที่แนะนำโดยที่คุณพิมพ์รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และตัวสร้างจะสร้างเอกสารต่อไป ใช้เวลาประมาณ 20 นาทีในการสร้างเอกสารออนไลน์บนแพลตฟอร์มนี้

คำสุดท้าย

ตอนนี้คุณทราบขอบเขตของเอกสารงาน ส่วนประกอบ และสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำสำหรับการสร้างเอกสาร SoW แบบมืออาชีพที่ลูกค้าของคุณจะชื่นชอบ นอกจากนี้ คุณยังได้ค้นพบกรณีการใช้งานบางอย่างที่คุณสามารถใช้เอกสาร SoW

เพื่อช่วยคุณเพิ่มเติม บทความนี้ได้สรุปขอบเขตออนไลน์ของเครื่องมือสร้างเอกสารงานและไลบรารีเทมเพลต คุณสามารถสร้างเอกสาร SoW ทางออนไลน์โดยใช้แพลตฟอร์มใดๆ ข้างต้น โดยทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนหรือดาวน์โหลดและปรับแต่งเทมเพลต

นอกจากนี้ คุณยังอาจสนใจเครื่องมือชั้นนำในการลงนามในเอกสาร eSign เช่น ขอบเขตของงานหรือใบสั่งงาน