Pași esențiali de înțeles în procesul de planificare a forței de muncă

Planificarea cu succes a forței de muncă este esențială pentru succesul organizației. Se asigură că există numărul potrivit de angajați cu competențele necesare pentru a satisface nevoile actuale și viitoare de afaceri. Dar planificarea corectă a forței de muncă nu este ușoară. Există mulți factori de luat în considerare și poate fi dificil să anticipăm toate provocările care vor apărea pe parcurs. Acest articol va discuta cinci pași esențiali pe care managerii de planificare a forței de muncă trebuie să-i înțeleagă chiar de la început.

1. Definirea nevoii de afaceri

Primul pas în orice proces de planificare a forței de muncă este definirea nevoii de afaceri. Care sunt scopurile organizației? De ce abilități și competențe aveți nevoie pentru a atinge aceste obiective? Care sunt lacunele actuale ale forței de muncă care trebuie acoperite? Odată ce definiți nevoile afacerii, va fi mult mai ușor să dezvoltați un plan pentru a le răspunde.

Pentru a defini eficient nevoia de afaceri, este vital să implicați părțile interesate cheie din întreaga organizație. Acest lucru va asigura că toate perspectivele relevante sunt luate în considerare și că planul rezultat este realizabil și realist.

Nevoile afacerii ar trebui să definească termenii obiectivelor, abilităților și competențelor specifice de care aveți nevoie. Odată ce le identificați, planificarea forței de muncă poate începe serios.

Dacă nu reușiți să definiți corect nevoia de afaceri în avans, va fi dificil să dezvoltați un plan eficient de forță de muncă. Asigurați-vă că implicați părțile interesate cheie din întreaga organizație pentru a obține o perspectivă completă.

Un alt aspect al afacerii care trebuie luat în considerare este fluxul cererii de-a lungul sezoanelor sau anilor. De exemplu, un hotel va avea o cerere mult mai mare în lunile de vară decât în ​​timpul iernii. Dacă planificați forța de muncă pentru un hotel, va trebui să luați în considerare această natură ciclică a cererii. De exemplu, s-ar putea să trebuiască să utilizați serviciile de resurse umane pentru lucrătorii sezonieri și din ospitalitate în acele perioade de mare cerere.

2. Efectuați o evaluare a aptitudinilor

Odată ce nevoia de afaceri este definită, următorul pas este efectuarea unei evaluări a competențelor. Acest lucru vă va ajuta să identificați abilitățile și competențele specifice care sunt necesare pentru a satisface nevoile afacerii. De asemenea, vă va permite să evaluați decalajele actuale din forța de muncă.

Multe metode diferite pot fi utilizate pentru a efectua o evaluare a aptitudinilor. O metodă comună este utilizarea sondajelor sau a interviurilor. O altă metodă populară este de a observa angajații în mediul lor de lucru. Acest lucru se poate face prin observarea lucrărilor sau analiză video.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, este important să implicați părțile interesate cheie în proces. Acest lucru va asigura că toate perspectivele relevante sunt luate în considerare și că datele rezultate sunt exacte și de încredere.

3. Elaborați un plan

Odată ce nevoile de afaceri și evaluarea abilităților sunt finalizate, este timpul să dezvoltați un plan. Acest plan ar trebui să abordeze lacunele actuale din forța de muncă și să stabilească modul în care aceste lacune vor fi umplute. De asemenea, ar trebui să includă un calendar pentru implementare și să identifice cine este responsabil pentru fiecare sarcină.

Există mulți factori diferiți de luat în considerare atunci când se elaborează un plan de forță de muncă. Una dintre cele mai importante este costul. Planificarea forței de muncă poate fi costisitoare, așa că este important să vă asigurați că beneficiile justifică costul. Un alt factor important este momentul. Cu cât poți începe mai repede, cu atât mai bine. Dar este, de asemenea, important să vă asigurați că aveți suficient timp pentru a evalua corect situația și a dezvolta un plan eficient.

Când vă dezvoltați planul de forță de muncă, luați în considerare costul și timpul. Aceștia sunt doi dintre cei mai importanți factori care vor determina succesul planului tău.

Un alt aspect important este tipul de forță de muncă de care aveți nevoie. De exemplu, aveți nevoie de angajați cu normă întreagă sau ar fi suficienti angajați cu normă parțială? Lucrătorii contractuali ar fi o opțiune mai bună? Răspunsul la această întrebare va depinde de nevoile specifice ale organizației dumneavoastră.

Odată ce ați luat în considerare toți acești factori, puteți începe să vă dezvoltați planul pentru forța de muncă. Asigurați-vă că implicați părțile interesate cheie în proces și luați în considerare toate perspectivele relevante.

Este esențial să nu uităm să abordați aspecte precum planificarea succesiunii pe roluri cu o rată mare de rotație a angajaților sau care pot necesita un set de abilități specifice care este insuficient.

Un plan bun al forței de muncă va ține cont de toți acești factori și nu numai. Urmând aceste sfaturi simple, vă puteți asigura că planul de forță de muncă este eficient și de succes.

4. Implementați Planul

Implementarea este locul în care determinați succesul sau eșecul planificării forței de muncă. Dacă nu executați planul în mod corespunzător, acesta nu va obține rezultatele dorite. Nu are rost ca un plan să arate bine pe hârtie dacă nu este executat corespunzător.

Există câteva lucruri de reținut atunci când implementați planul de forță de muncă:

• Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt conștiente de rolul lor în proces și că înțeleg cronologia.
• Coordonează și comunică cu toate părțile interesate pe parcursul procesului de implementare.
• Monitorizați progresul și faceți ajustări după cum aveți nevoie.
• Pregătiți-vă să vă adaptați la schimbările pe măsură ce acestea apar.

Succesul sau eșecul planificării forței de muncă va fi determinat de cât de bine o puteți implementa. Dacă nu duci la îndeplinire corect planul, acesta nu își va atinge obiectivele. Prin urmare, este important să acordați o atenție deosebită detaliilor și să vă asigurați că toate părțile interesate sunt la curent pe tot parcursul procesului.

5. Păstrați-vă planul de forță de muncă în curs de revizuire sistematică

Chiar și după ce procesul de planificare a forței de muncă este finalizat, este important să mențineți planul sub revizuire. Lucrurile se schimbă rapid în mediul de afaceri de astăzi și ceea ce a funcționat ieri poate să nu funcționeze astăzi. Nevoile de forță de muncă ale organizației dumneavoastră se pot schimba, de asemenea, în timp.

Prin urmare, este esențial să revizuiți și să actualizați periodic planul de forță de muncă pentru a vă asigura că acesta rămâne relevant și eficient. Iată câteva lucruri de reținut atunci când efectuați o evaluare:

• Evaluați situația actuală și identificați orice modificări care au avut loc de la ultima revizuire.
• Identificați orice zone în care planul ar putea fi îmbunătățit.
• Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt încă de acord cu planul.
• Actualizați planul după cum este necesar pentru a reflecta orice modificări.

Planificarea forței de muncă este un proces continuu, nu un eveniment unic. Pentru a fi eficient, trebuie să îl revizuiți în mod regulat. Acest lucru va asigura că planul rămâne relevant și actualizat într-un mediu de afaceri în continuă schimbare.

Acționați în funcție de modificările sau problemele pe care le identificați în această parte a procesului pentru a închide bucla în procesul de planificare a forței de muncă, sau afacerea va avea de suferit în cele din urmă.

Prin revizuirea planului forței de muncă în mod regulat, organizațiile se pot asigura că au oamenii potriviți pentru a satisface nevoile lor actuale și viitoare.

6. Abilități cheie pe care trebuie să le aveți pentru planificarea forței de muncă

Există multe abilități de care aveți nevoie pentru a fi bun la planificarea forței de muncă. Dar unele abilități cheie includ capacitatea de a analiza datele, de a identifica modele și tendințe și de a lua decizii folosind aceste informații. Alte abilități importante sunt comunicarea eficientă cu diferite părți interesate, gestionarea proiectelor și o bună înțelegere a legislației muncii.

Având aceste abilități, te va ajuta să creezi un plan de forță de muncă de succes. Cu toate acestea, este, de asemenea, important să aveți atitudinea și abordarea potrivită pentru planificarea forței de muncă. Iată câteva lucruri de care ar trebui să ții cont:

• Planificarea forței de muncă este un proces continuu, nu un exercițiu unic.
• Nu există o soluție „perfectă” - cea mai bună soluție este cea care funcționează cel mai bine pentru organizația dvs.
• Pregătiți-vă să faceți modificări în planul forței de muncă pe măsură ce circumstanțele se schimbă.
• Planificarea forței de muncă este un efort de echipă - obțineți contribuții de la diferite părți interesate.
• Fii flexibil și deschis în abordarea ta pentru planificarea forței de muncă.

Dacă puteți ține cont de aceste lucruri, veți fi pe cale de a crea un plan de forță de muncă de succes.