Diagrammes de Gantt : principes de base des meilleures pratiques (modèle de diagramme de Gantt gratuit inclus)

Les meilleures équipes marketing peuvent générer des idées prêtes à l'emploi grâce à des systèmes robustes qui favorisent l'efficacité et la collaboration. La visibilité des tâches et la gestion des ressources sont essentielles pour y parvenir.

Un diagramme de Gantt est un outil puissant pour augmenter la visibilité des tâches. Des équipes de tous les secteurs l'utilisent pour créer des horaires avec plus de précision.

En un coup d'œil, un diagramme de Gantt affiche les tâches que l'équipe doit effectuer et comment chaque tâche est liée à l'autre. Ces capacités permettent aux chefs de projet de tracer l'approche la plus efficace.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Les diagrammes de Gantt sont des graphiques à barres horizontales qui représentent les tâches nécessaires à la réalisation d'un projet, ainsi que le calendrier de démarrage et de fin prévu. Ils illustrent également les dépendances, les hiérarchies et les jalons pertinents.

Il a été popularisé par l'ingénieur américain Henry Gantt. Ils étaient initialement dessinés à la main et étaient fastidieux à entretenir. Mais avec l'essor des ordinateurs dans les années 1980, les diagrammes de Gantt sont devenus plus faciles à gérer et ont encore gagné en popularité.

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Types de diagrammes de Gantt

Leur portée et leur niveau de détail distinguent les deux types de diagrammes de Gantt.

- Diagrammes de Gantt de haut niveau

Les diagrammes de Gantt de haut niveau aident à surveiller les principales initiatives de l'entreprise. Ici, les intervalles de temps sont généralement exprimés en mois ou en trimestres, car chaque élément de ligne représente des efforts qui impliquent des centaines de tâches et une poignée d'équipes.

Un diagramme de Gantt qui suit vos campagnes de communication marketing tout au long de l'année est un exemple de diagramme de Gantt de haut niveau.

Diagrammes de Gantt au niveau du projet

Les diagrammes de Gantt spécifiques au projet surveillent les petits projets généralement liés à une initiative majeure. Les tâches ici peuvent être simples, donc les intervalles de temps sont généralement des jours ou des semaines . À certaines occasions, cela peut même prendre des heures .

À la suite de notre exemple de campagne de communication marketing ci-dessus, un diagramme de Gantt spécifique au projet qui lui est lié peut servir à suivre les articles à publier dans votre blog.

L'utilisation des deux types de diagrammes de Gantt dans ce scénario peut vous aider à produire du contenu à grande échelle tout en vous assurant qu'ils correspondent tous aux messages clés de votre campagne.

Comment lire un diagramme de Gantt

Pour lire un diagramme de Gantt, vous devez comprendre ce que chaque partie représente.

Échelle de temps

Le haut de l' axe des x du diagramme de Gantt illustre l'intervalle de temps que vous souhaitez utiliser pour suivre vos tâches. Celles-ci peuvent être exprimées en jours, semaines, mois ou trimestres. Parfois, même des heures.

Tâches et sous-tâches

Le côté le plus à gauche du diagramme de Gantt répertorie les tâches que vous devez accomplir pour faire avancer le projet.

Barres d'activité et lignes de progression

Les barres du diagramme de Gantt reflètent la durée estimée des tâches à terminer. À l'intérieur des barres, des lignes indiquent la progression de l'équipe.

Lorsque les lignes sont à l'intérieur du graphique à barres, cela signifie que le travail est sur la bonne voie. Les lignes qui vont au-delà indiquent que les tâches dépassent leurs horaires prévus. Ceux-ci peuvent signaler des retards pour les dépendances ou la nécessité d'un suivi, d'un budget ou de ressources supplémentaires.

Jalons

Les jalons servent de points de contrôle vers l'achèvement d'un projet. Les diamants les représentent car ils n'ont généralement pas de durée comme le font les tâches régulières.

Flèches

Les flèches qui relient les barres d'activité les unes aux autres indiquent les tâches qui ont des dépendances les unes sur les autres. Nous parlerons davantage des dépendances dans une section ultérieure, mais ce sont des considérations essentielles lors de la planification.

Marqueur de ligne verticale

Le marqueur de ligne verticale vous aide à identifier les activités en cours à un certain moment. En tant que chef de projet, cela peut vous aider à voir avec qui vous adresser pour vous assurer qu'ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin.

Comment faire un diagramme de Gantt en 5 étapes

Étape 1 : Énumérez vos jalons et vos tâches

Pour commencer à créer votre diagramme de Gantt, identifiez les jalons qui marquent des points de progression importants. Les jalons peuvent être des présentations de mise à jour de statut à la direction, des démonstrations de prototypes, des soumissions de livrables, etc. Mettez-les sur votre diagramme de Gantt en utilisant des diamants.

Une fois que vous les avez là, énumérez les tâches que vous devez faire pour les atteindre et listez-les sur le côté gauche de votre tableau. Vous pouvez les regrouper en tâches et sous-tâches pour les rendre digestes.

Étape 2 : Identifiez votre intervalle de temps préféré

L'intervalle de temps que vous utilisez pour votre diagramme de Gantt peut être aussi élevé que des semaines et des mois ou aussi bas que des heures ou des jours.

Comme mentionné précédemment, les diagrammes de Gantt peuvent être de haut niveau ou spécifiques à un projet. Un diagramme de Gantt pour votre campagne d'un an, par exemple, peut utiliser des mois comme intervalle de temps. Le suivi des articles que vous publierez sur votre blog, en revanche, pourrait être mieux suivi avec des jours ou des semaines.

Étape 3 : Marquer les dépendances

Les dépendances sont des tâches dont le lancement dépend de la sortie d'une autre tâche. Sur le diagramme de Gantt, les flèches marquent les tâches qui se connectent les unes aux autres.

Trois éléments peuvent entraîner des dépendances : les ressources partagées, les prérequis ou le calendrier .

Si vous n'avez qu'un seul graphiste dans votre équipe, par exemple, vous dépendez tous d'une ressource partagée . Votre artiste ne peut pas commencer l'image de présentation de votre article tant qu'il n'a pas fini de créer vos images de médias sociaux, et ainsi de suite.

D'autre part, les pré-requis sont des sorties nécessaires pour commencer une autre tâche. Par exemple, un écrivain ne peut pas commencer à travailler sur un article sans un brief. Cela rend la rédaction d'un article dépendante du fait que le mémoire soit terminé en premier.

Enfin, les dépendances temporelles font référence à des tâches que vous ne pouvez effectuer qu'à un moment précis. Par exemple, vous ne pouvez publier une publication de Noël sur les réseaux sociaux qu'à Noël. Autre exemple : vous ne pouvez interviewer votre personne ressource que lorsqu'elle est disponible.

Noter les tâches que vous pouvez (et ne pouvez pas) effectuer simultanément vous aidera à respecter des délais précis et à répartir efficacement les ressources.

Étape 4 : Choisissez un outil

Vous pouvez créer un diagramme de Gantt à l'aide de la fonction de barres empilées de Microsoft Excel ou vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet spécialisé tel que Workamajig. Workamajig vous permet de créer un planning instantané mais entièrement personnalisable en quelques clics.

Bien qu'il soit possible d'utiliser des outils manuels pour créer un diagramme de Gantt, un logiciel de gestion de projet est équipé de fonctionnalités pour vous aider à les maximiser.

Étape 5 : Saisir les détails

Une fois que vous avez choisi un outil, vous pouvez commencer à taper vos tâches répertoriées et à marquer vos jalons. Ensuite, ajoutez les barres d'activité, marquez les dépendances et attribuez les tâches.

Le processus peut sembler simple sur papier, mais ce n'est pas toujours aussi simple. En fait, vous devez vous attendre à des itérations et à des ajustements au fur et à mesure. Il pourrait y avoir des dépendances que vous n'avez pas réalisées. Vous devrez peut-être renégocier certains délais, ou votre équipe pourrait avoir besoin de plus de personnes.

Ne vous inquiétez pas si cela se produit. C'est la beauté du diagramme de Gantt et sa capacité à s'adapter à de tels changements. Bien sûr, il est toujours préférable de repérer les problèmes le plus tôt possible.

Avantages et limites des diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des outils incroyables. Mais ils ont aussi des forces et des faiblesses.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

Visualisez les activités du projet

Les diagrammes de Gantt peuvent afficher d'un coup d'œil d'énormes quantités d'informations : votre chemin critique, votre progression et les échéances de vos jalons, pour n'en nommer que quelques-uns. Cette vue d'ensemble des activités de votre projet peut vous aider à passer de meilleurs appels et à améliorer votre communication avec vos parties prenantes.

Structurez vos activités

La nécessité de décomposer les jalons et les livrables en tâches concrètes vous pousse, vous et votre équipe, à inspecter, évaluer et organiser vos plans. Cela favorise l'alignement et aide à assurer la clarté.

Faites des horaires précis

Contrairement à la perspective d'un étranger, les horaires ne peuvent pas être déduits en additionnant simplement toutes vos estimations et en les divisant en fonction du nombre de personnes que vous avez dans votre équipe.

Vous devez tenir compte des dépendances et les diagrammes de Gantt peuvent vous aider à les garder en vue. Avoir ces informations à portée de main lorsque vous engagez des livrables avec vos parties prenantes vous aidera à tracer des calendriers et des délais réalistes.

Engager les équipes et les parties prenantes

Voir les tâches structurées sur un diagramme de Gantt est un excellent moyen d'aider votre équipe à voir comment leurs activités quotidiennes contribuent à la vue d'ensemble. Son format digeste facilite également l'alignement avec les parties prenantes.

Gérer les changements et le fluage de la portée

La dérive de la portée et le sur- service de vos clients sont des contributeurs massifs à l'échec du projet. Lorsque les parties prenantes se renseignent sur de nouvelles demandes, votre diagramme de Gantt peut vous aider à communiquer comment cela affectera votre calendrier de production. La remise de cette information leur permettra d'évaluer si elle vaut encore la peine d'être ajoutée et de convenir d'un compromis raisonnable.

Quels sont les inconvénients d'un diagramme de Gantt ?

- Peut devenir complexe

Les diagrammes de Gantt sont pratiques tant qu'ils restent ordonnés et organisés. Sans filtrage approprié, ils peuvent devenir encombrés, distrayants et finalement incompréhensibles.

Pour gérer cela, choisissez un logiciel qui vous permet de regrouper, filtrer, rechercher et organiser facilement les tâches. Ces fonctionnalités peuvent vous aider à vous assurer que votre diagramme de Gantt aide votre équipe à rester concentrée sur les étapes et les priorités appropriées.

- Informations limitées

Votre diagramme de Gantt peut afficher une grande quantité d'informations. Mais il ne peut pas vous les montrer tous. Bien qu'il puisse afficher efficacement votre emploi du temps, les affectations de main-d'œuvre et la durée des tâches, il ne peut pas afficher le niveau de difficulté des tâches et les ressources dont vous aurez besoin pour les accomplir.

Évitez de prendre des décisions importantes uniquement sur ce que vous voyez sur votre diagramme de Gantt. Soutenez-le avec de la documentation et des trackers qui peuvent aider à fournir un contexte supplémentaire afin que vous puissiez rester dûment informé.

- Peut être difficile à régler et à entretenir

À mesure que les listes de tâches s'allongent, les ajustements deviennent plus compliqués sans une automatisation appropriée. Négliger les dépendances ou ne pas remarquer les chevauchements mineurs peut provoquer un effet boule de neige sur le reste de votre projet. Ce fait souligne la nécessité de systèmes, de processus et de freins et contrepoids robustes chaque fois que vous appliquez des modifications.

Meilleures pratiques du diagramme de Gantt

Remarque Jours non ouvrables

Les week-ends et les jours fériés sont des considérations essentielles lors de la planification de votre horaire de travail. Mais ce ne sont pas les seuls jours chômés dont vous devez tenir compte.

Coordonnez-vous avec les équipes d'administration et d'exploitation de votre immeuble : y a-t-il des fermetures et des services d'entretien programmés ? Tenez compte de l'emplacement de votre bureau : y a-t-il des jours dans l'année où vous subissez fréquemment de fortes pluies ou de la neige ? Renseignez-vous auprès de vos coéquipiers : ont-ils prévu des congés et des vacances pour l'année ?

Vous ne pouvez pas anticiper chaque interruption de travail. Mais avec suffisamment de diligence, vous pouvez vous préparer de manière proactive à la possibilité de ces causes externes de retards.

Utilisez les couleurs à votre avantage

Les couleurs peuvent être facilement considérées comme des améliorations superficielles. Mais bien utilisés, ils peuvent aider à rendre votre diagramme de Gantt plus lisible et plus facile à utiliser. Voici quelques suggestions:

• Désignez une couleur par jalon ou livrable afin que vous puissiez distinguer visuellement où vos tâches se connectent
• Attribuez une couleur par personne afin que votre équipe puisse repérer en un coup d'œil les tâches assignées à chacune d'entre elles
• Pour faciliter la création de rapports ou le dépannage, colorez chaque tâche en fonction de son statut (Exemple : vert si tout se passe bien, jaune si elle nécessite une attention particulière, rouge si elle est déjà en retard, etc.)

Ajouter des touches de couleur à votre diagramme de Gantt n'est pas seulement bon à des fins esthétiques. Avec le bon système en place, ils peuvent ajouter de nouvelles couches d'organisation dont vous, vos équipes ou vos parties prenantes pouvez bénéficier.

Choisissez le bon logiciel

Maintenir un diagramme de Gantt peut être fastidieux, mais ce n'est pas obligatoire. La meilleure façon de gérer cela est de choisir un logiciel qui correspond à vos besoins.

Le tri, le regroupement, la recherche et le filtrage doivent être des exigences strictes. L'automatisation est un atout majeur. Les bons peuvent faciliter le déplacement des choses. Enfin, considérez à quel point il est facile à apprendre et à utiliser.

Avec le bon système et le bon logiciel en place, vous pouvez maximiser les forces de votre diagramme de Gantt et atténuer ses faiblesses.

Conclusion

Les diagrammes de Gantt sont des outils puissants qui sont utilisés dans de nombreux secteurs. Pour les professionnels du marketing, ils offrent un moyen d'organiser et d'aligner les équipes et les projets.

En un coup d'œil, il peut offrir d'énormes quantités d'informations telles que des tâches, des estimations, des affectations, des jalons, des dépendances et des progrès. S'assurer que vous disposez d'un système et d'un outil robustes, sa création et sa maintenance peut vous aider à augmenter la visibilité du projet, à améliorer la productivité et à impliquer votre équipe et vos parties prenantes.

Workamajig a intégré des diagrammes de Gantt et d'autres fonctionnalités de gestion de projet pour vous aider à rester au top de toutes vos campagnes, équipes et initiatives.

Apprenez-en plus sur les outils de gestion de projet de Workmajig pour voir comment ils peuvent vous aider à optimiser votre flux de travail et à augmenter votre productivité.