Peta Jalan Proyek: Panduan dan Template Gratis [2022]

Manajer proyek memiliki misi sederhana: memimpin proyek dan tim hingga akhir dengan tingkat keberhasilan 100%.

Mereka perlu melaksanakan tanggung jawab ini dengan menjaga setiap orang yang terlibat dalam lingkaran dan mengkomunikasikan tujuan proyek sebagai sebuah cerita. Ini dia template peta jalan proyek!

Peta jalan proyek membantu manajer proyek menyampaikan pandangan sekilas tentang proyek kepada para pemangku kepentingan dalam format yang mudah dipahami. Tujuan utamanya adalah untuk membuat semua pemangku kepentingan bergabung tanpa keraguan dalam pikiran mereka terkait dengan pencapaian proyek, komponen, anggaran, dan tujuan akhir.

Ini hanya mendongeng di mana Anda menyederhanakan materi teknis dengan contoh kehidupan nyata. Di akhir presentasi, harus ada pengaturan harapan yang jelas di antara para pemangku kepentingan, manajer, atau anggota tim pelaksana.

Menjadi manajer proyek, Anda memiliki banyak hal yang perlu dikhawatirkan, dan peta jalan proyek tidak boleh lain. Itulah sebabnya berbagai agen dan profesional manajemen proyek veteran mengandalkan templat peta jalan proyek yang siap pakai. Lanjutkan membaca untuk menemukan diskusi mendalam tentang peta jalan proyek dan beberapa templat profesional yang dapat Anda gunakan.

Apa itu Peta Jalan dalam Manajemen Proyek?

Peta jalan proyek adalah gambaran umum yang mudah dipahami, tingkat tinggi, dan terperinci tentang komponen penting dari proyek apa pun. Ini adalah sumber daya non-rahasia dan ramah-mata publik yang manajer proyek dapat berbagi dengan kelompok publik atau profesional untuk menjelaskan hal berikut dengan cepat:

• Cuplikan seukuran gigitan dari tujuan proyek.
• Hasil proyek utama.
• Ketergantungan tugas proyek.
• Tonggak penting proyek.
• Risiko proyek.

Gunakan untuk menyampaikan cerita proyek sebelum dan selama dimulainya proyek. Mereka memungkinkan Anda untuk berbagi rencana tingkat tinggi, menetapkan harapan yang tepat, dan menonjolkan komponen penting dari pekerjaan proyek yang akan datang.

Pentingnya Membuat Peta Jalan Proyek

Peta jalan proyek adalah cara mudah untuk mengekspresikan tujuan atau sasaran proyek. Terkadang, laporan semacam itu dapat diubah untuk menjelaskan status proyek dan kecepatan kemajuan. Temukan di bawah ini pentingnya memiliki peta jalan proyek untuk proyek apa pun:

#1. Mengelola Harapan Pemangku Kepentingan

Templat peta jalan proyek membantu Anda menetapkan harapan yang tepat di antara pemilik proyek dan pemangku kepentingan. Ketika Anda memvisualisasikan biaya, sumber daya, dan garis waktu secara ringkas, supervisor Anda akan dapat membantu Anda mencari sumber kebutuhan proyek Anda.

#2. Sampaikan Tujuan dan Rencana dengan Mudah

Peta jalan proyek biasanya dalam format visual dengan ikhtisar tingkat tinggi. Dengan demikian, ini adalah dokumen penting untuk menyampaikan informasi penting dengan cepat kepada pemangku kepentingan.

#3. Mendorong Keputusan Lebih Cepat

Peta jalan proyek Anda dengan jelas menguraikan hasil dan tujuan penting. Setiap kali Anda menghadapi konflik prioritas tugas selama proyek, lihat dokumen peta jalan proyek asli untuk memahami tugas mana yang harus dipercepat.

#4. Buat Snapshot Proyek yang Diperbarui

Tugas utama dari peta jalan proyek adalah untuk membuat versi terbaru yang berbeda saat proyek berlangsung. Anda dapat menggunakan laporan yang diperbarui tersebut untuk memberikan presentasi yang mudah tentang status proyek yang dapat dipahami oleh semua tingkat audiens.

#5. Berkomunikasi Dengan Tim Eksternal

Peta jalan proyek biasanya tidak berisi informasi rahasia tentang pekerjaan. Oleh karena itu, Anda juga dapat mengomunikasikan dokumen dengan pihak eksternal yang terlibat dalam proyek.

#6. Berfungsi sebagai Pengingat

Setiap proyek memiliki risiko keluar jalur selama kegiatan rutin. Namun, Anda harus menginstruksikan tim Anda untuk merujuk ke peta jalan proyek untuk mendapatkan status kembali ke jalur yang benar.

Keuntungan dari Peta Jalan Proyek

Peta jalan proyek telah diremehkan atau diremehkan untuk waktu yang lama, tetapi sekarang manajer proyek menekankan sumber daya ini. Jika Anda menggunakan peta jalan proyek dalam perencanaan proyek Anda, Anda mendapatkan keunggulan berikut atas pesaing Anda:

• Tetapkan Akuntabilitas Proyek
• Prioritaskan dan Sejajarkan
• Berkoordinasi Secara Efektif
• Visualisasikan Peran dengan Jelas
• Memperjelas Tujuan Proyek

Komponen dari Peta Jalan Proyek Tipikal

Peta jalan proyek Anda harus muat di satu halaman. Oleh karena itu, Anda perlu memilih komponen untuk peta jalan proyek dengan cerdas. Anda harus menyertakan yang berikut ini dalam templat peta jalan proyek Anda:

• Pertama, sertakan ikhtisar jadwal proyek dengan tenggat waktu yang tidak dapat dinegosiasikan.
• Jangan lewatkan tonggak penting yang ingin dicapai oleh tim Anda.
• Peta jalan juga harus menyoroti distribusi anggaran dan sumber daya manusia dalam format visual.
• Ketergantungan tugas apa pun yang Anda harapkan juga harus disorot di sini.
• Dokumen roadmap proyek harus mencakup kontak penting, terutama untuk konsultan dan vendor eksternal.
• Jelaskan tujuan, sasaran, dan prioritas sebagai ikhtisar tingkat tinggi dalam beberapa kalimat.

Di bawah ini adalah beberapa templat peta jalan proyek gratis terbaik yang dapat Anda gunakan.

lembar pintar

Smartsheet adalah penyedia software-as-a-service (SaaS) yang terkenal untuk manajemen kerja dan kolaborasi jarak jauh pada proyek. Salah satu penawaran terbarunya adalah peta jalan proyek yang intuitif dan dapat diedit untuk manajer proyek profesional.

Anda dapat menggunakan salah satu templat di aplikasi web ini dan mempertahankannya sepanjang proyek untuk tujuan pembaruan. Format ini mudah diakses karena Smartsheet memungkinkan Anda mengunduh template yang diedit dalam berbagai format seperti Word, Excel, PowerPoint, Documents, Spreadsheet, dan Slide.

Beberapa template siap pakai yang relevan saat ini adalah:

• Contoh roadmap proyek untuk teknologi informasi (TI)
• Beberapa contoh dokumen roadmap proyek
• Contoh peta jalan proyek 3 tahun
• Templat Peta Jalan Proyek Agile

Selain itu, template gratis untuk diakses karena Anda dapat mencoba platform ini sebagai percobaan dan mengunduh dokumen yang Anda butuhkan. Juga, jika Anda menemukan platform yang berharga untuk proyek Anda, Anda juga bisa mendapatkan langganan penuh.

Garis Waktu Kantor

Office Timeline adalah tujuan populer lainnya untuk templat peta jalan proyek berkualitas yang dapat Anda ambil secara gratis. Alat ini membantu Anda mengubah data manajemen proyek yang kompleks menjadi peta jalan proyek yang jelas di Microsoft PowerPoint.

Anda dapat mempresentasikan dokumen peta jalan dengan mudah di depan audiens yang bernilai tinggi dengan penuh percaya diri. Struktur visual yang bijaksana dari peta jalan proyek pada alat ini mudah diingat.

Templat dokumen peta jalan yang tersedia meliputi:

• Contoh dokumen roadmap proyek
• Templat peta jalan produk
• Templat peta jalan TI
• Template peta jalan Strategi/Bisnis
• Templat peta jalan teknologi

Sampai sekarang, Office Timeline tidak menawarkan pengunduhan langsung templat peta jalan proyek untuk file Google Workspace seperti Spreadsheet, Dokumen, dan Slide. Namun, Anda dapat dengan mudah membuka template di platform Google karena sangat kompatibel dengan file Microsoft Office.

Ah!

Ah! templat peta jalan produk memotong personalisasi templat yang memakan waktu. Anda dapat mulai mempresentasikan rencana proyek, sasaran, dan ikhtisar tingkat tinggi dalam hitungan menit saat menggunakan template ini. Saat ini, ada 16 dokumen roadmap proyek yang dapat diunduh secara gratis yang dapat Anda sesuaikan dengan proyek Anda.

Tidak semua contoh peta jalan proyek sama, jadi Anda harus menggunakannya dengan bijak. Misalnya, beberapa di antaranya cocok untuk menyajikan tujuan bisnis tingkat tinggi dari suatu proyek. Di sisi lain, beberapa lebih cocok untuk rilis produk, penjelasan fitur proyek, dll.

Aha memungkinkan Anda mengunduh file peta jalan dalam format Microsoft PowerPoint dan Excel. Namun, jika Anda memerlukan alat khusus untuk pengembangan dan visualisasi peta jalan proyek, Anda dapat berlangganan alat Aha.

Template.net

Template.net adalah sumber tepercaya lainnya untuk dokumen contoh roadmap proyek. Anda dapat menggunakan contoh gratisnya untuk membuat peta jalan proyek strategis yang efektif untuk bisnis Anda. Ini menyediakan akses ke berbagai jenis dokumen roadmap proyek, mulai dari desain infografis kreatif hingga manajemen proyek yang gesit.

Namun, situs ini mungkin tidak ideal untuk Anda jika Anda mencari templat peta jalan berkualitas tinggi secara gratis. Saat ini, portal web hanya menawarkan dua templat peta jalan proyek dasar.

celah

Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana untuk membuat peta jalan proyek profesional untuk proyek Anda yang akan datang, Anda dapat mengunjungi Slite dan memeriksa templat gratisnya. Template terlihat bagus secara visual dan mudah disesuaikan. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan aplikasi web Slite untuk mengedit template secara online dengan kolaborator jarak jauh.

Tidak seperti situs web template lainnya, ini tidak memungkinkan Anda mengunduh format Word atau Documents untuk mengedit sendiri. Sebagai gantinya, ini membuka template gratis di editor aplikasi Slite, tempat Anda dapat menggunakan berbagai komponen untuk kustomisasi dokumen roadmap proyek.

Templat gratis di layar memiliki segmen yang berbeda seperti judul peta jalan, misi tim, latar belakang proyek, visualisasi peta jalan triwulanan melalui bagan Gantt, dan ikhtisar peta jalan. Oleh karena itu, Anda dapat dengan mudah mempersonalisasi bagian ini karena sudah cukup jelas.

Selain itu, Anda juga dapat melampirkan file dari Google Drive untuk melengkapi dokumen peta jalan Anda dengan file proyek tambahan dari cloud. Setelah selesai mengedit, Anda dapat mencetak dokumen atau mengekspornya sebagai file PDF.

Kata-kata Terakhir

Peta jalan proyek yang Anda sajikan harus menggambarkan gambaran besar proyek. Seharusnya tidak hanya menjadi rincian rinci sumber daya proyek, tugas, atau biaya. Para pemangku kepentingan telah mendapatkan bagan Gantt atau perangkat lunak manajemen proyek lainnya untuk memvisualisasikan detail ini.

Anda dapat menggunakan salah satu templat peta jalan proyek di atas untuk membuat peta jalan profesional yang akan menjadi pendamping rencana proyek awal. Peta jalan proyek Anda juga akan sederhana dan ringkas saat Anda menggunakan templat alih-alih membuatnya dari awal.

Anda dapat melihat alat ini untuk membuat bagan Gantt yang indah untuk proyek Anda dan tetap lebih cepat dari jadwal.