如何編寫 (SoW) 工作範圍 [+3 模板]

已發表: 2022-11-24

工作範圍文檔可幫助您避免項目中的猜測和溝通不暢，並在與外部客戶合作時保持項目正常進行。

今天的企業在完成一個項目之前會與多方合作。對於這樣的協同工作，企業需要一份專業的文件。因此，如果合作的外部方未按照約定的規格交付項目可交付成果，他們可以稍後參考。

一個這樣的商業文件是工作範圍。每當您從別人那裡接手項目或與第三方合作時，您都需要它。

繼續閱讀以學習以清晰易懂的語言編寫工作範圍文檔。您還將探索一些在線資源，這些資源提供不同類型的工作範圍模板和基於表單的構建器。

介紹

工作範圍，又名 SoW 文件，是一份描述項目基礎工作詳細信息的文件。許多人還認為這是他們自己與項目的其他利益相關者（包括代理商、服務提供商和分包商）之間的書面合同。

該文件通常解釋項目的每個任務或階段是如何完成的、可交付成果、預期結果、付款時間表和流程。使用它，自由職業者或團隊可以清楚簡潔地提及利益相關者對項目的期望。

萬一發生誤解，這是各方的首選。從中，每個人都知道他們需要做什麼才能使項目對雙方都有效。 SoW 文件也是一種有效溝通的絕佳方式——缺乏這種方式可能會導致項目和客戶-利益相關者關係失敗。

基本組件

根據您的項目類型和行業，文檔會有所不同。但是，這些是您需要包含在幾乎所有 SoW 中以提高透明度的常見元素。

關鍵信息

在每個 SoW 文檔中，您必須包含項目的基本細節，以便讀者可以立即了解它的全部內容。包括項目名稱、作者姓名、客戶名稱、日期和其他重要信息。

項目目標

在 SoW 中添加簡短的項目描述總是有幫助的。確保包括項目背景、目標、問題陳述和相關人員，但要簡明扼要。

商品和服務的描述列表

現在，來到本文檔最關鍵的部分——您將在項目框架內交付或執行的商品和服務。

最好將可交付成果分解成更小的塊，並將它們列為任務和子任務。無論是自由職業項目還是團隊項目，請在表格中列出任務以及預計完成日期並聯繫人員。

項目交付

可能並非所有 SoW 文檔都需要這樣做，但提及項目結束後客戶將獲得什麼是有益的。因此，他們會知道對您和您的團隊有什麼期望。

項目時間

時間在所有項目中都起著至關重要的作用；因此，您必須包括完成時間。提及何時開始工作以及何時完成。此外，不要忘記提及您在此過程中希望實現的任何里程碑或成就。

超出範圍的列表

SoW 文檔的另一個可選組件將把它提升到一個新的水平。在此部分中，包括您不會包含在項目中但客戶可能希望您這樣做的任何內容。這將使事情變得清晰，並幫助您避免任何誤解。

變更協議

當您在開始項目之前創建 SoW 時，稍後可能會出現對您在本文檔中提到的項目範圍進行更改的必要性。出於這個原因，您需要添加一個協議，通過它您將能夠對其進行更改。

付款條件

所有付費項目都應包含一個部分，您必須在其中描述項目費用和付款方式。如果項目需要您投資商品、勞動力、基礎設施或任何其他間接費用，請將其包括在本節中。此外，在您的 SoW 文檔中提及付款時間表、里程碑付款和其他詳細信息。

條款和條件

您必須在此部分中包含項目的所有條款和條件。在這裡，您還可以解釋 SoW 中使用的術語以及您之前未闡明的任何條件。

驗收

最後，添加此部分，這會將其變成具有法律效力的合同。在這裡，包括客戶的簽名並為其他利益相關者的簽名提供空間。

用例

客戶與外包方之間的任何項目委託交易都應通過 SoW 文件進行。在下面找到 word 文檔及其模板範圍的一些真實用例：

#1。建築工程

由於企業和個人建築的建築工作會產生許多費用、風險和時間投資，因此您必須使用大多數建築施工公司使用的標準 SoW 文件。

下面的模板是一個標準化的 SoW 文件，包括所有重要的組成部分，如項目定義、客戶和項目信息、架構師選擇過程、項目時間表、批准要求、總體目標等。

下載：免費的建築作品模板 MS Word/Google Docs

#2。室內外裝修

各種家居裝飾機構和承包商使用此 SoW 文檔來完成個人或企業項目翻新交易。如果您是該領域的新手並且不知道如何創建模板，則可以使用模板。

以下 SoW 文檔模板是根據美國總承包商對商業或住宅建築翻新的需求起草的。它包含裝修工程的所有“範圍內”內容。但是，您可以根據正在進行的項目添加或刪除一些。

下載：免費 MS Word/Google Docs 的裝修工程模板

#3。住宅和商業園林綠化項目

園林綠化項目包括大量的濕工作以及專業的炫耀。 SoW 文件是您展示您的創造力和設計品味的機會，以便委託方獲得另一個聘請您的機構的堅實點。

這個美化工作 SoW 模板由圖像塊組成，您可以在其中放置品牌徽標、品牌調色板、圖標和工作示例。有一個額外的空白頁，您可以使用它來編寫更多內容。對於每個頁面，您可以更改美化圖像示例。

下載：免費的 MS Word/Google Docs 美化 SoW 模板

#4。社交媒體市場營銷

幫助企業進行社交媒體廣告和營銷活動是有利可圖的。各種自由職業者和數字營銷機構都參與其中。如果您也在這個領域，那麼從長遠來看，SoW 文檔可以為您提供幫助。

在下面找到一個有條理、清晰、專業的社交媒體營銷 SoW 模板，代理商和自由職業者可以將其用於商業用途。它包含必備的 SoW 文檔組件，如客戶詳細信息、項目描述、活動詳細信息、關鍵可交付成果、活動表等。

下載：免費的社交媒體營銷 SoW 模板 MS Word/Google Docs

#5。政府合同

對於您可能從聯邦、州、市和縣獲得的合同工程，SoW 文件是非常必要的。此外，您會發現政府合同工作範圍文件在內容和範圍上最為詳盡。

在這裡，您可以找到政府合同項目的 SoW 模板示例。它允許您添加機構徽標和其他 SoW 內容，如組織名稱、項目名稱、作者詳細信息、項目背景和目標、項目描述、時間表/進度表、供應商成本提案等。

您可能需要根據您感興趣的政府合同項目添加或排除內容。在提交最終草案之前，請仔細閱讀項目對 SoW 文檔格式的要求。

下載：免費的政府合同 SoW 模板 MS Word/Google Docs

DOS 寫入 SOW 文檔

包括有關工作、付款、資源、截止日期、里程碑等的明確細節。
添加視覺元素，例如您期望的最終產品或服務的圖片、圖形、圖表、表格等。
如果文檔包含商業術語，請確保您和簽署方在委託項目之前定義這些術語。
如果它是一個長期項目，包含許多取決於時間的複雜可交付成果，請包括每月或每季度審查 SoW的時間表。
該文件還應包含項目成功的定義。當您完成項目時，客戶可以輕鬆地審查成功的定義，並且不會有任何不必要的審查和返工的餘地。
保持 SoW 清晰、簡潔和簡短。不要使用不必要的填充物來加長文檔。
您必須與外部和內部利益相關者合作起草該文件。例如，內部利益相關者將是您的項目團隊，外部利益相關者將是客戶和第三方供應商。
提及項目未附帶的密切相關服務，例如網站開發後的託管、應用程序開發後的應用程序發布等，除非客戶為該服務付費。

現在，讓我們進入註意事項，編寫工作範圍 (SOW) 文檔。

不要寫 SOW 文檔

在創建您的項目時，請毫不猶豫地使用相關項目的SoW 文檔模板和示例。它將節省時間和精力。
不要在文件中包含分包商、供應商和其他第三方可以利用的模糊和模棱兩可的內容，並給您造成經濟損失。
不要倉促起草工作範圍文件。與您的合作者坐在一起，通過包括所有定義、里程碑、限制、預算等來精心計劃文檔。
不要忘記清楚地概述項目中“超出範圍”和“範圍內”的可交付成果。
如果項目需要一定的專業培訓時間，請不要忘記將其與費用一起包含在文件中。
一些 SoW 文檔缺少有關客戶應如何審核可交付成果以便他們可以宣布項目完成的分步工作流程。確保您不會犯此錯誤。 包括根據調試條款將項目定義為完整的預先批准的步驟。
長期項目可能需要轉移、範圍變更、可交付成果變更等。不要忘記在 SoW 文檔中提及此類可能性。

此外，查看 SOW 文檔的免費模板資源。

免費模板資源

智能表

在 Smartsheet 上，用戶可以找到各種免費的工作範圍模板供個人使用。在這裡，可以使用 Adobe PDF、Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs 和 Google Sheets 中的模板。

數字營銷、商業建築、軟件開發、室內設計、網頁設計和改造是一些流行的行業，您可以在這些行業中使用該平台的這些模板。

模板存檔

Template Archive 是另一個網站，您可以在其中找到創建工作範圍文檔的免費資源。模板具有多種設計和格式，您可以根據自己的品牌或項目進行選擇。此外，您可以輕鬆下載和編輯這些文件，以製作出獨一無二的 SoW 文件。

表單快速

FormSwift 允許您以兩種方式為下一個項目提案創建工作範圍文檔。首先，從其網站下載 Microsoft Word 或 Adobe PDF 格式的通用模板。然後，您可以填寫空白以創建自定義 SoW 文檔。

其次，您可以通過引導式 SoW 構建器，在其中鍵入相關詳細信息，構建器會繼續創建文檔。在此平台上在線創建文檔大約需要 20 分鐘。

最後的話

因此，現在您了解了工作文檔的範圍、它的組成部分，以及創建您的客戶會喜歡的專業 SoW 文檔的注意事項。此外，您還發現了一些可以使用 SoW 文檔的用例。

為了進一步幫助您，本文概述了一些在線工作範圍文檔生成器和模板庫。您可以使用上述任何平台在線創建 SoW 文檔，方法是遵循分步指南或下載和自定義模板。

您可能還對電子簽名文檔（如工作範圍或工作訂單）的頂級工具感興趣。