Как выбрать правильное бухгалтерское программное обеспечение для малого и среднего бизнеса?

Прошли те времена, когда бухгалтерские и финансовые задачи ограничивались бумажными записями в главной бухгалтерской книге. В наши дни каждый специалист по бухгалтерскому учету и владелец бизнеса сосредоточен на том, чтобы привлечь больше клиентов, расширить свой бизнес, сократить количество задач по вводу данных, уменьшить количество ошибок и получить более глубокое представление о своих данных. Лучший способ сделать все это в эпоху цифровых технологий — использовать бухгалтерское программное обеспечение. Программное решение для бухгалтерского учета помогает повысить эффективность бизнеса и производительность вашей команды, создавая прогнозы продаж на следующий квартал, определяя наиболее и наименее прибыльные услуги и многое другое.

Важность бухгалтерского программного обеспечения:

1. Ускоряет вашу работу: использование программного обеспечения для бухгалтерского учета может повысить общую производительность вашего бизнеса, поскольку у вашей команды будет гораздо меньше бумажной работы. Автоматически создаваемые бизнес-отчеты и счета экономят время, которое вы можете посвятить привлечению новых клиентов.
2. Экономит время: все бухгалтерские задачи связаны с точными расчетами. Наличие хорошего программного обеспечения для бухгалтерского учета может ускорить процесс ведения бухгалтерского учета за счет автоматизации рутинных задач. Это не только экономит время, но и уменьшает количество потенциальных ошибок, которые могли возникнуть, если вы использовали старые методы ведения бухгалтерского учета с помощью ручки и бумаги.
3. Предоставляет анализ: наличие хорошего программного обеспечения для бухгалтерского учета дает вам анализ того, как будет выглядеть ваш бизнес через несколько лет, предоставляя квартальные прогнозы и отчеты о движении денежных средств. Программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам принимать более эффективные финансовые решения, вкладывая средства в те области, которые приносят прибыль вашему бизнесу.
4. Безопасность данных. Безопасность критически важной информации должна быть первоочередной задачей компаний. В мире, где киберпреступность растет, инвестиции в правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета могут добавить дополнительные уровни безопасности для защиты ваших финансовых данных. Программное обеспечение предлагает такие функции, как многофакторная аутентификация, ограниченный доступ пользователей к информации и антивирусная защита для обеспечения безопасности вашей информации.
5. Централизованное управление. Еще одна особенность программного обеспечения для бухгалтерского учета заключается в том, что оно предлагает централизованную панель инструментов. Вы можете легко просматривать все аспекты своих финансовых процессов, включая счета, платежные ведомости, налоги, запасы, заказы на продажу и многое другое в одном месте, что поможет вам сэкономить время и быстро принимать решения.

Рекомендуется для вас: 10 программ для редактирования видео, которые могут использовать как новички, так и профессионалы.

Советы по выбору правильной бухгалтерской программы:

Тем не менее, существует множество программных решений для бухгалтерского учета, которые заявляют, что являются лучшими на рынке. Итак, как выбрать правильное программное обеспечение для ваших бизнес-требований?

Учет этих советов при выборе бухгалтерского программного обеспечения для вашего бизнеса может помочь:

1. Поймите свой бизнес

Наиболее важным шагом перед выбором программного обеспечения для бухгалтерского учета является понимание ваших бизнес-требований. Определите, потребуются ли вам какие-либо отраслевые функции для вашего бизнеса, и выберите программное обеспечение, которое предлагает то же самое.

Кроме того, проверьте, какие дополнительные приложения вам нужны и интегрируются ли они с вашим бухгалтерским решением.

Большинству малых предприятий подойдет программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое предлагает базовые функции, такие как выставление счетов, отслеживание расходов, создание отчетов и многое другое. Однако, если вам нужны расширенные функции, такие как отслеживание запасов и прогноз продаж, вам придется выбрать программное обеспечение соответствующим образом.

2. Онлайн или офлайн

В то время как некоторые предприятия используют облачные инструменты бухгалтерского учета, захватившие рынок в последние годы, некоторые организации по-прежнему предпочитают настольное программное обеспечение для удовлетворения своих финансовых потребностей.

Более того, компании, которым нужны как функциональные возможности настольного программного обеспечения, так и облачные функции, выбирают услуги облачного хостинга. Например, облачная версия QuickBooks Enterprise с программным обеспечением для хостинга предлагает не только те же функции и пользовательский интерфейс, что и программное обеспечение для настольных компьютеров, но и удаленный доступ, аналогичный QuickBooks Online (SaaS-версия QuickBooks).

Выбирая наиболее подходящую модель для вашего бизнеса, вам необходимо провести надлежащий анализ. Было бы лучше, если бы вы изучили все варианты, учитывая как управленческие, так и финансовые потребности вашего бизнеса.

Если на то пошло, вы также можете воспользоваться помощью финансового эксперта или вашего бухгалтера.

3. Пользовательский интерфейс

Поскольку большинство владельцев бизнеса не имеют опыта бухгалтерского учета, программное обеспечение должно быть простым в использовании. Чистый интерфейс с надлежащими инструкциями по входу в систему и просмотру функций может упростить процессы учета для вашей команды.

Ведь в конечном итоге все зависит от того, насколько вам и вашим товарищам по команде будет удобно работать с интерфейсом программы, не тратя больших затрат на обучение.

Кроме того, управление вашими книгами будет легкой прогулкой, если есть бесплатные онлайн-учебники, доступные для изучения расширенных функций вашего программного обеспечения для бухгалтерского учета.

4. Планируйте свой бюджет

Программные решения для бухгалтерского учета различаются в зависимости от функций и тарифных планов, которые они предлагают. Вы можете приобрести годовые планы подписки, пакет на несколько лет, использовать бесплатную версию программного обеспечения, если она доступна, или арендовать бухгалтерское программное обеспечение в зависимости от бюджета вашей фирмы.

Часто можно увидеть, что дорогое бухгалтерское программное обеспечение предлагает расширенный функционал. Он включает в себя отчеты по проектам, отслеживание расходов, помощь в расчете заработной платы, CRM Connector и многое другое.

При покупке программного обеспечения для бухгалтерского учета убедитесь, что вы не платите за дополнительные функции, которые вам не нужны.

5. Удобство использования Программного обеспечения

Еще один фактор, который следует учитывать перед покупкой программного обеспечения для бухгалтерского учета, — поддерживает ли оно количество пользователей, необходимое для работы с приложением. Или позволит ли он работать на ходу и на любом устройстве?

Если вы выберете облачное программное обеспечение, оно поможет вам эффективно работать из любого места, в любое время и на любом устройстве через Интернет.

На рынке доступно множество программ, обслуживающих от одного пользователя до 40 пользователей. Для корпоративных предприятий было бы полезно выбрать программное обеспечение, которое поддерживает максимальное количество пользователей. Но стартап может начать свой бухгалтерский путь с версии для 1 пользователя.

Вам может понравиться: Обзор программного обеспечения Bitdefender Small Office Security для малого бизнеса.

6. Проконсультируйтесь со своей командой

Каждый бизнес уникален, и ваш бухгалтер может предложить вам наиболее компетентное мнение о бухгалтерском программном обеспечении в соответствии с вашими организационными потребностями. Они работали почти со всеми видами бухгалтерского программного обеспечения. Они точно знают, какой у вас бизнес и какое программное обеспечение вам нужно.

Помимо этого, узнайте технические характеристики оборудования, требуемые вашим бухгалтерским программным обеспечением, и проконсультируйтесь с вашим ИТ-отделом. Необходимо проверить пространство для хранения, ресурсы сервера и другие компоненты, чтобы обеспечить оптимальные бизнес-операции.

7. Изучите все варианты

На рынке доступно множество программ для бухгалтерского учета, поэтому важно просмотреть все варианты, прежде чем инвестировать в программное обеспечение, которое лучше всего подойдет для вашей бухгалтерской организации.

Среди наиболее популярных программ на рынке — Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed и Zoho Books.

Некоторые из них востребованы из-за их точности, скорости и удобства. Другие экономичны и просты в использовании.

8. Попробуйте

Прежде чем покупать любое программное обеспечение для бухгалтерского учета, попробуйте приложение для бухгалтерского учета. Вы можете вводить фиктивные транзакции, создавать счета, генерировать отчеты и тестировать все функции, которые могут вам понадобиться.

Кроме того, вы можете связаться со службой поддержки и решить все вопросы, связанные с вашим бизнесом, в течение пробного периода. Если все идет в соответствии с вашим бизнесом, вы можете приступить к покупке программного обеспечения.

9. Дополнительные интеграции

Каждому бухгалтерскому программному обеспечению, каким бы мощным оно ни было, потребуются некоторые дополнительные интеграции, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех бизнес-процессов. Таким образом, бухгалтерское программное обеспечение должно интегрировать основные функции, такие как ERP, CRM, биллинг, управление персоналом и многое другое, чтобы работать в координации с бухгалтерией.

Например, такие приложения, как TSheets и Bill.com, интегрируются с популярным бухгалтерским программным обеспечением, таким как QuickBooks. Тем не менее, не все программное обеспечение предлагает возможность включения надстроек. Следовательно, рекомендуется помнить об этих факторах перед окончательной доработкой программного обеспечения.

10. Поддержка клиентов

Если вы новичок в использовании программного обеспечения для бухгалтерского учета, может быть много функций, которые вы хотели бы понять для лучшей оптимизации ваших финансовых процессов.

Поэтому хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета всегда должно предлагать экспертную поддержку, чтобы помочь вам и вашим товарищам по команде со всеми вашими вопросами, связанными с вашим программным обеспечением.

С другой стороны, если ваш бизнес расширяется и ваши данные становятся более сложными, вам понадобятся внешние рекомендации, которые помогут вам поддерживать точность ваших записей. Следовательно, ищите программное обеспечение, которое предлагает круглосуточную поддержку клиентов по телефону, в чате или по электронной почте.

11. Отзывы клиентов

В мире технологий любые рекомендации по программному обеспечению, которые вы можете получить в Интернете, могут помочь вам выбрать правильное программное обеспечение. Итак, после того, как вы выбрали программное обеспечение, которое, по вашему мнению, подходит для вашей организации, поищите отзывы клиентов на различных форумах и веб-сайтах.

В зависимости от различных параметров, включая поддержку клиентов, цены, безопасность, функциональные возможности и многое другое, вы можете принять лучшее решение о своем бухгалтерском программном обеспечении.

Вам также может понравиться: Что выбрать: антивирусное программное обеспечение или VPN? Давай выясним!

Подведение итогов

Отсутствие правильных инструментов и программного обеспечения увеличивает риск стресса и выгорания у сотрудников. Чем больше стресса у вашей рабочей силы, тем больше пострадает ваш бизнес.

Бухгалтерское программное обеспечение уже очень давно помогает предприятиям управлять своими книгами. Некоторые нацелены на повышение узнаваемости бренда, в то время как другие обещают повысить качество обслуживания клиентов.

Хотя может быть сложно выбрать бухгалтерское программное обеспечение с учетом всех этих факторов. Но, поскольку это будет разовая инвестиция в ваш бизнес, вам следует очистить голову и не торопиться, прежде чем вы примете решение.

Выбор правильного программного обеспечения снизит ваш стресс, так как ваши сотрудники будут более осведомлены и будут чувствовать себя более ценными. Это приведет к постоянному росту вашего бизнеса и увеличению доходов компании.

Итак, выбирайте с умом!

 Эта статья написана Шарадом Ачарьей. Шарад — технический писатель в Ace Cloud Hosting. Он любит исследовать новейшие технологии и написал статьи об облаке, виртуализации и безопасности. Вы можете следить за ним в Facebook, Twitter и LinkedIn.