Come scegliere il giusto software di contabilità per le PMI?

Sono finiti i giorni in cui le attività contabili e finanziarie erano limitate alle voci di contabilità generale basate su carta. Ogni professionista della contabilità e imprenditore in questi giorni si sta concentrando sull'acquisizione di più clienti, sull'espansione della propria attività, sulla riduzione delle attività umili di immissione dei dati, sulla riduzione degli errori e sull'acquisizione di informazioni più approfondite sui propri dati. Il modo migliore per fare tutto questo nell'era digitale è utilizzare un software di contabilità. Una soluzione software di contabilità aiuta ad aumentare l'efficienza aziendale e la produttività del tuo team generando previsioni di vendita per il trimestre successivo, determinando i servizi più e meno redditizi e altro ancora.

Importanza del software di contabilità:

1. Accelera la tua velocità di lavoro: l'utilizzo di un software di contabilità può aumentare la produttività aziendale complessiva poiché il tuo team avrebbe molte meno scartoffie da sbrigare. I rapporti commerciali e le fatture generati automaticamente consentono di risparmiare tempo che puoi dedicare all'acquisizione di nuovi clienti.
2. Risparmio di tempo: le attività di contabilità riguardano calcoli accurati. Avere un buon software di contabilità può accelerare il processo di contabilità automatizzando le attività umili. Non solo fa risparmiare tempo, ma riduce i potenziali errori che potrebbero essersi verificati se si utilizzassero le vecchie tecniche di contabilità cartacea e penna.
3. Fornisce analisi: avere un buon software di contabilità ti offre un'analisi di come sarebbe la tua attività in pochi anni fornendo previsioni trimestrali e rendiconti finanziari. Il software di contabilità può aiutarti a prendere decisioni finanziarie migliori investendo nelle aree che generano profitti per la tua attività.
4. Sicurezza dei dati: la sicurezza delle informazioni critiche dovrebbe essere la massima priorità delle aziende. In un mondo in cui la criminalità informatica è in aumento, investire nel giusto software di contabilità può aggiungere ulteriori livelli di sicurezza per salvaguardare i tuoi dati finanziari. Il software offre funzionalità come l'autenticazione a più fattori, l'accesso utente limitato alle informazioni e la protezione antivirus per proteggere le tue informazioni.
5. Gestione centralizzata: un'altra caratteristica del software di contabilità è che offre una dashboard centralizzata. Puoi visualizzare facilmente tutti gli aspetti dei tuoi processi finanziari, tra cui fatture, buste paga, tasse, inventario, ordini di vendita e altro in un unico posto che può aiutarti a risparmiare tempo e prendere decisioni rapide.

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Suggerimenti per scegliere il giusto software di contabilità:

Tuttavia, ci sono molte soluzioni software di contabilità là fuori che proclamano di essere le migliori sul mercato. Quindi, come scegli il software giusto per le tue esigenze aziendali?

Considerare questi suggerimenti mentre scegli un software di contabilità per la tua azienda potrebbe aiutarti:

1. Comprendi la tua attività

Il passaggio più importante prima di scegliere un software di contabilità è comprendere i requisiti aziendali. Identifica se avrai bisogno di funzionalità specifiche del settore per la tua azienda e seleziona il software che offre lo stesso.

Inoltre, controlla di quali applicazioni aggiuntive hai bisogno e se si integrano con la tua soluzione di contabilità.

La maggior parte delle piccole imprese può fare a meno di un software di contabilità che offre funzionalità di base come fatturazione, monitoraggio delle spese, generazione di report e altro ancora. Tuttavia, se hai bisogno di funzionalità avanzate come il monitoraggio dell'inventario e le previsioni di vendita, dovrai scegliere il software di conseguenza.

2. Online o offline

Mentre alcune aziende stanno sfruttando gli strumenti di contabilità basati su cloud che hanno conquistato il mercato negli ultimi anni, alcune organizzazioni preferiscono ancora il software desktop per le loro esigenze finanziarie.

Inoltre, le aziende che desiderano sia le funzionalità del software desktop che le funzionalità cloud optano per i servizi di cloud hosting. Ad esempio, QuickBooks Enterprise basato su cloud con software di hosting offre non solo le stesse funzionalità e interfaccia utente del software desktop, ma anche un'accessibilità remota simile a QuickBooks Online (versione SaaS di QuickBooks).

Nella scelta del modello più adatto alla tua attività, è necessario intraprendere una corretta analisi. Sarebbe meglio se esplorassi tutte le opzioni tenendo a mente le esigenze gestionali e finanziarie della tua attività.

Del resto, puoi anche farti aiutare da un esperto finanziario o dal tuo commercialista.

3. Interfaccia utente

Poiché la maggior parte degli imprenditori non ha un background contabile, il software dovrebbe essere facile da usare. Un'interfaccia pulita con le istruzioni adeguate per accedere e sfogliare le funzionalità può facilitare i processi contabili per il tuo team.

Perché alla fine, tutto dipende da quanto è comoda l'interfaccia del software per te e i tuoi compagni di squadra su cui lavorare senza spendere molto per i costi di formazione.

Inoltre, gestire i tuoi libri sarà un gioco da ragazzi se sono disponibili tutorial online gratuiti per apprendere le funzionalità avanzate del tuo software di contabilità.

4. Pianifica il tuo budget

Le soluzioni software di contabilità variano a seconda delle funzionalità e dei piani tariffari che offrono. Puoi acquistare piani di abbonamento annuali, un pacchetto per più anni, utilizzare una versione gratuita del software se disponibile o noleggiare il software di contabilità in base al budget della tua azienda.

Si vede spesso che costosi software di contabilità offrono funzionalità avanzate. Include report sui progetti, monitoraggio delle spese, buste paga assistite, connettore CRM e molto altro.

Durante l'acquisto del software di contabilità, assicurati di non pagare per funzionalità aggiuntive che non ti servirebbero.

5. Usabilità del Software

Un altro fattore da considerare prima di acquistare il software di contabilità è se supporta il numero di utenti necessari per lavorare sull'applicazione. O se ti consente di lavorare in movimento e su qualsiasi dispositivo?

Se scegli un software basato su cloud, ti aiuterà a lavorare in modo efficiente da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo tramite Internet.

Sul mercato sono disponibili numerosi software per la ristorazione da un singolo utente fino a un massimo di 40 utenti. Per le aziende, la scelta di un software che supporti il ​​​​massimo numero di utenti sarebbe vantaggiosa. Tuttavia, una start-up può iniziare il suo percorso contabile con una versione per 1 utente.

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6. Consulta il tuo Team

Ogni azienda è diversa e il tuo commercialista potrebbe essere in grado di offrirti l'opinione più istruita del software di contabilità in base alle tue esigenze organizzative. Hanno lavorato su quasi tutti i tipi di software di contabilità. Sanno esattamente che tipo di attività hai e di quale software hai bisogno.

Oltre a questo, comprendi le specifiche hardware richieste dal tuo software di contabilità e consulta il tuo dipartimento IT. È essenziale esaminare lo spazio di archiviazione, le risorse del server e altri componenti per garantire operazioni aziendali ottimali.

7. Esplora tutte le opzioni

Con numerosi software di contabilità disponibili sul mercato, è essenziale sfogliare tutte le opzioni prima di investire nel software che si adatta meglio alla tua organizzazione contabile.

Tra alcuni dei software più popolari sul mercato ci sono Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed e Zoho Books.

Alcuni di loro sono richiesti per la loro accuratezza, velocità e praticità. Altri sono convenienti e facili da usare.

8. Fai una prova

Prima di acquistare qualsiasi software di contabilità, prova l'applicazione di contabilità. Puoi inserire transazioni fittizie, creare fatture, generare report e testare tutte le funzionalità che potresti richiedere.

Inoltre, puoi contattare l'assistenza clienti e chiarire tutte le domande relative alla tua attività durante il periodo di prova. Se tutto va in accordo con la tua attività, puoi procedere all'acquisto del software.

9. Integrazioni aggiuntive

Ogni software di contabilità, non importa quanto sia potente, avrà bisogno di alcune integrazioni aggiuntive per mantenere tutti i processi aziendali senza intoppi. Pertanto, il software di contabilità deve integrare funzionalità di base come ERP, CRM, fatturazione, risorse umane e altro per lavorare in coordinamento con la contabilità.

Ad esempio, app come TSheets e Bill.com si integrano con i popolari software di contabilità come QuickBooks. Tuttavia, non tutti i software offrono la possibilità di incorporare componenti aggiuntivi. Pertanto, si consiglia di tenere a mente questi fattori prima di finalizzare il software.

10. Assistenza clienti

Se sei nuovo nell'utilizzo del software di contabilità, potrebbero esserci molte funzionalità che vorresti comprendere per una migliore ottimizzazione dei tuoi processi finanziari.

Pertanto, un buon software di contabilità deve sempre offrire un supporto esperto per aiutare te e i tuoi compagni di squadra con tutte le vostre domande relative al vostro software.

D'altra parte, se la tua attività si espande e i tuoi dati diventano più complessi, avrai bisogno di una guida esterna che ti aiuti a mantenere i tuoi record accurati. Quindi, cerca un software che offra assistenza clienti 24 ore su 24 tramite telefono, chat o e-mail.

11. Recensioni dei clienti

Nel mondo guidato dalla tecnologia, qualsiasi consiglio software che potresti ottenere online può aiutarti a scegliere il software giusto. Quindi, una volta selezionato il software che ritieni adatto alla tua organizzazione, cerca le recensioni dei clienti su vari forum e siti web.

A seconda dei vari parametri, tra cui assistenza clienti, prezzi, sicurezza, funzionalità e altro, puoi prendere una decisione migliore sul tuo software di contabilità.

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Avvolgendo

Non avere gli strumenti e il software giusti aumenta i rischi di stress ed esaurimento nei dipendenti. Più la tua forza lavoro è stressata, più la tua attività ne risentirà.

Il software di contabilità aiuta le aziende a gestire i propri libri da molto tempo. Alcuni mirano a migliorare la visibilità del marchio, mentre altri promettono di migliorare l'esperienza del cliente.

Anche se può essere opprimente scegliere il software di contabilità tenendo presente tutti questi fattori. Ma, dal momento che sarà un investimento una tantum per la tua attività, dovresti schiarirti le idee e prenderti il ​​tuo tempo prima di prendere una decisione.

Scegliere il software giusto ridurrà tutto il tuo stress poiché i tuoi dipendenti saranno più informati e si sentiranno più apprezzati. Ciò porterà alla crescita costante della tua attività e all'aumento delle entrate aziendali.

Quindi, scegli saggiamente!

 Questo articolo è stato scritto da Sharad Acharya. Sharad è uno scrittore tecnico presso Ace Cloud Hosting. Ama ricercare le ultime tecnologie e ha scritto articoli su cloud, virtualizzazione e sicurezza. Puoi seguirlo su Facebook, Twitter e LinkedIn.