Bagaimana Cara Memilih Software Akuntansi yang Tepat untuk UKM?

Lewatlah sudah hari-hari ketika tugas akuntansi dan keuangan terbatas pada entri buku besar berbasis kertas. Setiap profesional akuntansi dan pemilik bisnis saat ini berfokus untuk mendapatkan lebih banyak klien, memperluas bisnis mereka, mengurangi tugas entri data kasar, mengurangi kesalahan, dan mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang data mereka. Cara terbaik untuk melakukan semua ini di era digital adalah dengan menggunakan software akuntansi. Solusi perangkat lunak akuntansi membantu meningkatkan efisiensi bisnis dan produktivitas tim Anda dengan membuat prakiraan penjualan untuk kuartal berikutnya, menentukan layanan yang paling menguntungkan dan paling tidak menguntungkan, dan banyak lagi.

Pentingnya Software Akuntansi:

1. Mempercepat Kecepatan Kerja Anda: Menggunakan perangkat lunak akuntansi dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda secara keseluruhan karena tim Anda akan memiliki lebih sedikit dokumen yang harus dikerjakan. Laporan bisnis dan faktur yang dibuat secara otomatis menghemat waktu yang dapat Anda curahkan untuk mendapatkan klien baru.
2. Menghemat Waktu: Tugas akuntansi adalah tentang perhitungan yang akurat. Memiliki perangkat lunak akuntansi yang baik dapat mempercepat proses pembukuan dengan mengotomatiskan tugas-tugas kasar. Tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi jika Anda menggunakan teknik pembukuan pena dan kertas gaya lama.
3. Memberikan Analisis: Memiliki perangkat lunak akuntansi yang baik memberi Anda analisis tentang bagaimana bisnis Anda akan terlihat dalam beberapa tahun dengan memberikan perkiraan triwulanan dan laporan arus kas. Perangkat lunak akuntansi dapat membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik dengan berinvestasi di area yang menghasilkan keuntungan bagi bisnis Anda.
4. Keamanan Data: Keamanan informasi penting harus menjadi prioritas utama perusahaan. Di dunia di mana kejahatan dunia maya meningkat, berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi yang tepat dapat menambah lapisan keamanan tambahan untuk melindungi data keuangan Anda. Perangkat lunak ini menawarkan fitur-fitur seperti autentikasi multi-faktor, akses pengguna terbatas ke informasi, dan perlindungan antivirus untuk menjaga keamanan informasi Anda.
5. Manajemen Terpusat: Fitur lain dari perangkat lunak akuntansi adalah ia menawarkan dasbor terpusat. Anda dapat dengan mudah melihat semua aspek proses keuangan Anda, termasuk faktur, penggajian, pajak, inventaris, pesanan penjualan, dan lainnya di satu tempat yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan membuat keputusan cepat.

Direkomendasikan untuk Anda: 10 Perangkat Lunak Pengeditan Video untuk Digunakan dari Pemula hingga Profesional.

Tips memilih software akuntansi yang tepat:

Namun, ada banyak solusi perangkat lunak akuntansi di luar sana yang mengklaim sebagai yang terbaik di pasar. Jadi, bagaimana Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda?

Mempertimbangkan kiat-kiat ini saat memilih perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda dapat membantu:

1. Pahami Bisnis Anda

Langkah paling vital sebelum memilih software akuntansi adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Identifikasi apakah Anda memerlukan fitur khusus industri untuk bisnis Anda dan pilih perangkat lunak yang menawarkan hal yang sama.

Juga, periksa aplikasi tambahan apa yang Anda butuhkan dan apakah mereka terintegrasi dengan solusi akuntansi Anda.

Sebagian besar usaha kecil dapat melakukannya dengan perangkat lunak akuntansi yang menawarkan fitur dasar seperti pembuatan faktur, pelacakan pengeluaran, pembuatan laporan, dan banyak lagi. Namun, jika Anda memerlukan fungsionalitas tingkat lanjut seperti pelacakan inventaris dan perkiraan penjualan, Anda harus memilih perangkat lunak yang sesuai.

2. Daring atau Luring

Sementara beberapa bisnis memanfaatkan alat akuntansi berbasis cloud yang mengambil alih pasar dalam beberapa tahun terakhir, beberapa organisasi masih lebih memilih perangkat lunak desktop untuk kebutuhan keuangan mereka.

Selain itu, bisnis yang menginginkan fungsionalitas perangkat lunak desktop dan fitur cloud memilih layanan cloud hosting. Misalnya, QuickBooks Enterprise berbasis cloud dengan perangkat lunak hosting tidak hanya menawarkan fitur dan antarmuka pengguna yang sama seperti perangkat lunak desktop, tetapi juga aksesibilitas jarak jauh yang mirip dengan QuickBooks Online (QuickBooks versi SaaS).

Saat memilih model yang paling cocok untuk bisnis Anda, Anda perlu melakukan analisis yang tepat. Akan lebih baik jika Anda menjelajahi semua opsi dengan mengingat kebutuhan manajerial dan keuangan bisnis Anda.

Untuk itu, Anda juga dapat meminta bantuan dari pakar keuangan atau akuntan Anda.

3. Antarmuka Pengguna

Karena sebagian besar pemilik bisnis tidak memiliki latar belakang akuntansi, perangkat lunak harus mudah digunakan. Antarmuka yang bersih dengan instruksi yang tepat untuk masuk dan menelusuri fitur dapat mempermudah proses akuntansi untuk tim Anda.

Karena pada akhirnya, itu semua tergantung pada seberapa nyaman antarmuka perangkat lunak untuk Anda dan rekan tim Anda kerjakan tanpa menghabiskan banyak biaya pelatihan.

Selain itu, mengelola pembukuan Anda akan menjadi cakewalk jika tersedia tutorial online gratis untuk mempelajari fitur lanjutan dari perangkat lunak akuntansi Anda.

4. Rencanakan Anggaran Anda

Solusi perangkat lunak akuntansi bervariasi tergantung pada fitur dan paket harga yang mereka tawarkan. Anda dapat membeli paket berlangganan tahunan, paket untuk beberapa tahun, menggunakan perangkat lunak versi gratis jika tersedia, atau menyewa perangkat lunak akuntansi berdasarkan anggaran perusahaan Anda.

Sering terlihat bahwa perangkat lunak akuntansi yang mahal menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut. Ini mencakup pelaporan proyek, pelacakan pengeluaran, penggajian berbantuan, Konektor CRM, dan banyak lagi.

Saat membeli perangkat lunak akuntansi Anda, pastikan Anda tidak membayar untuk fitur tambahan yang tidak Anda perlukan.

5. Kegunaan Perangkat Lunak

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli perangkat lunak akuntansi adalah apakah itu mendukung jumlah pengguna yang Anda perlukan untuk mengerjakan aplikasi tersebut. Atau apakah itu memungkinkan Anda untuk bekerja saat bepergian, dan di perangkat apa pun?

Jika Anda memilih perangkat lunak berbasis cloud, ini akan membantu Anda bekerja secara efisien dari mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa saja melalui Internet.

Ada banyak perangkat lunak yang tersedia di pasar yang melayani dari satu pengguna hingga 40 pengguna. Untuk bisnis perusahaan, memilih perangkat lunak yang mendukung pengguna maksimal akan bermanfaat. Namun, sebuah start-up dapat memulai perjalanan akuntansinya dengan versi 1 pengguna.

Anda mungkin menyukai: Review Bitdefender Small Office Security Software untuk Usaha Kecil.

6. Konsultasikan dengan Tim Anda

Setiap bisnis berbeda, dan akuntan Anda mungkin dapat menawarkan pendapat paling cerdas tentang perangkat lunak akuntansi sesuai kebutuhan organisasi Anda. Mereka telah mengerjakan hampir semua jenis perangkat lunak akuntansi. Mereka tahu persis jenis bisnis apa yang Anda miliki dan perangkat lunak apa yang Anda butuhkan.

Selain itu, pahami spesifikasi perangkat keras yang diperlukan oleh perangkat lunak akuntansi Anda dan konsultasikan dengan departemen TI Anda. Sangat penting untuk meninjau ruang penyimpanan, sumber daya server, dan komponen lainnya untuk memastikan operasi bisnis yang optimal.

7. Jelajahi semua Opsi

Dengan banyaknya perangkat lunak akuntansi yang tersedia di pasar, penting untuk menelusuri semua opsi sebelum berinvestasi dalam perangkat lunak yang paling sesuai untuk organisasi akuntansi Anda.

Di antara beberapa perangkat lunak paling populer di pasaran adalah Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed, dan Zoho Books.

Beberapa dari mereka diminati karena keakuratan, kecepatan, dan kenyamanannya. Lainnya hemat biaya dan mudah digunakan.

8. Lakukan Uji Coba

Sebelum membeli perangkat lunak akuntansi apa pun, lakukan uji coba aplikasi akuntansi. Anda dapat memasukkan transaksi tiruan, membuat faktur, membuat laporan, dan menguji semua fungsi yang mungkin Anda perlukan.

Selain itu, Anda dapat menghubungi dukungan pelanggan dan menghapus semua pertanyaan yang terkait dengan bisnis Anda selama uji coba. Jika semuanya berjalan sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat melanjutkan untuk membeli perangkat lunak.

9. Integrasi Add-On

Setiap perangkat lunak akuntansi, tidak peduli seberapa kuatnya, akan memerlukan beberapa integrasi tambahan untuk menjaga agar semua proses bisnis berjalan lancar. Dengan demikian, perangkat lunak akuntansi harus mengintegrasikan fungsionalitas inti seperti ERP, CRM, penagihan, SDM, dan lainnya untuk bekerja dalam koordinasi dengan akuntansi.

Misalnya, aplikasi seperti TSheets dan Bill.com berintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi populer seperti QuickBooks. Namun, tidak semua perangkat lunak menawarkan kemampuan untuk memasukkan add-on. Oleh karena itu, Anda disarankan untuk mengingat faktor-faktor ini sebelum menyelesaikan perangkat lunak.

10. Dukungan Pelanggan

Jika Anda baru menggunakan perangkat lunak akuntansi, mungkin ada banyak fungsi yang ingin Anda pahami untuk mengoptimalkan proses keuangan Anda dengan lebih baik.

Oleh karena itu, perangkat lunak akuntansi yang baik harus selalu menawarkan dukungan ahli untuk membantu Anda dan rekan satu tim Anda dengan semua pertanyaan yang terkait dengan perangkat lunak Anda.

Di sisi lain, jika bisnis Anda berkembang dan data Anda menjadi lebih kompleks, Anda memerlukan panduan eksternal untuk membantu Anda menjaga akurasi catatan Anda. Karenanya, cari perangkat lunak yang menawarkan dukungan pelanggan sepanjang waktu melalui telepon, obrolan, atau email.

11. Ulasan Pelanggan

Di dunia yang digerakkan oleh teknologi, rekomendasi perangkat lunak apa pun yang dapat Anda peroleh secara online dapat membantu Anda memilih perangkat lunak yang tepat. Jadi, setelah Anda memilih perangkat lunak yang menurut Anda tepat untuk organisasi Anda, cari ulasan pelanggan di berbagai forum dan situs web.

Bergantung pada berbagai parameter, termasuk dukungan pelanggan, harga, keamanan, fungsionalitas, dan lainnya, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang perangkat lunak akuntansi Anda.

Anda mungkin juga menyukai: Haruskah Anda Memilih Perangkat Lunak Antivirus atau VPN? Ayo Cari Tahu!

Membungkus

Tidak memiliki alat dan perangkat lunak yang tepat meningkatkan risiko stres dan kelelahan pada karyawan. Semakin stres tenaga kerja Anda, semakin banyak bisnis Anda akan menderita.

Perangkat lunak akuntansi telah membantu bisnis mengelola pembukuan mereka sejak lama. Beberapa bertujuan untuk meningkatkan visibilitas merek sementara yang lain berjanji untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.

Meskipun bisa sangat sulit untuk memilih perangkat lunak akuntansi dengan mengingat semua faktor ini. Tapi, karena ini akan menjadi investasi satu kali untuk bisnis Anda, Anda harus menjernihkan pikiran dan meluangkan waktu sebelum mengambil keputusan.

Memilih perangkat lunak yang tepat akan mengurangi semua stres Anda karena karyawan Anda akan lebih berpengetahuan dan merasa lebih dihargai. Ini akan mengarah pada pertumbuhan bisnis Anda yang konstan dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

Jadi, pilihlah dengan bijak!

 Artikel ini ditulis oleh Sharad Acharya. Sharad adalah penulis teknis di Ace Cloud Hosting. Dia suka meneliti teknologi terbaru dan telah menulis artikel tentang cloud, virtualisasi, dan keamanan. Anda dapat mengikutinya di Facebook, Twitter, dan LinkedIn.