ทำครั้งเดียว (และครั้งเดียว) ด้วยระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์

มีแนวคิดในปรัชญาการผลิตที่แนะนำให้คุณ "จัดการได้เพียงครั้งเดียว" (OHIO) แนวคิดก็คือคุณจะจัดการกับสิ่งที่ข้ามโต๊ะทำงานของคุณทันที แทนที่จะเสียเวลาด้วยการจัดวางและกลับไปใช้ในภายหลัง เมื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์สำหรับตัวเองและทีม ฉันชอบที่จะก้าวไปอีกขั้นและตั้งค่ากระบวนการในลักษณะที่ผู้คนจำเป็นต้องทำงานง่ายๆ เพียงครั้งเดียว

“ทำไมคุณถึงทำอะไรมากกว่าหนึ่งครั้ง” คุณอาจจะถาม คุณอาจไม่ได้คิดอย่างนั้น แต่ในหลายกรณี งานประจำวันเกี่ยวข้องกับการทำสิ่งเดียวกันหลายครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นในซอฟต์แวร์การจัดการผลิตภัณฑ์ จากนั้นส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานเพื่อแจ้งให้ทราบว่างานเสร็จสมบูรณ์ คุณป้อนเนื้อหาลงใน CMS สำหรับเว็บไซต์ของคุณ จากนั้นคัดลอกเนื้อหาเดียวกันไปยังระบบที่คุณใช้สำหรับไซต์บนมือถือของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ทุกครั้งที่คุณป้อนหรือคัดลอกข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง คุณเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด

ในบทความที่แล้ว ฉันอธิบายวิธีที่ฉันบันทึกข้อมูลของผู้ติดต่อใหม่โดยป้อนลงในแบบฟอร์มที่อัปเดตระบบต่างๆ ที่หลากหลาย คราวนี้ ฉันจะอธิบายตัวอย่างเพิ่มเติมสองสามตัวอย่าง โดยจะอธิบายเครื่องมืออัตโนมัติที่เปิดใช้งาน

การโพสต์ข้ามจากเว็บไซต์หนึ่งไปยังอีกเว็บไซต์หนึ่ง

ครั้งหนึ่ง เรามักโพสต์เนื้อหาข้ามจากไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่งเมื่อใดก็ตามที่บทความเป็นที่สนใจของผู้ชมทั้งสอง แทนที่จะเริ่มต้นโดยสมบูรณ์ ฉันได้ออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ผู้แก้ไขจะเลือกหมวดหมู่บางอย่างใน WordPress (ซึ่งจะไม่แสดงบนไซต์) เพื่อระบุว่าควรเผยแพร่ชิ้นส่วนดังกล่าวในทั้งสองไซต์

ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบด้านบนพร้อมกับ Zap ที่แชร์นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าการทำงานนี้เป็นอย่างไร ทริกเกอร์การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ในการเคลื่อนไหวคือการตีพิมพ์บทความใดๆ ในไซต์แรก สิ่งแรกที่ Zapier ทำโดยใช้ฟังก์ชันตัวกรองในตัวคือดูว่ามีการตรวจสอบหมวดหมู่ที่จำเป็นหรือไม่ ไม่อย่างนั้นก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้นอีก

หาก Zap ดำเนินต่อไป ต่อไปจะมีการคัดลอกรูปภาพเด่นที่เกี่ยวข้องกับบทความ การดำเนินการนี้ดำเนินการหลายขั้นตอน ส่วนหนึ่งเป็นเพราะเราได้รับข้อผิดพลาดการหมดเวลาจำนวนมากในไซต์ที่สอง เราแก้ไขปัญหานี้โดยส่วนใหญ่แล้วโดยการเรียกชื่อไฟล์รูปภาพเด่น ดาวน์โหลดรูปภาพไปยัง Google Drive ของเรา หากยังไม่มีไฟล์ที่มีชื่อนั้นอยู่ในโฟลเดอร์ จากนั้นจึงอัปโหลดรูปภาพนั้นไปยังไซต์ WordPress ที่สอง .

เรายังคงประสบปัญหาการหมดเวลา ดังนั้นฉันจึงตั้งค่าขั้นตอนที่หากรูปภาพไม่อัปโหลดไปยังไซต์ WordPress ที่สองได้สำเร็จ ระบบจะเลือกรูปภาพทั่วไปที่เป็นค่าเริ่มต้นแทน สิ่งนี้ทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างต่อเนื่องแทนที่จะติดอยู่กับข้อผิดพลาด

สุดท้าย ระบบจะสร้างโพสต์ใหม่บนไซต์ WordPress ที่สอง โดยคัดลอกพาดหัว คัดลอกเนื้อหา และรูปภาพเด่น ภาพที่เหลือในบทความยังคงโฮสต์อยู่ในเว็บไซต์แรก ซึ่งเราตัดสินใจว่าเราตกลงกับมัน โพสต์ผลลัพธ์ถูกตั้งค่าเป็นสถานะร่างแทนที่จะเผยแพร่โดยอัตโนมัติ เนื่องจากเราต้องทำบางสิ่งด้วยตนเอง

ส่วนคู่มือ (และทำไม)

ประการแรก คุณอาจสังเกตเห็นว่ากระบวนการนี้ไม่ได้ตอบคำถามเกี่ยวกับการประพันธ์ เนื่องจาก WordPress จัดเก็บผู้แต่งเป็นหมายเลข ID และเนื่องจาก ID ผู้เขียนของเราแตกต่างจากไซต์หนึ่งไปอีกไซต์หนึ่ง เราจึงไม่สามารถคัดลอก ID เพียงอย่างเดียวได้ จนถึงจุดหนึ่ง เราได้ค้นหาใน Google ชีตที่ตรงกับหมายเลขประจำตัวจากไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่ง แต่นั่นก็เป็นเรื่องยากที่จะรักษา เราจึงเลือกผู้เขียนด้วยมือ

หมวดหมู่และรหัสหมวดหมู่ของเราแตกต่างกันไปตามไซต์อื่น ซึ่งหมายความว่าเราจัดหมวดหมู่บทความหลังจากที่คัดลอกไปยังไซต์ที่สองแล้ว นอกจากนี้ เราเข้าไปในปลั๊กอิน Yoast SEO และกำหนด URL ดั้งเดิมเป็น URL ตามรูปแบบบัญญัติ นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้เราตรวจสอบบทความเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานตามที่ตั้งใจไว้ก่อนที่จะเผยแพร่

การส่งแบบฟอร์มดำเนินการต่อไป

การส่งแบบฟอร์มเป็นเวลาที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมอื่นๆ สำหรับรายงาน MarTech Intelligence เราใช้แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ในหมวดหมู่ที่เราครอบคลุม เมื่อมีคนที่เราขอให้กรอกแบบสอบถามกดส่ง สิ่งนี้จะทำให้เกิดกระบวนการหลายอย่าง

1. โลโก้บริษัทที่พวกเขาอัปโหลดจะถูกเพิ่มไปยังโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ที่ตั้งค่าไว้เพื่อการนี้
2. คำตอบจะถูกคัดลอกไปยัง Google Doc ซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับโปรไฟล์ผู้ขาย ฝ่ายภายในจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังฉบับร่าง
3. ผู้ส่งได้รับการตอบรับอีเมล
4. สถานะของงาน ClickUp ที่แสดงโปรไฟล์ผู้ขายนั้นจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อระบุว่าเราได้รับการส่งแบบฟอร์มแล้ว
5. ความคิดเห็นถูกโพสต์ไปยังงาน ClickUp พร้อมลิงก์ไปยังเอกสารฉบับร่าง
6. การวิเคราะห์แนวโน้มอุตสาหกรรมของผู้ขายจะเข้าไปอยู่ในเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลแบบไม่มีโครงสร้างของฉัน นั่นคือ Mem ดังนั้นฉันจึงสามารถแตะเมื่อเขียนส่วนการวิเคราะห์ของรายงาน
7. ชื่อผู้ส่ง บริษัท และที่อยู่อีเมลจะถูกเพิ่มลงในไดเร็กทอรีผู้ติดต่อของฉัน

ฉันจะแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการเหล่านี้บางส่วน คุณจะได้เห็นว่าทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร

แม้ว่าเราจะครอบคลุมซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ มากมายในรายงาน MarTech Intelligence ของเรา เราใช้แบบสอบถามชุดเดียวเพื่อรวบรวมข้อมูลจากผู้ขาย แบบสอบถามนั้นใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้แน่ใจว่าคำถามที่ถูกต้องจะปรากฏสำหรับหมวดหมู่ที่ถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าเมื่อเราเปลี่ยนแปลงคำถามที่จำเป็นสำหรับผู้ขายทุกราย เราไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน 12 ครั้งใน 12 รูปแบบที่แตกต่างกัน เรายังใช้ฟิลด์ที่ซ่อนอยู่เพื่อเชื่อมโยงแบบฟอร์มกับงานที่ส่งโดยใช้รหัสงาน

การอัปโหลดโลโก้บริษัท (หมายเลข 1 ด้านบน) ใช้ฟังก์ชัน JotForm อย่างง่ายเพื่อเรียกเว็บฮุค ณ เวลาที่ส่ง โดยส่งภาพที่อัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ Google Drive ที่เหมาะสม

การสร้างร่าง Google Doc จากอินพุตแบบฟอร์ม (หมายเลข 2) ใช้ฟังก์ชัน JotForm ดั้งเดิมเพื่อส่งอีเมลพร้อมข้อมูลแบบฟอร์มเมื่อส่ง ความท้าทายทั่วไปประการหนึ่งของการส่งแบบฟอร์มเหล่านี้คือแม้ว่าตรรกะตามเงื่อนไขจะป้องกันไม่ให้คำถามบางข้อปรากฏต่อบุคคลที่กรอกแบบฟอร์ม แต่คำถามเหล่านั้น (และคำตอบที่ว่างเปล่า) จะถูกส่งออกทุกครั้งที่คุณส่งออกข้อมูลในแบบฟอร์ม และเมื่อเราขยายให้ครอบคลุมหมวดหมู่ใหม่ ปัญหานี้ก็ขยายใหญ่ขึ้น

เราแก้ไขปัญหานี้โดยใช้คุณสมบัติการแจ้งเตือนอีเมลดั้งเดิม ซึ่งตั้งค่าให้รวมเฉพาะฟิลด์ที่กรอกแล้วเท่านั้น อีเมลไปที่เครื่องมือ Zapier ชื่อ "Email Parser by Zapier" ซึ่งจะแยกวิเคราะห์อีเมลพร้อมคำถามและคำตอบทั้งหมด (แต่เฉพาะคำถามที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เนื่องจากไม่ได้ส่งไฟล์เปล่าไป) และคัดลอกข้อความธรรมดาลงใน Google เอกสาร

ไม่ได้จัดรูปแบบอย่างสวยงามนัก แต่เป็นการเริ่มต้นที่ดี โดยใส่คำตอบลงในเครื่องมือที่เราจะใช้ในการเขียนโปรไฟล์ Zap คนเดียวกันนั้นส่งอีเมลถึงทีมงานที่ทำงานเกี่ยวกับรายงานพร้อมลิงก์ไปยัง Google เอกสาร เพื่อให้เราเริ่มทำงานได้

การ ตั้งค่าสถานะของงาน ClickUp โดยอัตโนมัติ (หมายเลข 4) เป็นสิ่งที่ฉันเพิ่งใช้งานไปเมื่อเร็วๆ นี้ และพบว่ามีประโยชน์จริงๆ การส่งแบบฟอร์มจะทริกเกอร์เว็บฮุคจาก Zapier ที่ส่งผ่านหมายเลขรหัสงานจากฟิลด์แบบฟอร์มที่ซ่อนอยู่ ที่ตั้งค่า POST ไปยัง ClickUp API ที่ทำเครื่องหมายในช่องในงานที่เชื่อมโยงเพื่อระบุว่าส่งแบบฟอร์มแล้ว

ฉันใช้ API แทนการรวม Zapier ClickUp ดั้งเดิมเนื่องจากตัวเชื่อมต่อดั้งเดิมต้องการให้ฉันกำหนดช่องว่าง โฟลเดอร์ และรายการสำหรับ Zap แต่ละรายการ เนื่องจากวิธีการจัดระเบียบงานของเราใน ClickUp หมายความว่าฉันจำเป็นต้องมี Zap แยกต่างหาก (หรือฟังก์ชันอื่นๆ) สำหรับแต่ละรายงาน ด้วย API ฉันต้องระบุ ID งาน ClickUp ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อทำงานกับงานนั้น

ด้วยเหตุผลใดก็ตาม API ไม่อนุญาตให้ฉันเปลี่ยนสถานะงาน ดังนั้นฉันจึงมีช่องทำเครื่องหมายภายในบันทึกงานที่ถามว่า "ส่งแบบฟอร์มหรือไม่" และกล่องนั้นจะถูกเลือกผ่าน API เมื่อเป็น จากนั้น ฉันใช้ระบบอัตโนมัติ ClickUp ดั้งเดิมเพื่อเปลี่ยนสถานะงานเป็น "ส่งข้อมูลแล้ว" และแสดงความคิดเห็นเล็กน้อยในบันทึกเพื่อแจ้งเตือนผู้รับมอบหมาย

กระบวนการนี้ "ไม่รู้" เกี่ยวกับ Zap อื่นที่สร้าง Google Doc ดังนั้นการเรียก API อื่น (หมายเลข 5) จึงมีไว้สำหรับ เชื่อมต่องานและแบบร่าง เมื่อใดก็ตามที่มีการสร้างเอกสารใหม่ในโฟลเดอร์ที่กำหนด Zapier จะแยกวิเคราะห์ชื่อเอกสารและแยกรหัสงาน (ซึ่งฉันได้ตั้งค่าให้เป็นส่วนสุดท้ายของชื่อ)

ด้วย ID ภารกิจนั้น จะใช้ ClickUp API เพื่อโพสต์ความคิดเห็นใหม่ให้กับงานโดยระบุ URL ของ Google เอกสารให้ผู้รับมอบหมาย

เมื่อฉันอธิบายสิ่งนี้ ฉันตระหนักดีว่าฉันควรรวมหมายเลข 2 และหมายเลข 5 ไว้ใน Zap เดียว ดู? เราทุกคนกำลังเรียนรู้ด้วยกัน!

ทั้งหมดนี้คุ้มค่ากับปัญหาหรือไม่?

อย่างที่คุณเห็น มีงานรายละเอียดมากมายที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ และเช่นเดียวกับกระบวนการคอมพิวเตอร์อื่น ๆ กระบวนการนี้ไม่ได้ให้อภัยมาก — ใส่พื้นที่เพิ่มเติมหรือทิ้งเครื่องหมายทับไว้ และนั่นคือทั้งหมดที่ถูกมองข้าม

ที่กล่าวว่าถ้าคุณทำให้กระบวนการที่ทีมของคุณพบโดยอัตโนมัติซ้ำแล้วซ้ำอีกในระหว่างการบดรายวันก็คุ้มค่ากับปัญหาของการตั้งค่าเริ่มต้น เรากำลังดำเนินการ 12 MIR ในปีนี้ และแต่ละโปรไฟล์มีโปรไฟล์ระหว่างสิบถึง 22 โปรไฟล์ ดังนั้นจึงคุ้มค่าสำหรับฉันที่จะตั้งค่านี้เพียงครั้งเดียว และอาจได้รับประโยชน์ 286 ครั้งในปี 2565 เพียงปีเดียว เมื่อเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบนี้ทำงานได้อย่างราบรื่น พวกเขาจะขจัดงานที่ซ้ำซากจำเจและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างสรรค์มากขึ้น