Çalışan İzleme Yazılımı ile İş Yükü Yönetimi: Eksiksiz Bir Kılavuz 2022

Yetersiz çalışan ekibinizden rahatsız mısınız? Sürekli olarak çalışanlarınızın zamanını daha verimli hale getirmenin yollarını mı arıyorsunuz? Peki, bu blog sizin için nihai çözümdür. Gerçekten de çoğu işletme, iş yükü yönetiminin doğru yolunu en iyi şekilde bulamamaktadır. Buna karşılık, personellerini fazla veya az çalıştırıyorlar. Bu durumların her ikisi de işletmeye hiçbir şekilde fayda sağlamaz.

Personelinizi yetersiz tutmak, maliyeti ve yüksek öncelikli projeleri zamanında karşılamanıza yardımcı olmaz. Ayrıca onları fazla çalıştırmak tükenmişliğe neden olur. Ancak rehberimin yardımıyla sizin için mükemmel dengeyi bulabileceksiniz. 2022'de iş yükü yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi anlattım.

İş yükü yönetimi ne anlama geliyor ? _ _

İyi iş yükü yönetimi, maksimum üretken sonuçları elde etmek için görevlerin tahsis edilmesi ve müzakere edilmesi anlamına gelir. İş yerinizde iyi bir denge kurduğunuzda, her ekip üyesi kapasitesinin en iyisini yapacaktır. Pek çok kuruluş maliyetlere, kaynaklara, paraya vb. çok fazla önem vermekten suçludur. Buna karşılık, en önemli kaynak olan çalışanlarla ilgilenmeyi unuturlar.

Bir çalışan izleme yazılımı kullanmak, iş yükü yönetimi ile ilgili tüm bu sorunları sizin için çözecektir. Bunun gibi verimli bir yazılım, hangi görevin kime atanması gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, zaman yönetimi sorunları herhangi bir engel olmadan çözülür. Çalışan performans raporlarını ekip bazında, bireysel bazında ve hatta departman bazında görüntüleyebilirsiniz. Kimin hangi konuda ve ne tür bir zamanda en iyi olduğunu öğrendikten sonra, anlaşma tamamlanmış demektir! Gelecekte, çalışanlar için en iyi zaman izleme uygulamasıyla çalışanlarınıza görevler atayabilecek ve devredebileceksiniz. Bu şekilde üzerlerinde gereksiz bir baskı oluşturmayacaksınız!

Çalışan İzleme Sistemi iş yükü yönetimine nasıl yardımcı olur?

Sizin için önerilenler: Çalışan üretkenliği sorunları mı yaşıyorsunuz? İşte bu sorunun bazı yaygın nedenleri.

Projeleri aciliyete göre önceliklendirir

İş tahsisinde önceliklendirme eksikliği en büyük hatalardan biridir. Ancak, çalışan izleme yazılımına sahip olmak bu büyük sorunu çözer. Bu yazılımla, her bir görevin ağırlığını kolayca çözebilirsiniz. Tek yapmanız gereken, yerinde veya uzaktaki çalışanınızın zaman çizelgesinde görev eklemek, düzenlemek ve hatta silmek ve işte, iş tamamlandı. İstediğiniz kadar yorum ekleyebilir ve günün acil işlerini düzeltebilirsiniz. Bu şekilde kimsenin kafası karışmaz ve yüksek öncelikli görevler geride kalmaz. Bu yardımı aldığınızda, görevleri belirlemek ve birkaç çalışan arasında dağıtmak için daha fazla mücadele olmayacak.

Her projenin kapsamının hesaplanması

İşletmeler, projeler için uygun olmayan bir zaman çizelgesi verme eğilimindedir. Bazen, iş yükünün sürdürülmesinde dengesizliğe yol açabilecek uygunsuz bir son tarih atayabilirsiniz. Bir çalışan izleme uygulamasından yardım almak, her projenin kapsamını belirlemeye yardımcı olacaktır. Bu uygulama ile doğru son tarihi, kilometre taşını ve hatta bağımlılıkları atayabileceksiniz. Bu uygulamanın bir diğer önemli yönü de benzer projelerin son raporlarını kolayca çıkarabilmenizdir. Detaylı ve doğru bilgilere sahip olduğunuzda, projenin ne kadar devam edeceğini anlamak kolay olacaktır.

Ekip üyeleriyle check-in yapmak

Sağlıklı bir iş yükü yönetim sisteminden anlamayan kötü proje yöneticilerinin korku hikayelerini duymuş olabilirsiniz. Şimdi onlardan biri olmak istemezsin, değil mi? Bu nedenlerden dolayı, çalışan izleme yazılımını seçmeniz en iyisidir. Her çalışanın çalışma tarzını, projeleri tamamlamak için ne kadar zaman harcadıklarını ve çok daha fazlasını anlayabilirsiniz. Bazen, çalışanların yükü yönetmesi zordur (proje çok fazla dikkat gerektiriyorsa). Bu durumlarda, görevleri gereksinime göre devredebilir veya düzenleyebilirsiniz. Bu şekilde ekibinizde daha mutlu ve üretken çalışanlar olacaktır.

Dikkat dağıtan şeyleri caydırır

Dikkati dağılmış çalışanlar size çok değerli çalışma saatlerine mal olur. Bir çalışanın dikkati dağıldığında, kendisine verilen işi zamanında yapma şansı yoktur. Günün sonunda, çalışanınız acele etmeye ve projeleri tamamlamaya çalışacak ve o zaman ne olacağını hepimiz biliyoruz! Haste her zaman israf etti!

Çalışanlarınızın sosyal medya, ofis sohbeti, çok fazla 'çağrı zamanı' kullanma vb. gibi birçok dikkat dağıtıcı şeylere düşkün olduğunu fark etmiş olabilirsiniz.

Bu, aşağıdaki gibi bir dizi soruna yol açar -

• Eksik Teslim Tarihleri,
• Yüksek Öncelikli Görevler unutuldu,
• Günün sonunda acele,
• Çalışanın zihninin tükenmesi ve çok daha fazlası.

Yukarıda belirtilen durumların tümü işletmeniz için 'harika' bir işaret değildir! Ortalama olarak, bir çalışan günde neredeyse 3 saat harcıyor! Şimdi, bu 3 saatte mükemmel bir şekilde yürütülecek türden bir iş hayal edin. Zaman izleyicileri kullanmak bu sorunu çözer. Bir çalışanın sistemlerine iyi bir izleyici yüklemesini sağladığınızda, yüksek alarma geçerler. Onlar tarafından yapılan işlere göz kulak olacağınızı çok iyi anlıyorlar. Aslında, piyasadaki en iyi izleyiciler, çalışanınızın faturalandırılabilir saatlerinin her saniyesine erişmenize ve saatlik ayrıntılı raporlar vermenize olanak tanıyan birçok özelliğe sahip olacaktır. Bu nedenle, çalışanınızı bir yerde eksik bulursanız, raporla onlara gitmeniz şeffaflık sorununu önleyecektir.

Bu izleyiciyi kurmanın bir başka büyük faydası daha var. Dikkat dağıtıcı unsurlar en aza indirildiğinde, ekip üyesinin de daha enerjik ve üretken olduğunu fark edeceksiniz. Bunun nedeni, doğru zamanda çalışmaya başlamaları, uygun sayıda mola vermeleri, önemsiz dedikodulara girmemeleri ve çok daha fazlası. Takipçileri edinmek, çalışanınızın gününü daha verimli hale getirmek için iyi olacak ve günün sonunda yorulmayacaklar. Gözlerini diğer faaliyetlerden ayırmamalarını sağlayan herhangi bir uygulama, bu yüksek kaliteli yazılımın verimliliği ile azalacak!

Büyük projeleri bölmek

Bir proje başkanı olarak, büyük bir projeyi yönetmenin bir çalışan için zor olduğunu sizden daha iyi kimse bilemez. Bu, iş yükü yönetimini çok daha zor hale getirir. Sonunda huysuz bir çalışanla tatmin edici olmayan bir projeniz olacak! Büyük bir projeyi yönetmek, iyi ve güvenilir bir grupla daha iyidir. Ancak, bunları manuel olarak yönetmek şaka değildir. Yol boyunca iletişim kurmak, herkesin işini anlamak, takım ruhuyla tamamlamak ve daha fazlası gibi birçok hata olacaktır.

Ünlü bir tasarım ve geliştirme şirketinin ekip başkanı Ella ile konuşma şansım oldu. Büyük bir projeyi bir grupla manuel olarak yönetmeye çalışırken benzer bir şeyle karşılaştı. Benimle konuşurken, dedi ki,

Ella ile aynı hatayı yapmak istemezsin. Doğru yönlendirme ve rehberlik ve şeffaflık olmadan, çalışanların herhangi bir projeyi yaparken kendi aralarında haklı olacağı açıktır. Bu, hem değerli zaman kaybına hem de projeyi kafada olumsuz duygularla yapmanıza yol açacaktır.

Bunu çözmek için bir çalışan izleme yazılımından yardım almak en iyi hareket tarzıdır. Bu yazılım, ekip çalışması üretkenliğini artıran ve iş yükünü kolayca yöneten birçok harika özelliği kapsar. Her ekip üyesi, toplantının ne zaman gerçekleşeceği, kimin kiminle çalışacağı ve çok daha fazlası için günün görevlerinin neler olduğu konusunda net olacaktır. Bunu kullanmak, büyük projeleri basitlikle yönetmek için en iyi eylem şeklidir.

Şunları da beğenebilirsiniz: Herkes için geçerli olan çalışan çalışma programları oluşturmaya yönelik ipuçları.

Üretken saatleri belirleme

Dürüst olalım, ekip üyelerinizin faturalandırılabilir her saat için %100 üretkenlik vermesine imkan yok. Ve onlardan bunu beklemek adil değil. Ancak çalışanınızın günün hangi saatlerinde daha verimli olduğunu bilmeniz, günün o saatinde onlara daha önemli görevler vermenize yardımcı olacaktır.

Ekip üyelerinizin her gün uğraşması gereken birçok zorlu ve zor görev vardır. Ve bu görevi en verimsiz saatlerinde verirseniz, sonuç harika olmaz. Sonunda buna yeterince dikkat etmeyebilirler veya çok daha mükemmel bir şey yapmaya başlayabilirler.

Ancak çalışan yönetim yazılımını kullanan yöneticiler, kullandıktan sonra çalışanlarının en iyi saatlerini en iyi şekilde yönetebileceklerini itiraf etmişlerdir. Artık en zor işi, günün en verimli saatlerinde mükemmel bir şekilde yürütmek için onlara atayabilirler.

Yukarıda belirtilen tüm yollar, 2022'de sağlıklı iş yükü yönetimine geçmenize yardımcı olacak. Bu olağanüstü uygulamanın yardımını almanın, mutlu yüzler ve canlı üretken bir iş yaratmak için tek durak çözüm olduğunu unutmayın!

 Bu makale KnowYourDay'den Chris Philips tarafından yazılmıştır. Chris, çalışan izleme yazılımının faydaları hakkında yazan deneyimli ve yaratıcı bir blog yazarıdır. Çalışmaları sayesinde çoğu şirket, faturalandırılabilir saatlerde daha verimli işler yapmak için kurmaları gereken yazılım türünü öğrenir. Onu takip edin: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.