中小企業如何選擇合適的會計軟件？

會計和財務任務僅限於紙質總賬分錄的日子已經一去不復返了。 如今，每個會計專業人士和企業主都專注於獲得更多客戶、擴展業務、減少瑣碎的數據輸入任務、減少錯誤以及更深入地了解他們的數據。 在數字時代做這一切的最好方法是使用會計軟件。 會計軟件解決方案通過生成下一季度的銷售預測、確定利潤最高和最低的服務等，幫助提高團隊的業務效率和生產力。

會計軟件的重要性：

1. 加快您的工作速度：使用會計軟件可以提高您的整體業務生產力，因為您的團隊要做的文書工作要少得多。 自動生成的業務報告和發票可以節省您用於獲得新客戶的時間。
2. 節省時間：會計任務都是關於準確計算的。 擁有一個好的會計軟件可以通過自動化瑣碎的任務來加快簿記過程。 它不僅可以節省時間，還可以減少如果您使用舊式筆和紙簿記技術可能發生的潛在錯誤。
3. 提供分析：擁有良好的會計軟件可以通過提供季度預測和現金流量表來分析幾年後您的業務情況。 會計軟件可以通過投資於為您的企業帶來利潤的領域來幫助您做出更好的財務決策。
4. 數據安全：關鍵信息的安全應該是公司的首要任務。 在網絡犯罪猖獗的世界裡，投資合適的會計軟件可以增加額外的安全層來保護您的財務數據。 該軟件提供多重身份驗證、限制用戶訪問信息和防病毒保護等功能，以確保您的信息安全。
5. 集中管理：會計軟件的另一個特點是它提供了一個集中的儀表板。 您可以在一個地方輕鬆查看財務流程的所有方面，包括發票、工資單、稅收、庫存、銷售訂單等，這可以幫助您節省時間并快速做出決策。

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選擇合適的會計軟件的提示：

但是，有許多會計軟件解決方案聲稱是市場上最好的。 那麼，您如何根據您的業務需求選擇合適的軟件呢？

在為您的企業選擇會計軟件時考慮這些提示可能會有所幫助：

1. 了解您的業務

選擇會計軟件之前最重要的一步是了解您的業務需求。 確定您的業務是否需要任何行業特定的功能，並選擇提供相同功能的軟件。

此外，檢查您需要哪些附加應用程序以及它們是否與您的會計解決方案集成。

大多數小型企業都可以使用提供發票、費用跟踪、報告生成等基本功能的會計軟件。 但是，如果您需要庫存跟踪和銷售預測等高級功能，則必須相應地選擇軟件。

2.線上或線下

雖然一些企業正在利用近年來佔領市場的基於雲的會計工具，但一些組織仍然更喜歡桌面軟件來滿足他們的財務需求。

此外，需要桌面軟件功能和雲功能的企業選擇雲託管服務。 例如，帶有託管軟件的基於雲的 QuickBooks Enterprise 不僅提供與桌面軟件相同的功能和用戶界面，而且還提供類似於 QuickBooks Online（QuickBooks 的 SaaS 版本）的遠程訪問功能。

在為您的業務選擇最合適的模型時，您需要進行適當的分析。 如果您通過牢記企業的管理和財務需求來探索所有選項，那將是最好的。

就此而言，您還可以向財務專家或您的會計師尋求幫助。

3. 用戶界面

由於大多數企業主沒有會計背景，因此該軟件應該易於使用。 一個乾淨的界面以及正確的登錄和瀏覽功能說明可以簡化您團隊的會計流程。

因為最終，這完全取決於軟件界面對您和您的隊友的舒適程度，而無需花費太多培訓費用。

此外，如果有免費的在線教程可用於學習您的會計軟件的高級功能，那麼管理您的書籍將變得輕而易舉。

4. 計劃你的預算

會計軟件解決方案根據它們提供的功能和定價計劃而有所不同。 您可以購買年度訂閱計劃、多年套餐、使用軟件的免費版本（如果可用），或者根據您公司的預算租賃會計軟件。

人們經常看到昂貴的會計軟件提供高級功能。 它包括項目報告、費用跟踪、輔助工資單、CRM 連接器等等。

購買會計軟件時，請確保您沒有為不需要的附加功能付費。

5. 軟件的可用性

購買會計軟件之前要考慮的另一個因素是它是否支持您在該應用程序上工作所需的用戶數量。 或者它是否允許您隨時隨地在任何設備上工作？

如果您選擇基於雲的軟件，它將幫助您隨時隨地在任何設備上通過 Internet 高效地工作。

市場上有許多軟件可以滿足從單個用戶到最多 40 個用戶的需求。 對於企業業務，選擇支持最大用戶的軟件將是有益的。 但是，初創企業可以使用單用戶版本開始其會計之旅。

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6.諮詢你的團隊

每個企業都是不同的，您的會計師可能會根據您的組織需求為您提供有關會計軟件的最有根據的意見。 他們開發過幾乎所有類型的會計軟件。 他們確切地知道您擁有什麼類型的業務以及您需要什麼軟件。

除此之外，了解您的會計軟件所需的硬件規格並諮詢您的 IT 部門。 必須審查存儲空間、服務器資源和其他組件以確保最佳業務運營。

7.探索所有選項

市場上有許多會計軟件，在投資最適合您的會計組織的軟件之前，必須瀏覽所有選項。

市場上一些最受歡迎的軟件包括 Intuit QuickBooks、Xero、FreshBooks、Kashoo、Sage、Wave、GoDaddy Bookkeeping、Accounting Seed 和 Zoho Books。

其中一些因其準確性、速度和便利性而廣受歡迎。 其他的則具有成本效益且易於使用。

8. 試用

在購買任何會計軟件之前，請試用會計應用程序。 您可以輸入虛擬交易、創建發票、生成報告並測試您可能需要的所有功能。

此外，您可以聯繫客戶支持並在試用期間清除與您的業務相關的所有查詢。 如果一切都符合您的業務，您就可以繼續購買該軟件。

9.附加集成

每個會計軟件，無論它多麼強大，都需要一些附加集成來保持所有業務流程的順利運行。 因此，會計軟件必須集成 ERP、CRM、計費、人力資源等核心功能，以與會計協同工作。

例如，TSheets 和 Bill.com 等應用程序與 QuickBooks 等流行的會計軟件相集成。 但是，並非所有軟件都提供合併附加組件的功能。 因此，建議您在最終確定軟件之前牢記這些因素。

10. 客戶支持

如果您不熟悉使用會計軟件，您可能希望了解許多功能以更好地優化您的財務流程。

因此，好的會計軟件必須始終提供專家支持，以幫助您和您的團隊成員解決與軟件相關的所有問題。

另一方面，如果您的業務擴展並且您的數據變得更加複雜，您將需要外部指導來幫助您保持記錄的準確性。 因此，尋找可以通過電話、聊天或電子郵件提供全天候客戶支持的軟件。

11. 客戶評論

在技​​術驅動的世界中，您可以從網上獲得的任何軟件推薦都可以幫助您選擇合適的軟件。 因此，一旦您選擇了您認為適合您的組織的軟件，請在各種論壇和網站上尋找客戶評論。

根據各種參數，包括客戶支持、定價、安全性、功能等，您可以對您的會計軟件做出更好的決定。

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包起來

沒有合適的工具和軟件會增加員工壓力和倦怠的風險。 您的員工壓力越大，您的企業就會受到更大的影響。

長期以來，會計軟件一直在幫助企業管理賬簿。 有些旨在提高品牌知名度，而另一些則承諾提升客戶體驗。

儘管選擇會計軟件時牢記所有這些因素可能會讓人不知所措。 但是，由於這將是您企業的一次性投資，您應該清醒頭腦，慢慢來再做決定。

選擇正確的軟件將減輕您的所有壓力，因為您的員工將變得更有知識並感到更受賞識。 這將導致您的業務不斷增長並增加公司收入。

所以，明智地選擇！

 本文由 Sharad Acharya 撰寫。 Sharad 是 Ace Cloud Hosting 的一名技術作家。 他喜歡研究最新技術，並撰寫了有關雲、虛擬化和安全性的文章。 您可以在 Facebook、Twitter 和 LinkedIn 上關注他。