Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe dla małych i średnich firm?

Dawno minęły czasy, kiedy zadania księgowo-finansowe ograniczały się do zapisów w księdze głównej w formie papierowej. Obecnie każdy specjalista ds. rachunkowości i właściciel firmy koncentruje się na zdobywaniu większej liczby klientów, rozwijaniu działalności, ograniczaniu zadań związanych z wprowadzaniem danych, zmniejszaniu liczby błędów i uzyskiwaniu głębszego wglądu w swoje dane. Najlepszym sposobem na zrobienie tego wszystkiego w erze cyfrowej jest użycie oprogramowania księgowego. Oprogramowanie księgowe pomaga zwiększyć wydajność biznesową i produktywność Twojego zespołu, generując prognozy sprzedaży na następny kwartał, określając najbardziej i najmniej rentowne usługi i nie tylko.

Znaczenie oprogramowania księgowego:

1. Przyspiesza tempo pracy: Korzystanie z oprogramowania księgowego może zwiększyć ogólną produktywność firmy, ponieważ Twój zespół miałby znacznie mniej papierkowej roboty. Automatycznie generowane raporty biznesowe i faktury oszczędzają czas, który możesz poświęcić na zdobywanie nowych klientów.
2. Oszczędność czasu: zadania księgowe polegają na dokładnych obliczeniach. Posiadanie dobrego oprogramowania księgowego może przyspieszyć proces księgowości poprzez automatyzację drobnych zadań. Nie tylko oszczędza to czas, ale także zmniejsza liczbę potencjalnych błędów, które mogły wystąpić, jeśli korzystałeś ze starych technik księgowania za pomocą pióra i papieru.
3. Zapewnia analizę: Posiadanie dobrego oprogramowania księgowego umożliwia analizę tego, jak Twoja firma będzie wyglądać za kilka lat, dostarczając kwartalne prognozy i zestawienia przepływów pieniężnych. Oprogramowanie księgowe może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji finansowych poprzez inwestowanie w obszary, które przynoszą zysk Twojej firmie.
4. Bezpieczeństwo danych: Bezpieczeństwo krytycznych informacji powinno być najwyższym priorytetem dla firm. W świecie, w którym cyberprzestępczość rośnie, inwestowanie w odpowiednie oprogramowanie księgowe może zapewnić dodatkowe warstwy bezpieczeństwa w celu ochrony danych finansowych. Oprogramowanie oferuje funkcje, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, ograniczony dostęp użytkowników do informacji i ochrona antywirusowa, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji.
5. Scentralizowane zarządzanie: Kolejną cechą oprogramowania księgowego jest to, że oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny. Możesz łatwo przeglądać wszystkie aspekty swoich procesów finansowych, w tym faktury, listy płac, podatki, zapasy, zamówienia sprzedaży i inne w jednym miejscu, co pomoże Ci zaoszczędzić czas i szybko podejmować decyzje.

Zalecane dla Ciebie: 10 programów do edycji wideo do użytku od początkujących do profesjonalistów.

Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego oprogramowania księgowego:

Istnieje jednak wiele rozwiązań księgowych, które ogłaszają się najlepszymi na rynku. Jak więc wybrać odpowiednie oprogramowanie do wymagań swojej firmy?

Uwzględnienie tych wskazówek podczas wybierania oprogramowania księgowego dla Twojej firmy może pomóc:

1. Zrozum swój biznes

Najważniejszym krokiem przed wyborem oprogramowania księgowego jest zrozumienie wymagań biznesowych. Określ, czy Twoja firma będzie potrzebować jakiejś funkcji specyficznej dla branży, i wybierz oprogramowanie, które oferuje to samo.

Sprawdź również, jakich aplikacji dodatkowych potrzebujesz i czy integrują się one z Twoim rozwiązaniem księgowym.

Większość małych firm może poradzić sobie z oprogramowaniem księgowym, które oferuje podstawowe funkcje, takie jak fakturowanie, śledzenie wydatków, generowanie raportów i inne. Jeśli jednak potrzebujesz zaawansowanych funkcjonalności, takich jak śledzenie zapasów i prognozowanie sprzedaży, będziesz musiał odpowiednio wybrać oprogramowanie.

2. Online lub offline

Podczas gdy niektóre firmy korzystają z narzędzi księgowych opartych na chmurze, które opanowały rynek w ostatnich latach, niektóre organizacje nadal preferują oprogramowanie komputerowe ze względu na swoje wymagania finansowe.

Ponadto firmy, które chcą zarówno funkcjonalności oprogramowania komputerowego, jak i funkcji chmury, wybierają usługi hostingu w chmurze. Na przykład QuickBooks Enterprise w chmurze z oprogramowaniem hostingowym oferuje nie tylko te same funkcje i interfejs użytkownika, co oprogramowanie komputerowe, ale także zdalny dostęp podobny do QuickBooks Online (wersja QuickBooks SaaS).

Wybierając najbardziej odpowiedni model dla swojego biznesu, musisz przeprowadzić odpowiednią analizę. Najlepiej byłoby, gdybyś zbadał wszystkie opcje, pamiętając zarówno o potrzebach zarządczych, jak i finansowych Twojej firmy.

W tej kwestii możesz również skorzystać z pomocy eksperta finansowego lub księgowego.

3. Interfejs użytkownika

Ponieważ większość właścicieli firm nie ma doświadczenia w księgowości, oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu. Przejrzysty interfejs z odpowiednimi instrukcjami logowania i przeglądania funkcji może ułatwić Twojemu zespołowi procesy księgowe.

Ponieważ ostatecznie wszystko zależy od tego, jak wygodny jest interfejs oprogramowania dla Ciebie i Twoich kolegów z zespołu, bez wydawania dużych pieniędzy na koszty szkolenia.

Co więcej, zarządzanie księgami będzie bułką z masłem, jeśli dostępne są bezpłatne samouczki online, aby poznać zaawansowane funkcje oprogramowania księgowego.

4. Zaplanuj swój budżet

Rozwiązania oprogramowania księgowego różnią się w zależności od funkcji i oferowanych planów cenowych. Możesz kupić roczne plany subskrypcyjne, pakiet na wiele lat, korzystać z bezpłatnej wersji oprogramowania, jeśli jest dostępna, lub wydzierżawić oprogramowanie księgowe w oparciu o budżet Twojej firmy.

Często zdarza się, że drogie oprogramowanie księgowe oferuje zaawansowane funkcje. Obejmuje raportowanie projektów, śledzenie wydatków, wspomaganą listę płac, CRM Connector i wiele więcej.

Kupując oprogramowanie księgowe, upewnij się, że nie płacisz za dodatkowe funkcje, których nie potrzebujesz.

5. Użyteczność Oprogramowania

Kolejnym czynnikiem, który należy rozważyć przed zakupem oprogramowania księgowego, jest to, czy obsługuje ono wymaganą liczbę użytkowników do pracy z aplikacją. A może pozwala na pracę w ruchu i na dowolnym urządzeniu?

Jeśli wybierzesz oprogramowanie oparte na chmurze, pomoże Ci ono wydajnie pracować z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu za pośrednictwem Internetu.

Na rynku dostępnych jest wiele programów obsługujących od jednego użytkownika do maksymalnie 40 użytkowników. Dla firm korporacyjnych korzystne byłoby wybranie oprogramowania obsługującego maksymalną liczbę użytkowników. Ale start-up może rozpocząć swoją podróż księgową od wersji dla 1 użytkownika.

Może Cię zainteresować: Recenzja oprogramowania Bitdefender Small Office Security dla małych firm.

6. Skonsultuj się ze swoim zespołem

Każda firma jest inna, a Twój księgowy może być w stanie zaoferować najbardziej wykształconą opinię na temat oprogramowania księgowego zgodnie z Twoimi potrzebami organizacyjnymi. Pracowali na prawie wszystkich rodzajach programów księgowych. Wiedzą dokładnie, jaki rodzaj działalności prowadzisz i jakiego oprogramowania potrzebujesz.

Poza tym zapoznaj się ze specyfikacjami sprzętowymi wymaganymi przez oprogramowanie księgowe i skonsultuj się z działem IT. Niezbędne jest sprawdzenie przestrzeni dyskowej, zasobów serwera i innych komponentów w celu zapewnienia optymalnych operacji biznesowych.

7. Przeglądaj wszystkie opcje

Przy wielu programach księgowych dostępnych na rynku konieczne jest przejrzenie wszystkich opcji przed zainwestowaniem w oprogramowanie, które będzie najlepiej pasowało do Twojej organizacji księgowej.

Do najpopularniejszych programów na rynku należą Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed i Zoho Books.

Niektóre z nich są poszukiwane ze względu na ich dokładność, szybkość i wygodę. Inne są ekonomiczne i łatwe w użyciu.

8. Skorzystaj z wersji próbnej

Przed zakupem jakiegokolwiek oprogramowania księgowego wypróbuj wersję próbną aplikacji księgowej. Możesz wprowadzać fikcyjne transakcje, tworzyć faktury, generować raporty i testować wszystkie potrzebne Ci funkcjonalności.

Możesz także skontaktować się z obsługą klienta i usunąć wszystkie zapytania związane z Twoją firmą podczas okresu próbnego. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z prowadzoną przez Ciebie działalnością, możesz przystąpić do zakupu oprogramowania.

9. Integracje dodatków

Każde oprogramowanie księgowe, bez względu na to, jak potężne jest, będzie wymagało pewnych integracji dodatków, aby wszystkie procesy biznesowe działały płynnie. Dlatego oprogramowanie księgowe musi integrować podstawowe funkcje, takie jak ERP, CRM, billing, HR i inne, aby działać w koordynacji z księgowością.

Na przykład aplikacje takie jak TSheets i Bill.com integrują się z popularnym oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks. Jednak nie każde oprogramowanie oferuje możliwość dołączania dodatków. Dlatego zaleca się pamiętanie o tych czynnikach przed sfinalizowaniem oprogramowania.

10. Obsługa klienta

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z oprogramowania księgowego, być może istnieje wiele funkcji, które chciałbyś poznać, aby lepiej zoptymalizować swoje procesy finansowe.

Dlatego dobre oprogramowanie księgowe musi zawsze oferować wsparcie ekspertów, aby pomóc Tobie i Twoim współpracownikom we wszystkich zapytaniach związanych z Twoim oprogramowaniem.

Z drugiej strony, jeśli Twoja firma się rozwinie, a Twoje dane staną się bardziej złożone, będziesz potrzebować zewnętrznych wskazówek, które pomogą Ci zachować dokładność rejestrów. Dlatego szukaj oprogramowania, które oferuje całodobową obsługę klienta przez telefon, czat lub e-mail.

11. Recenzje klientów

W świecie napędzanym technologią wszelkie rekomendacje dotyczące oprogramowania, które można uzyskać online, mogą pomóc w wyborze odpowiedniego oprogramowania. Po wybraniu oprogramowania, które Twoim zdaniem jest odpowiednie dla Twojej organizacji, poszukaj recenzji klientów na różnych forach i stronach internetowych.

W zależności od różnych parametrów, w tym obsługi klienta, cen, bezpieczeństwa, funkcjonalności i innych, możesz podjąć lepszą decyzję dotyczącą oprogramowania księgowego.

Może Cię również zainteresować: Czy wybrać oprogramowanie antywirusowe czy VPN? Dowiedzmy Się!

Podsumowanie

Brak odpowiednich narzędzi i oprogramowania zwiększa ryzyko stresu i wypalenia zawodowego u pracowników. Im bardziej zestresowani są Twoi pracownicy, tym bardziej ucierpi Twoja firma.

Oprogramowanie księgowe od bardzo dawna pomaga firmom zarządzać ich księgami. Niektóre mają na celu poprawę widoczności marki, podczas gdy inne obiecują poprawę obsługi klienta.

Chociaż wybór oprogramowania księgowego przy uwzględnieniu wszystkich tych czynników może być przytłaczający. Ale ponieważ będzie to jednorazowa inwestycja dla Twojej firmy, powinieneś oczyścić umysł i poświęcić trochę czasu, zanim podejmiesz decyzję.

Wybór odpowiedniego oprogramowania zmniejszy stres, ponieważ Twoi pracownicy będą bardziej kompetentni i poczują się bardziej docenieni. Doprowadzi to do stałego rozwoju Twojej firmy i zwiększenia przychodów firmy.

Wybierz więc mądrze!

 Ten artykuł został napisany przez Sharada Acharyę. Sharad jest pisarzem technicznym w Ace Cloud Hosting. Uwielbia badać najnowsze technologie i jest autorem artykułów na temat chmury, wirtualizacji i bezpieczeństwa. Możesz śledzić go na Facebooku, Twitterze i LinkedIn.