Langkah Penting Untuk Dipahami Dalam Proses Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja yang sukses sangat penting untuk keberhasilan organisasi. Ini memastikan bahwa jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang diperlukan tersedia untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan. Tetapi mendapatkan perencanaan tenaga kerja yang benar tidaklah mudah. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, dan mungkin sulit untuk mengantisipasi semua tantangan yang akan muncul di sepanjang jalan. Artikel ini akan membahas lima langkah penting yang harus dipahami oleh manajer perencanaan tenaga kerja sejak awal.

1. Mendefinisikan Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam setiap proses perencanaan tenaga kerja adalah mendefinisikan kebutuhan bisnis. Apa tujuan organisasi? Keterampilan dan kompetensi apa yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan tersebut? Apa kesenjangan saat ini dalam angkatan kerja yang perlu diisi? Setelah Anda menentukan kebutuhan bisnis, akan lebih mudah untuk mengembangkan rencana untuk mengatasinya.

Untuk secara efektif mendefinisikan kebutuhan bisnis, sangat penting untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dari seluruh organisasi. Ini akan memastikan bahwa semua perspektif yang relevan dipertimbangkan dan bahwa rencana yang dihasilkan dapat dicapai dan realistis.

Kebutuhan bisnis harus menentukan persyaratan tujuan, keterampilan, dan kompetensi spesifik yang Anda butuhkan. Setelah Anda mengidentifikasi ini, perencanaan tenaga kerja dapat dimulai dengan sungguh-sungguh.

Jika Anda gagal mendefinisikan kebutuhan bisnis dengan benar di awal, akan sulit untuk mengembangkan rencana tenaga kerja yang efektif. Pastikan untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dari seluruh organisasi untuk mendapatkan perspektif yang menyeluruh.

Aspek lain dari bisnis yang perlu dipertimbangkan adalah aliran permintaan lintas musim atau tahun. Misalnya, sebuah hotel akan memiliki permintaan yang jauh lebih tinggi selama bulan-bulan musim panas daripada di musim dingin. Jika Anda merencanakan tenaga kerja untuk sebuah hotel, Anda harus mempertimbangkan sifat permintaan yang bersifat siklus ini. Misalnya, Anda mungkin harus menggunakan layanan SDM untuk pekerja musiman dan perhotelan selama masa permintaan tinggi tersebut.

2. Lakukan Penilaian Keterampilan

Setelah kebutuhan bisnis didefinisikan, langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian keterampilan. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi khusus yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menilai kesenjangan saat ini dalam angkatan kerja.

Banyak metode yang berbeda dapat digunakan untuk melakukan penilaian keterampilan. Salah satu metode yang umum adalah dengan menggunakan survei atau wawancara. Metode populer lainnya adalah mengamati karyawan di lingkungan kerja mereka. Ini dapat dilakukan melalui bayangan pekerjaan atau analisis video.

Apa pun metode yang Anda pilih, penting bagi Anda untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dalam prosesnya. Ini akan memastikan bahwa semua perspektif yang relevan dipertimbangkan dan bahwa data yang dihasilkan akurat dan dapat diandalkan.

3. Kembangkan Rencana

Setelah kebutuhan bisnis dan penilaian keterampilan selesai, saatnya untuk mengembangkan rencana. Rencana ini harus mengatasi kesenjangan saat ini dalam angkatan kerja dan menetapkan bagaimana kesenjangan tersebut akan diisi. Ini juga harus mencakup garis waktu untuk implementasi dan mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Ada banyak faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan rencana tenaga kerja. Salah satu yang terpenting adalah biaya. Perencanaan tenaga kerja bisa mahal, jadi penting untuk memastikan bahwa manfaatnya sesuai dengan biayanya. Faktor penting lainnya adalah waktu. Semakin cepat Anda bisa memulai, semakin baik. Tetapi penting juga untuk memastikan bahwa Anda memiliki cukup waktu untuk menilai situasi dengan benar dan mengembangkan rencana yang efektif.

Saat mengembangkan rencana tenaga kerja Anda, pertimbangkan biaya dan waktunya. Ini adalah dua faktor terpenting yang akan menentukan keberhasilan rencana Anda.

Pertimbangan penting lainnya adalah jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan. Misalnya, apakah Anda membutuhkan karyawan tetap, atau apakah karyawan paruh waktu sudah cukup? Apakah pekerja kontrak akan menjadi pilihan yang lebih baik? Jawaban atas pertanyaan ini akan tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Setelah Anda mempertimbangkan semua faktor ini, Anda dapat mulai mengembangkan rencana tenaga kerja Anda. Pastikan untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dalam proses dan pertimbangkan semua perspektif yang relevan.

Sangat penting untuk tidak lupa untuk menangani aspek-aspek seperti perencanaan suksesi pada peran dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi, atau yang mungkin memerlukan keahlian khusus yang terbatas.

Rencana tenaga kerja yang baik akan mempertimbangkan semua faktor ini dan banyak lagi. Dengan mengikuti tip sederhana ini, Anda dapat memastikan bahwa rencana tenaga kerja Anda efektif dan berhasil.

4. Implementasikan Rencana

Implementasi adalah di mana Anda menentukan keberhasilan atau kegagalan perencanaan tenaga kerja. Jika Anda tidak menjalankan rencana dengan benar, itu tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan. Tidak ada gunanya rencana terlihat bagus di atas kertas jika tidak dijalankan dengan benar.

Ada beberapa hal yang perlu diingat ketika menerapkan rencana tenaga kerja:

• Pastikan semua pemangku kepentingan menyadari peran mereka dalam proses dan bahwa mereka memahami garis waktu.
• Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan selama proses implementasi.
• Pantau kemajuan dan buat penyesuaian sesuai kebutuhan.
• Bersiaplah untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Keberhasilan atau kegagalan perencanaan tenaga kerja akan ditentukan oleh seberapa baik Anda dapat mengimplementasikannya. Jika Anda tidak melaksanakan rencana dengan benar, itu tidak akan mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan detail dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan mendapatkan informasi terbaru selama proses berlangsung.

5. Jaga Rencana Tenaga Kerja Anda Di Bawah Tinjauan Sistematis

Bahkan setelah proses perencanaan tenaga kerja Anda selesai, menjaga agar rencana tetap ditinjau adalah penting. Banyak hal berubah dengan cepat di lingkungan bisnis saat ini, dan apa yang berhasil kemarin mungkin tidak berhasil hari ini. Kebutuhan tenaga kerja organisasi Anda juga dapat berubah dari waktu ke waktu.

Oleh karena itu penting untuk secara berkala meninjau dan memperbarui rencana tenaga kerja Anda untuk memastikan bahwa itu tetap relevan dan efektif. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat ketika melakukan review:

• Menilai situasi saat ini dan mengidentifikasi setiap perubahan yang terjadi sejak tinjauan terakhir.
• Identifikasi area di mana rencana tersebut dapat ditingkatkan.
• Pastikan semua pemangku kepentingan masih mengikuti rencana tersebut.
• Perbarui rencana seperlunya untuk mencerminkan perubahan apa pun.

Perencanaan tenaga kerja adalah proses yang berkelanjutan, bukan peristiwa satu kali. Agar efektif, Anda harus meninjaunya secara teratur. Ini akan memastikan bahwa rencana tersebut tetap relevan dan mutakhir dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

Bertindak atas perubahan atau masalah yang Anda identifikasi selama bagian proses ini untuk menutup loop pada proses perencanaan tenaga kerja, atau bisnis pada akhirnya akan menderita pada intinya.

Dengan meninjau rencana tenaga kerja secara teratur, organisasi dapat memastikan bahwa mereka memiliki orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka saat ini dan masa depan.

6. Keterampilan Utama Yang Harus Dimiliki Untuk Perencanaan Tenaga Kerja

Ada banyak keterampilan yang Anda butuhkan untuk menjadi ahli dalam perencanaan tenaga kerja. Tetapi beberapa keterampilan utama termasuk mampu menganalisis data, mengidentifikasi pola dan tren, dan membuat keputusan menggunakan informasi ini. Keterampilan penting lainnya adalah berkomunikasi secara efektif dengan pemangku kepentingan yang berbeda, mengelola proyek, dan memiliki pemahaman yang baik tentang undang-undang ketenagakerjaan.

Memiliki keterampilan ini akan menempatkan Anda dalam manfaat yang baik untuk membuat rencana tenaga kerja yang sukses. Namun, penting juga untuk memiliki sikap dan pendekatan yang benar terhadap perencanaan tenaga kerja. Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda ingat:

• Perencanaan tenaga kerja adalah proses yang berkelanjutan, bukan latihan satu kali.
• Tidak ada solusi 'sempurna' - solusi terbaik adalah solusi yang paling sesuai untuk organisasi Anda.
• Bersiaplah untuk membuat perubahan pada rencana tenaga kerja Anda saat keadaan berubah.
• Perencanaan tenaga kerja adalah upaya tim - dapatkan masukan dari pemangku kepentingan yang berbeda.
• Bersikaplah fleksibel dan terbuka dalam pendekatan Anda terhadap perencanaan tenaga kerja.

Jika Anda dapat mengingat hal-hal ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk membuat rencana tenaga kerja yang sukses.