Como escolher o software de contabilidade certo para pequenas e médias empresas?

Foi-se o tempo em que as tarefas contábeis e financeiras eram limitadas a lançamentos contábeis em papel. Atualmente, todo profissional de contabilidade e proprietário de empresa está se concentrando em obter mais clientes, expandir seus negócios, reduzir tarefas domésticas de entrada de dados, reduzir erros e obter informações mais profundas sobre seus dados. A melhor maneira de fazer tudo isso na era digital é usando um software de contabilidade. Uma solução de software de contabilidade ajuda a aumentar a eficiência comercial e a produtividade de sua equipe, gerando previsões de vendas para o próximo trimestre, determinando os serviços mais e menos lucrativos e muito mais.

Importância do software de contabilidade:

1. Acelera sua velocidade de trabalho: o uso de software de contabilidade pode aumentar a produtividade geral do seu negócio, pois sua equipe teria muito menos papelada para fazer. Relatórios comerciais e faturas gerados automaticamente economizam tempo que você pode dedicar para obter novos clientes.
2. Economiza tempo: as tarefas de contabilidade envolvem cálculos precisos. Ter um bom software de contabilidade pode acelerar o processo de contabilidade, automatizando as tarefas domésticas. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz os possíveis erros que podem ter ocorrido se você usasse as técnicas antigas de contabilidade em papel e caneta.
3. Fornece análise: Ter um bom software de contabilidade fornece uma análise de como sua empresa ficaria em alguns anos, fornecendo previsões trimestrais e demonstrações de fluxo de caixa. O software de contabilidade pode ajudá-lo a tomar melhores decisões financeiras, investindo nas áreas que estão gerando lucros para o seu negócio.
4. Segurança de Dados: A segurança de informações críticas deve ser a maior prioridade das empresas. No mundo onde o cibercrime está aumentando, investir no software de contabilidade certo pode adicionar camadas adicionais de segurança para proteger seus dados financeiros. O software oferece recursos como autenticação multifator, acesso limitado do usuário às informações e proteção antivírus para manter suas informações seguras.
5. Gerenciamento Centralizado: Outra característica do software de contabilidade é que ele oferece um painel centralizado. Você pode visualizar facilmente todos os aspectos de seus processos financeiros, incluindo faturas, folhas de pagamento, impostos, estoque, pedidos de vendas e muito mais em um local que pode ajudá-lo a economizar tempo e tomar decisões rápidas.

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Dicas para escolher o software de contabilidade certo:

No entanto, existem muitas soluções de software de contabilidade por aí que se proclamam as melhores do mercado. Então, como você escolhe o software certo para os requisitos do seu negócio?

Considerar essas dicas ao escolher um software de contabilidade para sua empresa pode ajudar:

1. Entenda seu negócio

A etapa mais importante antes de escolher um software de contabilidade é entender os requisitos do seu negócio. Identifique se você precisará de algum recurso específico do setor para o seu negócio e selecione o software que oferece o mesmo.

Além disso, verifique quais aplicativos complementares você precisa e se eles se integram à sua solução de contabilidade.

A maioria das pequenas empresas pode usar um software de contabilidade que oferece recursos básicos, como faturamento, rastreamento de despesas, geração de relatórios e muito mais. No entanto, se você precisar de funcionalidades avançadas, como rastreamento de estoque e previsão de vendas, terá que escolher o software de acordo.

2. On-line ou off-line

Enquanto algumas empresas estão aproveitando as ferramentas de contabilidade baseadas em nuvem que dominaram o mercado nos últimos anos, algumas organizações ainda preferem software de desktop para seus requisitos financeiros.

Além disso, as empresas que desejam as funcionalidades do software de desktop e os recursos da nuvem optam pelos serviços de hospedagem na nuvem. Por exemplo, o QuickBooks Enterprise baseado em nuvem com software de hospedagem não apenas oferece os mesmos recursos e interface de usuário do software de desktop, mas também acessibilidade remota semelhante ao QuickBooks Online (versão SaaS do QuickBooks).

Ao escolher o modelo mais adequado para o seu negócio, você precisa fazer uma análise adequada. Seria melhor se você explorasse todas as opções, mantendo em mente as necessidades gerenciais e financeiras do seu negócio.

Nesse caso, você também pode obter ajuda de um especialista financeiro ou de seu contador.

3. Interface do usuário

Como a maioria dos proprietários de empresas não possui experiência em contabilidade, o software deve ser fácil de usar. Uma interface limpa com instruções adequadas para fazer login e navegar pelos recursos pode facilitar os processos contábeis de sua equipe.

Porque, no final, tudo depende de quão confortável é a interface do software para você e seus colegas trabalharem sem gastar muito com os custos de treinamento.

Além disso, gerenciar seus livros será uma tarefa fácil se houver tutoriais on-line gratuitos disponíveis para aprender os recursos avançados do seu software de contabilidade.

4. Planeje seu orçamento

As soluções de software de contabilidade variam dependendo dos recursos e dos planos de preços que oferecem. Você pode comprar planos de assinatura anual, um pacote para vários anos, usar uma versão gratuita do software, se disponível, ou alugar o software de contabilidade com base no orçamento de sua empresa.

Muitas vezes é visto que o software de contabilidade caro oferece funcionalidade avançada. Inclui relatórios de projetos, rastreamento de despesas, folha de pagamento assistida, CRM Connector e muito mais.

Ao comprar seu software de contabilidade, certifique-se de não estar pagando por recursos adicionais que não seriam necessários.

5. Usabilidade do Software

Outro fator a considerar antes de comprar o software de contabilidade é se ele suporta o número de usuários necessários para trabalhar no aplicativo. Ou se permite que você trabalhe em trânsito e em qualquer dispositivo?

Se você escolher um software baseado em nuvem, ele o ajudará a trabalhar com eficiência de qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo via Internet.

Existem vários softwares disponíveis no mercado, desde um único usuário até 40 usuários. Para empresas, escolher um software que ofereça suporte ao máximo de usuários seria benéfico. Porém, uma startup pode começar sua jornada contábil com uma versão para 1 usuário.

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6. Consulte sua equipe

Cada empresa é diferente, e seu contador pode oferecer a opinião mais fundamentada sobre o software de contabilidade de acordo com suas necessidades organizacionais. Eles trabalharam em quase todos os tipos de software de contabilidade. Eles sabem exatamente que tipo de negócio você tem e qual software você precisa.

Fora isso, entenda as especificações de hardware exigidas pelo seu software de contabilidade e consulte seu departamento de TI. É essencial revisar o espaço de armazenamento, os recursos do servidor e outros componentes para garantir operações comerciais ideais.

7. Explore todas as opções

Com vários softwares de contabilidade disponíveis no mercado, é essencial pesquisar todas as opções antes de investir no software que melhor se adapta à sua organização contábil.

Entre alguns dos softwares mais populares do mercado estão Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed e Zoho Books.

Alguns deles são procurados por causa de sua precisão, velocidade e conveniência. Outros são econômicos e fáceis de usar.

8. Faça um teste

Antes de comprar qualquer software de contabilidade, faça um teste do aplicativo de contabilidade. Você pode inserir transações fictícias, criar faturas, gerar relatórios e testar todas as funcionalidades necessárias.

Além disso, você pode entrar em contato com o suporte ao cliente e esclarecer todas as dúvidas relacionadas ao seu negócio durante o teste. Se tudo correr de acordo com o seu negócio, você poderá então proceder à compra do software.

9. Integrações complementares

Todo software de contabilidade, por mais poderoso que seja, precisará de algumas integrações complementares para manter todos os processos de negócios funcionando sem problemas. Assim, o software de contabilidade deve integrar as principais funcionalidades como ERP, CRM, faturamento, RH e muito mais para funcionar em coordenação com a contabilidade.

Por exemplo, aplicativos como TSheets e Bill.com se integram a softwares populares de contabilidade, como o QuickBooks. No entanto, nem todos os softwares oferecem a capacidade de incorporar complementos. Portanto, é recomendável que você tenha esses fatores em mente antes de finalizar o software.

10. Suporte ao cliente

Se você é novo no uso de software de contabilidade, pode haver muitas funcionalidades que você gostaria de entender para otimizar melhor seus processos financeiros.

Portanto, um bom software de contabilidade deve sempre oferecer suporte especializado para ajudar você e seus colegas de equipe com todas as suas dúvidas relacionadas ao seu software.

Por outro lado, se sua empresa se expandir e seus dados se tornarem mais complexos, você precisará de orientação externa para ajudá-lo a manter seus registros precisos. Portanto, procure um software que ofereça suporte ao cliente 24 horas por dia por telefone, bate-papo ou e-mail.

11. Comentários do cliente

No mundo impulsionado pela tecnologia, qualquer recomendação de software que você possa obter on-line pode ajudá-lo a escolher o software certo. Então, depois de selecionar o software que você acha que é certo para sua organização, procure opiniões de clientes em vários fóruns e sites.

Dependendo dos vários parâmetros, incluindo suporte ao cliente, preços, segurança, funcionalidades e muito mais, você pode tomar uma decisão melhor sobre seu software de contabilidade.

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Empacotando

Não ter as ferramentas e softwares certos aumenta os riscos de estresse e esgotamento dos funcionários. Quanto mais estressada estiver sua força de trabalho, mais sua empresa sofrerá.

O software de contabilidade tem ajudado as empresas a gerenciar seus livros há muito tempo. Alguns visam aumentar a visibilidade da marca, enquanto outros prometem aumentar a experiência do cliente.

Embora possa ser difícil escolher o software de contabilidade tendo todos esses fatores em mente. Mas, como será um investimento único para o seu negócio, você deve clarear a cabeça e tomar seu tempo antes de tomar uma decisão.

Escolher o software certo reduzirá todo o seu estresse, pois seus funcionários terão mais conhecimento e se sentirão mais apreciados. Isso levará ao crescimento constante do seu negócio e aumentará a receita da empresa.

Portanto, escolha sabiamente!

 Este artigo foi escrito por Sharad Acharya. Sharad é redator técnico da Ace Cloud Hosting. Ele adora pesquisar as tecnologias mais recentes e escreveu artigos sobre nuvem, virtualização e segurança. Você pode segui-lo no Facebook, Twitter e LinkedIn.