كيف تكتب (SoW) نطاق العمل [+3 قوالب]

تساعدك وثيقة نطاق العمل على تجنب التخمين وسوء التواصل في المشروع وإبقائه على المسار الصحيح عند التعاون مع العملاء الخارجيين.

تتعاون شركات اليوم مع أطراف متعددة قبل إكمال المشروع. لمثل هذا العمل التعاوني ، تحتاج الشركات إلى مستند احترافي. لذلك يمكنهم الرجوع إليها لاحقًا إذا لم تقم الأطراف الخارجية المتعاونة بتسليم مخرجات المشروع وفقًا للمواصفات المتفق عليها.

أحد هذه الوثائق التجارية هو نطاق العمل. أنت في حاجة إليه عندما تتولى مشروعات من شخص آخر أو تتعاون مع جهات خارجية.

استمر في القراءة لتتعلم كتابة نطاق عمل وثيقة بلغة واضحة وسهلة الفهم. سوف تستكشف أيضًا بعض الموارد عبر الإنترنت التي تقدم أنواعًا مختلفة من نطاق قوالب العمل والبناة المستندة إلى النماذج.

مقدمة

نطاق العمل ، المعروف أيضًا باسم مستند SoW ، عبارة عن ورقة يتم فيها وصف معلومات تفصيلية حول أساس المشروع. يعتبره العديد من الأشخاص أيضًا عقدًا مكتوبًا بينهم وبين أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع ، بما في ذلك الوكلاء ومقدمو الخدمات والمقاولون من الباطن.

يشرح المستند عادةً كيفية إكمال كل مهمة أو مرحلة من المشروع ، والتسليمات ، والنتائج المتوقعة ، وجداول الدفع ، والعملية. باستخدام هذا ، يمكن للموظفين المستقلين أو الفرق أن يذكروا بوضوح ودقة ما يمكن أن يتوقعه أصحاب المصلحة من المشروع.

في حالة سوء الفهم ، يعمل هذا كخيار الانتقال لجميع الأطراف. من خلاله ، يعرف الجميع ما يتعين عليهم القيام به لجعل المشروع يعمل لكليهما. وثيقة SoW هي أيضًا طريقة رائعة للتواصل الفعال - يمكن أن يؤدي عدم وجودها إلى فشل العلاقة بين العميل وأصحاب المصلحة.

المكونات الأساسية

اعتمادًا على نوع مشروعك والصناعة ، سيختلف المستند. ومع ذلك ، فهذه هي العناصر المشتركة التي تحتاج إلى تضمينها في جميع نواحي العمل تقريبًا من أجل الشفافية.

معلومات أساسية

في كل مستند SoW ، يجب عليك تضمين التفاصيل الأساسية للمشروع حتى يتمكن القراء من إدراك ما يدور حوله على الفور. قم بتضمين اسم المشروع واسم المؤلف واسم العميل والتاريخ والمعلومات الهامة الأخرى.

أهداف المشروع

تساعد دائمًا إضافة وصف موجز للمشروع في SoW. تأكد من تضمين خلفية المشروع وأهدافه وبيان المشكلة والأشخاص المعنيين ، ولكن بإيجاز.

وصف السلع والخدمات كقائمة

الآن ، تعال إلى الجزء الأكثر أهمية في هذه الوثيقة - السلع والخدمات التي ستقدمها أو تؤديها ضمن إطار عمل المشروع.

من الأفضل تقسيم التسليمات إلى أجزاء أصغر وإدراجها كمهام ومهام فرعية. سواء كان مشروعًا مستقلاً أو مشروعًا جماعيًا ، اعرض المهام في جدول جنبًا إلى جنب مع تواريخ الإنجاز المتوقعة واتصل بالأشخاص.

مخرجات المشروع

قد لا يكون ذلك ضروريًا لجميع مستندات SoW ، ولكن ذكر ما سيحصل عليه العميل بمجرد انتهاء المشروع أمر مفيد. وبالتالي ، سيعرفون ما يمكن توقعه منك ومن فريقك.

وقت المشروع

يلعب الوقت دورًا حاسمًا في جميع المشاريع ؛ ومن ثم ، يجب عليك تضمين وقت الانتهاء. اذكر متى ستبدأ في العمل ومتى ستنتهي منه. أيضًا ، لا تنسَ ذكر أي معالم أو إنجازات ترغب في تحقيقها على طول الطريق.

قائمة خارج النطاق

مكون اختياري آخر من وثيقة SoW سينتقل به إلى المستوى التالي. في هذا القسم ، قم بتضمين أي شيء لن تقوم بتضمينه في مشروعك ولكن العملاء قد يتوقعون منك القيام بذلك. هذا سيجعل الأمور واضحة ويساعدك على تجنب أي سوء فهم.

بروتوكول التغييرات

أثناء قيامك بإنشاء SoW قبل البدء في مشروع ، قد تظهر الضرورات لاحقًا لإجراء تغييرات على نطاق المشروع الذي ذكرته في هذا المستند. لهذا السبب ، تحتاج إلى إضافة بروتوكول يمكنك من خلاله إجراء تغييرات عليه.

شروط الدفع

يجب أن تحتوي جميع المشاريع المدفوعة على قسم حيث يتعين عليك وصف نفقات المشروع وطرق الدفع. إذا احتاج المشروع إلى استثمار الأموال في السلع أو العمالة أو البنية التحتية أو أي تكلفة عامة أخرى ، فقم بتضمينها في هذا القسم. اذكر أيضًا جداول الدفع والمدفوعات الرئيسية والتفاصيل الأخرى في مستند SoW الخاص بك.

الأحكام والشروط

يجب عليك تضمين جميع شروط وأحكام المشروع في هذا القسم. هنا ، يمكنك أيضًا شرح المصطلحات المستخدمة في بيان العمل وأي شروط لم توضحها سابقًا.

قبول

أخيرًا ، أضف هذا القسم الذي سيحول هذا إلى عقد واجب النفاذ قانونًا. هنا ، قم بتضمين توقيع العميل ووفر مساحة لتوقيعات أصحاب المصلحة الآخرين.

استخدم حالات

يجب أن تتم أي صفقة تكليف بالمشروع بين العميل وطرف الاستعانة بمصادر خارجية من خلال مستند SoW. ابحث أدناه عن بعض حالات الاستخدام الواقعية لنطاق مستندات Word وقوالبها:

# 1. أعمال البناء المعمارية

نظرًا لأن الأعمال المعمارية للمباني التجارية والمباني الشخصية تتكبد العديد من النفقات والمخاطر واستثمارات الوقت ، يجب عليك استخدام مستند SoW القياسي الذي تستخدمه معظم شركات إنشاءات المباني.

النموذج أدناه هو مستند SoW قياسي يتضمن جميع المكونات الحيوية مثل تعريف المشروع ، ومعلومات العميل والمشروع ، وعملية اختيار المهندس المعماري ، والجدول الزمني للمشروع ، ومتطلبات الموافقة ، والهدف العام ، وما إلى ذلك.

تنزيل: قالب أعمال معمارية لـ MS Word / Google Docs مجانًا

# 2. التجديد الداخلي والخارجي

تستخدم العديد من وكالات ومقاولي ديكور المنزل وثيقة SoW هذه لإنهاء صفقات تجديد المشاريع الفردية أو التجارية. يمكنك استخدام قالب إذا كنت مشاركًا جديدًا في هذا المجال وليس لديك أي فكرة عن كيفية إنشاء واحد.

تمت صياغة نموذج مستند SoW التالي وفقًا لاحتياجات المقاولين العامين في الولايات المتحدة لتجديد المباني التجارية أو السكنية. يحتوي على جميع المحتويات "في النطاق" لأعمال التجديد. ومع ذلك ، يمكنك إضافة المزيد أو حذف البعض وفقًا للمشروع الذي تعمل عليه.

تنزيل: قالب أعمال التجديد لـ MS Word / Google Docs مجانًا

# 3. مشاريع تنسيق الحدائق السكنية والتجارية

تشمل مشاريع تنسيق الحدائق الكثير من الأعمال الرطبة بالإضافة إلى التباهي الاحترافي. وثيقة SoW هي فرصة لك لإظهار ذوقك الإبداعي والتصميم بحيث يحصل الطرف المكلف على نقطة قوية أخرى لتوظيف وكالتك.

يتكون قالب SoW لعمل تنسيق الحدائق هذا من كتل صور حيث يمكنك وضع شعار العلامة التجارية ولوحات ألوان العلامة التجارية والرموز وأمثلة العمل. هناك صفحة فارغة إضافية يمكنك استخدامها لكتابة المزيد من المحتوى. لكل صفحة ، يمكنك تغيير مثال صورة المناظر الطبيعية.

تنزيل: قالب المناظر الطبيعية SoW مجانًا MS Word / Google Docs

# 4. تسويق وسائل الاعلام الاجتماعية

تعتبر مساعدة الشركات بإعلانات وسائل التواصل الاجتماعي وحملات التسويق الخاصة بهم أمرًا مربحًا. العديد من العاملين لحسابهم الخاص ووكالات التسويق الرقمي في هذا الأمر. إذا كنت أيضًا في هذا المجال ، فيمكن أن يساعدك مستند SoW على المدى الطويل.

ابحث أدناه عن نموذج تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي منظم ونقي واحترافي يمكن للوكالات وأصحاب الأعمال الحرة استخدامه تجاريًا. يحتوي على مكونات مستند SoW الضرورية مثل تفاصيل العميل وأوصاف المشروع وتفاصيل الحملة والتسليمات الرئيسية وجداول الحملة وما إلى ذلك.

تنزيل: نموذج التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي SoW مجانًا MS Word / Google Docs

# 5. العقود الحكومية

تعد وثيقة SoW ضرورية للغاية للأعمال التعاقدية التي قد تحصل عليها من الفيدرالية والولاية والبلديات والمقاطعات. أيضًا ، ستجد أن نطاق العقد الحكومي لوثائق العمل هو الأكثر تفصيلاً في المحتوى والنطاقات.

تجد هنا مثالاً على نموذج SoW للمشاريع التعاقدية الحكومية. يتيح لك إضافة شعار وكالتك ومحتويات أخرى من SoW مثل اسم المؤسسة واسم المشروع وتفاصيل المؤلف وخلفية المشروع وأهدافه ووصف المشروع والجدول الزمني / الجدول الزمني واقتراح تكلفة البائع وما إلى ذلك.

قد تحتاج إلى إضافة أو استبعاد المحتوى اعتمادًا على مشروع العقد الحكومي الذي تهتم به. انتقل إلى متطلبات المشروع لتنسيق مستند SoW قبل إرسال المسودة النهائية.

تنزيل: نموذج العقود الحكومية SoW مجانًا MS Word / Google Docs

قم بكتابة مستند SOW

• قم بتضمين تفاصيل صريحة بشأن الوظيفة ، والدفع ، والموارد ، والموعد النهائي ، والمعالم ، وما إلى ذلك.
• أضف عناصر مرئية مثل صور المنتج النهائي أو الخدمة التي تتوقعها ، والرسوم البيانية ، والمخططات ، والجداول ، وما إلى ذلك.
• إذا كان المستند يحتوي على مصطلحات تجارية ، فتأكد من قيامك أنت والطرف الموقّع بتحديد تلك المصطلحات قبل التكليف بالمشروع.
• إذا كان مشروعًا طويل الأجل به العديد من المخرجات المعقدة التي تعتمد على الوقت ، فقم بتضمين جدول زمني لمراجعة SoW على فترات شهرية أو ربع سنوية.
• يجب أن تحتوي الوثيقة أيضًا على تعريفات لنجاح المشروع . عند إكمال المشروع ، يمكن للعميل مراجعة تعريفات النجاح بسهولة ، ولن يكون هناك أي مجال للمراجعات وإعادة العمل غير الضرورية.
• اجعل SoW واضحًا وموجزًا ​​ومختصرًا. لا تستخدم مواد مالئة غير ضرورية لإطالة المستند.
• يجب عليك صياغة المستند من خلال التعاون مع أصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين . على سبيل المثال ، سيكون أصحاب المصلحة الداخليون هم فريق المشروع الخاص بك ، وسيكون أصحاب المصلحة الخارجيون هم العملاء والموردون الخارجيون.
• اذكر الخدمات وثيقة الصلة التي لا تأتي مع المشروع ، مثل الاستضافة بعد تطوير الموقع ، ونشر التطبيق بعد تطوير التطبيق ، وما إلى ذلك ، ما لم يدفع العميل مقابل الخدمة.

الآن ، دعنا ننتقل إلى الأمور الممنوعة لكتابة مستند نطاق العمل (SOW).

لا يجب كتابة مستند SOW

• لا تتردد في استخدام قوالب مستندات SoW وأمثلة لمشروع ذي صلة عند إنشاء مشروعك. سيوفر الوقت والجهد.
• لا تقم بتضمين محتوى غامض وغامض في المستند يمكن للمقاولين من الباطن والبائعين والجهات الخارجية الأخرى استخدامه لصالحهم والتسبب في أضرار مالية لك.
• لا تتسرع في عملية صياغة وثيقة نطاق العمل. اجلس مع المتعاونين لديك وقم بالتخطيط الدقيق للمستند من خلال تضمين جميع التعريفات والمعالم والقيود والميزانية وما إلى ذلك.
• لا تنس أن تحدد بوضوح التسليمات في مشروع "خارج النطاق" و "في النطاق".
• إذا كان المشروع يتطلب فترات تدريب احترافية معينة ، فلا تنس تضمين ذلك في المستند مع التكاليف.
• تفتقر بعض مستندات SoW إلى سير العمل خطوة بخطوة حول كيفية قيام العميل بتدقيق التسليمات حتى يتمكن من إعلان اكتمال المشروع. تأكد من عدم ارتكاب هذا الخطأ. قم بتضمين الخطوات المعتمدة مسبقًا التي تحدد المشروع على أنه مكتمل وفقًا لشروط التشغيل.
• قد تتطلب المشاريع طويلة الأجل تحويلات وتعديلات في النطاق وتغييرات قابلة للتسليم وما إلى ذلك. لا تنس ذكر هذه الاحتمالات في مستند SoW.

علاوة على ذلك ، تحقق من موارد القوالب المجانية لمستندات SOW.

موارد القوالب المجانية

ورقة ذكية

في Smartsheet ، يمكن للمستخدمين العثور على مجموعة متنوعة من قوالب العمل المجانية للاستخدام الشخصي. هنا ، تتوفر القوالب في Adobe PDF و Microsoft Word و Microsoft Excel و Google Docs و Google Sheets.

يعد التسويق الرقمي والبناء التجاري وتطوير البرامج والتصميم الداخلي وتصميم الويب وإعادة التصميم بعض الصناعات الشائعة حيث يمكنك استخدام هذه القوالب الخاصة بهذه المنصة.

أرشيف القالب

أرشيف القوالب هو موقع ويب آخر حيث يمكنك العثور على موارد مجانية لإنشاء نطاق مستندات العمل. القوالب ذات تصميمات وتنسيقات مختلفة حتى تتمكن من الاختيار وفقًا لعلامتك التجارية أو مشروعك. علاوة على ذلك ، يمكنك تنزيلها وتحريرها بسهولة للتوصل إلى مستند SoW فريد.

فورم سويفت

يتيح لك FormSwift إنشاء نطاق من مستند العمل لاقتراح مشروعك التالي بطريقتين. أولاً ، قم بتنزيل قالب عام في Microsoft Word أو Adobe PDF من موقعه على الويب. بعد ذلك ، يمكنك ملء الفراغات لإنشاء مستند SoW مخصص.

ثانيًا ، يمكنك الاطلاع على مُنشئ SoW الإرشادي حيث تكتب التفاصيل ذات الصلة ، ويستمر المنشئ في إنشاء المستند. يستغرق إنشاء المستند عبر الإنترنت على هذا النظام الأساسي حوالي 20 دقيقة.

الكلمات الأخيرة

لذا ، أنت الآن تعرف نطاق مستند العمل ومكوناته وما يجب فعله وما لا يجب فعله لإنشاء مستند SoW احترافي سيحبه عميلك. علاوة على ذلك ، لقد اكتشفت أيضًا بعض حالات الاستخدام حيث يمكنك استخدام مستندات SoW.

لمساعدتك بشكل أكبر ، حددت المقالة بعض النطاق عبر الإنترنت لمنشئي مستندات العمل ومكتبات القوالب. يمكنك إنشاء مستند SoW عبر الإنترنت باستخدام أي من الأنظمة الأساسية المذكورة أعلاه ، إما باتباع دليل تفصيلي أو تنزيل قالب وتخصيصه.

قد تكون مهتمًا أيضًا بأفضل الأدوات للتوقيع الإلكتروني للمستندات مثل نطاق العمل أو أوامر العمل.