甘特圖：最佳實踐的基礎（包括免費甘特圖模板）

最好的營銷團隊可以通過促進效率和協作的強大系統產生開箱即用的想法。 任務可見性和資源管理是實現這些目標的關鍵。

甘特圖是提高任務可見性的強大工具。 所有行業的團隊都使用它來創建更精確的時間表。

一目了然，甘特圖顯示了團隊需要完成的任務以及每個任務之間的關係。 這些功能允許項目經理制定最有效的方法。

什麼是甘特圖？

甘特圖是水平條形圖，表示完成項目所需的任務，以及預計何時開始和結束的時間表。 它們還說明了依賴關係、層次結構和相關里程碑。

它由美國工程師亨利甘特推廣。 它們最初是手工繪製的，維護起來很繁瑣。 但隨著 1980 年代計算機的興起，甘特圖變得更易於管理，並進一步普及。

單擊此處獲取我們的免費甘特圖模板。

甘特圖的類型

它們的範圍和詳細程度區分了兩種類型的甘特圖。

- 高級甘特圖

高級甘特圖有助於監控主要的公司計劃。 這裡的時間間隔通常以月或季度為單位，因為每個項目都代表涉及數百個任務和少數團隊的工作。

跟踪您全年營銷傳播活動的甘特圖是高級甘特圖的一個示例。

項目級甘特圖

特定於項目的甘特圖監控通常與主要計劃相關的較小項目。 這裡的任務可能很重要，所以時間間隔通常是幾天或幾週。 在某些情況下，甚至可能是幾個小時。

按照上面的營銷傳播活動示例，與之相關的項目特定甘特圖可以用於跟踪要在您的博客中發布的文章。

在這種情況下使用這兩種類型的甘特圖可以幫助您大規模製作內容，同時確保它們都與您的廣告系列的關鍵信息保持一致。

如何閱讀甘特圖

要閱讀甘特圖，您需要了解每個部分代表什麼。

時間尺度

甘特圖的x 軸頂部說明了您要用於跟踪任務的時間間隔。 這些可以是幾天、幾週、幾個月或幾個季度。 有時，甚至幾個小時。

任務和子任務

甘特圖的最左側列出了推進項目所需完成的任務。

活動欄和進度線

甘特圖上的條形反映了任務完成的估計持續時間。 條形內部是顯示團隊進度的線條。

當條形圖內有線條時，表示工作正在進行中。 超出它的線條表示任務超出了預期的時間表。 這些可能表明依賴關係的延遲或需要額外的後續行動、預算或資源。

里程碑

里程碑是項目完成的檢查點。 鑽石代表它們，因為它們通常不像常規任務那樣具有持續時間。

箭頭

將活動欄相互連接起來的箭頭表示相互依賴的任務。 我們將在後面的部分中更多地討論依賴關係，但它們是調度時的基本考慮因素。

垂直線標記

垂直線標記可幫助您識別在某個時間點正在進行的活動。 作為項目經理，這可以幫助您了解與誰簽到，以確保他們獲得所需的支持。

如何通過 5 個步驟製作甘特圖

第 1 步：列出您的里程碑和任務

要開始製作甘特圖，請確定標誌著重要進展點的里程碑。 里程碑可以是對管理層的狀態更新演示、原型演示、可交付成果提交等。 使用鑽石將它們放在您的甘特圖上。

一旦你把它們放在那裡，列舉你需要做的任務來實現它們，並在圖表的左側列出它們。 您可以將它們分組為任務和子任務，以使其易於理解。

第 2 步：確定您的首選時間間隔

您用於甘特圖的時間間隔可以高到幾周和幾個月，也可以低到幾小時或幾天。

如前所述，甘特圖可以是高級的或特定於項目的。 例如，您的一年活動的甘特圖可以使用月份作為時間間隔。 另一方面，跟踪您將在博客上發布的文章可能會在幾天或幾週內得到更好的監控。

第 3 步：標記依賴項

依賴項是其啟動依賴於另一個任務的輸出的任務。 在甘特圖上，箭頭標記了相互連接的任務。

三件事可能導致依賴關係：共享資源、先決條件或時間。

例如，如果您的團隊中只有一位圖形藝術家，那麼您就都依賴於共享資源。 您的藝術家在完成製作您的社交媒體圖片之前，無法開始您文章的特色圖片，依此類推。

另一方面，先決條件是開始另一項任務所需的輸出。 例如，作家不能在沒有摘要的情況下開始撰寫文章。 這使得文章寫作依賴於首先完成的摘要。

最後，時序依賴性是指只能在特定時間點執行的任務。 例如，您只能在聖誕節發布聖誕節社交媒體帖子。 另一個例子：你只能在她有空時採訪你的資源人員。

注意您可以（和不能）同時執行的任務將幫助您承諾準確的截止日期並有效地分配資源。

第 4 步：選擇工具

您可以使用 Microsoft Excel 的堆積條形功能製作甘特圖，也可以使用 Workamajig 等專門的項目管理軟件。 Workamajig 讓您只需點擊幾下即可創建即時但完全可定制的時間表。

雖然可以使用手動工具製作甘特圖，但項目管理軟件具有幫助您最大化它們的功能。

第 5 步：輸入詳細信息

一旦你選擇了一個工具，你就可以開始輸入你列出的任務並標記你的里程碑。 然後，添加活動欄、標記依賴項並分配任務。

這個過程在紙面上聽起來很簡單，但並不總是那麼簡單。 實際上，您應該期望在進行過程中進行迭代和調整。 可能存在您沒有意識到的依賴關係。 您可能需要重新協商一些截止日期，或者您的團隊可能需要更多人。

如果發生這種情況，請不要驚慌。 這就是甘特圖的美妙之處以及它適應這種變化的能力。 當然，越早發現問題總是越好。

甘特圖的優點和局限性

甘特圖是不可思議的工具。 但他們也有長處和短處。

為什麼使用甘特圖？

可視化項目活動

甘特圖可以一目了然地顯示大量信息：您的關鍵路徑、進度和里程碑截止日期等等。 這種對項目活動的鳥瞰圖可以幫助您做出更好的通話並改善與利益相關者的溝通。

組織你的活動

將里程碑和可交付成果分解為可操作任務的需求促使您和您的團隊檢查、評估和組織您的計劃。 這支持對齊並有助於確保清晰度。

制定準確的時間表

與局外人的觀點相反，不能通過簡單地將所有估算值相加並根據團隊中的人數進行劃分來推斷出時間表。

您需要考慮依賴關係，甘特圖可以幫助您將它們放在視圖中。 在您與利益相關者提交可交付成果時，掌握這些信息將幫助您制定切實可行的時間表和截止日期。

參與團隊和利益相關者

查看在甘特圖上結構化的任務是幫助您的團隊了解他們的日常活動如何為更大的圖景做出貢獻的絕佳方式。 其易於理解的格式也使其易於與利益相關者保持一致。

管理變更和範圍蔓延

範圍蔓延和過度服務客戶是導致項目失敗的重要因素。 當利益相關者詢問新請求時，您的甘特圖可以幫助您傳達它將如何影響您的生產計劃。 交出這條信息將使他們能夠評估它是否仍然值得添加並就合理的折衷達成一致。

甘特圖的缺點是什麼？

- 可以成長複雜

甘特圖在保持整潔有序的同時非常方便。 如果沒有適當的過濾，它們可能會變得混亂、分散注意力，並最終變得難以理解。

要管理它，請選擇允許您輕鬆分組、過濾、搜索和組織任務的軟件。 這些功能可以幫助您確保甘特圖幫助您的團隊專注於正確的里程碑和優先事項。

- 信息有限

您的甘特圖可以顯示大量信息。 但它不能向您展示所有這些。 雖然它可以有效地顯示您的日程安排、人力分配和任務持續時間，但它無法顯示任務的難度級別以及完成這些任務所需的資源。

避免僅根據您在甘特圖上看到的內容做出重大決定。 通過文檔和跟踪器支持它，這些文檔和跟踪器可以幫助提供額外的上下文，以便您及時了解情況。

- 可能難以調整和維護

隨著任務列表的增長，如果沒有適當的自動化，調整會變得更加複雜。 忽略依賴關係或沒有註意到細微的重疊可能會對項目的其餘部分產生滾雪球效應。 這一事實強調了每當您應用更改時都需要強大的系統、流程以及檢查和平衡。

甘特圖最佳實踐

注意非工作日

制定工作時間表時，週末和非工作假期是至關重要的考慮因素。 但它們並不是您需要注意的唯一非工作日。

與您的建築管理和運營團隊協調：是否有預定的關閉和維護服務？ 考慮您的辦公地點：一年中是否有幾天經常遇到大雨或大雪？ 與你的隊友一起簽到：他們是否已經計劃好今年的休假和假期？

您無法預料到每一次工作中斷。 但只要有足夠的勤奮，您就可以主動為這些外部原因造成延誤的可能性做好準備。

使用顏色對您有利

顏色很容易被視為膚淺的升級而忽略。 但使用得當，它們可以幫助您的甘特圖更具可讀性和更易於使用。 這裡有一些建議：

• 為每個里程碑或可交付成果指定一種顏色，以便您可以直觀地區分任務連接到的位置
• 為每個人分配一種顏色，以便您的團隊一眼就能發現分配給每個人的任務
• 為了便於報告或故障排除，請根據其狀態為每個任務著色（例如：綠色表示進展順利，黃色表示需要特別注意，紅色表示已經過期等）

在甘特圖中添加一些顏色不僅有利於美學目的。 有了正確的系統，他們可以添加新的組織層，您、您的團隊或您的利益相關者可以從中受益。

選擇合適的軟件

維護甘特圖可能很乏味，但並非必須如此。 管理此問題的最佳方法是選擇適合您需求的軟件。

排序、分組、搜索和過濾應該是硬性要求。 自動化是一大優勢。 正確的可以使移動東西變得更加容易。 最後，考慮學習和使用的難易程度。

使用正確的系統和軟件，您可以最大限度地發揮甘特圖的優勢並減輕其弱點。

結論

甘特圖是在許多行業中使用的強大工具。 對於營銷專業人士，它們提供了一種組織和調整團隊和項目的方法。

一目了然，它可以提供大量信息，例如任務、估計、分配、里程碑、依賴關係和進度。 確保您擁有一個健壯的系統和工具，它的創建和維護可以幫助您提高項目可見性、提高生產力並讓您的團隊和利益相關者參與進來。

Workamajig 集成了甘特圖和其他項目管理功能，可幫助您掌握所有活動、團隊和計劃。

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