Nasıl Yazılır (SoW) İşin Kapsamı [+3 Şablon]

Çalışma belgesinin kapsamı, bir projede varsayımlardan ve yanlış iletişimden kaçınmanıza ve harici müşterilerle işbirliği yaparken projeyi yolunda tutmanıza yardımcı olur.

Bugünün işletmeleri, bir projeyi tamamlamadan önce birden fazla tarafla işbirliği yapıyor. Bu tür ortak çalışma için işletmelerin profesyonel bir belgeye ihtiyacı vardır. Böylece, işbirliği yapan dış taraflar proje çıktılarını kararlaştırılan spesifikasyonlara göre teslim etmezlerse buna daha sonra başvurabilirler.

Böyle bir iş belgesi işin kapsamıdır. Başka birinden proje aldığınızda veya üçüncü taraflarla işbirliği yaptığınızda buna ihtiyacınız olur.

Açık ve anlaşılması kolay bir dilde bir çalışma belgesi kapsamı yazmayı öğrenmek için okumaya devam edin. Ayrıca, farklı türde iş kapsamı şablonları ve form tabanlı oluşturucular sunan bazı çevrimiçi kaynakları da keşfedeceksiniz.

giriiş

İşin kapsamı, diğer adıyla SoW belgesi, bir projenin alt yapısı hakkında detaylı bilgilerin anlatıldığı bir belgedir. Pek çok kişi, bunu kendileri ve aracılar, hizmet sağlayıcılar ve taşeronlar da dahil olmak üzere bir projenin diğer paydaşları arasında yazılı bir sözleşme olarak görür.

Belge genellikle bir projenin her bir görevinin veya aşamasının nasıl tamamlandığını, çıktıları, beklenen sonuçları, ödeme planlarını ve süreci açıklar. Bunu kullanarak, serbest çalışanlar veya ekipler, paydaşların bir projeden neler bekleyebileceğini açık ve öz bir şekilde belirtebilir.

Yanlış anlaşılma durumunda bu, tüm taraflar için başvurulacak seçenek olarak çalışır. Buradan herkes, projenin her ikisi için de işe yaraması için ne yapmaları gerektiğini bilir. SoW belgesi aynı zamanda harika bir etkili iletişim yöntemidir - eksikliği bir projenin ve müşteri-paydaş ilişkisinin başarısız olmasına neden olabilir.

Temel bileşenler

Proje türünüze ve sektörünüze bağlı olarak, belge değişiklik gösterecektir. Ancak bunlar, şeffaflık için neredeyse tüm SoW'a dahil etmeniz gereken ortak unsurlardır.

Anahtar bilgi

Her SoW belgesinde, bir projenin temel ayrıntılarını eklemelisiniz, böylece okuyucular projenin ne hakkında olduğunu hemen anlayabilirler. Proje adını, yazarın adını, müşteri adını, tarihi ve diğer önemli bilgileri ekleyin.

Proje Hedefleri

SoW'a kısa bir proje açıklaması eklemek her zaman yardımcı olur. Projenin arka planını, hedeflerini, sorun bildirimini ve dahil olan kişileri kısa ve öz bir şekilde eklediğinizden emin olun.

Mal ve Hizmetlerin Liste Olarak Açıklaması

Şimdi bu belgenin en can alıcı kısmına, yani proje çerçevesinde teslim edeceğiniz veya gerçekleştireceğiniz mal ve hizmetlere gelin.

Çıktıları daha küçük parçalara bölmek ve bunları görevler ve alt görevler olarak listelemek daha iyidir. İster serbest çalışan bir proje ister bir ekip projesi olsun, görevleri öngörülen tamamlanma tarihleriyle birlikte bir tabloda sunun ve kişilerle iletişim kurun.

Proje Çıktıları

Tüm SoW belgeleri için gerekli olmayabilir, ancak proje sona erdiğinde müşterinin ne alacağını belirtmek faydalıdır. Böylece sizden ve ekibinizden ne bekleyeceklerini bilecekler.

Proje Süresi

Zaman, tüm projelerde çok önemli bir rol oynar; bu nedenle, tamamlanma süresini dahil etmelisiniz. Üzerinde çalışmaya ne zaman başlayacağınızı ve ne zaman bitireceğinizi belirtin. Ayrıca, yol boyunca başarmak istediğiniz kilometre taşlarından veya başarılardan bahsetmeyi unutmayın.

Kapsam Dışı Liste

SoW belgesinin başka bir isteğe bağlı bileşeni, onu bir sonraki seviyeye taşıyacaktır. Bu bölümde, projenize dahil etmeyeceğiniz ancak müşterilerin sizden bunu yapmanızı bekleyebileceği her şeyi ekleyin. Bu, her şeyi netleştirecek ve herhangi bir yanlış anlaşılmayı önlemenize yardımcı olacaktır.

Değişiklik Protokolü

Bir projeye başlamadan önce SoW oluşturduğunuzda, daha sonra bu belgede bahsettiğiniz proje kapsamında değişiklik yapmak için gereklilikler ortaya çıkabilir. Bu nedenle, üzerinde değişiklik yapabileceğiniz bir protokol eklemeniz gerekir.

Ödeme şartları

Tüm ücretli projeler, proje masraflarını ve ödeme modlarını açıklamanız gereken bir bölüm içermelidir. Proje, mallar, işçilik, altyapı veya diğer genel giderler için yatırım yapmanızı gerektiriyorsa, bu bölüme ekleyin. Ayrıca SoW belgenizde ödeme planlarından, kilometre taşı ödemelerinden ve diğer ayrıntılardan bahsedin.

Şartlar ve koşullar

Bu bölüme projenin tüm şartlarını ve koşullarını dahil etmelisiniz. Burada, SoW'da kullanılan terimleri ve daha önce açıklamadığınız koşulları da açıklayabilirsiniz.

Kabul

Son olarak, bunu yasal olarak uygulanabilir bir sözleşmeye dönüştürecek olan bu bölümü ekleyin. Burada, müşterinin imzasını ekleyin ve diğer paydaşların imzaları için yer sunun.

Kullanım Örnekleri

Bir müşteri ile bir dış kaynak temin eden taraf arasındaki herhangi bir proje devreye alma anlaşması, bir SoW belgesi aracılığıyla yapılmalıdır. Word belgelerinin kapsamı ve şablonlarının bazı gerçek dünya kullanım örneklerini aşağıda bulabilirsiniz:

1 numara. Bina Mimari İşleri

İş ve kişisel binalar için mimari çalışma birçok masraf, risk ve zaman yatırımı gerektirdiğinden, çoğu inşaat firmasının kullandığı standart bir SoW belgesi kullanmalısınız.

Aşağıdaki şablon, Proje Tanımı, Müşteri ve Proje Bilgileri, Mimar Seçim Süreci, Projenin Zaman Çizelgesi, Onay Gereksinimleri, Genel Hedef vb. gibi tüm hayati bileşenleri içeren standartlaştırılmış bir SoW belgesidir.

İndirin: Ücretsiz MS Word/Google Docs için mimari işler şablonu

2 numara. İç ve Dış Tadilat

Çeşitli ev dekorasyonu acenteleri ve müteahhitler, bireysel veya ticari proje yenileme anlaşmalarını sonuçlandırmak için bu SoW belgesini kullanır. Bu alanda yeni bir katılımcıysanız ve nasıl oluşturacağınız hakkında hiçbir fikriniz yoksa bir şablon kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki SoW belge şablonu, ticari veya konut binalarının yenilenmesi için ABD genel yüklenicilerinin ihtiyaçlarına göre hazırlanmıştır. Tadilat çalışmaları için tüm “kapsam içi” içeriği içerir. Ancak, üzerinde çalıştığınız projeye göre daha fazlasını ekleyebilir veya bazılarını silebilirsiniz.

İndirin: Ücretsiz MS Word/Google Docs için yenileme işleri şablonu

3 numara. Konut ve Ticari Çevre Düzenleme Projeleri

Peyzaj projeleri, profesyonel gösterişlerin yanı sıra çok sayıda ıslak çalışma içerir. SoW belgesi, görevlendiren tarafın ajansınızı işe almak için başka bir sağlam nokta elde etmesi için yaratıcılığınızı ve tasarım zevklerinizi sergilemeniz için bir fırsattır.

Bu peyzaj çalışması SoW şablonu, bir marka logosu, marka renk paletleri, simgeler ve çalışma örnekleri yerleştirebileceğiniz resim bloklarından oluşur. Daha fazla içerik yazmak için kullanabileceğiniz fazladan boş bir sayfa var. Her sayfa için peyzaj resmi örneğini değiştirebilirsiniz.

İndirin: Ücretsiz MS Word/Google Docs için Peyzaj SoW şablonu

#4. Sosyal medya pazarlamacılığı

İşletmelere sosyal medya reklamları ve pazarlama kampanyaları konusunda yardımcı olmak kazançlıdır. Çeşitli serbest çalışanlar ve dijital pazarlama ajansları bununla ilgileniyor. Siz de bu alandaysanız, bir SoW belgesi uzun vadede size yardımcı olabilir.

Ajansların ve serbest çalışanların ticari olarak kullanabilecekleri düzenli, canlı, profesyonel bir sosyal medya pazarlama SoW şablonunu aşağıda bulabilirsiniz. Müşteri detayları, proje açıklamaları, kampanya detayları, önemli çıktılar, kampanya tabloları gibi olmazsa olmaz SoW belge bileşenlerini içerir.

İndirin: Ücretsiz MS Word/Google Docs için sosyal medya pazarlama SoW şablonu

# 5. Devlet Sözleşmeleri

Federal, eyalet, belediyeler ve ilçelerden alabileceğiniz sözleşmeli işler için bir SoW belgesi son derece gereklidir. Ayrıca, devlet sözleşmesi çalışma kapsamı belgelerinin içerik ve kapsam bakımından en ayrıntılı olduğunu göreceksiniz.

Burada devlet sözleşmeli projeleri için SoW şablonunun bir örneğini bulabilirsiniz. Ajans logonuzu ve Organizasyon Adı, Proje Adı, Yazar Ayrıntıları, Proje Arka Planı ve Hedefleri, Proje Açıklaması, Zaman Çizelgesi/Takvimi, Satıcı Maliyet Teklifi vb. gibi diğer SoW içeriğini eklemenizi sağlar.

İlgilendiğiniz devlet sözleşmesi projesine bağlı olarak içerik eklemeniz veya hariç tutmanız gerekebilir. Nihai taslağı göndermeden önce SoW belge formatı için proje gereksinimini gözden geçirin.

İndirin: Devlet sözleşmeleri ücretsiz MS Word/Google Docs için SoW şablonu

SOW Belgesi Yazmak için Dos

• İş, ödeme, kaynaklar, son tarih, kilometre taşları vb. ile ilgili açık ayrıntıları ekleyin.
• Beklediğiniz son ürün veya hizmetin resimleri, grafikler, çizelgeler, tablolar vb. görsel öğeler ekleyin.
• Belge iş jargonu içeriyorsa, projeyi devreye almadan önce sizin ve imzalayan tarafın bunları tanımladığınızdan emin olun.
• Zamana bağlı olarak birçok karmaşık teslimatı içeren uzun vadeli bir projeyse, aylık veya üç aylık aralıklarla SoW'nin gözden geçirilmesi için bir program ekleyin.
• Belge aynı zamanda proje başarısının tanımlarını da içermelidir. Projeyi tamamladığınızda, müşteri başarı tanımlarını kolayca gözden geçirebilir ve gereksiz incelemelere ve yeniden çalışmalara yer kalmaz.
• SoW'u net, özlü ve kısa tutun. Belgeyi uzatmak için gereksiz dolgu maddeleri kullanmayın.
• Belgeyi, iç ve dış paydaşlarla işbirliği yaparak hazırlamalısınız. Örneğin, iç paydaşlar proje ekibiniz olacak ve dış paydaşlar müşteri ve üçüncü taraf satıcılar olacaktır.
• Müşteri hizmet için ödeme yapmadığı sürece, web sitesi geliştirmeden sonra barındırma, uygulama geliştirmeden sonra uygulama yayınlama vb. gibi projeyle birlikte gelmeyen yakından ilgili hizmetlerden bahsedin .

Şimdi iş kapsamı (SOW) belgesi yazmak için yapılmaması gerekenlere geçelim.

SOW Belgesi Yazarken Yapılmaması Gerekenler

• Kendinizinkini oluştururken SoW belge şablonlarını ve ilgili bir projenin örneklerini kullanmaktan çekinmeyin. Zamandan ve emekten tasarruf sağlayacaktır.
• Taşeronların, bayilerin ve diğer 3. şahısların kendi lehlerine kullanabilecekleri ve maddi zarara uğratabilecekleri belirsiz ve muğlak içeriklere belgede yer vermeyin.
• Bir çalışma belgesinin kapsamını hazırlama sürecini aceleye getirmeyin . Ortak çalışanlarınızla oturun ve tüm tanımları, kilometre taşlarını, sınırlamaları, bütçeyi vb. dahil ederek belgeyi titizlikle planlayın.
• Bir projede "kapsam dışı" ve "kapsam içinde" olan çıktıları açıkça belirtmeyi unutmayın .
• Proje belirli mesleki eğitim süreleri gerektiriyorsa, bunu da maliyetlerle birlikte belgeye eklemeyi unutmayın.
• Bazı SoW belgelerinde, müşterinin projenin tamamlandığını beyan edebilmesi için çıktıları nasıl denetlemesi gerektiğine ilişkin adım adım iş akışı yoktur. Bu hatayı yapmadığınızdan emin olun. Devreye alma şartlarına göre projeyi tamamlanmış olarak tanımlayan önceden onaylanmış adımları dahil edin .
• Uzun vadeli projeler, sapmalar, kapsam değişiklikleri, teslim edilebilir değişiklikler vb. gerektirebilir. SoW belgesinde bu tür olasılıklardan bahsetmeyi unutmayın.

Ayrıca, SOW belgeleri için ücretsiz şablon kaynaklarına göz atın.

Ücretsiz Şablon Kaynakları

akıllı sayfa

Smartsheet'te, kullanıcılar kişisel kullanım için çeşitli ücretsiz iş kapsamı şablonları bulabilir. Burada şablonlar Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs ve Google Sheets'te mevcuttur.

Dijital pazarlama, ticari inşaat, yazılım geliştirme, iç tasarım, web tasarımı ve yeniden modelleme, bu platformun bu şablonlarını kullanabileceğiniz bazı popüler sektörlerdir.

Şablon Arşivi

Şablon Arşivi, çalışma belgelerinin kapsamını oluşturmak için ücretsiz kaynaklar bulabileceğiniz başka bir web sitesidir. Şablonlar çeşitli tasarım ve biçimlerdedir, böylece markanıza veya projenize göre seçim yapabilirsiniz. Ayrıca, benzersiz bir SoW belgesi oluşturmak için bunları kolayca indirebilir ve düzenleyebilirsiniz.

formSwift

FormSwift, bir sonraki proje teklifiniz için bir çalışma belgesi kapsamı oluşturmanıza iki şekilde olanak tanır. İlk olarak, web sitesinden Microsoft Word veya Adobe PDF'de genel bir şablon indirin. Ardından, özel bir SoW belgesi oluşturmak için boşlukları doldurabilirsiniz.

İkinci olarak, ilgili ayrıntıları yazdığınız ve oluşturucunun belgeyi oluşturmaya devam ettiği rehberli bir SoW oluşturucudan geçebilirsiniz. Bu platformda belgeyi çevrim içi olarak oluşturmak yaklaşık 20 dakika sürmektedir.

Son sözler

Böylece, artık müşterinizin seveceği profesyonel bir SoW belgesi oluşturmak için çalışma belgesinin kapsamını, bileşenlerini ve yapılması ve yapılmaması gerekenleri biliyorsunuz. Ayrıca, SoW belgelerini kullanabileceğiniz bazı kullanım durumları da keşfettiniz.

Size daha fazla yardımcı olmak için makale, bazı çevrimiçi çalışma belgesi oluşturucuları ve şablon kitaplıklarının ana hatlarını çizmiştir. Adım adım bir kılavuzu izleyerek veya bir şablonu indirip özelleştirerek yukarıdaki platformlardan herhangi birini kullanarak çevrimiçi olarak bir SoW belgesi oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, iş kapsamı veya iş emirleri gibi belgeleri e-İmzalamak için kullanılan en iyi araçlar da ilginizi çekebilir.