ขั้นตอนสำคัญในการทำความเข้าใจในกระบวนการวางแผนกำลังคน

การวางแผนกำลังคนให้ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จขององค์กร ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจำนวนพนักงานที่มีทักษะที่จำเป็นอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจในปัจจุบันและอนาคต แต่การวางแผนกำลังคนที่ถูกต้องไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา และอาจเป็นเรื่องยากที่จะคาดเดาถึงความท้าทายทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นระหว่างทาง บทความนี้จะกล่าวถึงห้าขั้นตอนสำคัญที่ผู้จัดการการวางแผนกำลังคนต้องเข้าใจตั้งแต่เริ่มต้น

1. การกำหนดความต้องการทางธุรกิจ

ขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนกำลังคนคือการกำหนดความต้องการทางธุรกิจ เป้าหมายขององค์กรคืออะไร? ทักษะและความสามารถใดที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ช่องว่างในปัจจุบันของพนักงานที่ต้องกรอกคืออะไร? เมื่อคุณกำหนดความต้องการทางธุรกิจแล้ว การพัฒนาแผนเพื่อจัดการกับความต้องการเหล่านั้นจะง่ายขึ้นมาก

เพื่อกำหนดความต้องการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจากทั่วทั้งองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการพิจารณามุมมองที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและแผนผลลัพธ์นั้นสามารถบรรลุได้และเป็นจริง

ความต้องการทางธุรกิจควรกำหนดเงื่อนไขของเป้าหมาย ทักษะ และความสามารถเฉพาะที่คุณต้องการ เมื่อคุณระบุสิ่งเหล่านี้ได้แล้ว การวางแผนกำลังคนสามารถเริ่มต้นได้อย่างจริงจัง

หากคุณล้มเหลวในการกำหนดความต้องการทางธุรกิจล่วงหน้าอย่างเหมาะสม จะเป็นการยากที่จะพัฒนาแผนพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจากทั่วทั้งองค์กรเพื่อรับมุมมองที่รอบรู้

อีกแง่มุมของธุรกิจที่ต้องพิจารณาคือกระแสความต้องการข้ามฤดูกาลหรือหลายปี ตัวอย่างเช่น โรงแรมจะมีความต้องการมากขึ้นในช่วงฤดูร้อนมากกว่าในฤดูหนาว หากคุณกำลังวางแผนกำลังคนสำหรับโรงแรม คุณจะต้องพิจารณาอุปสงค์ที่เป็นวัฏจักรนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องใช้บริการ HR สำหรับผู้ปฏิบัติงานตามฤดูกาลและการบริการในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง

2. ดำเนินการประเมินทักษะ

เมื่อกำหนดความต้องการทางธุรกิจแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินการประเมินทักษะ ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุทักษะและความสามารถเฉพาะที่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถประเมินช่องว่างในปัจจุบันของพนักงานได้

สามารถใช้วิธีการต่างๆ ในการประเมินทักษะได้หลายวิธี วิธีหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปคือการใช้แบบสำรวจหรือสัมภาษณ์ อีกวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมคือการสังเกตพนักงานในสภาพแวดล้อมการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการแชโดว์งานหรือการวิเคราะห์วิดีโอ

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในกระบวนการนี้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการพิจารณามุมมองที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและข้อมูลผลลัพธ์มีความถูกต้องและเชื่อถือได้

3. พัฒนาแผน

เมื่อการประเมินความต้องการและทักษะทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์ ก็ถึงเวลาพัฒนาแผน แผนนี้ควรแก้ไขช่องว่างในปัจจุบันของพนักงานและกำหนดวิธีการเติมช่องว่างเหล่านั้น นอกจากนี้ยังควรมีไทม์ไลน์สำหรับการนำไปใช้และระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละงาน

มีหลายปัจจัยที่ควรพิจารณาในการพัฒนาแผนกำลังคน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้นทุน การวางแผนกำลังคนอาจมีราคาแพง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าผลประโยชน์เหมาะสมกับต้นทุน ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งคือเวลา ยิ่งคุณสามารถเริ่มต้นได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น แต่สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอในการประเมินสถานการณ์อย่างเหมาะสมและพัฒนาแผนที่มีประสิทธิภาพ

ในการพัฒนาแผนกำลังคน ให้พิจารณาต้นทุนและระยะเวลา นี่เป็นสองปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะกำหนดความสำเร็จของแผนของคุณ

การพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือประเภทของพนักงานที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการพนักงานประจำหรือพนักงานนอกเวลาจะเพียงพอ ลูกจ้างจ้างเหมาจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าหรือไม่? คำตอบสำหรับคำถามนี้จะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ

เมื่อคุณพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถเริ่มพัฒนาแผนกำลังคนของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในกระบวนการและพิจารณามุมมองที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ลืมที่จะพูดถึงประเด็นต่างๆ เช่น การวางแผนสืบทอดตำแหน่งในบทบาทที่มีอัตราการลาออกของพนักงานสูง หรือที่อาจต้องใช้ชุดทักษะเฉพาะที่ขาดแคลน

แผนกำลังคนที่ดีจะคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดและอื่นๆ อีกมากมาย โดยทำตามเคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าแผนกำลังคนของคุณมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

4. ดำเนินการตามแผน

การนำไปปฏิบัติเป็นที่ที่คุณกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการวางแผนกำลังคน หากคุณไม่ดำเนินการตามแผนอย่างถูกต้อง แผนจะไม่บรรลุผลตามที่ต้องการ ไม่มีประโยชน์ในแผนที่จะดูดีบนกระดาษหากไม่ได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง

มีบางสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อนำแผนกำลังคนไปใช้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตระหนักถึงบทบาทของตนในกระบวนการและเข้าใจไทม์ไลน์
• ประสานงานและสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตลอดกระบวนการดำเนินการ
• ติดตามความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ
• เตรียมปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการวางแผนกำลังคนจะพิจารณาจากความสามารถในการนำไปใช้งานได้ดีเพียงใด หากคุณไม่ดำเนินการตามแผนอย่างถูกต้อง มันจะไม่บรรลุเป้าหมาย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใส่ใจในรายละเอียดอย่างใกล้ชิดและดูแลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับข้อมูลล่าสุดตลอดกระบวนการ

5. รักษาแผนกำลังคนของคุณให้อยู่ภายใต้การตรวจสอบอย่างเป็นระบบ

แม้หลังจากกระบวนการวางแผนกำลังคนของคุณเสร็จสิ้น การรักษาแผนภายใต้การตรวจสอบก็เป็นสิ่งสำคัญ สิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน และสิ่งที่ได้ผลเมื่อวานนี้อาจไม่ได้ผลในวันนี้ ความต้องการของพนักงานในองค์กรของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทบทวนและปรับปรุงแผนพนักงานของคุณเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อทำการตรวจสอบ:

• ประเมินสถานการณ์ปัจจุบันและระบุการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่การตรวจทานครั้งล่าสุด
• ระบุพื้นที่ใด ๆ ที่สามารถปรับปรุงแผนได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดยังคงอยู่ในแผน
• อัปเดตแผนตามความจำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ

การวางแผนกำลังคนเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว เพื่อให้มีประสิทธิภาพ คุณต้องทบทวนเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนจะยังคงมีความเกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลงหรือประเด็นที่คุณระบุในระหว่างกระบวนการส่วนนี้เพื่อปิดวงจรในกระบวนการวางแผนกำลังคน มิฉะนั้นธุรกิจจะได้รับผลกระทบในท้ายที่สุด

การตรวจสอบแผนกำลังคนอย่างสม่ำเสมอช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าจะมีบุคลากรที่เหมาะสมพร้อมตอบสนองความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคต

6. ทักษะสำคัญที่ต้องมีในการวางแผนกำลังคน

มีทักษะมากมายที่คุณต้องใช้ในการวางแผนกำลังคนให้ดี แต่ทักษะที่สำคัญบางประการ ได้แก่ ความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล ระบุรูปแบบและแนวโน้ม และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลนี้ ทักษะที่สำคัญอื่นๆ คือการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน การจัดการโครงการ และการมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับกฎหมายการจ้างงาน

การมีทักษะเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างแผนกำลังคนได้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม การมีทัศนคติและแนวทางที่ถูกต้องในการวางแผนกำลังคนก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน นี่คือสิ่งที่คุณควรจำไว้:

• การวางแผนกำลังคนเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่การฝึกหัดครั้งเดียว
• ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่ 'สมบูรณ์แบบ' - ทางออกที่ดีที่สุดคือวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ
• เตรียมเปลี่ยนแปลงแผนกำลังคนของคุณเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป
• การวางแผนกำลังคนเป็นความพยายามของทีม - รับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ
• มีความยืดหยุ่นและเปิดกว้างในแนวทางของคุณในการวางแผนกำลังคน

หากคุณจำสิ่งเหล่านี้ได้ คุณก็จะสามารถสร้างแผนพนักงานที่ประสบความสำเร็จได้