Дорожная карта проекта: руководство и бесплатные шаблоны [2022]

У руководителей проектов есть простая миссия: довести проект и команду до конца со стопроцентной вероятностью успеха.

Они должны выполнять эту обязанность, держа всех участников в курсе дела и рассказывая о цели проекта в виде истории. А вот и шаблон дорожной карты проекта!

Дорожная карта проекта помогает руководителю проекта представить заинтересованным сторонам представление о проекте с высоты птичьего полета в удобном для понимания формате. Конечная цель состоит в том, чтобы привлечь всех заинтересованных лиц без каких-либо сомнений в отношении этапов проекта, компонентов, бюджета и конечной цели.

Это просто рассказывание историй, когда вы упрощаете технические материалы примерами из реальной жизни. В конце презентации должны быть четко определены ожидания заинтересованных сторон, менеджеров или членов исполняющей команды.

Будучи руководителем проекта, вам есть о чем беспокоиться, и дорожная карта проекта не должна быть чем-то еще. Вот почему различные опытные агентства по управлению проектами и профессионалы полагаются на готовые к использованию шаблоны дорожных карт проектов. Продолжайте читать, чтобы найти подробное обсуждение дорожной карты проекта и некоторых профессиональных шаблонов, которые вы можете использовать.

Что такое дорожная карта в управлении проектами?

Дорожная карта проекта — это простой для понимания высокоуровневый детальный обзор жизненно важных компонентов любого проекта. Это неконфиденциальный и общедоступный ресурс, которым менеджеры проектов могут поделиться с общественностью или профессиональной группой, чтобы быстро объяснить следующее:

• Краткое описание целей проекта.
• Основные результаты проекта.
• Зависимости задач проекта.
• Важные вехи проекта.
• Риски проекта.

Используйте его, чтобы передать историю проекта до и во время начала проекта. Они позволяют вам делиться общими планами, устанавливать правильные ожидания и подчеркивать жизненно важные компоненты предстоящих работ по проекту.

Важность создания дорожной карты проекта

Дорожная карта проекта — это простой способ выразить цели или задачи проекта. Иногда такие отчеты можно настроить, чтобы объяснить статус проекта и темпы его выполнения. Найдите ниже важность наличия дорожной карты проекта для любого проекта:

№1. Управление ожиданиями заинтересованных сторон

Шаблон дорожной карты проекта поможет вам сформировать правильные ожидания у владельцев проекта и заинтересованных сторон. Когда вы кратко визуализируете затраты, ресурсы и сроки, ваши руководители смогут помочь вам определить потребности вашего проекта.

№ 2. Легко доносите цели и планы

Дорожные карты проекта обычно представляются в визуальных форматах с общим обзором. Таким образом, это важный документ для быстрой передачи жизненно важной информации заинтересованным сторонам.

№3. Поощряйте более быстрые решения

Ваша дорожная карта проекта четко описывает основные результаты и цели. Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с конфликтом приоритетов задач во время проекта, обратитесь к исходному документу дорожной карты проекта, чтобы понять, какая задача должна быть ускорена.

№ 4. Создание обновленных снимков проекта

Основной задачей дорожной карты проекта является создание различных обновленных версий по мере продвижения проекта. Вы можете использовать эти обновленные отчеты для простой презентации о статусе проекта, понятной аудитории любого уровня.

№ 5. Общение с внешними командами

Дорожные карты проекта обычно не содержат конфиденциальной информации о работе. Следовательно, вы также можете передать документ внешним сторонам, участвующим в проекте.

№ 6. Служит напоминанием

Любой проект сопряжен с риском сбиться с пути во время обычной деятельности. Тем не менее, вы должны поручить своей команде обратиться к дорожной карте проекта, чтобы вернуть статус на правильный путь.

Преимущества дорожной карты проекта

Дорожная карта проекта долгое время недооценивалась или недооценивалась, но теперь руководители проектов делают упор на этот ресурс. Если вы используете дорожную карту проекта при планировании проекта, вы получаете следующие преимущества перед конкурентами:

• Установите ответственность за проект
• Расставить приоритеты и согласовать
• Эффективная координация
• Четко визуализируйте роли
• Уточнить цели проекта

Компоненты типичной дорожной карты проекта

Дорожная карта вашего проекта должна умещаться на одной странице. Следовательно, вам нужно разумно выбирать компоненты для дорожной карты проекта. В шаблон дорожной карты проекта необходимо включить следующее:

• Прежде всего, включите обзор графика проекта с не подлежащими обсуждению сроками.
• Не пропускайте важные этапы, к которым стремится ваша команда.
• Дорожная карта также должна отображать распределение бюджета и человеческих ресурсов в визуальном формате.
• Любые зависимости задач, которые вы ожидаете, также должны быть выделены здесь.
• Дорожная карта проекта должна включать жизненно важные контакты, особенно для внешних консультантов и поставщиков.
• Опишите цели, задачи и приоритеты в виде общего обзора в нескольких предложениях.

Ниже приведены некоторые из лучших бесплатных шаблонов дорожной карты проекта, которые вы можете использовать.

Smartsheet

Smartsheet — известный поставщик программного обеспечения как услуги (SaaS) для управления работой и удаленной совместной работы над проектами. Одно из его последних предложений — интуитивно понятная и редактируемая дорожная карта проекта для профессиональных менеджеров проектов.

Вы можете использовать любой из шаблонов в этом веб-приложении и поддерживать его на протяжении всего проекта для целей обновления. Эти форматы легко доступны, поскольку Smartsheet позволяет загружать отредактированный шаблон в различных форматах, таких как Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets и Slides.

Некоторые из готовых шаблонов, актуальных на сегодняшний день, это:

• Пример дорожной карты проекта для информационных технологий (ИТ)
• Пример документа дорожной карты нескольких проектов
• Пример дорожной карты проекта на 3 года
• Шаблон дорожной карты Agile-проекта

Кроме того, шаблоны бесплатны для доступа, поскольку вы можете попробовать платформу в качестве пробной версии и загрузить нужный документ. Кроме того, если вы найдете платформу полезной для своих проектов, вы также можете получить полную подписку.

Хронология офиса

Office Timeline — еще одно популярное место для качественных шаблонов планов проекта, которые вы можете получить бесплатно. Инструмент помогает преобразовывать сложные данные управления проектами в четкие планы проектов в Microsoft PowerPoint.

Вы можете с полной уверенностью представить документ дорожной карты перед ценной аудиторией. Продуманная визуальная структура дорожной карты проекта в этом инструменте легко запоминается.

Доступные шаблоны документов дорожной карты включают:

• Пример документа дорожной карты проекта
• Шаблон дорожной карты продукта
• Шаблон дорожной карты ИТ
• Шаблон дорожной карты стратегии/бизнеса
• Шаблон дорожной карты технологии

На данный момент Office Timeline не предлагает прямую загрузку шаблонов планов проектов для файлов Google Workspace, таких как Sheets, Docs и Slides. Но вы можете легко открывать шаблоны на платформе Google, поскольку она хорошо совместима с файлами Microsoft Office.

Ага!

Ага! Шаблоны дорожных карт продуктов сокращают трудоемкую персонализацию шаблонов. Используя эти шаблоны, вы можете начать представлять планы проектов, цели и обзоры высокого уровня за считанные минуты. В настоящее время существует 16 свободно загружаемых документов дорожной карты проекта, которые вы можете настроить в соответствии с вашим проектом.

Не все примеры дорожных карт проекта одинаковы, поэтому вам нужно использовать их с умом. Например, некоторые из них подходят для представления высокоуровневых бизнес-целей проекта. С другой стороны, некоторые из них больше подходят для выпуска продуктов, объяснения особенностей проекта и т. д.

Aha позволяет загружать файлы дорожной карты в форматах Microsoft PowerPoint и Excel. Однако, если вам нужен специальный инструмент для разработки и визуализации дорожной карты проекта, вы можете подписаться на инструмент Aha.

Шаблон.net

Template.net — еще один надежный источник примеров документов дорожной карты проекта. Вы можете использовать его бесплатные примеры, чтобы создать эффективную стратегическую дорожную карту проекта для вашего бизнеса. Он обеспечивает доступ к различным типам документов дорожной карты проекта, от креативного дизайна инфографики до гибкого управления проектами.

Однако этот сайт может не подойти вам, если вы ищете высококачественные бесплатные шаблоны дорожных карт. В настоящее время веб-портал предлагает только два основных шаблона дорожной карты проекта.

Слайт

Если вы не знаете, с чего начать создание профессиональной дорожной карты для вашего будущего проекта, вы можете посетить Slite и проверить его бесплатные шаблоны. Шаблоны выглядят великолепно визуально и легко настраиваются. Кроме того, вы можете использовать веб-приложение Slite для редактирования шаблона онлайн с удаленным сотрудником.

В отличие от других веб-сайтов шаблонов, он не позволяет вам просто загрузить формат Word или Docs для самостоятельного редактирования. Вместо этого он открывает бесплатный шаблон в редакторе приложения Slite, где вы можете использовать различные компоненты для настройки документа дорожной карты проекта.

В бесплатном отображаемом шаблоне есть различные сегменты, такие как заголовок дорожной карты, миссия команды, предыстория проекта, визуализация ежеквартальной дорожной карты с помощью диаграммы Ганта и обзор дорожной карты. Таким образом, вы можете легко персонализировать эти разделы, поскольку они говорят сами за себя.

Кроме того, вы также можете прикрепить файлы с Google Диска, чтобы дополнить документ дорожной карты дополнительными файлами проекта из облака. Закончив редактирование, вы можете либо распечатать документ, либо экспортировать его в виде файла PDF.

Заключительные слова

Дорожная карта проекта, которую вы представляете, должна отображать общую картину проекта. Это не должно быть просто подробное описание ресурсов проекта, задач или затрат. У заинтересованных сторон есть диаграммы Ганта или другое программное обеспечение для управления проектами, чтобы визуализировать эти детали.

Вы можете использовать любой из приведенных выше шаблонов дорожной карты проекта, чтобы создать профессиональную дорожную карту, которая станет дополнением к исходному плану проекта. Ваша дорожная карта проекта также будет простой и лаконичной, если вы будете использовать шаблоны, а не создавать их с нуля.

Вы можете воспользоваться этими инструментами, чтобы создавать красивые диаграммы Ганта для своих проектов и опережать график.