Диаграммы Ганта: от основ до лучших практик (бесплатный шаблон диаграммы Ганта включен)

Лучшие маркетинговые команды могут генерировать нестандартные идеи с помощью надежных систем, способствующих эффективности и сотрудничеству. Прозрачность задач и управление ресурсами являются ключом к достижению этих целей.

Диаграмма Ганта — это мощный инструмент для повышения наглядности задач. Команды во всех отраслях используют его для более точного составления расписаний.

На первый взгляд диаграмма Ганта отображает задачи, которые должна выполнить команда, и то, как каждая задача связана с другой. Эти возможности позволяют руководителям проектов разработать наиболее эффективный подход.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграммы Ганта — это горизонтальные гистограммы, которые представляют задачи, необходимые для завершения проекта, а также график их ожидаемого начала и окончания. Они также иллюстрируют зависимости, иерархии и соответствующие вехи.

Его популяризировал американский инженер Генри Гант. Первоначально они были нарисованы вручную, и их было утомительно поддерживать. Но с появлением компьютеров в 1980-х годах диаграммами Ганта стало легче управлять, и их популярность еще больше возросла.

Нажмите здесь, чтобы скачать наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта.

Типы диаграмм Ганта

Их объем и уровень детализации отличают два типа диаграмм Ганта.

- Диаграммы Ганта высокого уровня

Диаграммы Ганта высокого уровня помогают отслеживать основные инициативы компании. Временные интервалы здесь обычно исчисляются месяцами или кварталами , потому что каждая позиция представляет усилия, включающие сотни задач и несколько команд.

Диаграмма Ганта, которая отслеживает ваши маркетинговые коммуникационные кампании в течение года, является примером диаграммы Ганта высокого уровня.

Диаграммы Ганта на уровне проекта

Диаграммы Ганта для конкретных проектов отслеживают небольшие проекты, обычно связанные с крупной инициативой. Задачи здесь могут быть кропотливыми, поэтому временные интервалы обычно составляют дни или недели . В некоторых случаях это могут быть даже часы .

Следуя приведенному выше примеру с нашей маркетинговой коммуникационной кампанией, связанная с ней диаграмма Ганта для конкретного проекта может использоваться для отслеживания статей, которые будут опубликованы в вашем блоге.

Использование обоих типов диаграмм Ганта в этом сценарии может помочь вам создавать масштабный контент , гарантируя, что все они соответствуют ключевым сообщениям вашей кампании.

Как читать диаграмму Ганта

Чтобы читать диаграмму Ганта, вам нужно понять, что представляет собой каждая часть.

Шкала времени

В верхней части оси x диаграммы Ганта показан временной интервал, который вы хотите использовать для отслеживания своих задач. Это могут быть дни, недели, месяцы или кварталы. Иногда даже часы.

Задачи и подзадачи

В самой левой части диаграммы Ганта перечислены задачи, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть проект вперед.

Индикаторы активности и линии прогресса

Полосы на диаграмме Ганта отражают предполагаемую продолжительность выполнения задач. Внутри столбцов находятся линии, показывающие прогресс команды.

Когда линии находятся внутри гистограммы, это означает, что работа идет по плану. Линии, выходящие за его пределы, указывают на то, что задачи выходят за рамки запланированного расписания. Они могут сигнализировать о задержках для зависимостей или о необходимости дополнительных последующих действий, бюджета или ресурсов.

Вехи

Вехи служат контрольными точками на пути к завершению проекта. Ромбики представляют их, потому что они обычно не имеют длительности, как обычные задачи.

Стрелки

Стрелки, соединяющие полосы активности друг с другом, обозначают задачи, которые зависят друг от друга. Мы поговорим больше о зависимостях в следующем разделе, но они являются важными факторами при планировании.

Маркер вертикальной линии

Маркер вертикальной линии помогает определить действия, выполняемые в определенный момент времени. Это может помочь вам, как руководителю проекта, узнать, к кому обратиться, чтобы убедиться, что они получают необходимую поддержку.

Как сделать диаграмму Ганта за 5 шагов

Шаг 1: Перечислите свои вехи и задачи

Чтобы начать строить диаграмму Ганта, определите вехи, которые отмечают важные точки прогресса. Вехи могут быть презентациями обновлений статуса для руководства, демонстрациями прототипов, отправкой результатов и т. д. Нанесите их на диаграмму Ганта с помощью ромбов.

Как только они появятся, перечислите задачи, которые необходимо выполнить для их достижения, и перечислите их в левой части диаграммы. Вы можете сгруппировать их в задачи и подзадачи, чтобы сделать их удобоваримыми.

Шаг 2: Определите предпочтительный временной интервал

Временной интервал, который вы используете для своей диаграммы Ганта, может быть как высокоуровневым, как недели и месяцы, так и низкоуровневым, как часы или дни.

Как упоминалось ранее, диаграммы Ганта могут быть высокоуровневыми или специфичными для проекта. Например, на диаграмме Ганта для годовой кампании в качестве временного интервала могут использоваться месяцы. С другой стороны, отслеживание статей, которые вы опубликуете в своем блоге, можно было бы лучше контролировать с помощью дней или недель.

Шаг 3: Отметьте зависимости

Зависимости — это задачи, инициация которых зависит от выходных данных другой задачи. На диаграмме Ганта стрелки отмечают задачи, которые связаны друг с другом.

Зависимости могут быть вызваны тремя факторами: общими ресурсами, предварительными условиями или временем .

Например, если в вашей команде есть только один художник-оформитель, вы все зависите от общего ресурса . Ваш художник не может начать работу над изображением вашей статьи, пока не закончит создавать изображения для социальных сетей и так далее.

С другой стороны, предварительные условия — это результаты, необходимые для начала выполнения другой задачи. Например, писатель не может начать работу над статьей без брифа. Это делает написание статьи зависимым от брифа, который должен быть закончен первым.

Наконец, временные зависимости относятся к задачам, которые вы можете выполнять только в определенный момент времени. Например, вы можете опубликовать рождественскую публикацию в социальных сетях только в Рождество. Другой пример: вы можете взять интервью у своего консультанта, только когда он свободен.

Отметьте, какие задачи вы можете (и не можете) выполнять одновременно, это поможет вам соблюдать точные сроки и эффективно распределять ресурсы.

Шаг 4: Выберите инструмент

Вы можете создать диаграмму Ганта, используя функцию столбцов с накоплением в Microsoft Excel, или вы можете использовать специализированное программное обеспечение для управления проектами, такое как Workamajig. Workamajig позволяет создать мгновенное, но полностью настраиваемое расписание всего за несколько кликов.

Хотя для создания диаграммы Ганта можно использовать ручные инструменты, программное обеспечение для управления проектами оснащено функциями, которые помогут вам максимально использовать их.

Шаг 5: Введите данные

Выбрав инструмент, вы можете начать вводить перечисленные задачи и отмечать этапы. Затем добавьте полосы активности, отметьте зависимости и назначьте задачи.

На бумаге этот процесс может показаться простым, но не всегда все так просто. Фактически, вы должны ожидать итераций и корректировок по мере продвижения. Там могут быть зависимости, которые вы не смогли понять. Возможно, вам придется пересмотреть некоторые сроки, или вашей команде может понадобиться больше людей.

Не пугайтесь, если это произойдет. В этом прелесть диаграммы Ганта и ее способность адаптироваться к таким изменениям. Конечно, всегда лучше обнаружить проблемы раньше, чем позже.

Преимущества и ограничения диаграмм Ганта

Диаграммы Ганта — невероятные инструменты. Но у них также есть сильные и слабые стороны.

Зачем использовать диаграмму Ганта?

Визуализируйте действия проекта

Диаграммы Ганта могут отображать огромные объемы информации с первого взгляда: ваш критический путь, прогресс и контрольные сроки, и это лишь некоторые из них. Этот вид деятельности вашего проекта с высоты птичьего полета может помочь вам лучше звонить и улучшать общение с вашими заинтересованными сторонами.

Структурируйте свою деятельность

Необходимость разбивать этапы и результаты на практические задачи побуждает вас и вашу команду проверять, оценивать и систематизировать свои планы. Это поддерживает выравнивание и помогает обеспечить ясность.

Составьте точное расписание

Вопреки точке зрения стороннего наблюдателя, графики нельзя вывести, просто сложив все ваши оценки и разделив их на количество людей в вашей команде.

Вам нужно учитывать зависимости, и диаграммы Ганта помогут вам держать их в поле зрения. Имея эту информацию под рукой, когда вы сообщаете о результатах своим заинтересованным сторонам, вы сможете составить реалистичные графики и сроки.

Вовлекайте команды и заинтересованные стороны

Наблюдение за задачами, структурированными на диаграмме Ганта, — отличный способ помочь вашей команде увидеть, как их повседневная деятельность влияет на общую картину. Его удобоваримый формат также позволяет легко согласовать его с заинтересованными сторонами.

Управляйте изменениями и расширением области действия

Расползание масштаба и чрезмерное обслуживание ваших клиентов являются серьезными причинами провала проекта. Когда заинтересованные стороны интересуются новыми запросами, диаграмма Ганта может помочь вам сообщить, как это повлияет на ваш производственный график. Передача этой части информации позволит им оценить, стоит ли ее добавлять, и договориться о разумном компромиссе.

Каковы недостатки диаграммы Ганта?

- Может расти комплекс

Диаграммы Ганта удобны, пока они остаются аккуратными и организованными. Без надлежащей фильтрации они могут стать загроможденными, отвлекающими и, в конечном счете, непонятными.

Чтобы справиться с этим, выберите программное обеспечение, которое позволяет легко группировать, фильтровать, искать и организовывать задачи. Эти функции могут помочь вам убедиться, что ваша диаграмма Ганта помогает вашей команде сосредоточиться на правильных этапах и приоритетах.

- Ограниченная информация

Диаграмма Ганта может отображать большой объем информации. Но он не может показать вам их все. Хотя он может эффективно отображать ваше расписание, назначения рабочей силы и продолжительность задач, он не может отображать уровень сложности задач и ресурсы, которые вам потребуются для их выполнения.

Не принимайте важных решений исключительно на основании того, что вы видите на диаграмме Ганта. Поддержите его документацией и трекерами, которые могут помочь предоставить дополнительный контекст, чтобы вы могли быть должным образом информированы.

- Может быть сложной задачей для настройки и обслуживания

По мере роста списков задач корректировки усложняются без надлежащей автоматизации. Игнорирование зависимостей или неспособность заметить незначительные совпадения могут вызвать эффект снежного кома в остальной части вашего проекта. Этот факт подчеркивает необходимость надежных систем, процессов и проверок и противовесов всякий раз, когда вы вносите изменения.

Рекомендации по работе с диаграммами Ганта

Обратите внимание на нерабочие дни

Выходные и нерабочие праздничные дни являются жизненно важными факторами при составлении рабочего графика. Но это не единственные нерабочие дни, на которые вы должны обратить внимание.

Координируйте свои действия с администрацией здания и эксплуатацией: Есть ли запланированные закрытия и техническое обслуживание? Подумайте о местоположении вашего офиса: бывают ли дни в году, когда у вас часто бывают проливные дожди или снег? Проверьте своих товарищей по команде: есть ли у них запланированные отпуска и отпуска на год?

Вы не можете предвидеть каждый перерыв в работе. Но при достаточном усердии вы можете заранее подготовиться к возможности возникновения этих внешних причин задержек.

Используйте цвета в своих интересах

Цвета можно легко отбросить как поверхностные обновления. Но при правильном использовании они могут помочь сделать вашу диаграмму Ганта более читабельной и простой в использовании. Вот несколько предложений:

• Назначьте цвет для каждой вехи или результата, чтобы вы могли визуально различать, с чем связаны ваши задачи.
• Назначьте каждому человеку свой цвет, чтобы ваша команда могла с первого взгляда определять задачи, назначенные каждому из них.
• Для удобства составления отчетов или устранения неполадок раскрасьте каждую задачу в соответствии с ее статусом (например, зеленым, если все идет хорошо, желтым, если требуется дополнительное внимание, красным, если задача уже просрочена и т. д.).

Добавление цветных штрихов на диаграмму Ганта полезно не только для эстетических целей. Имея правильную систему, они могут добавить новые уровни организации, от которых вы, ваши команды или ваши заинтересованные стороны могут извлечь выгоду.

Выберите правильное программное обеспечение

Ведение диаграммы Ганта может быть утомительным, но это не обязательно. Лучший способ справиться с этим — выбрать программное обеспечение, которое соответствует вашим потребностям.

Сортировка, группировка, поиск и фильтрация должны быть жесткими требованиями. Автоматизация - большой плюс. Правильные могут сделать перемещение вещей намного проще. Наконец, подумайте, насколько легко его освоить и использовать.

Имея правильную систему и программное обеспечение, вы можете максимизировать сильные стороны диаграммы Ганта и смягчить ее слабые стороны.

Вывод

Диаграммы Ганта — это мощные инструменты, которые используются во многих отраслях. Для специалистов по маркетингу они предоставляют способ организации и согласования команд и проектов.

На первый взгляд, он может предложить огромное количество информации, такой как задачи, оценки, задания, вехи, зависимости и прогресс. Наличие надежной системы и инструментов для ее создания и обслуживания может помочь вам повысить прозрачность проекта, повысить производительность и привлечь вашу команду и заинтересованные стороны.

Workamajig интегрировал диаграммы Ганта и другие функции управления проектами, чтобы помочь вам оставаться в курсе всех ваших кампаний, команд и инициатив.

Узнайте больше об инструментах управления проектами Workmajig, чтобы узнать, как они могут помочь вам оптимизировать рабочий процесс и повысить производительность.