แผนงานโครงการ: คู่มือและเทมเพลตฟรี [2022]

ผู้จัดการโครงการมีภารกิจง่ายๆ คือ นำโครงการและทีมไปสู่จุดสิ้นสุดด้วยอัตราความสำเร็จ 100%

พวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการตามความรับผิดชอบนี้โดยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องอยู่ในวงและสื่อสารเป้าหมายของโครงการเป็นเรื่องราว เทมเพลตแผนงานโครงการมาแล้ว!

แผนงานโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถนำเสนอมุมมองจากมุมสูงของโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เป้าหมายสูงสุดคือการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าร่วมโดยไม่มีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญของโครงการ ส่วนประกอบ งบประมาณ และวัตถุประสงค์สูงสุด

มันเป็นเพียงการเล่าเรื่องที่คุณลดความซับซ้อนของวัสดุทางเทคนิคด้วยตัวอย่างในชีวิตจริง ในตอนท้ายของการนำเสนอ ควรมีการตั้งค่าความคาดหวังที่ชัดเจนระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการ หรือสมาชิกในทีมที่ดำเนินการ

การเป็นผู้จัดการโครงการ คุณมีหลายสิ่งที่ต้องกังวล และแผนงานโครงการไม่ควรเป็นอีกแผนหนึ่ง นั่นเป็นเหตุผลที่หน่วยงานจัดการโครงการที่มีประสบการณ์และผู้เชี่ยวชาญหลายคนพึ่งพาเทมเพลตแผนงานโครงการที่พร้อมใช้งาน อ่านต่อเพื่อค้นหาการอภิปรายเชิงลึกเกี่ยวกับแผนงานของโครงการและเทมเพลตระดับมืออาชีพบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้

Roadmap ในการบริหารโครงการคืออะไร?

แผนงานของโครงการเป็นภาพรวมที่เข้าใจง่าย ระดับสูง และละเอียดขององค์ประกอบที่สำคัญของโครงการใดๆ เป็นแหล่งข้อมูลที่ไม่เป็นความลับและเป็นมิตรกับสาธารณะซึ่งผู้จัดการโครงการสามารถแชร์กับกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มมืออาชีพเพื่ออธิบายสิ่งต่อไปนี้อย่างรวดเร็ว:

• ภาพขนาดย่อของจุดมุ่งหมายของโครงการ
• ผลงานโครงการที่สำคัญ
• การพึ่งพางานของโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญของโครงการ
• ความเสี่ยงของโครงการ

ใช้เพื่อถ่ายทอดเรื่องราวของโครงการก่อนและระหว่างเริ่มโครงการ สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณสามารถแบ่งปันแผนระดับสูง กำหนดความคาดหวังที่เหมาะสม และเน้นองค์ประกอบที่สำคัญของงานที่จะเกิดขึ้นของโครงการ

ความสำคัญของการสร้างแผนงานโครงการ

แผนงานโครงการเป็นวิธีที่ง่ายดายในการแสดงเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการ บางครั้ง รายงานดังกล่าวสามารถปรับเปลี่ยนเพื่ออธิบายสถานะโครงการและความคืบหน้าได้ ค้นหาความสำคัญของการมีโรดแมปโครงการสำหรับโครงการใด ๆ ด้านล่าง:

#1. การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เทมเพลตแผนงานโครงการช่วยให้คุณกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องในหมู่เจ้าของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อคุณเห็นภาพต้นทุน ทรัพยากร และไทม์ไลน์อย่างรัดกุม หัวหน้างานของคุณจะสามารถช่วยคุณจัดหาความต้องการโครงการของคุณได้

#2. ถ่ายทอดเป้าหมายและแผนได้อย่างง่ายดาย

แผนงานโครงการมักจะอยู่ในรูปแบบภาพพร้อมภาพรวมระดับสูง ดังนั้นจึงเป็นเอกสารสำคัญในการถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างรวดเร็ว

#3. ส่งเสริมการตัดสินใจได้เร็วขึ้น

แผนงานโครงการของคุณสรุปผลงานและเป้าหมายที่สำคัญไว้อย่างชัดเจน เมื่อใดก็ตามที่คุณพบความขัดแย้งของการจัดลำดับความสำคัญของงานในระหว่างโครงการ ให้อ้างอิงเอกสารแผนงานโครงการดั้งเดิมเพื่อทำความเข้าใจว่างานใดควรเร่งรัด

#4. สแนปชอตของโปรเจ็กต์ที่อัปเดตแล้ว

งานหลักของแผนงานโครงการคือการสร้างเวอร์ชันที่อัปเดตต่างๆ เมื่อโครงการดำเนินไป คุณสามารถใช้รายงานที่อัปเดตเหล่านั้นเพื่อนำเสนอแบบไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับสถานะโครงการที่ผู้ฟังทุกระดับสามารถเข้าใจได้

#5. สื่อสารกับทีมภายนอก

แผนงานโครงการมักไม่มีข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับงาน ดังนั้น คุณสามารถสื่อสารเอกสารกับบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้

#6. ทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจ

ทุกโครงการมีความเสี่ยงที่จะออกนอกเส้นทางระหว่างกิจกรรมปกติ อย่างไรก็ตาม คุณควรแนะนำให้ทีมของคุณอ้างถึงแผนงานของโครงการเพื่อให้สถานะกลับมาอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

ข้อดีของแผนงานโครงการ

แผนงานโครงการได้รับการประเมินต่ำเกินไปหรือประเมินต่ำไปเป็นเวลานาน แต่ตอนนี้ผู้จัดการโครงการเน้นที่ทรัพยากรนี้ หากคุณเข้าร่วมแผนงานโครงการในการวางแผนโครงการ คุณจะได้เปรียบเหนือคู่แข่งดังต่อไปนี้:

• กำหนดความรับผิดชอบของโครงการ
• จัดลำดับความสำคัญและจัดตำแหน่ง
• ประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• มองเห็นบทบาทได้อย่างชัดเจน
• ชี้แจงเป้าหมายโครงการ

ส่วนประกอบของแผนงานโครงการทั่วไป

แผนงานโครงการของคุณควรพอดีกับหน้าเดียว ดังนั้น คุณต้องเลือกส่วนประกอบสำหรับแผนงานโครงการอย่างชาญฉลาด คุณควรรวมสิ่งต่อไปนี้ในเทมเพลตแผนงานโครงการของคุณ:

• ก่อนอื่น ให้รวมภาพรวมของกำหนดการโครงการที่มีกำหนดเวลาที่ไม่สามารถต่อรองได้
• อย่าข้ามเป้าหมายสำคัญที่ทีมของคุณตั้งเป้าไว้
• แผนงานควรเน้นการกระจายงบประมาณและทรัพยากรบุคคลในรูปแบบภาพ
• การขึ้นต่อกันของงานใดๆ ที่คุณคาดหวังควรเน้นไว้ที่นี่ด้วย
• เอกสารแผนงานโครงการควรมีการติดต่อที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับที่ปรึกษาภายนอกและผู้ขาย
• อธิบายวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และลำดับความสำคัญเป็นภาพรวมระดับสูงในสองสามประโยค

ด้านล่างนี้คือเทมเพลตแผนงานโครงการฟรีที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้

สมาร์ทชีท

Smartsheet เป็นผู้ให้บริการ software-as-a-service (SaaS) ที่รู้จักกันดีสำหรับการจัดการงานและการทำงานร่วมกันจากระยะไกลในโครงการ หนึ่งในข้อเสนอล่าสุดคือแผนงานโครงการที่ใช้งานง่ายและแก้ไขได้สำหรับผู้จัดการโครงการมืออาชีพ

คุณสามารถใช้เทมเพลตใดก็ได้ในเว็บแอปนี้และดูแลตลอดทั้งโปรเจ็กต์เพื่อวัตถุประสงค์ในการอัปเดต รูปแบบเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ง่ายเนื่องจาก Smartsheet ช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตที่แก้ไขได้ในรูปแบบต่างๆ เช่น Word, Excel, PowerPoint, เอกสาร, ชีต และสไลด์

เทมเพลตสำเร็จรูปบางส่วนที่มีความเกี่ยวข้องในปัจจุบัน ได้แก่:

• ตัวอย่างแผนงานโครงการสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)
• เอกสารตัวอย่างแผนงานโครงการหลายรายการ
• ตัวอย่างแผนงานโครงการ 3 ปี
• เทมเพลตแผนงานโครงการ Agile

นอกจากนี้ แม่แบบยังสามารถเข้าถึงได้ฟรี เนื่องจากคุณสามารถลองใช้แพลตฟอร์มนี้เป็นรุ่นทดลองและดาวน์โหลดเอกสารที่คุณต้องการได้ นอกจากนี้ หากคุณพบว่าแพลตฟอร์มนี้มีค่าสำหรับโครงการของคุณ คุณสามารถสมัครรับข้อมูลแบบเต็มได้เช่นกัน

เส้นเวลาของสำนักงาน

Office Timeline เป็นอีกหนึ่งจุดหมายปลายทางยอดนิยมสำหรับเทมเพลตแผนงานโครงการที่มีคุณภาพซึ่งคุณสามารถคว้าได้ฟรี เครื่องมือนี้ช่วยคุณในการแปลงข้อมูลการจัดการโครงการที่ซับซ้อนเป็นแผนงานโครงการที่ชัดเจนบน Microsoft PowerPoint

คุณสามารถนำเสนอเอกสารแผนงานได้อย่างง่ายดายต่อหน้าผู้ชมที่มีคุณค่าสูงด้วยความมั่นใจอย่างเต็มที่ โครงสร้างภาพที่รอบคอบของแผนงานโครงการบนเครื่องมือนี้ง่ายต่อการจดจำ

เทมเพลตเอกสารแผนงานที่มีอยู่ ได้แก่:

• ตัวอย่างเอกสารแผนงานโครงการ
• เทมเพลตแผนงานผลิตภัณฑ์
• เทมเพลตแผนงานไอที
• เทมเพลตกลยุทธ์/แผนงานธุรกิจ
• เทมเพลตแผนงานเทคโนโลยี

ณ ตอนนี้ Office Timeline ยังไม่มีการดาวน์โหลดเทมเพลตแผนงานโครงการโดยตรงสำหรับไฟล์ Google Workspace เช่น ชีต เอกสาร และสไลด์ แต่คุณสามารถเปิดเทมเพลตบนแพลตฟอร์มของ Google ได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากเข้ากันได้กับไฟล์ Microsoft Office

อ้า!

อ้า! เทมเพลตแผนงานผลิตภัณฑ์ช่วยลดเวลาในการปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับแต่ละบุคคล คุณสามารถเริ่มต้นการนำเสนอแผนโครงการ เป้าหมาย และภาพรวมระดับสูงในไม่กี่นาทีเมื่อคุณใช้เทมเพลตเหล่านี้ ปัจจุบันมีเอกสารแผนงานโครงการที่ดาวน์โหลดได้ฟรี 16 ฉบับ ซึ่งคุณปรับแต่งได้ตามโครงการของคุณ

ตัวอย่างแผนงานของโครงการอาจไม่เหมือนกันทั้งหมด ดังนั้นคุณต้องใช้อย่างชาญฉลาด ตัวอย่างเช่น บางส่วนมีความเหมาะสมที่จะนำเสนอเป้าหมายทางธุรกิจระดับสูงของโครงการ ในทางกลับกัน บางส่วนมีความเหมาะสมสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คำอธิบายคุณลักษณะของโปรเจ็กต์ ฯลฯ

Aha ให้คุณดาวน์โหลดไฟล์แผนการทำงานในรูปแบบ Microsoft PowerPoint และ Excel อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเครื่องมือเฉพาะสำหรับการพัฒนาแผนงานโครงการและการแสดงภาพ คุณสามารถสมัครใช้เครื่องมือ Aha ได้

Template.net

Template.net เป็นอีกหนึ่งแหล่งที่เชื่อถือได้สำหรับเอกสารตัวอย่างแผนงานโครงการ คุณสามารถใช้ตัวอย่างฟรีเพื่อสร้างแผนงานโครงการเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจของคุณ ให้การเข้าถึงเอกสารแผนงานโครงการประเภทต่างๆ ตั้งแต่การออกแบบอินโฟกราฟิกที่สร้างสรรค์ไปจนถึงการจัดการโครงการที่คล่องตัว

อย่างไรก็ตาม ไซต์นี้อาจไม่เหมาะสำหรับคุณหากคุณกำลังมองหาเทมเพลตแผนงานคุณภาพสูงฟรี ในปัจจุบัน เว็บพอร์ทัลนำเสนอเพียงเทมเพลตแผนงานโครงการพื้นฐานสองแบบเท่านั้น

Slite

หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มสร้างแผนงานโครงการแบบมืออาชีพจากที่ใดสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น คุณสามารถไปที่ Slite และดูเทมเพลตฟรีของโครงการได้ เทมเพลตดูดีและปรับแต่งได้ง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เว็บแอป Slite เพื่อแก้ไขเทมเพลตออนไลน์โดยมีผู้ทำงานร่วมกันจากระยะไกล

ไม่เหมือนกับเว็บไซต์เทมเพลตอื่นๆ ตรงที่ไม่อนุญาตให้คุณดาวน์โหลดรูปแบบ Word หรือ Docs เพื่อแก้ไขด้วยตนเอง แต่จะเปิดเทมเพลตฟรีในตัวแก้ไขแอป Slite ซึ่งคุณสามารถใช้ส่วนประกอบต่างๆ สำหรับการปรับแต่งเอกสารแผนงานของโครงการ

เทมเพลตฟรีที่แสดงบนหน้าจอมีส่วนต่างๆ ที่แตกต่างกัน เช่น พาดหัวแผนงาน ภารกิจของทีม พื้นหลังของโครงการ การแสดงภาพแผนงานรายไตรมาสผ่านแผนภูมิแกนต์ และภาพรวมแผนงาน ดังนั้น คุณสามารถปรับแต่งส่วนเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายเนื่องจากมีความชัดเจนในตัวเอง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบไฟล์จาก Google ไดรฟ์เพื่อเสริมเอกสารแผนงานของคุณด้วยไฟล์โครงการเพิ่มเติมจากระบบคลาวด์ เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว คุณสามารถพิมพ์เอกสารหรือส่งออกเป็นไฟล์ PDF

คำพูดสุดท้าย

แผนงานโครงการที่คุณนำเสนอควรแสดงให้เห็นภาพรวมของโครงการ ไม่ควรเป็นเพียงการแจกแจงรายละเอียดของทรัพยากร งาน หรือต้นทุนของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับแผนภูมิแกนต์หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอื่นๆ เพื่อให้เห็นภาพรายละเอียดเหล่านี้

คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนงานโครงการใดๆ ข้างต้นเพื่อสร้างแผนงานแบบมืออาชีพที่จะกลายเป็นส่วนร่วมกับแผนโครงการดั้งเดิม แผนงานโครงการของคุณจะเรียบง่ายและรัดกุมเมื่อคุณใช้เทมเพลตแทนที่จะสร้างมันขึ้นมาใหม่ทั้งหมด

คุณอาจดูเครื่องมือเหล่านี้เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ที่สวยงามสำหรับโครงการของคุณและอยู่ก่อนกำหนด