労働力計画の過程で理解するための重要なステップ

組織の成功には、労働力計画の成功が不可欠です。 これにより、現在および将来のビジネスニーズを満たすために、必要なスキルを備えた適切な数の従業員が配置されます。 しかし、労働力の計画を正しく行うことは簡単ではありません。 考慮すべき要素はたくさんあり、その過程で発生するすべての課題を予測するのは難しい場合があります。 この記事では、労働力計画マネージャーが最初から理解しなければならない5つの重要なステップについて説明します。

1.ビジネスニーズの定義

労働力計画プロセスの最初のステップは、ビジネスニーズを定義することです。 組織の目標は何ですか？ これらの目標を達成するには、どのスキルと能力が必要ですか？ 埋める必要のある労働力の現在のギャップは何ですか？ ビジネスニーズを定義すると、それらに対処するための計画を立てるのがはるかに簡単になります。

ビジネスニーズを効果的に定義するには、組織全体の主要な利害関係者を関与させることが不可欠です。 これにより、関連するすべての視点が考慮され、結果として得られる計画が達成可能で現実的であることが保証されます。

ビジネスニーズは、必要な特定の目標、スキル、および能力の条件を定義する必要があります。 これらを特定すると、労働力計画を本格的に開始できます。

事前にビジネスニーズを適切に定義しないと、効果的な労働力計画を立てることが困難になります。 組織全体の主要な利害関係者を巻き込んで、包括的な視点を得るようにしてください。

考慮する必要のあるビジネスのもう1つの側面は、季節または年をまたがる需要の流れです。 たとえば、ホテルの需要は、冬よりも夏の方がはるかに高くなります。 ホテルの労働力計画を立てている場合は、この周期的な需要の性質を考慮する必要があります。 たとえば、需要が高い時期には、季節労働者やホスピタリティ労働者にHRサービスを使用する必要がある場合があります。

2.スキル評価を実施する

ビジネスニーズが定義されたら、次のステップはスキル評価を実施することです。 これは、ビジネスのニーズを満たすために必要な特定のスキルと能力を特定するのに役立ちます。 また、労働力の現在のギャップを評価することもできます。

スキル評価を実施するには、さまざまな方法を使用できます。 一般的な方法の1つは、調査またはインタビューを使用することです。 もう1つの一般的な方法は、作業環境で従業員を観察することです。 これは、ジョブシャドウイングまたはビデオ分析を通じて行うことができます。

どの方法を選択する場合でも、プロセスに主要な利害関係者を関与させることが重要です。 これにより、関連するすべての視点が考慮され、結果のデータが正確で信頼できるものになります。

3.計画を立てる

ビジネスニーズとスキル評価が完了したら、計画を立てます。 この計画では、労働力の現在のギャップに対処し、それらのギャップをどのように埋めるかを設定する必要があります。 また、実装のタイムラインを含め、各タスクの責任者を特定する必要があります。

労働力計画を作成する際に考慮すべき多くの異なる要因があります。 最も重要なものの1つはコストです。 労働力の計画には費用がかかる可能性があるため、メリットがコストを正当化することを確認することが重要です。 もう1つの重要な要素はタイミングです。 早く始めることができれば、それだけ良いです。 ただし、状況を適切に評価し、効果的な計画を立てるのに十分な時間を確保することも重要です。

労働力計画を立てるときは、コストとタイミングを考慮してください。 これらは、計画の成功を決定する最も重要な要素の2つです。

もう1つの重要な考慮事項は、必要な労働力の種類です。 たとえば、フルタイムの従業員が必要ですか、それともパートタイムの従業員で十分ですか？ 契約労働者はより良い選択肢でしょうか？ この質問に対する答えは、組織の特定のニーズによって異なります。

これらすべての要素を検討したら、労働力計画の作成を開始できます。 プロセスに主要な利害関係者を関与させ、関連するすべての視点を検討してください。

従業員の離職率が高い役割の継承計画や、不足している特定のスキルセットが必要になる可能性があるなどの側面に対処することを忘れないでください。

優れた労働力計画では、これらすべての要素とそれ以上の要素を考慮に入れます。 これらの簡単なヒントに従うことで、労働力計画が効果的で成功することを保証できます。

4.計画を実施する

実装は、要員計画の成否を決定する場所です。 計画を適切に実行しないと、希望する結果が得られません。 それが適切に実行されない場合、紙の上で見栄えのする計画には意味がありません。

労働力計画を実施する際に留意すべき点がいくつかあります。

• すべての利害関係者がプロセスにおける自分の役割を認識し、タイムラインを理解していることを確認してください。
• 実装プロセス全体を通じて、すべての利害関係者と調整および通信します。
• 進行状況を監視し、必要に応じて調整します。
• 変更が発生したときにそれに適応する準備をします。

労働力計画の成否は、それをどれだけうまく実施できるかによって決まります。 計画をきちんと実行しないと、目的を達成できません。 したがって、細部に細心の注意を払い、すべての利害関係者がプロセス全体を通じて最新であることを確認することが重要です。

5.労働力計画を系統的レビューの下に保つ

従業員の計画プロセスが完了した後でも、計画をレビューし続けることが重要です。 今日のビジネス環境では物事が急速に変化し、昨日はうまくいったものが今日はうまくいかないかもしれません。 組織の労働力のニーズも時間とともに変化する可能性があります。

したがって、従業員計画を定期的に見直して更新し、関連性と効果を維持することが不可欠です。 レビューを実施する際に留意すべき点がいくつかあります。

• 現在の状況を評価し、前回のレビュー以降に発生した変更を特定します。
• 計画を改善できる領域を特定します。
• すべての利害関係者がまだ計画に参加していることを確認してください。
• 変更を反映するために、必要に応じて計画を更新します。

労働力計画は継続的なプロセスであり、1回限りのイベントではありません。 効果を上げるには、定期的に確認する必要があります。 これにより、絶えず変化するビジネス環境において、計画が適切で最新の状態に保たれることが保証されます。

プロセスのこの部分で特定した変更または問題に基づいて行動し、労働力計画プロセスのループを閉じます。そうしないと、ビジネスは最終的に収益に悪影響を及ぼします。

従業員計画を定期的に確認することで、組織は現在および将来のニーズを満たす適切な人材を確保できます。

6.労働力計画のために持つべき重要なスキル

労働力計画を上手に行うために必要なスキルはたくさんあります。 ただし、いくつかの重要なスキルには、データの分析、パターンと傾向の特定、およびこの情報を使用した意思決定が含まれます。 その他の重要なスキルは、さまざまな利害関係者と効果的にコミュニケーションを取り、プロジェクトを管理し、雇用法をよく理解していることです。

これらのスキルを身に付けることで、成功する労働力計画を作成することができます。 ただし、労働力計画に対して正しい態度とアプローチをとることも重要です。 覚えておくべきことがいくつかあります。

• 労働力計画は継続的なプロセスであり、1回限りの演習ではありません。
• 「完璧な」ソリューションはありません。最適なソリューションは、組織に最適なソリューションです。
• 状況の変化に応じて、労働力計画を変更する準備をしてください。
• 労働力計画はチームの努力であり、さまざまな利害関係者から意見を聞きます。
• 労働力計画へのアプローチに柔軟かつオープンになります。

これらのことを念頭に置くことができれば、成功する労働力計画を作成するための準備が整います。