قم بذلك مرة واحدة (ومرة واحدة فقط) باستخدام أتمتة سير العمل

هناك مفهوم في فلسفة الإنتاجية يقترح عليك "التعامل معه مرة واحدة فقط" (OHIO) - الفكرة هي أنك تتعامل فورًا مع أي شيء يعبر مكتبك بدلاً من إضاعة الوقت عن طريق وضعه جانبًا والعودة إليه لاحقًا. عند تصميم مهام سير العمل لنفسي ولفريقي ، أود أن أتقدم بهذه الخطوة إلى الأمام وأن أقوم بإعداد العمليات بطريقة لا يحتاج فيها الأشخاص إلا لأداء مهمة بسيطة مرة واحدة.

"لماذا تفعل شيئًا أكثر من مرة؟" ربما تسال. قد لا تفكر في الأمر بهذه الطريقة ، ولكن في كثير من الحالات ، يتضمن العمل اليومي القيام بنفس الشيء عدة مرات. على سبيل المثال ، تقوم بتمييز مهمة على أنها تم في برنامج إدارة المنتج الخاص بك ، ثم ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميلك لإخباره بأنها مكتملة. تقوم بإدخال المحتوى في نظام إدارة المحتوى لموقع الويب الخاص بك ، ثم نسخ نفس المحتوى إلى النظام الذي تستخدمه لموقع الجوال الخاص بك. ليس هذا النوع من الأشياء غير فعال فحسب ، ولكن في كل مرة تقوم فيها بإدخال البيانات أو نسخها من نظام إلى آخر ، فإنك تخاطر بإدخال أخطاء.

في مقالتي الأخيرة ، أوضحت كيف أحفظ معلومات جهات الاتصال الجديدة عن طريق إدخالها في نموذج يقوم بعد ذلك بتحديث مجموعة متنوعة من الأنظمة المختلفة. هذه المرة ، سوف أطلعك على بعض الأمثلة الأخرى ، لشرح أدوات الأتمتة التي تمكنها.

عبر الإرسال من موقع إلى آخر

في وقت ما ، كنا كثيرًا ما ننشر المحتوى من أحد مواقعنا إلى موقع آخر عندما تكون المقالة ذات أهمية لكلا الجمهور. بدلاً من البدء تمامًا من البداية ، قمت بتصميم سير عمل حيث يختار المحررون فئة معينة في WordPress (والتي لن يتم عرضها على الموقع) للإشارة إلى أنه يجب نشر قطعة على كلا الموقعين.

تمنحك لقطة الشاشة الموضحة أعلاه ، جنبًا إلى جنب مع Zap المشترك ، فكرة عن كيفية عمل ذلك. كان المشغل الذي وضع سير العمل في الحركة هو نشر أي مقال على الموقع الأول. أول شيء فعله Zapier ، باستخدام وظيفة التصفية المدمجة ، هو معرفة ما إذا كان قد تم التحقق من الفئة المطلوبة. إذا لم يحدث شيء آخر.

إذا استمر Zap ، فسيتم نسخه بعد ذلك فوق الصورة المميزة المرتبطة بالمقال. استغرق هذا عدة خطوات ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى أننا كنا نحصل على الكثير من أخطاء المهلة في الموقع الثاني. لقد حللنا هذا ، في الغالب ، عن طريق الحصول على اسم ملف الصورة المميز ، وتنزيل الصورة على Google Drive إذا لم يكن هناك بالفعل ملف بهذا الاسم في المجلد ، ثم تحميل تلك الصورة إلى موقع WordPress الثاني .

لا تزال لدينا مشاكل انتهاء المهلة ، لذلك قمت بإعداد خطوة بحيث إذا لم يتم تحميل الصورة بنجاح إلى موقع WordPress الثاني ، فسيتم تحديد صورة عامة افتراضية بدلاً من ذلك. أدى هذا إلى استمرار العملية بدلاً من الوقوع في الخطأ.

أخيرًا ، سينشئ النظام منشورًا جديدًا على موقع WordPress الثاني ، ينسخ العنوان الرئيسي ونسخة الجسم والصورة المميزة. لا تزال بقية الصور داخل المقالة مستضافة على الموقع الأول ، والذي قررنا أننا موافقون عليه. تم تعيين المنشور الناتج على حالة المسودة بدلاً من النشر تلقائيًا لأنه كان علينا القيام ببعض الأشياء يدويًا.

الجزء اليدوي (ولماذا)

أولاً ، قد تلاحظ أن العملية لا تتناول مسألة التأليف. نظرًا لأن WordPress يخزن المؤلفين كأرقام معرفات ، ولأن معرفات المؤلف الخاصة بنا تختلف من موقع إلى آخر ، لم نتمكن من نسخ المعرف فقط. في وقت من الأوقات ، أجرينا بحثًا في "جداول بيانات Google" يطابق أرقام المعرفات من موقع إلى آخر ، ولكن انتهى الأمر بصعوبة الحفاظ عليه ، لذا اخترنا المؤلف يدويًا.

تختلف معرفات الفئات والفئات الخاصة بنا من موقع إلى آخر أيضًا ، مما يعني أننا قمنا بتصنيف المقالات بعد نسخها إلى الموقع الثاني. بالإضافة إلى ذلك ، ذهبنا إلى المكون الإضافي Yoast SEO وقمنا بتعيين عنوان URL الأصلي على أنه أساسي. أتاح لنا هذا أيضًا الفرصة للتحقق من المقالة للتأكد من أن كل شيء يعمل على النحو المنشود قبل النشر.

جعل عمليات إرسال النموذج تذهب أبعد من ذلك

يعد تقديم النموذج وقتًا رائعًا لبدء أحداث أخرى. بالنسبة لتقارير MarTech Intelligence الخاصة بنا ، نستخدم نموذجًا لجمع معلومات حول بائعي البرامج في الفئات التي نغطيها. عندما يطلب شخص ما أن يملأ استبيانًا يضرب الإرسال ، يؤدي هذا إلى عدد من العمليات.

1. تتم إضافة شعار الشركة الذي قاموا بتحميله إلى مجلد Google Drive الذي تم إعداده لهذا الغرض.
2. يتم نسخ الإجابات في مستند Google ، والذي يعمل كنقطة انطلاق لملف تعريف البائع. تتلقى الأطراف الداخلية إشعارًا بالبريد الإلكتروني مع رابط إلى المسودة.
3. يتلقى المرسل إقرارًا بالبريد الإلكتروني.
4. يتم تحديث حالة مهمة ClickUp التي تمثل ملف تعريف البائع هذا تلقائيًا للإشارة إلى أننا تلقينا إرسال النموذج
5. يتم نشر تعليق على مهمة ClickUp مع ارتباط إلى مسودة الوثيقة.
6. ينتقل تحليل البائع لاتجاهات الصناعة إلى أداة تخزين البيانات غير المهيكلة الخاصة بي ، Mem ، حتى أتمكن من النقر عليها عند كتابة الجزء التحليلي من التقرير.
7. تتم إضافة اسم المرسل والشركة وعنوان البريد الإلكتروني إلى دليل جهات الاتصال الخاص بي.

سأوجهك خلال عدد قليل من هذه العمليات حتى تتمكن من رؤية كيف يحدث كل ذلك.

على الرغم من أننا نغطي الكثير من أنواع البرامج المختلفة في تقارير MarTech Intelligence الخاصة بنا ، إلا أننا نستخدم استبيانًا واحدًا لجمع المعلومات من البائعين. يستخدم هذا الاستبيان المنطق الشرطي لضمان ظهور الأسئلة الصحيحة للفئة الصحيحة. هذا يعني أنه عندما نجري تغييرًا على سؤال مطلوب لكل بائع ، لا نحتاج إلى تغييره 12 مرة في 12 شكلًا مختلفًا. نستخدم أيضًا حقلاً مخفيًا لربط النموذج بالمهمة التي يتم إرسالها من أجلها باستخدام معرف المهمة.

يستخدم تحميل شعار الشركة (رقم 1 أعلاه) وظيفة JotForm بسيطة للاتصال بخطاف ويب في وقت الإرسال ، وإرسال الصورة التي تم تحميلها إلى مجلد Google Drive المناسب.

يستخدم إنشاء مسودة مستند Google من إدخال النموذج (رقم 2) وظيفة JotForm الأصلية لإرسال بريد إلكتروني مع بيانات النموذج عند إرسالها. يتمثل أحد التحديات العامة في عمليات إرسال النماذج هذه في أنه على الرغم من أن المنطق الشرطي يمنع أسئلة معينة من الظهور للشخص الذي يملأ النموذج ، فإن هذه الأسئلة (والإجابات الفارغة) يتم إخراجها كلما قمت بتصدير بيانات النموذج. ومع توسعنا لتشمل فئات جديدة ، تزداد هذه المشكلة بشكل أكبر.

نتغلب على هذا من خلال استخدام ميزة إعلام البريد الإلكتروني الأصلية ، والتي تم تعيينها لتضمين الحقول المكتملة فقط. يذهب البريد الإلكتروني إلى أداة Zapier تسمى "Email Parser by Zapier" التي تحلل البريد الإلكتروني مع جميع الأسئلة والأجوبة (ولكن فقط الأسئلة ذات الصلة ، لأن الأسئلة الفارغة لم يتم إرسالها) وتنسخ نصًا عاديًا في مستند Google.

لم يتم تنسيقه بشكل جيد للغاية ، ولكنه بداية جيدة ، حيث يتم وضع الإجابات في الأداة التي سنستخدمها لكتابة ملف التعريف. يقوم Zap نفسه بإرسال بريد إلكتروني إلى الفريق الذي يعمل على التقرير مع رابط إلى مستند Google حتى نتمكن من العمل.

إن الإعداد التلقائي لحالة مهمة ClickUp (رقم 4) هو شيء قمت بتنفيذه مؤخرًا وأجده مفيدًا حقًا. يؤدي إرسال النموذج إلى تشغيل webhook من Zapier الذي يمر عبر رقم معرف المهمة من حقل النموذج المخفي. يؤدي ذلك إلى تشغيل POST إلى واجهة برمجة تطبيقات ClickUp التي تحدد مربعًا في المهمة المرتبطة للإشارة إلى إرسال النموذج.

أنا أستخدم واجهة برمجة التطبيقات بدلاً من تكامل Zapier ClickUp الأصلي لأن الموصل الأصلي يتطلب مني تخصيص مساحة ومجلد وقائمة لكل Zap. نظرًا للطريقة التي يتم بها تنظيم مهامنا في ClickUp ، فهذا يعني أنني سأحتاج إلى Zap منفصل (أو بعض الوظائف الأخرى) لكل تقرير. باستخدام واجهة برمجة التطبيقات ، يتعين علي فقط تحديد معرف مهمة ClickUp الفريد للعمل مع هذه المهمة.

مهما كان السبب ، فإن واجهة برمجة التطبيقات لا تسمح لي بتغيير حالات المهام. لذلك لدي مربع اختيار داخل سجل المهمة يسأل بشكل أساسي "هل تم إرسال النموذج؟" ويتم فحص هذا المربع من خلال واجهة برمجة التطبيقات عندما يكون كذلك. بعد ذلك ، أستخدم أتمتة ClickUp الأصلية لتغيير حالة المهمة إلى "معلومات مقدمة" وأضع تعليقًا صغيرًا على السجل لتنبيه المحال إليه.

هذه العملية لا تعرف شيئًا عن Zap الآخر الذي ينشئ مستند Google ، ومع ذلك ، فإن استدعاء API آخر (رقم 5) مخصص لتوصيل المهمة والمسودة . عندما يتم إنشاء مستند جديد في المجلد المحدد ، يوزع Zapier عنوان المستند ويستخرج معرف المهمة (الذي قمت بإعداده ليكون الجزء الأخير من العنوان).

باستخدام معرف المهمة هذا ، فإنه يستخدم ClickUp API لنشر تعليق جديد على المهمة التي تزود المحال إليه بعنوان URL الخاص بمستند Google.

عندما أشرح هذا ، أدرك أنه ربما يجب عليّ دمج الرقم 2 والرقم 5 في Zap واحد. يرى؟ نتعلم جميعًا معًا!

هل كل هذا يستحق العناء؟

كما ترى ، هناك الكثير من العمل التفصيلي المتضمن في إعداد مهام سير العمل هذه ، ومثل أي عملية كمبيوتر أخرى ، فهي ليست متسامحة للغاية - قم بتضمين مساحة إضافية أو ترك علامة مائلة وهذا كل شيء تم إلغاؤه.

ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بأتمتة العمليات التي يواجهها فريقك مرارًا وتكرارًا خلال عملية الطحن اليومية ، فإن الأمر يستحق عناء الإعداد الأولي. نحن نقوم بـ 12 MIRs هذا العام ولكل واحد منهم ما بين عشرة و 22 ملفًا شخصيًا ، لذا فإن الأمر يستحق أن أقوم بإعداد هذا مرة واحدة ويحتمل أن تستفيد 286 مرة في عام 2022 وحده. بمجرد أن تعمل تدفقات العمل الآلية مثل هذه بسلاسة ، فإنها تقضي على الكثير من الأعمال المتكررة المخدرة للعقل وتتيح لك التركيز على مهام أكثر إبداعًا واستراتيجية.