Как написать (SoW) объем работ [+3 шаблона]

Документ объема работ помогает вам избежать догадок и недопонимания в проекте и отслеживать его при сотрудничестве с внешними клиентами.

Сегодняшние предприятия сотрудничают с несколькими сторонами, прежде чем завершить проект. Для такой совместной работы предприятиям нужен профессиональный документ. Таким образом, они могут обратиться к нему позже, если сотрудничающие внешние стороны не доставят результаты проекта в соответствии с согласованными спецификациями.

Одним из таких деловых документов является объем работ. Он нужен вам всякий раз, когда вы принимаете проекты от кого-то еще или сотрудничаете с третьими лицами.

Продолжайте читать, чтобы научиться писать объем работ на ясном и понятном языке. Вы также познакомитесь с некоторыми онлайн-ресурсами, которые предлагают различные типы рабочих шаблонов и конструкторов на основе форм.

Введение

Объем работ, также известный как документ SoW, представляет собой документ, в котором подробно описывается основа проекта. Многие люди также считают это письменным договором между собой и другими заинтересованными сторонами проекта, включая агентов, поставщиков услуг и субподрядчиков.

В документе обычно объясняется, как выполняется каждая задача или этап проекта, результаты, ожидаемые результаты, графики платежей и процесс. Используя это, фрилансеры или команды могут четко и кратко указать, что заинтересованные стороны могут ожидать от проекта.

В случае недопонимания это работает как вариант для всех сторон. Из него каждый знает, что им нужно сделать, чтобы проект работал на обоих. Документ SoW также является фантастическим способом эффективного общения, отсутствие которого может привести к провалу проекта и отношений между клиентом и заинтересованными сторонами.

Основные компоненты

В зависимости от типа вашего проекта и отрасли документ будет различаться. Тем не менее, это общие элементы, которые необходимо включить почти во все SoW для обеспечения прозрачности.

Ключевая информация

В каждый документ SoW вы должны включать основные детали проекта, чтобы читатели могли сразу понять, о чем идет речь. Укажите название проекта, имя автора, имя клиента, дату и другую важную информацию.

Цели проекта

Добавление краткого описания проекта в SoW всегда помогает. Не забудьте указать предысторию проекта, цели, постановку проблемы и вовлеченных людей, но в краткой форме.

Описание товаров и услуг в виде списка

Теперь перейдем к самой важной части этого документа — товарам и услугам, которые вы будете поставлять или выполнять в рамках проекта.

Лучше разбить результаты на более мелкие части и перечислить их как задачи и подзадачи. Будь то внештатный проект или командный проект, представьте задачи в таблице вместе с предполагаемыми датами завершения и свяжитесь с людьми.

Результаты проекта

Это может быть не обязательно для всех документов SoW, но упоминание того, что клиент получит после завершения проекта, полезно. Таким образом, они будут знать, чего ожидать от вас и вашей команды.

Время проекта

Время играет решающую роль во всех проектах; следовательно, вы должны включить время завершения. Укажите, когда вы начнете над ним работать и когда закончите. Кроме того, не забудьте упомянуть какие-либо вехи или достижения, которых вы хотите достичь на этом пути.

Список за рамками

Еще один необязательный компонент документа SoW поднимет его на следующий уровень. В этом разделе укажите все, что вы не будете включать в свой проект, но клиенты могут ожидать от вас этого. Это прояснит ситуацию и поможет избежать недоразумений.

Протокол изменений

Поскольку вы создаете SoW перед началом проекта, позже может возникнуть необходимость внести изменения в объем проекта, который вы упомянули в этом документе. По этой причине вам необходимо добавить протокол, через который вы сможете вносить в него изменения.

Условия оплаты

Все платные проекты должны содержать раздел, где вы должны описать стоимость проекта и способы оплаты. Если проект требует, чтобы вы инвестировали деньги в товары, рабочую силу, инфраструктуру или любые другие накладные расходы, включите их в этот раздел. Кроме того, укажите графики платежей, поэтапные платежи и другие детали в своем документе SoW.

Условия и положения

В этом разделе необходимо указать все условия проекта. Здесь вы также можете объяснить термины, используемые в SoW, и любые условия, которые вы не разъяснили ранее.

Принятие

Наконец, добавьте этот раздел, который превратит это в законный договор. Здесь включите подпись клиента и предоставьте место для подписей других заинтересованных сторон.

Сценарии использования

Любая сделка по вводу проекта в эксплуатацию между клиентом и аутсорсинговой стороной должна заключаться в документе SoW. Ниже приведены некоторые примеры реального использования объема документов Word и их шаблонов:

№1. Строительные Архитектурные Работы

Поскольку архитектурные работы для коммерческих и личных зданий связаны с большими расходами, рисками и затратами времени, вы должны использовать стандартный документ SoW, который используют большинство строительных фирм.

Приведенный ниже шаблон представляет собой стандартизированный документ SoW, который включает в себя все жизненно важные компоненты, такие как определение проекта, информация о клиенте и проекте, процесс выбора архитектора, график проекта, требования к утверждению, общая цель и т. д.

Скачать: Шаблон архитектурных работ бесплатно MS Word/Google Docs

№ 2. Ремонт интерьера и экстерьера

Различные агентства и подрядчики, занимающиеся домашним декором, используют этот документ SoW для завершения индивидуальных или бизнес-проектов ремонта. Вы можете использовать шаблон, если вы новичок в этой области и не знаете, как его создать.

Следующий шаблон документа SoW был разработан в соответствии с потребностями генеральных подрядчиков США по реконструкции коммерческих или жилых зданий. Он содержит весь «входящий» контент для ремонтных работ. Однако вы можете добавить больше или удалить некоторые в зависимости от проекта, над которым вы работаете.

Скачать: Шаблон ремонтных работ бесплатно MS Word/Google Docs

№3. Жилые и коммерческие ландшафтные проекты

Ландшафтные проекты включают в себя много мокрой работы, а также профессиональные понты. Документ SoW — это возможность для вас продемонстрировать свои творческие способности и дизайнерские вкусы, чтобы заказчик получил еще один серьезный аргумент в пользу найма вашего агентства.

Этот шаблон отчета о работе по озеленению состоит из блоков изображений, в которые вы можете поместить логотип бренда, цветовые палитры бренда, значки и примеры работ. Существует дополнительная пустая страница, которую вы можете использовать для написания дополнительного контента. Для каждой страницы вы можете изменить пример ландшафтного изображения.

Скачать: шаблон отчета о ландшафтном дизайне бесплатно MS Word/Google Docs

№ 4. Маркетинг в области СМИ

Помогать компаниям с их рекламой в социальных сетях и маркетинговыми кампаниями выгодно. Этим занимаются различные фрилансеры и агентства цифрового маркетинга. Если вы также находитесь в этой области, документ SoW может помочь вам в долгосрочной перспективе.

Ниже вы найдете организованный, четкий, профессиональный шаблон SoW для маркетинга в социальных сетях, который агентства и фрилансеры могут использовать в коммерческих целях. Он содержит обязательные компоненты документа SoW, такие как сведения о клиенте, описания проектов, сведения о кампании, основные результаты, таблицы кампаний и т. д.

Скачать: Шаблон SoW для маркетинга в социальных сетях бесплатно MS Word/Google Docs

№ 5. Государственные контракты

Документ SoW крайне необходим для договорных работ, которые вы можете получить от федеральных властей, штатов, муниципалитетов и округов. Кроме того, вы обнаружите, что объем рабочих документов государственного контракта является наиболее подробным по содержанию и объемам.

Здесь вы найдете пример шаблона SoW для государственных контрактных проектов. Он позволяет вам добавить логотип вашего агентства и другой контент SoW, такой как название организации, название проекта, сведения об авторе, предыстория и цели проекта, описание проекта, расписание / график, ценовое предложение поставщика и т. д.

Вам может потребоваться добавить или исключить контент в зависимости от интересующего вас проекта государственного контракта. Прежде чем отправлять окончательный проект, ознакомьтесь с требованиями проекта к формату документа SoW.

Скачать: Шаблон SoW государственных контрактов для бесплатного MS Word/Google Docs

Dos для написания документа SOW

• Включите подробные сведения о работе, оплате, ресурсах, сроках, этапах и т. д.
• Добавьте визуальные элементы , такие как изображения конечного продукта или услуги, которые вы ожидаете, графики, диаграммы, таблицы и т. д.
• Если документ содержит деловой жаргон, убедитесь, что вы и подписывающая сторона определили его перед вводом проекта в эксплуатацию.
• Если это долгосрочный проект со многими сложными результатами, которые зависят от времени, включите график пересмотра SoW с интервалом в месяц или квартал.
• Документ также должен содержать определения успеха проекта . Когда вы закончите проект, клиент может легко просмотреть определения успеха, и не будет места для ненужных обзоров и переделок.
• Держите SoW четким, кратким и кратким. Не используйте ненужные наполнители для удлинения документа.
• Вы должны разработать документ, сотрудничая с внешними и внутренними заинтересованными сторонами . Например, внутренними заинтересованными сторонами будет ваша проектная группа, а внешними заинтересованными сторонами будут клиент и сторонние поставщики.
• Упомяните тесно связанные услуги , которые не входят в проект, такие как хостинг после разработки веб-сайта, публикация приложения после разработки приложения и т. д., если клиент не платит за услугу.

Теперь давайте перейдем к тому, что нельзя делать, чтобы написать документ с объемом работ (SOW).

Что нельзя делать при написании SOW-документа

• Не стесняйтесь использовать шаблоны документов SoW и примеры соответствующего проекта при создании своего. Это сэкономит время и усилия.
• Не включайте в документ расплывчатое и двусмысленное содержание, которое субподрядчики, поставщики и другие третьи стороны могут использовать в своих интересах и причинить вам денежный ущерб.
• Не торопитесь с составлением рабочего документа. Сядьте со своими соавторами и тщательно спланируйте документ, включив в него все определения, вехи, ограничения, бюджет и т. д.
• Не забудьте четко обозначить результаты проекта, которые «выходят за рамки» и «входят в рамки».
• Если проект требует определенной продолжительности профессионального обучения, не забудьте указать это в документе вместе со стоимостью.
• В некоторых документах SoW отсутствует пошаговый рабочий процесс о том, как клиент должен проверять результаты, чтобы он мог объявить о завершении проекта. Убедитесь, что вы не делаете эту ошибку. Включите предварительно утвержденные шаги , которые определяют проект как завершенный в соответствии с условиями ввода в эксплуатацию.
• Долгосрочные проекты могут потребовать отклонений, изменения содержания, изменений результатов и т. д. Не забудьте упомянуть такие возможности в документе SoW.

Кроме того, ознакомьтесь с бесплатными ресурсами шаблонов для документов SOW.

Бесплатные ресурсы шаблонов

Smartsheet

В Smartsheet пользователи могут найти множество бесплатных шаблонов для личного использования. Здесь доступны шаблоны в форматах Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs и Google Sheets.

Цифровой маркетинг, коммерческое строительство, разработка программного обеспечения, дизайн интерьера, веб-дизайн и реконструкция — вот некоторые популярные отрасли, в которых вы можете использовать эти шаблоны этой платформы.

Архив шаблонов

Архив шаблонов — еще один веб-сайт, на котором можно найти бесплатные ресурсы для создания рабочей документации. Шаблоны имеют различные дизайны и форматы, поэтому вы можете выбрать их в соответствии с вашим брендом или проектом. Кроме того, вы можете легко загрузить и отредактировать их, чтобы создать уникальный документ SoW.

FormSwift

FormSwift позволяет вам создать рабочий документ для вашего следующего проектного предложения двумя способами. Сначала загрузите общий шаблон в формате Microsoft Word или Adobe PDF с его веб-сайта. Затем вы можете заполнить пробелы, чтобы создать собственный документ SoW.

Во-вторых, вы можете воспользоваться управляемым компоновщиком SoW, где вы вводите соответствующие данные, а компоновщик продолжает создавать документ. Создание документа онлайн на этой платформе занимает около 20 минут.

Заключительные слова

Итак, теперь вы знаете объем рабочего документа, его компоненты, а также то, что нужно и чего нельзя делать для создания профессионального документа SoW, который понравится вашему клиенту. Кроме того, вы также обнаружили несколько вариантов использования, в которых вы можете использовать документы SoW.

Чтобы помочь вам в дальнейшем, в статье описаны некоторые онлайн-объемы работы по созданию документов и библиотек шаблонов. Вы можете создать документ SoW онлайн, используя любую из вышеперечисленных платформ, либо следуя пошаговому руководству, либо загрузив и настроив шаблон.

Вас также могут заинтересовать лучшие инструменты для электронной подписи документов, такие как объем работ или рабочие задания.