Wykresy Gantta: podstawy najlepszych praktyk (w zestawie darmowy szablon wykresu Gantta)

Najlepsze zespoły marketingowe mogą generować nieszablonowe pomysły dzięki solidnym systemom, które promują wydajność i współpracę. Widoczność zadań i zarządzanie zasobami są kluczem do ich osiągnięcia.

Wykres Gantta to potężne narzędzie zwiększające widoczność zadań. Zespoły ze wszystkich branż używają go do tworzenia harmonogramów z większą precyzją.

Na pierwszy rzut oka wykres Gantta wyświetla zadania, które zespół musi wykonać, oraz sposób, w jaki każde zadanie jest powiązane z drugim. Te możliwości pozwalają kierownikom projektów na wykreślenie najbardziej efektywnego podejścia.

Co to jest wykres Gantta?

Wykresy Gantta to poziome wykresy słupkowe przedstawiające zadania potrzebne do ukończenia projektu wraz z harmonogramem przewidywanego rozpoczęcia i zakończenia. Ilustrują również zależności, hierarchie i odpowiednie kamienie milowe.

Spopularyzował ją amerykański inżynier Henry Gantt. Początkowo były rysowane ręcznie i były żmudne w utrzymaniu. Jednak wraz z rozwojem komputerów w latach 80. wykresy Gantta stały się łatwiejsze w zarządzaniu i zyskały na popularności.

Kliknij tutaj, aby zapoznać się z naszym bezpłatnym szablonem wykresu Gantta.

Rodzaje wykresów Gantta

Ich zakres i poziom szczegółowości rozróżniają dwa typy wykresów Gantta.

- Wykresy Gantta wysokiego poziomu

Wysokopoziomowe wykresy Gantta pomagają monitorować główne inicjatywy firmy. Przedziały czasowe są tutaj zwykle podane w miesiącach lub kwartałach , ponieważ każdy element wiersza reprezentuje wysiłki obejmujące setki zadań i kilka zespołów.

Wykres Gantta, który śledzi kampanie komunikacji marketingowej w ciągu roku, jest przykładem wysokopoziomowego wykresu Gantta.

Wykresy Gantta na poziomie projektu

Wykresy Gantta specyficzne dla projektu monitorują mniejsze projekty, zwykle związane z dużą inicjatywą. Zadania tutaj mogą być bardzo szczegółowe, więc odstępy czasu to zazwyczaj dni lub tygodnie . W niektórych przypadkach może to być nawet kilka godzin .

Zgodnie z powyższym przykładem kampanii komunikacji marketingowej, powiązany z nim wykres Gantta dla konkretnego projektu może służyć do śledzenia artykułów, które mają zostać opublikowane na Twoim blogu.

Korzystanie z obu typów wykresów Gantta w tym scenariuszu może pomóc w tworzeniu treści na dużą skalę , zapewniając jednocześnie, że wszystkie są zgodne z kluczowymi przesłaniami kampanii.

Jak czytać wykres Gantta

Aby przeczytać wykres Gantta, musisz zrozumieć, co reprezentuje każda część.

Skala czasu

Górna część osi X wykresu Gantta przedstawia przedział czasu, którego chcesz użyć do śledzenia zadań. Mogą to być dni, tygodnie, miesiące lub kwartały. Czasami nawet godziny.

Zadania i podzadania

Skrajna lewa strona wykresu Gantta zawiera listę zadań, które należy wykonać, aby przesunąć projekt do przodu.

Paski aktywności i linie postępu

Słupki na wykresie Gantta odzwierciedlają szacowany czas trwania zadań do zakończenia. Wewnątrz pasków znajdują się linie, które pokazują postępy zespołu.

Gdy linie znajdują się na wykresie słupkowym, oznacza to, że praca jest w toku. Wiersze, które wychodzą poza to, wskazują zadania wykraczające poza zamierzone harmonogramy. Mogą one sygnalizować opóźnienia w zależnościach lub potrzebę dodatkowych działań następczych, budżetu lub zasobów.

Kamienie milowe

Kamienie milowe służą jako punkty kontrolne do zakończenia projektu. Diamenty reprezentują je, ponieważ zazwyczaj nie mają czasu trwania, jak zwykłe zadania.

Strzałki

Strzałki łączące paski aktywności ze sobą oznaczają zadania, które są od siebie zależne. Omówimy więcej o zależnościach w dalszej części, ale są to istotne kwestie podczas planowania.

Pionowy znacznik linii

Pionowy znacznik linii pomaga zidentyfikować czynności wykonywane w określonym momencie. Jako kierownikowi projektu może to pomóc Ci zobaczyć, z kim się skontaktować, aby upewnić się, że otrzyma wsparcie, którego potrzebuje.

Jak zrobić wykres Gantta w 5 krokach

Krok 1: Wymień swoje kamienie milowe i zadania

Aby rozpocząć tworzenie wykresu Gantta, zidentyfikuj kamienie milowe, które oznaczają ważne punkty postępu. Kamieniami milowymi mogą być prezentacje aktualizacji statusu dla kierownictwa, demonstracje prototypów, zgłoszenia i inne. Umieść je na wykresie Gantta za pomocą diamentów.

Gdy już je znajdziesz, wypisz zadania, które musisz wykonać, aby je osiągnąć i wypisz je po lewej stronie wykresu. Możesz pogrupować je w zadania i podzadania, aby były przyswajalne.

Krok 2: Określ preferowany przedział czasowy

Przedział czasu używany na wykresie Gantta może być tak wysoki, jak tygodnie i miesiące, lub tak niski, jak godziny lub dni.

Jak wspomniano wcześniej, wykresy Gantta mogą być wysokopoziomowe lub specyficzne dla projektu. Na przykład wykres Gantta dla kampanii całorocznej może wykorzystywać miesiące jako przedział czasu. Z drugiej strony śledzenie artykułów, które opublikujesz na swoim blogu, może być lepiej monitorowane w ciągu kilku dni lub tygodni.

Krok 3: Zaznacz zależności

Zależności to zadania, których inicjacja jest uzależniona od wyników innego zadania. Na wykresie Gantta strzałki oznaczają zadania, które łączą się ze sobą.

Zależności mogą powodować trzy rzeczy: zasoby udostępnione, wymagania wstępne lub czas .

Jeśli na przykład masz w swoim zespole tylko jednego grafika, wszyscy jesteście zależni od wspólnego zasobu . Twój artysta nie może rozpocząć tworzenia obrazu głównego artykułu, dopóki nie zakończy tworzenia obrazów w mediach społecznościowych i tak dalej.

Z drugiej strony, warunkiem wstępnym są dane wyjściowe potrzebne do rozpoczęcia innego zadania. Na przykład pisarz nie może rozpocząć pracy nad artykułem bez briefu. To sprawia, że ​​pisanie artykułu zależy od tego, czy brief zostanie ukończony jako pierwszy.

Wreszcie zależności czasowe odnoszą się do zadań, które można wykonać tylko w określonym momencie. Na przykład możesz opublikować świąteczny post w mediach społecznościowych tylko w Boże Narodzenie. Inny przykład: możesz przeprowadzić wywiad z osobą z działu zasobów tylko wtedy, gdy jest dostępna.

Zapamiętywanie zadań, które możesz (a których nie możesz) wykonywać jednocześnie, pomoże ci dotrzymywać dokładnych terminów i efektywnie rozdzielać zasoby.

Krok 4: Wybierz narzędzie

Możesz utworzyć wykres Gantta, korzystając z funkcji skumulowanych słupków programu Microsoft Excel lub możesz użyć specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Workamajig. Workamajig umożliwia tworzenie natychmiastowego, ale w pełni konfigurowalnego harmonogramu za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Chociaż możliwe jest użycie narzędzi ręcznych do tworzenia wykresu Gantta, oprogramowanie do zarządzania projektami jest wyposażone w funkcje, które pomagają je zmaksymalizować.

Krok 5: Dane wejściowe

Po wybraniu narzędzia możesz zacząć pisać na liście zadań i oznaczać kamienie milowe. Następnie dodaj paski aktywności, zaznacz zależności i przypisz zadania.

Proces może wydawać się prosty na papierze, ale nie zawsze jest taki prosty. W rzeczywistości powinieneś spodziewać się iteracji i dostosowań w miarę postępów. Mogą istnieć zależności, których nie zrealizowałeś. Być może będziesz musiał renegocjować niektóre terminy lub Twój zespół może potrzebować więcej osób.

Nie przejmuj się, jeśli tak się stanie. Na tym polega piękno wykresu Gantta i jego zdolność dostosowania się do takich zmian. Oczywiście zawsze lepiej jest wykryć problemy wcześniej niż później.

Zalety i ograniczenia wykresów Gantta

Wykresy Gantta to niesamowite narzędzia. Ale mają też mocne i słabe strony.

Dlaczego warto korzystać z wykresu Gantta?

Wizualizuj działania projektu

Wykresy Gantta mogą na pierwszy rzut oka wyświetlać ogromne ilości informacji: m.in. Twoją ścieżkę krytyczną, postęp i terminy realizacji kamieni milowych. Ten widok z lotu ptaka na działania w ramach projektu może pomóc w nawiązywaniu lepszych połączeń i poprawie komunikacji z interesariuszami.

Zorganizuj swoje działania

Konieczność przełamywania kamieni milowych i rezultatów do zadań, które można wykonać, zmusza Ciebie i Twój zespół do sprawdzania, oceniania i organizowania planów. Wspomaga to wyrównanie i pomaga zapewnić przejrzystość.

Twórz dokładne harmonogramy

W przeciwieństwie do perspektywy osoby z zewnątrz, harmonogramów nie można wydedukować po prostu przez dodanie wszystkich szacunków i podzielenie ich według liczby osób, które masz w swoim zespole.

Musisz wziąć pod uwagę zależności, a wykresy Gantta mogą pomóc w ich utrzymaniu. Posiadanie tych informacji pod ręką podczas przekazywania wyników z interesariuszami pomoże Ci nakreślić realistyczne harmonogramy i terminy.

Angażuj zespoły i interesariuszy

Wyświetlanie zadań uporządkowanych na wykresie Gantta to doskonały sposób, aby pomóc zespołowi zobaczyć, w jaki sposób jego codzienne działania przyczyniają się do szerszego obrazu. Jego przyswajalna forma ułatwia również kontakt z interesariuszami.

Zarządzaj zmianami i pełzaniem zakresu

Pełzanie zakresu i nadmierna obsługa klientów to masowe czynniki przyczyniające się do niepowodzenia projektu. Gdy interesariusze pytają o nowe żądania, wykres Gantta może pomóc w komunikowaniu, w jaki sposób wpłynie to na harmonogram produkcji. Przekazanie tej informacji pozwoli im ocenić, czy warto ją jeszcze dodać i uzgodnić rozsądny kompromis.

Jakie są wady wykresu Gantta?

- Kompleks może rosnąć

Wykresy Gantta są przydatne, gdy pozostają uporządkowane i uporządkowane. Bez odpowiedniego filtrowania mogą stać się zagracone, rozpraszające i ostatecznie niezrozumiałe.

Aby tym zarządzać, wybierz oprogramowanie, które pozwala z łatwością grupować, filtrować, wyszukiwać i organizować zadania. Te funkcje mogą pomóc Ci upewnić się, że wykres Gantta pomaga Twojemu zespołowi skupić się na właściwych kamieniach milowych i priorytetach.

- Ograniczone informacje

Twój wykres Gantta może pokazywać dużą ilość informacji. Ale nie może pokazać ich wszystkich. Chociaż może skutecznie wyświetlać harmonogram, przydziały siły roboczej i czasy trwania zadań, nie może pokazywać poziomu trudności zadań ani zasobów potrzebnych do ich wykonania.

Unikaj podejmowania ważnych decyzji wyłącznie na podstawie tego, co widzisz na wykresie Gantta. Wesprzyj go dokumentacją i narzędziami śledzącymi, które mogą zapewnić dodatkowy kontekst, dzięki czemu możesz być należycie poinformowany.

- Może być wyzwaniem, aby dostosować i utrzymać

Wraz ze wzrostem listy zadań dostosowania stają się coraz bardziej skomplikowane bez odpowiedniej automatyzacji. Przeoczenie zależności lub niezauważenie niewielkich nakładania się może spowodować efekt kuli śniegowej w pozostałej części projektu. Fakt ten podkreśla potrzebę solidnych systemów, procesów oraz kontroli i równowagi za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany.

Najlepsze praktyki dotyczące wykresu Gantta

Uwaga Dni wolne od pracy

Weekendy i dni wolne od pracy są istotnymi kwestiami podczas planowania harmonogramu pracy. Ale to nie jedyne dni wolne od pracy, o których musisz pamiętać.

Koordynuj z zespołami administracyjnymi i operacyjnymi budynku: Czy są zaplanowane zamknięcia i usługi konserwacyjne? Zastanów się nad lokalizacją swojego biura: Czy są dni w roku, w których często występują ulewne deszcze lub śnieg? Odpraw się z kolegami z drużyny: czy zaplanowali urlopy i wakacje na rok?

Nie można przewidzieć każdej przerwy w pracy. Ale przy wystarczającej staranności możesz proaktywnie przygotować się na możliwość wystąpienia tych zewnętrznych przyczyn opóźnień.

Użyj kolorów na swoją korzyść

Kolory można łatwo odrzucić jako powierzchowne ulepszenia. Ale dobrze użyte, mogą sprawić, że Twój wykres Gantta będzie bardziej czytelny i łatwiejszy w użyciu. Oto kilka sugestii:

• Wyznacz kolor dla każdego kamienia milowego lub elementu wynikowego, aby wizualnie odróżnić, z czym łączą się Twoje zadania
• Przypisz kolor do każdej osoby, aby Twój zespół mógł na pierwszy rzut oka rozpoznać zadania przypisane do każdej z nich
• Aby ułatwić raportowanie lub rozwiązywanie problemów, pokoloruj każde zadanie zgodnie z jego statusem (przykład: zielony, jeśli wszystko idzie dobrze, żółty, jeśli wymaga dodatkowej uwagi, czerwony, jeśli jest już spóźniony itp.)

Dodawanie kresek koloru do wykresu Gantta jest dobre nie tylko ze względów estetycznych. Mając odpowiedni system, mogą dodawać nowe warstwy organizacji, z których możesz skorzystać Ty, Twoje zespoły lub interesariusze.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Utrzymanie wykresu Gantta może być żmudne, ale nie musi. Najlepszym sposobem na zarządzanie tym jest wybór oprogramowania, które odpowiada Twoim potrzebom.

Sortowanie, grupowanie, wyszukiwanie i filtrowanie powinno być trudnymi wymaganiami. Automatyzacja to duży plus. Właściwe mogą znacznie ułatwić przenoszenie rzeczy. Na koniec zastanów się, jak łatwo jest się go nauczyć i używać.

Mając odpowiedni system i oprogramowanie, możesz zmaksymalizować mocne strony wykresu Gantta i złagodzić jego słabości.

Wniosek

Wykresy Gantta to potężne narzędzia używane w wielu branżach. Specjalistom od marketingu zapewniają sposób na zorganizowanie i dopasowanie zespołów i projektów.

Na pierwszy rzut oka może oferować ogromne ilości informacji, takich jak zadania, szacunki, przypisania, kamienie milowe, zależności i postęp. Zapewnienie solidnego systemu i narzędzia, którego tworzenie i konserwacja może pomóc w zwiększeniu widoczności projektu, poprawie produktywności oraz zaangażowaniu zespołu i interesariuszy.

Workamajig zintegrował wykresy Gantta i inne funkcje zarządzania projektami, aby pomóc Ci być na bieżąco ze wszystkimi kampaniami, zespołami i inicjatywami.

Dowiedz się więcej o narzędziach do zarządzania projektami Workmajig, aby zobaczyć, jak mogą one pomóc zoptymalizować przepływ pracy i zwiększyć wydajność.