Gantt Charts: Dasar-dasar Untuk Praktik Terbaik (Termasuk Template Gantt Chart Gratis)

Tim pemasaran terbaik dapat menghasilkan ide-ide out-of-the-box melalui sistem yang kuat yang mempromosikan efisiensi dan kolaborasi. Visibilitas tugas dan manajemen sumber daya adalah kunci untuk mencapainya.

Bagan Gantt adalah alat yang ampuh untuk meningkatkan visibilitas tugas. Tim di semua industri menggunakannya untuk membuat jadwal dengan lebih presisi.

Sekilas, bagan Gantt menampilkan tugas yang harus dilakukan tim dan bagaimana setiap tugas terkait satu sama lain. Kemampuan ini memungkinkan manajer proyek untuk merencanakan pendekatan yang paling efisien.

Apa Itu Gantt Chart?

Bagan Gantt adalah grafik batang horizontal yang mewakili tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek, bersama dengan jadwal kapan tugas-tugas itu diharapkan mulai dan berakhir. Mereka juga menggambarkan ketergantungan, hierarki, dan tonggak yang relevan.

Itu dipopulerkan oleh insinyur Amerika Henry Gantt. Mereka awalnya digambar dengan tangan dan perawatannya membosankan. Tetapi dengan munculnya komputer pada 1980-an, bagan Gantt menjadi lebih mudah untuk dikelola dan semakin populer.

Klik di sini untuk template Gantt Chart gratis kami.

Jenis Gantt Chart

Cakupan dan tingkat detailnya membedakan kedua jenis bagan Gantt.

- Grafik Gantt Tingkat Tinggi

Grafik Gantt tingkat tinggi membantu memantau inisiatif perusahaan besar. Interval waktu di sini biasanya dalam bulan atau kuartal karena setiap item baris mewakili upaya yang melibatkan ratusan tugas dan beberapa tim.

Bagan Gantt yang melacak kampanye komunikasi pemasaran Anda sepanjang tahun adalah contoh bagan Gantt tingkat tinggi.

Bagan Gantt Tingkat Proyek

Bagan Gantt khusus proyek memantau proyek yang lebih kecil yang biasanya terkait dengan inisiatif besar. Tugas di sini bisa sangat rumit, jadi interval waktu biasanya berhari -hari atau berminggu -minggu . Pada beberapa kesempatan, bahkan bisa berjam- jam .

Mengikuti contoh kampanye komunikasi pemasaran kami di atas, bagan Gantt khusus proyek yang terkait dengannya dapat menjadi bagan untuk melacak artikel yang akan dipublikasikan di blog Anda.

Menggunakan kedua jenis bagan Gantt dalam skenario ini dapat membantu Anda menghasilkan konten dalam skala besar sambil memastikan bahwa semuanya selaras dengan pesan utama kampanye Anda.

Cara Membaca Gantt Chart

Untuk membaca bagan Gantt, Anda harus memahami apa yang diwakili oleh setiap bagian.

Skala Waktu

Bagian atas sumbu x bagan Gantt menggambarkan interval waktu yang ingin Anda gunakan untuk melacak tugas Anda. Ini bisa dalam hitungan hari, minggu, bulan, atau kuartal. Terkadang, bahkan berjam-jam.

Tugas dan Subtugas

Sisi paling kiri dari bagan Gantt mencantumkan tugas yang perlu Anda selesaikan untuk memajukan proyek.

Bilah Aktivitas Dan Garis Kemajuan

Batang pada bagan Gantt mencerminkan perkiraan durasi tugas untuk diselesaikan. Di dalam bar adalah garis yang menunjukkan kemajuan tim.

Ketika garis berada di dalam grafik batang, itu berarti pekerjaan berada di jalurnya. Garis yang melampaui itu menunjukkan tugas yang melampaui jadwal yang dimaksudkan. Ini dapat menandakan penundaan untuk ketergantungan atau kebutuhan untuk tindak lanjut, anggaran, atau sumber daya tambahan.

Tonggak sejarah

Milestones berfungsi sebagai pos pemeriksaan menuju penyelesaian proyek. Berlian mewakili mereka karena biasanya tidak memiliki durasi seperti tugas biasa.

panah

Panah yang menghubungkan bilah aktivitas satu sama lain menandakan tugas yang memiliki ketergantungan satu sama lain. Kami akan berbicara lebih banyak tentang dependensi di bagian selanjutnya, tetapi itu adalah pertimbangan penting saat menjadwalkan.

Penanda Garis Vertikal

Penanda garis vertikal membantu Anda mengidentifikasi aktivitas yang dilakukan pada titik waktu tertentu. Sebagai manajer proyek, ini dapat membantu Anda melihat siapa yang harus dihubungi untuk memastikan mereka menerima dukungan yang mereka butuhkan.

Cara Membuat Gantt Chart Dalam 5 Langkah

Langkah 1: Buat Daftar Tonggak dan Tugas Anda

Untuk mulai membuat bagan Gantt Anda, identifikasi tonggak yang menandai poin kemajuan penting. Milestones dapat berupa presentasi pembaruan status kepada manajemen, demo prototipe, kiriman yang dapat dikirim, dan lain-lain. Letakkan di bagan Gantt Anda menggunakan berlian.

Setelah Anda memilikinya di sana, sebutkan tugas yang perlu Anda lakukan untuk mencapainya dan daftarkan di sisi kiri bagan Anda. Anda dapat mengelompokkannya ke dalam tugas dan subtugas agar mudah dicerna.

Langkah 2: Identifikasi Interval Waktu Pilihan Anda

Interval waktu yang Anda gunakan untuk bagan Gantt Anda bisa setinggi minggu dan bulan atau serendah jam atau hari.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, bagan Gantt dapat berupa level tinggi atau spesifik proyek. Bagan Gantt untuk kampanye sepanjang tahun Anda, misalnya, dapat menggunakan bulan sebagai interval waktu. Pelacakan artikel yang akan Anda publikasikan di blog Anda, di sisi lain, bisa lebih baik dipantau dengan hari atau minggu.

Langkah 3: Tandai Dependensi

Dependensi adalah tugas yang inisiasinya bergantung pada output tugas lain. Pada bagan Gantt, panah menandai tugas yang terhubung satu sama lain.

Tiga hal dapat menyebabkan ketergantungan: sumber daya bersama, prasyarat, atau waktu .

Jika Anda hanya memiliki satu seniman grafis di tim Anda, misalnya, maka Anda semua bergantung pada sumber daya bersama . Artis Anda tidak dapat memulai gambar fitur artikel Anda sampai dia selesai membuat gambar media sosial Anda, dan seterusnya.

Di sisi lain, prasyarat adalah output yang diperlukan untuk memulai tugas lain. Misalnya, seorang penulis tidak dapat mulai mengerjakan sebuah artikel tanpa brief. Hal ini membuat penulisan artikel bergantung pada brief yang diselesaikan terlebih dahulu.

Terakhir, ketergantungan waktu merujuk pada tugas yang hanya dapat Anda lakukan pada titik waktu tertentu. Misalnya, Anda hanya dapat mempublikasikan posting media sosial Natal pada hari Natal. Contoh lain: Anda hanya dapat mewawancarai nara sumber Anda jika dia ada.

Mencatat tugas mana yang dapat (dan tidak bisa) Anda lakukan secara bersamaan akan membantu Anda berkomitmen pada tenggat waktu yang akurat dan mendistribusikan sumber daya secara efisien.

Langkah 4: Pilih Alat

Anda dapat membuat bagan Gantt menggunakan fitur batang tumpuk Microsoft Excel , atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek khusus seperti Workamajig. Workamajig memungkinkan Anda membuat jadwal instan namun dapat disesuaikan sepenuhnya hanya dengan beberapa klik.

Meskipun dimungkinkan untuk menggunakan alat manual untuk membuat bagan Gantt, perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan fitur untuk membantu Anda memaksimalkannya.

Langkah 5: Masukkan Detail

Setelah memilih alat, Anda dapat mulai mengetikkan tugas yang tercantum dan menandai pencapaian Anda. Kemudian, tambahkan bilah aktivitas, tandai dependensi, dan tetapkan tugas.

Prosesnya mungkin terdengar mudah di atas kertas, tetapi tidak selalu sesederhana itu. Bahkan, Anda harus mengharapkan iterasi dan penyesuaian saat Anda pergi. Mungkin ada dependensi yang gagal Anda sadari. Anda mungkin perlu menegosiasikan kembali beberapa tenggat waktu, atau tim Anda mungkin membutuhkan lebih banyak orang.

Jangan khawatir jika ini terjadi. Inilah keindahan Gantt chart dan kemampuannya untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut. Tentu saja, selalu lebih baik untuk menemukan masalah lebih cepat daripada nanti.

Keuntungan Dan Keterbatasan Gantt Charts

Bagan Gantt adalah alat yang luar biasa. Tetapi mereka juga memiliki kekuatan dan kelemahan.

Mengapa Menggunakan Gantt Chart?

Visualisasikan Aktivitas Proyek

Bagan Gantt dapat menampilkan sejumlah besar informasi secara sekilas: jalur kritis Anda, kemajuan, dan tenggat waktu pencapaian, untuk beberapa nama. Pandangan sekilas tentang aktivitas proyek Anda dapat membantu Anda melakukan panggilan yang lebih baik dan meningkatkan komunikasi Anda dengan pemangku kepentingan Anda.

Susun Aktivitas Anda

Kebutuhan untuk memecah pencapaian dan hasil menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti mendorong Anda dan tim Anda untuk memeriksa, mengevaluasi, dan mengatur rencana Anda. Ini mendukung penyelarasan dan membantu memastikan kejelasan.

Buat Jadwal yang Akurat

Berlawanan dengan perspektif orang luar, jadwal tidak dapat disimpulkan hanya dengan menambahkan semua perkiraan Anda dan membaginya sesuai dengan jumlah orang yang Anda miliki di tim Anda.

Anda perlu mempertimbangkan ketergantungan, dan bagan Gantt dapat membantu Anda menjaganya tetap terlihat. Memiliki informasi ini saat Anda melakukan kiriman dengan pemangku kepentingan Anda akan membantu Anda merencanakan jadwal dan tenggat waktu yang realistis.

Libatkan Tim dan Pemangku Kepentingan

Melihat tugas yang terstruktur pada bagan Gantt adalah cara terbaik untuk membantu tim Anda melihat bagaimana aktivitas mereka sehari-hari berkontribusi pada gambaran yang lebih besar. Formatnya yang mudah dicerna membuatnya mudah untuk diselaraskan dengan pemangku kepentingan juga.

Kelola Perubahan Dan Cakupan Creep

Scope creep dan overserving klien Anda adalah kontributor besar kegagalan proyek. Saat pemangku kepentingan menanyakan tentang permintaan baru, bagan Gantt Anda dapat membantu Anda mengomunikasikan bagaimana hal itu akan memengaruhi jadwal produksi Anda. Menyerahkan informasi ini akan memungkinkan mereka untuk mengevaluasi apakah masih layak ditambahkan dan menyetujui kompromi yang masuk akal.

Apa Kekurangan Gantt Chart?

- Bisa Tumbuh Kompleks

Bagan Gantt berguna saat tetap rapi dan teratur. Tanpa penyaringan yang tepat, mereka dapat tumbuh berantakan, mengganggu, dan akhirnya, tidak dapat dipahami.

Untuk mengelola ini, pilih perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengelompokkan, memfilter, mencari, dan mengatur tugas dengan mudah. Fitur-fitur ini dapat membantu Anda memastikan bahwa bagan Gantt Anda membantu tim Anda tetap fokus pada pencapaian dan prioritas yang tepat.

- Informasi Terbatas

Bagan Gantt Anda dapat menampilkan banyak informasi. Tapi itu tidak bisa menunjukkan semuanya kepada Anda. Meskipun secara efektif dapat menampilkan jadwal, tugas tenaga kerja, dan durasi tugas Anda, itu tidak dapat menunjukkan tingkat kesulitan tugas, dan sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya.

Hindari membuat keputusan besar hanya berdasarkan apa yang Anda lihat di bagan Gantt Anda. Dukung dengan dokumentasi dan pelacak yang dapat membantu memberikan konteks tambahan sehingga Anda dapat tetap mendapatkan informasi yang tepat.

- Dapat Menantang Untuk Menyesuaikan Dan Memelihara

Seiring bertambahnya daftar tugas, penyesuaian menjadi lebih rumit tanpa otomatisasi yang tepat. Mengabaikan dependensi atau gagal memperhatikan tumpang tindih kecil dapat menyebabkan efek bola salju pada sisa proyek Anda. Fakta ini menekankan perlunya sistem, proses, dan checks and balances yang kuat setiap kali Anda menerapkan perubahan.

Praktik Terbaik Gantt Chart

Perhatikan Hari Tidak Bekerja

Akhir pekan dan hari libur non-kerja adalah pertimbangan penting ketika merencanakan jadwal kerja Anda. Tapi itu bukan satu-satunya hari tidak bekerja yang harus Anda perhatikan.

Berkoordinasi dengan tim administrasi dan operasi gedung Anda: Apakah ada penutupan terjadwal dan layanan pemeliharaan? Pertimbangkan lokasi kantor Anda: Apakah ada hari dalam setahun di mana Anda sering mengalami hujan lebat atau salju? Check-in dengan rekan tim Anda: apakah mereka telah merencanakan cuti dan liburan untuk tahun ini?

Anda tidak dapat mengantisipasi setiap gangguan kerja. Tetapi dengan ketekunan yang cukup, Anda dapat secara proaktif mempersiapkan kemungkinan penyebab penundaan eksternal ini.

Gunakan Warna Untuk Keuntungan Anda

Warna dapat dengan mudah diabaikan sebagai peningkatan yang dangkal. Tetapi digunakan dengan baik, mereka dapat membantu membuat bagan Gantt Anda lebih mudah dibaca dan lebih mudah digunakan. Berikut adalah beberapa saran:

• Tentukan warna per pencapaian atau hasil sehingga Anda dapat membedakan secara visual ke mana tugas Anda terhubung
• Tetapkan warna per orang sehingga tim Anda dapat melihat tugas yang diberikan kepada masing-masing secara sekilas
• Untuk memudahkan pelaporan atau pemecahan masalah, warnai setiap tugas sesuai dengan statusnya (Contoh: Hijau jika berjalan dengan baik, kuning jika perlu perhatian ekstra, merah jika sudah lewat waktu, dll.)

Menambahkan garis warna ke bagan Gantt Anda tidak hanya bagus untuk tujuan estetika. Dengan sistem yang tepat, mereka dapat menambahkan lapisan organisasi baru yang dapat dimanfaatkan oleh Anda, tim, atau pemangku kepentingan Anda.

Pilih Perangkat Lunak yang Tepat

Mempertahankan bagan Gantt bisa membosankan, tetapi tidak harus demikian. Cara terbaik untuk mengelola ini adalah dengan memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Penyortiran, pengelompokan, pencarian, dan penyaringan harus menjadi persyaratan yang sulit. Otomatisasi adalah nilai tambah utama. Yang tepat dapat membuat memindahkan barang-barang jauh lebih mudah. Terakhir, pertimbangkan betapa mudahnya mempelajari dan menggunakannya.

Dengan sistem dan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat memaksimalkan kekuatan Gantt chart Anda dan mengurangi kelemahannya.

Kesimpulan

Grafik Gantt adalah alat yang ampuh yang digunakan di banyak industri. Untuk profesional pemasaran, mereka menyediakan cara untuk mengatur dan menyelaraskan tim dan proyek.

Sekilas, ini dapat menawarkan sejumlah besar informasi seperti tugas, perkiraan, tugas, pencapaian, dependensi, dan kemajuan. Memastikan bahwa Anda memiliki sistem dan alat yang kokoh, pembuatan dan pemeliharaannya dapat membantu Anda meningkatkan visibilitas proyek, meningkatkan produktivitas, dan melibatkan tim serta pemangku kepentingan Anda.

Workamajig telah mengintegrasikan bagan Gantt dan fitur manajemen proyek lainnya untuk membantu Anda tetap di atas semua kampanye, tim, dan inisiatif Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang alat manajemen proyek Workmajig untuk melihat bagaimana alat tersebut dapat membantu Anda mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas Anda.