Wie wählt man die richtige Buchhaltungssoftware für KMU aus?

Vorbei sind die Zeiten, in denen Buchhaltungs- und Finanzaufgaben auf papierbasierte Hauptbucheinträge beschränkt waren. Heutzutage konzentriert sich jeder Buchhalter und Geschäftsinhaber darauf, mehr Kunden zu gewinnen, sein Geschäft auszubauen, einfache Dateneingabeaufgaben zu reduzieren, Fehler zu reduzieren und tiefere Einblicke in seine Daten zu gewinnen. All dies gelingt im digitalen Zeitalter am besten mit der Nutzung einer Buchhaltungssoftware. Eine Buchhaltungssoftwarelösung trägt dazu bei, die Geschäftseffizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern, indem sie Umsatzprognosen für das nächste Quartal erstellt, die profitabelsten und am wenigsten profitablen Dienstleistungen ermittelt und vieles mehr.

Bedeutung von Buchhaltungssoftware:

1. Beschleunigt Ihre Arbeitsgeschwindigkeit: Der Einsatz von Buchhaltungssoftware kann die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens steigern, da Ihr Team weit weniger Papierkram erledigen muss. Automatisch generierte Geschäftsberichte und Rechnungen sparen Zeit, die Sie für die Akquise neuer Kunden verwenden können.
2. Spart Zeit: Bei Buchhaltungsaufgaben kommt es vor allem auf genaue Berechnungen an. Eine gute Buchhaltungssoftware kann den Buchhaltungsprozess beschleunigen, indem sie die untergeordneten Aufgaben automatisiert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die potenziellen Fehler, die bei Verwendung der althergebrachten Buchhaltungstechniken mit Stift und Papier aufgetreten sein könnten.
3. Bietet Analysen: Mit einer guten Buchhaltungssoftware können Sie anhand vierteljährlicher Prognosen und Kapitalflussrechnungen analysieren, wie Ihr Unternehmen in ein paar Jahren aussehen würde. Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, bessere Finanzentscheidungen zu treffen, indem Sie in die Bereiche investieren, die den Gewinn Ihres Unternehmens steigern.
4. Datensicherheit: Die Sicherheit kritischer Informationen sollte für Unternehmen höchste Priorität haben. In einer Welt, in der die Cyberkriminalität zunimmt, kann die Investition in die richtige Buchhaltungssoftware zusätzliche Sicherheitsebenen zum Schutz Ihrer Finanzdaten bieten. Die Software bietet Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, eingeschränkten Benutzerzugriff auf Informationen und Virenschutz, um Ihre Informationen zu schützen.
5. Zentralisierte Verwaltung: Ein weiteres Merkmal der Buchhaltungssoftware besteht darin, dass sie ein zentralisiertes Dashboard bietet. Sie können alle Aspekte Ihrer Finanzprozesse, einschließlich Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Steuern, Lagerbestände, Kundenaufträge und mehr, ganz einfach an einem Ort anzeigen, was Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen und schnelle Entscheidungen zu treffen.

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Tipps zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware:

Es gibt jedoch zahlreiche Buchhaltungssoftwarelösungen, die behaupten, die besten auf dem Markt zu sein. Wie wählen Sie also die richtige Software für Ihre Geschäftsanforderungen aus?

Die Berücksichtigung dieser Tipps bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen könnte hilfreich sein:

1. Verstehen Sie Ihr Unternehmen

Der wichtigste Schritt vor der Auswahl einer Buchhaltungssoftware besteht darin, Ihre Geschäftsanforderungen zu verstehen. Stellen Sie fest, ob Sie für Ihr Unternehmen branchenspezifische Funktionen benötigen, und wählen Sie die Software aus, die diese Funktionen bietet.

Prüfen Sie außerdem, welche Zusatzanwendungen Sie benötigen und ob diese in Ihre Buchhaltungslösung integriert sind.

Die meisten kleinen Unternehmen kommen mit einer Buchhaltungssoftware zurecht, die grundlegende Funktionen wie Rechnungsstellung, Spesenverfolgung, Berichterstellung und mehr bietet. Wenn Sie jedoch erweiterte Funktionen wie Bestandsverfolgung und Verkaufsprognosen benötigen, müssen Sie die Software entsprechend auswählen.

2. Online oder Offline

Während einige Unternehmen die Cloud-basierten Buchhaltungstools nutzen, die in den letzten Jahren den Markt erobert haben, bevorzugen einige Organisationen immer noch Desktop-Software für ihre Finanzanforderungen.

Darüber hinaus entscheiden sich Unternehmen, die sowohl die Funktionalitäten der Desktop-Software als auch Cloud-Funktionen nutzen möchten, für Cloud-Hosting-Dienste. Beispielsweise bietet das cloudbasierte QuickBooks Enterprise mit Hosting-Software nicht nur die gleichen Funktionen und Benutzeroberflächen wie Desktop-Software, sondern auch Fernzugriff ähnlich wie QuickBooks Online (SaaS-Version von QuickBooks).

Bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Modells müssen Sie eine gründliche Analyse durchführen. Am besten prüfen Sie alle Optionen und berücksichtigen dabei sowohl die betriebswirtschaftlichen als auch die finanziellen Anforderungen Ihres Unternehmens.

In diesem Fall können Sie auch die Hilfe eines Finanzexperten oder Ihres Buchhalters in Anspruch nehmen.

3. Benutzeroberfläche

Da die meisten Unternehmer keine Buchhaltungserfahrung haben, sollte die Software einfach zu bedienen sein. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit geeigneten Anweisungen zum Anmelden und Durchsuchen der Funktionen kann die Buchhaltungsprozesse für Ihr Team vereinfachen.

Denn am Ende hängt alles davon ab, wie komfortabel die Benutzeroberfläche der Software für Sie und Ihre Teamkollegen ist, damit Sie ohne große Schulungskosten arbeiten können.

Darüber hinaus wird die Verwaltung Ihrer Bücher zum Kinderspiel, wenn kostenlose Online-Tutorials zum Erlernen der erweiterten Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware verfügbar sind.

4. Planen Sie Ihr Budget

Buchhaltungssoftwarelösungen variieren je nach den Funktionen und den angebotenen Preisplänen. Sie können entweder Jahresabonnements oder ein Paket für mehrere Jahre erwerben, eine kostenlose Version der Software nutzen, sofern verfügbar, oder die Buchhaltungssoftware basierend auf dem Budget Ihres Unternehmens leasen.

Es zeigt sich oft, dass teure Buchhaltungssoftware erweiterte Funktionalitäten bietet. Es umfasst Projektberichte, Kostenverfolgung, unterstützte Gehaltsabrechnung, CRM Connector und vieles mehr.

Achten Sie beim Kauf Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass Sie nicht für zusätzliche Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen.

5. Verwendbarkeit der Software

Ein weiterer Faktor, den Sie vor dem Kauf der Buchhaltungssoftware berücksichtigen sollten, ist, ob sie die Anzahl der Benutzer unterstützt, die Sie für die Arbeit an der Anwendung benötigen. Oder ob es Ihnen ermöglicht, unterwegs und auf jedem Gerät zu arbeiten?

Wenn Sie sich für eine cloudbasierte Software entscheiden, können Sie damit von überall, jederzeit und auf jedem Gerät über das Internet effizient arbeiten.

Auf dem Markt ist zahlreiche Software erhältlich, die vom Einzelbenutzer bis zu 40 Benutzern reicht. Für Großunternehmen wäre die Wahl einer Software, die eine maximale Benutzerzahl unterstützt, von Vorteil. Aber ein Start-up kann seine Buchhaltungsreise mit einer 1-Benutzer-Version beginnen.

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6. Konsultieren Sie Ihr Team

Jedes Unternehmen ist anders und Ihr Buchhalter kann Ihnen möglicherweise die fundierteste Meinung zur Buchhaltungssoftware entsprechend Ihren organisatorischen Anforderungen geben. Sie haben an fast allen Arten von Buchhaltungssoftware gearbeitet. Sie wissen genau, welche Art von Unternehmen Sie haben und welche Software Sie benötigen.

Informieren Sie sich darüber hinaus über die Hardware-Spezifikationen, die Ihre Buchhaltungssoftware erfordert, und wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Es ist wichtig, den Speicherplatz, die Serverressourcen und andere Komponenten zu überprüfen, um einen optimalen Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

7. Entdecken Sie alle Optionen

Da auf dem Markt zahlreiche Buchhaltungssoftware verfügbar ist, ist es wichtig, alle Optionen zu prüfen, bevor Sie in die Software investieren, die am besten zu Ihrer Buchhaltungsorganisation passt.

Zu den beliebtesten Softwareprogrammen auf dem Markt gehören Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed und Zoho Books.

Einige von ihnen sind wegen ihrer Genauigkeit, Geschwindigkeit und Bequemlichkeit gefragt. Andere sind kosteneffizient und einfach zu verwenden.

8. Probieren Sie es aus

Testen Sie die Buchhaltungsanwendung vor dem Kauf einer Buchhaltungssoftware. Sie können Dummy-Transaktionen eingeben, Rechnungen erstellen, Berichte erstellen und alle Funktionen testen, die Sie benötigen.

Außerdem können Sie sich während der Testphase an den Kundensupport wenden und alle Fragen zu Ihrem Unternehmen klären. Wenn alles mit Ihrem Unternehmen übereinstimmt, können Sie mit dem Kauf der Software fortfahren.

9. Add-On-Integrationen

Jede Buchhaltungssoftware, egal wie leistungsfähig sie ist, benötigt einige Add-on-Integrationen, damit alle Geschäftsprozesse reibungslos funktionieren. Daher muss die Buchhaltungssoftware Kernfunktionen wie ERP, CRM, Abrechnung, HR und mehr integrieren, um in Abstimmung mit der Buchhaltung zu arbeiten.

Apps wie TSheets und Bill.com lassen sich beispielsweise in beliebte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks integrieren. Allerdings bietet nicht jede Software die Möglichkeit, Add-ons einzubinden. Daher wird empfohlen, diese Faktoren im Hinterkopf zu behalten, bevor Sie die Software fertigstellen.

10. Kundensupport

Wenn Sie neu im Umgang mit Buchhaltungssoftware sind, gibt es möglicherweise viele Funktionen, die Sie gerne verstehen würden, um Ihre Finanzprozesse besser zu optimieren.

Daher muss eine gute Buchhaltungssoftware stets fachkundigen Support bieten, der Sie und Ihre Teamkollegen bei allen Fragen rund um Ihre Software unterstützt.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert und Ihre Daten komplexer werden, benötigen Sie externe Anleitung, die Ihnen dabei hilft, die Genauigkeit Ihrer Aufzeichnungen zu gewährleisten. Suchen Sie daher nach einer Software, die rund um die Uhr Kundensupport per Telefon, Chat oder E-Mail bietet.

11. Kundenrezensionen

In der technologiegetriebenen Welt können Ihnen alle Softwareempfehlungen, die Sie online erhalten, bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Wenn Sie also die Software ausgewählt haben, die Ihrer Meinung nach für Ihr Unternehmen geeignet ist, suchen Sie in verschiedenen Foren und auf Websites nach Kundenbewertungen.

Abhängig von den verschiedenen Parametern, darunter Kundensupport, Preisgestaltung, Sicherheit, Funktionalitäten und mehr, können Sie eine bessere Entscheidung über Ihre Buchhaltungssoftware treffen.

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Zusammenfassung

Wenn Mitarbeiter nicht über die richtigen Tools und Software verfügen, steigt das Risiko von Stress und Burnout. Je gestresster Ihre Belegschaft ist, desto stärker wird Ihr Unternehmen darunter leiden.

Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen schon seit langem bei der Verwaltung ihrer Bücher. Einige zielen darauf ab, die Sichtbarkeit der Marke zu erhöhen, während andere versprechen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Allerdings kann es überwältigend sein, die Buchhaltungssoftware unter Berücksichtigung all dieser Faktoren auszuwählen. Da es sich jedoch um eine einmalige Investition für Ihr Unternehmen handelt, sollten Sie einen klaren Kopf bekommen und sich Zeit nehmen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Durch die Wahl der richtigen Software reduzieren Sie Ihren Stress, da Ihre Mitarbeiter über mehr Fachwissen verfügen und sich mehr wertgeschätzt fühlen. Dies wird zu einem stetigen Wachstum Ihres Unternehmens führen und den Unternehmensumsatz steigern.

Wählen Sie also mit Bedacht!

 Dieser Artikel wurde von Sharad Acharya geschrieben. Sharad ist technischer Redakteur bei Ace Cloud Hosting. Er erforscht gerne die neuesten Technologien und hat Artikel über Cloud, Virtualisierung und Sicherheit geschrieben. Sie können ihm auf Facebook, Twitter und LinkedIn folgen.