Foaia de parcurs pentru proiect: ghid și șabloane gratuite [2022]

Managerii de proiect au o misiune simplă: să conducă proiectul și echipa până la capăt cu o rată de succes de 100%.

Ei trebuie să își îndeplinească această responsabilitate ținând la curent fiecare persoană implicată și comunicând scopul proiectului ca o poveste. Iată șablonul foii de parcurs al proiectului!

O foaie de parcurs a proiectului îl ajută pe managerul de proiect să ofere părților interesate o vedere panoramică a proiectului într-un format ușor de înțeles. Scopul final este de a atrage toate părțile interesate fără îndoieli în mintea lor legate de etapele, componentele, bugetul și obiectivul final al proiectului.

Este pur și simplu o povestire în care simplificați materialele tehnice cu exemple din viața reală. La sfârșitul prezentării, ar trebui să existe o stabilire clară a așteptărilor între părțile interesate, manageri sau membrii echipei de execuție.

Fiind manager de proiect, ai o mulțime de lucruri de care să-ți faci griji, iar o foaie de parcurs de proiect nu ar trebui să fie alta. De aceea, diverse agenții și profesioniști veterani în managementul proiectelor se bazează pe șabloane de foi de parcurs de proiect gata de utilizat. Continuați să citiți pentru a găsi o discuție aprofundată despre foaia de parcurs al proiectului și câteva dintre șabloanele profesionale pe care le puteți utiliza.

Ce este o foaie de parcurs în managementul proiectelor?

Foaia de parcurs al proiectului este o imagine de ansamblu la nivel înalt și granulară, ușor de înțeles, a componentelor vitale ale oricărui proiect. Este o resursă neconfidențială și publică prietenoasă pe care managerii de proiect o pot împărtăși unui grup public sau profesional pentru a explica rapid următoarele:

• Un instantaneu de dimensiuni mici a obiectivelor proiectului.
• Produse cheie ale proiectului.
• Dependențe ale sarcinilor proiectului.
• Etape esențiale ale proiectului.
• Riscuri ale proiectului.

Utilizați-l pentru a transmite povestea proiectului înainte și în timpul începerii proiectului. Acestea vă permit să împărtășiți planuri la nivel înalt, să stabiliți așteptări adecvate și să accentuați componentele vitale ale lucrărilor viitoare ale proiectului.

Importanța creării unei foi de parcurs pentru proiect

O foaie de parcurs de proiect este o modalitate fără efort de a exprima scopurile sau obiectivele unui proiect. Uneori, astfel de rapoarte pot fi modificate pentru a explica starea proiectului și ritmul de progres. Găsiți mai jos semnificația de a avea o foaie de parcurs pentru orice proiect:

#1. Gestionarea așteptărilor părților interesate

Un șablon de foaie de parcurs pentru proiect vă ajută să stabiliți așteptările potrivite în rândul proprietarilor de proiecte și al părților interesate. Când vizualizați succint costurile, resursele și calendarul, supervizorii vă vor putea ajuta să vă găsiți nevoile proiectului.

#2. Transmiteți cu ușurință obiectivele și planurile

Foile de parcurs ale proiectelor sunt de obicei în formate vizuale, cu o imagine de ansamblu la nivel înalt. Astfel, este un document important pentru a transmite rapid informații vitale părților interesate.

#3. Încurajați decizii mai rapide

Foaia de parcurs al proiectului dumneavoastră conturează în mod clar rezultatele și obiectivele esențiale. Ori de câte ori întâmpinați un conflict de prioritizare a sarcinilor în timpul proiectului, consultați documentul original al proiectului pentru a înțelege ce sarcină ar trebui accelerată.

#4. Creați instantanee de proiect actualizate

O sarcină majoră a foii de parcurs a proiectului este de a crea diferite versiuni actualizate pe măsură ce proiectul progresează. Puteți folosi acele rapoarte actualizate pentru a oferi o prezentare simplă despre stadiul proiectului, pe care orice nivel al publicului o poate înțelege.

#5. Comunicați cu echipe externe

Foile de parcurs ale proiectelor, de obicei, nu conțin informații confidențiale despre lucrare. Prin urmare, puteți comunica documentul și cu părțile externe implicate în proiect.

#6. Servește ca un memento

Orice proiect vine cu riscul de a ieși din pistă în timpul activităților obișnuite. Cu toate acestea, ar trebui să instruiți echipa dvs. să se refere la foaia de parcurs al proiectului pentru a reveni la starea pe drumul cel bun.

Avantajele unei foi de parcurs de proiect

Foaia de parcurs a proiectului a fost subestimată sau subestimată de mult timp, însă acum managerii de proiect pun accent pe această resursă. Dacă includeți o foaie de parcurs de proiect în planificarea proiectului dvs., obțineți următoarele avantaje față de concurenții dvs.:

• Stabiliți responsabilitatea proiectului
• Prioritizează și aliniază
• Coordonează eficient
• Vizualizați clar rolurile
• Clarificați obiectivele proiectului

Componentele unei foi de parcurs tipice de proiect

Foaia de parcurs al proiectului ar trebui să se încadreze pe o singură pagină. Prin urmare, trebuie să alegeți în mod inteligent componentele pentru foaia de parcurs al proiectului. Ar trebui să includeți următoarele în șablonul de foaie de parcurs al proiectului:

• În primul rând, includeți o prezentare generală a programului proiectului cu termene limită nenegociabile.
• Nu sări peste reperele esențiale pe care echipa ta își propune să le atingă.
• Foaia de parcurs ar trebui, de asemenea, să evidențieze distribuția bugetului și a resurselor umane într-un format vizual.
• Orice dependențe de activitate la care vă așteptați ar trebui, de asemenea, evidențiate aici.
• Foaia de parcurs al proiectului ar trebui să includă contacte vitale, în special pentru consultanții externi și furnizori.
• Descrieți obiectivele, scopurile și prioritățile ca o prezentare generală la nivel înalt în câteva propoziții.

Mai jos sunt câteva dintre cele mai bune șabloane gratuite de foi de parcurs pentru proiecte pe care le puteți utiliza.

Smartsheet

Smartsheet este un furnizor bine-cunoscut de software-as-a-service (SaaS) pentru gestionarea muncii și colaborarea de la distanță pe proiecte. Una dintre cele mai recente oferte este o foaie de parcurs de proiect intuitivă și editabilă pentru managerii de proiect profesioniști.

Puteți utiliza oricare dintre șabloanele din această aplicație web și puteți să le păstrați pe tot parcursul proiectului în scopul actualizării. Aceste formate sunt ușor accesibile, deoarece Smartsheet vă permite să descărcați șablonul editat în diferite formate, cum ar fi Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets și Slides.

Unele dintre șabloanele gata făcute care sunt relevante astăzi sunt:

• Exemplu de foaie de parcurs de proiect pentru tehnologia informației (IT)
• Document exemplu de foaie de parcurs pentru mai multe proiecte
• Exemplu de foaie de parcurs de proiect de 3 ani
• Șablon de foaie de parcurs de proiect agil

În plus, șabloanele sunt libere pentru acces, deoarece puteți încerca platforma ca o probă și puteți descărca documentul de care aveți nevoie. De asemenea, dacă găsești platforma valoroasă pentru proiectele tale, poți obține și un abonament complet.

Cronologia biroului

Office Timeline este o altă destinație populară pentru șabloanele de foaie de parcurs pentru proiecte de calitate pe care le puteți lua gratuit. Instrumentul vă ajută să transformați date complexe de management al proiectelor în foi de parcurs clare pentru proiecte pe Microsoft PowerPoint.

Puteți prezenta cu ușurință documentul foaie de parcurs în fața unui public de mare valoare, cu deplină încredere. Structura vizuală atentă a foii de parcurs a proiectului de pe acest instrument este ușor de reținut.

Șabloanele de documente disponibile pentru foaia de parcurs includ:

• Exemplu de document foaie de parcurs de proiect
• Șablon de foaie de parcurs de produs
• Șablon de foaie de parcurs IT
• Șablon Strategie/Foaie de parcurs de afaceri
• Șablon de foaie de parcurs tehnologică

În prezent, Office Timeline nu oferă descărcare directă a șabloanelor de foi de parcurs pentru proiecte pentru fișierele Google Workspace, cum ar fi Foi de calcul, Documente și Prezentări. Dar, puteți deschide cu ușurință șabloanele pe platforma Google, deoarece este foarte compatibil cu fișierele Microsoft Office.

Aha!

Aha! Șabloanele de foi de parcurs ale produselor reduc personalizarea durabilă a șabloanelor. Puteți începe să prezentați planuri de proiect, obiective și prezentări de ansamblu la nivel înalt în câteva minute atunci când utilizați aceste șabloane. În prezent, există 16 documente de proiect care pot fi descărcate gratuit pe care le puteți personaliza în funcție de proiectul dvs.

Nu toate exemplele de foi de parcurs ale proiectului sunt aceleași, așa că trebuie să le folosiți cu înțelepciune. De exemplu, unele dintre ele sunt potrivite pentru a prezenta obiectivele de afaceri de nivel înalt ale unui proiect. Pe de altă parte, unele sunt mai potrivite pentru lansările de produse, explicația caracteristicilor proiectului etc.

Aha vă permite să descărcați fișierele roadmap în formatele Microsoft PowerPoint și Excel. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de un instrument dedicat pentru dezvoltarea și vizualizarea foii de parcurs a proiectului, vă puteți abona la instrumentul Aha.

Template.net

Template.net este încă o altă sursă de încredere pentru documentele exemple ale foii de parcurs ale proiectelor. Puteți folosi exemplele sale gratuite pentru a crea o foaie de parcurs strategică eficientă pentru afacerea dvs. Oferă acces la diferite tipuri de documente de proiect, de la modele infografice creative până la managementul agil al proiectelor.

Cu toate acestea, acest site poate să nu fie ideal pentru dvs. dacă sunteți în căutarea gratuită a șabloanelor de foaie de parcurs de înaltă calitate. În prezent, portalul web oferă doar două șabloane de bază pentru foile de parcurs ale proiectelor.

Slite

Dacă nu știi de unde să începi să creezi o foaie de parcurs profesională pentru proiectul tău viitor, poți să vizitezi Slite și să verifici șabloanele sale gratuite. Șabloanele arată grozav vizual și sunt ușor de personalizat. În plus, puteți utiliza aplicația web Slite pentru a edita un șablon online cu un colaborator de la distanță.

Spre deosebire de alte site-uri web șablon, nu vă permite să descărcați pur și simplu un format Word sau Docs pentru autoeditare. În schimb, deschide șablonul gratuit în editorul de aplicații Slite, unde puteți utiliza diverse componente pentru personalizarea documentului de proiect.

Șablonul gratuit pe afișaj are diferite segmente, cum ar fi titlul foii de parcurs, misiunea echipei, fundalul proiectului, vizualizarea trimestrială a foii de parcurs printr-o diagramă Gantt și prezentarea generală a foii de parcurs. Prin urmare, puteți personaliza cu ușurință aceste secțiuni, deoarece se explică de la sine.

În plus, puteți, de asemenea, să atașați fișiere din Google Drive pentru a completa documentul de parcurs cu fișiere de proiect suplimentare din cloud. După ce ați terminat editarea, puteți fie să tipăriți documentul, fie să îl exportați ca fișier PDF.

Cuvinte finale

Foaia de parcurs pe care o prezentați ar trebui să prezinte o imagine de ansamblu a proiectului. Nu ar trebui să fie doar o defalcare detaliată a resurselor, sarcinilor sau costurilor proiectului. Părțile interesate au diagramele Gantt sau alt software de management de proiect pentru a vizualiza aceste detalii.

Puteți utiliza oricare dintre șabloanele de foi de parcurs de mai sus pentru a crea o foaie de parcurs profesională care va deveni un însoțitor al planului original de proiect. Foaia de parcurs al proiectului va fi, de asemenea, simplă și concisă atunci când utilizați șabloanele în loc să creați unul de la zero.

Puteți să vă uitați la aceste instrumente pentru a crea diagrame Gantt frumoase pentru proiectele dvs. și pentru a rămâne înaintea programului.