مخططات جانت: أساسيات أفضل الممارسات (تم تضمين قالب مخطط جانت المجاني)

يمكن لأفضل فرق التسويق إنشاء أفكار جاهزة من خلال أنظمة قوية تعزز الكفاءة والتعاون. رؤية المهام وإدارة الموارد هي المفتاح لتحقيق ذلك.

مخطط جانت هو أداة قوية لزيادة رؤية المهام. تستخدمه الفرق في جميع الصناعات لإنشاء جداول بمزيد من الدقة.

في لمحة ، يعرض مخطط جانت المهام التي يحتاج الفريق إلى القيام بها وكيف ترتبط كل مهمة بالأخرى. تسمح هذه القدرات لمديري المشاريع برسم النهج الأكثر كفاءة.

ما هو مخطط جانت؟

مخططات جانت عبارة عن مخططات بيانية شريطية أفقية تمثل المهام المطلوبة لإكمال مشروع ، جنبًا إلى جنب مع الجدول الزمني الذي يتوقع أن تبدأ فيه وتنتهي. كما أنها توضح التبعيات والتسلسلات الهرمية والمعالم ذات الصلة.

تم تعميمها من قبل المهندس الأمريكي هنري جانت. تم رسمها يدويًا في البداية وكان الحفاظ عليها مملاً. ولكن مع ظهور أجهزة الكمبيوتر في الثمانينيات ، أصبحت مخططات جانت أسهل في الإدارة وزادت شعبيتها.

انقر هنا للحصول على قالب مخطط جانت المجاني.

أنواع مخططات جانت

نطاقها ومستوى التفاصيل يميزان نوعي مخططات جانت.

- مخططات جانت عالية المستوى

تساعد مخططات جانت عالية المستوى في مراقبة مبادرات الشركة الرئيسية. عادةً ما تكون الفترات الزمنية هنا بالأشهر أو الأرباع لأن كل عنصر يمثل الجهود التي تتضمن مئات المهام وحفنة من الفرق.

مخطط جانت الذي يتتبع حملات الاتصالات التسويقية على مدار العام هو مثال على مخطط جانت عالي المستوى.

مخططات جانت على مستوى المشروع

ترصد مخططات جانت الخاصة بالمشروع المشاريع الصغيرة المرتبطة عادةً بمبادرة كبرى. يمكن أن تكون المهام هنا دقيقة ، لذا فعادة ما تكون الفواصل الزمنية أيامًا أو أسابيع . في بعض المناسبات ، يمكن أن تكون ساعات .

باتباع مثال حملة الاتصالات التسويقية أعلاه ، يمكن أن يكون مخطط جانت الخاص بالمشروع المرتبط به واحدًا لتتبع المقالات التي سيتم نشرها في مدونتك.

يمكن أن يساعدك استخدام كلا النوعين من مخططات جانت في هذا السيناريو في إنتاج محتوى على نطاق واسع مع ضمان توافقها جميعًا مع الرسائل الرئيسية لحملتك.

كيف تقرأ مخطط جانت

لقراءة مخطط جانت ، ستحتاج إلى فهم ما يمثله كل جزء.

مقياس الوقت

يوضح الجزء العلوي من المحور "س" في مخطط جانت الفاصل الزمني الذي تريد استخدامه لتتبع مهامك. يمكن أن تكون في أيام أو أسابيع أو شهور أو أرباع السنة. في بعض الأحيان ، حتى لساعات.

المهام والمهام الفرعية

يسرد الجانب الأيسر من مخطط جانت المهام التي تحتاج إلى إنجازها لتحريك المشروع إلى الأمام.

أشرطة النشاط وخطوط التقدم

تعكس الأشرطة الموجودة في مخطط جانت المدة المقدرة لإنهاء المهام. يوجد داخل الأشرطة خطوط توضح تقدم الفريق.

عندما تكون الخطوط داخل الرسم البياني الشريطي ، فهذا يعني أن العمل يسير على الطريق الصحيح. تشير الأسطر التي تتجاوزه إلى تجاوز المهام في جداولها المقصودة. يمكن أن يشير ذلك إلى تأخيرات في التبعيات أو الحاجة إلى متابعة أو ميزانية أو موارد إضافية.

معالم

تعتبر المعالم بمثابة نقاط تفتيش نحو الانتهاء من المشروع. الماس يمثلهم لأنهم عادة ليس لديهم مدد بالطريقة التي تعمل بها المهام العادية.

السهام

تشير الأسهم التي تربط أشرطة النشاط ببعضها البعض إلى المهام التي لها تبعيات على بعضها البعض. سنتحدث أكثر عن التبعيات في قسم لاحق ، لكنها اعتبارات أساسية عند الجدولة.

علامة خط عمودي

تساعدك علامة الخط العمودي على تحديد الأنشطة التي يتم القيام بها في وقت معين. بصفتك مديرًا للمشروع ، يمكن أن يساعدك هذا في معرفة من يجب عليك الاتصال به للتأكد من حصولهم على الدعم الذي يحتاجون إليه.

كيفية عمل مخطط جانت في 5 خطوات

الخطوة 1: ضع قائمة بالمعالم والمهام

لبدء إنشاء مخطط جانت الخاص بك ، حدد المعالم التي تحدد نقاط التقدم المهمة. يمكن أن تكون المعالم عبارة عن عروض تقديمية لتحديث الحالة للإدارة ، ونماذج توضيحية أولية ، وعمليات إرسال قابلة للتسليم ، وغيرها. ضعهم على مخطط جانت باستخدام الماس.

بمجرد الحصول عليها هناك ، عدّد المهام التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيقها وقم بإدراجها على الجانب الأيسر من الرسم البياني الخاص بك. يمكنك تجميعها في مهام ومهام فرعية لتسهيل فهمها.

الخطوة 2: حدد الفاصل الزمني المفضل لديك

يمكن أن يكون الفاصل الزمني الذي تستخدمه لمخطط جانت عالي المستوى مثل الأسابيع والأشهر أو منخفض المستوى مثل الساعات أو الأيام.

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن تكون مخططات جانت عالية المستوى أو خاصة بالمشروع. يمكن أن يستخدم مخطط جانت لحملتك على مدار العام ، على سبيل المثال ، الأشهر كفاصل زمني. من ناحية أخرى ، يمكن مراقبة تتبع المقالات التي تنشرها على مدونتك بشكل أفضل خلال أيام أو أسابيع.

الخطوة 3: تحديد التبعيات

التبعيات هي المهام التي يعتمد بدؤها على مخرجات مهمة أخرى. في مخطط جانت ، تحدد الأسهم المهام التي تتصل ببعضها البعض.

ثلاثة أشياء يمكن أن تسبب التبعيات: الموارد المشتركة ، المتطلبات المسبقة ، أو التوقيت .

إذا كان لديك فنان رسومي واحد فقط في فريقك ، على سبيل المثال ، فأنت تعتمد جميعًا على مورد مشترك . لا يمكن لفنانك أن يبدأ صورة مقالتك المميزة حتى ينتهي من عمل صورك على وسائل التواصل الاجتماعي ، وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى ، فإن المتطلبات المسبقة هي المخرجات اللازمة للبدء في مهمة أخرى. على سبيل المثال ، لا يمكن للكاتب أن يبدأ العمل على مقال بدون موجز. هذا يجعل كتابة المقالة تعتمد على الانتهاء أولاً.

أخيرًا ، تشير تبعيات التوقيت إلى المهام التي لا يمكنك القيام بها إلا في وقت معين. على سبيل المثال ، يمكنك فقط نشر منشور على وسائل التواصل الاجتماعي لعيد الميلاد في عيد الميلاد. مثال آخر: يمكنك فقط مقابلة الشخص المراجع الخاص بك عندما يكون متاحًا.

ستساعدك ملاحظة المهام التي يمكنك (ولا يمكنك) القيام بها في وقت واحد على الالتزام بمواعيد نهائية دقيقة وتوزيع الموارد بكفاءة.

الخطوة 4: اختر أداة

يمكنك إنشاء مخطط جانت باستخدام ميزة الشريط المكدس في Microsoft Excel ، أو يمكنك استخدام برامج إدارة المشاريع المتخصصة مثل Workamajig. يتيح لك Workamajig إنشاء جدول زمني فوري ولكنه قابل للتخصيص بالكامل ببضع نقرات فقط.

في حين أنه من الممكن استخدام الأدوات اليدوية لإنشاء مخطط جانت ، فإن برنامج إدارة المشروع مجهز بميزات لمساعدتك على تعظيمها.

الخطوة 5: تفاصيل الإدخال

بمجرد اختيار أداة ، يمكنك البدء في كتابة المهام المدرجة وتحديد المعالم الخاصة بك. بعد ذلك ، أضف أشرطة النشاط ، وحدد التبعيات ، وقم بتعيين المهام.

يمكن أن تبدو العملية مباشرة على الورق ، لكنها ليست دائمًا بهذه البساطة. في الواقع ، يجب أن تتوقع التكرارات والتعديلات كما تذهب. قد تكون هناك تبعيات لم تدركها. قد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن بعض المواعيد النهائية ، أو قد يحتاج فريقك إلى المزيد من الأشخاص.

لا تنزعج إذا حدث هذا. هذا هو جمال مخطط جانت وقدرته على التكيف مع مثل هذه التغييرات. بالطبع ، من الأفضل دائمًا اكتشاف المشكلات عاجلاً وليس آجلاً.

مزايا وقيود مخططات جانت

مخططات جانت هي أدوات لا تصدق. لكن لديهم أيضًا نقاط قوة ونقاط ضعف.

لماذا استخدم مخطط جانت؟

تصور أنشطة المشروع

يمكن أن تعرض مخططات جانت كميات هائلة من المعلومات في لمح البصر: المسار الحرج والتقدم والمواعيد النهائية المهمة ، على سبيل المثال لا الحصر. يمكن أن تساعدك هذه النظرة الشاملة لأنشطة مشروعك على إجراء مكالمات أفضل وتحسين تواصلك مع أصحاب المصلحة.

نظم أنشطتك

تدفعك الحاجة إلى تقسيم المعالم والتسليمات إلى مهام قابلة للتنفيذ أنت وفريقك لفحص خططك وتقييمها وتنظيمها. هذا يدعم المحاذاة ويساعد على ضمان الوضوح.

ضع جداول دقيقة

على عكس منظور الشخص الخارجي ، لا يمكن استنتاج الجداول بمجرد إضافة جميع تقديراتك وتقسيمها وفقًا لعدد الأشخاص لديك في فريقك.

تحتاج إلى التفكير في التبعيات ، ويمكن أن تساعدك مخططات جانت في إبقائها في الاعتبار. سيساعدك الحصول على هذه المعلومات أثناء قيامك بالتسليم مع أصحاب المصلحة في رسم جداول زمنية ومواعيد نهائية واقعية.

إشراك الفرق وأصحاب المصلحة

تعتبر رؤية المهام المنظمة على مخطط جانت طريقة ممتازة لمساعدة فريقك على رؤية كيف تساهم أنشطتهم اليومية في الصورة الأكبر. يسهل تنسيقه القابل للفهم التوافق مع أصحاب المصلحة أيضًا.

إدارة التغييرات وزحف النطاق

يعد زحف النطاق والإفراط في تقديم الخدمات لعملائك من العوامل المساهمة الكبيرة في فشل المشروع. عندما يستفسر أصحاب المصلحة عن الطلبات الجديدة ، يمكن أن يساعدك مخطط جانت في إيصال كيف سيؤثر على جدول الإنتاج الخاص بك. إن تسليم هذه القطعة من المعلومات سيمكنهم من تقييم ما إذا كان لا يزال يستحق الإضافة والاتفاق على حل وسط معقول.

ما هي عيوب مخطط جانت؟

- يمكن أن تنمو معقدة

تعد مخططات جانت سهلة الاستخدام بينما تظل مرتبة ومنظمة. بدون ترشيح مناسب ، يمكن أن تتراكم وتشتيت الانتباه ، وفي النهاية تصبح غير مفهومة.

لإدارة ذلك ، اختر برنامجًا يتيح لك تجميع المهام وتصفيتها والبحث فيها وتنظيمها بسهولة. يمكن أن تساعدك هذه الميزات في التأكد من أن مخطط جانت الخاص بك يساعد فريقك في الاستمرار في التركيز على المعالم والأولويات المناسبة.

- معلومات محدودة

يمكن أن يعرض مخطط جانت كمية كبيرة من المعلومات. لكن لا يمكن أن تظهر لك كل منهم. بينما يمكنه عرض جدولك الزمني وتعيينات القوى العاملة ومدد المهام بشكل فعال ، إلا أنه لا يمكنه إظهار مستوى صعوبة المهام والموارد التي ستحتاج إليها لإنجازها.

تجنب اتخاذ قرارات مهمة بشأن ما تراه على مخطط جانت فقط . ادعمه بالوثائق وأجهزة التتبع التي يمكن أن تساعد في توفير سياق إضافي حتى تتمكن من البقاء على اطلاع على النحو الواجب.

- يمكن أن يكون من الصعب تعديلها وصيانتها

مع نمو قوائم المهام ، تصبح التعديلات أكثر تعقيدًا بدون أتمتة مناسبة. يمكن أن يتسبب التغاضي عن التبعيات أو عدم ملاحظة التداخلات الطفيفة في إحداث تأثير كرة الثلج على بقية مشروعك. تؤكد هذه الحقيقة على الحاجة إلى أنظمة وعمليات وعمليات تحقق وتوازنات قوية كلما قمت بتطبيق التغييرات.

أفضل ممارسات مخطط جانت

لاحظ أيام العطلات

تعتبر عطلات نهاية الأسبوع والعطلات غير الرسمية من الاعتبارات الحيوية عند التخطيط لجدول عملك. لكنها ليست أيام العطلات الوحيدة التي يجب عليك تدوينها.

التنسيق مع إدارة المبنى وفرق العمليات: هل توجد خدمات الإغلاق والصيانة المجدولة؟ ضع في اعتبارك موقع مكتبك: هل هناك أيام في العام تتعرض فيها كثيرًا لأمطار غزيرة أو ثلوج؟ تحقق مع زملائك في الفريق: هل خططوا للإجازات والعطلات للعام؟

لا يمكنك توقع كل انقطاع في العمل. ولكن مع الاجتهاد الكافي ، يمكنك الاستعداد بشكل استباقي لاحتمال حدوث هذه الأسباب الخارجية للتأخير.

استخدم الألوان لصالحك

يمكن أن يكون من السهل تجاهل الألوان باعتبارها ترقيات سطحية. ولكن عند استخدامها جيدًا ، يمكن أن تساعد في جعل مخطط جانت الخاص بك أكثر قابلية للقراءة وأسهل في الاستخدام. وفيما يلي بعض الاقتراحات:

• عيّن لونًا لكل حدث رئيسي أو تسليم حتى تتمكن من التمييز بصريًا حيث تتصل مهامك
• عيّن لونًا لكل شخص حتى يتمكن فريقك من تحديد المهام المعينة لكل منهم في لمح البصر
• لسهولة الإبلاغ أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، قم بتلوين كل مهمة وفقًا لحالتها (على سبيل المثال: أخضر إذا سارت الأمور على ما يرام ، وأصفر إذا كانت بحاجة إلى مزيد من الاهتمام ، وأحمر إذا تأخرت بالفعل ، وما إلى ذلك)

لا تعد إضافة شرطات من الألوان إلى مخطط جانت مفيدًا للأغراض الجمالية فقط. مع وجود النظام الصحيح في مكانه ، يمكنهم إضافة طبقات جديدة من التنظيم يمكن أن تستفيد منها أنت أو فرقك أو أصحاب المصلحة.

اختر البرنامج المناسب

قد يكون الحفاظ على مخطط جانت مملاً ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. أفضل طريقة لإدارة ذلك هي اختيار البرامج التي تناسب احتياجاتك.

يجب أن يكون الفرز والتجميع والبحث والتصفية من المتطلبات الصعبة. الأتمتة ميزة كبيرة. يمكن للأشياء الصحيحة أن تجعل تحريك الأشياء أسهل بكثير. أخيرًا ، ضع في اعتبارك مدى سهولة التعلم والاستخدام.

باستخدام النظام والبرامج المناسبين ، يمكنك تعظيم نقاط القوة في مخطط جانت الخاص بك والتخفيف من نقاط ضعفها.

استنتاج

مخططات جانت هي أدوات قوية يتم استخدامها في العديد من الصناعات. بالنسبة لمحترفي التسويق ، فإنهم يوفرون طريقة لتنظيم ومواءمة الفرق والمشاريع.

في لمحة ، يمكن أن توفر كميات هائلة من المعلومات مثل المهام والتقديرات والتعيينات والمعالم والتبعيات والتقدم. التأكد من أن لديك نظامًا قويًا وأداة يمكن أن يساعدك إنشائها وصيانتها على زيادة رؤية المشروع وتحسين الإنتاجية وإشراك فريقك وأصحاب المصلحة.

قام Workamajig بدمج مخططات جانت وميزات إدارة المشروع الأخرى لمساعدتك على البقاء في صدارة جميع حملاتك وفرقك ومبادراتك.

تعرف على المزيد حول أدوات إدارة المشاريع في Workmajig لمعرفة كيف يمكنها مساعدتك في تحسين سير العمل وزيادة إنتاجيتك.