Zrób to raz (i tylko raz) z automatyzacją przepływu pracy

W filozofii produktywności istnieje koncepcja, która sugeruje, że „zajmujesz się tym tylko raz” (OHIO) — chodzi o to, że natychmiast zajmujesz się wszystkim, co pojawia się na twoim biurku, zamiast marnować czas na odłożenie tego na bok i wracając do tego później. Projektując przepływy pracy dla siebie i mojego zespołu, lubię pójść o krok dalej i skonfigurować procesy w taki sposób, aby ludzie musieli wykonać tylko proste zadanie za jednym razem.

„Dlaczego miałbyś robić coś więcej niż raz?” możesz zapytać. Być może nie myślisz o tym w ten sposób, ale w wielu przypadkach codzienna praca polega na robieniu tego samego kilka razy. Na przykład oznaczasz zadanie jako wykonane w oprogramowaniu do zarządzania produktami, a następnie wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika, aby poinformować go, że jest zakończone. Wprowadzasz treść do CMS dla swojej witryny, a następnie kopiujesz tę samą treść do systemu, którego używasz dla swojej witryny mobilnej. Nie tylko jest to nieefektywne, ale za każdym razem, gdy wprowadzasz lub kopiujesz dane z jednego systemu do drugiego, ryzykujesz wprowadzeniem błędów.

W moim ostatnim artykule wyjaśniłem, jak zapisuję informacje o nowych kontaktach, wprowadzając je do formularza, który następnie aktualizuje różne systemy. Tym razem przeprowadzę Cię przez kilka dodatkowych przykładów, wyjaśniając narzędzia automatyzacji, które je umożliwiają.

Cross-posting z jednej witryny do drugiej

Kiedyś często przesyłaliśmy treści z jednej z naszych witryn do drugiej, gdy artykuł byłby interesujący dla obu odbiorców. Zamiast zaczynać od zera, zaprojektowałem przepływ pracy, w którym redaktorzy wybierali określoną kategorię w WordPressie (która nie byłaby wyświetlana na stronie), aby wskazać, że artykuł powinien zostać opublikowany na obu stronach.

Powyższy zrzut ekranu z adnotacjami, wraz z udostępnionym Zapem, daje wyobrażenie o tym, jak to działało. Wyzwalaczem wprawiającym w ruch workflow była publikacja dowolnego artykułu na pierwszej stronie. Pierwszą rzeczą, jaką zrobił Zapier, korzystając z wbudowanej funkcji filtrowania, było sprawdzenie, czy sprawdzono wymaganą kategorię. Jeśli nie, nic więcej się nie wydarzy.

Jeśli Zap kontynuował, kopiował następnie obrazek powiązany z artykułem. Zajęło to kilka kroków, po części dlatego, że w drugiej witrynie pojawiało się wiele błędów dotyczących limitów czasu. Rozwiązaliśmy to w większości, uzyskując nazwę polecanego pliku obrazu, pobierając obraz na nasz Dysk Google, jeśli w folderze nie było jeszcze pliku o tej nazwie, a następnie przesyłając ten obraz do drugiej witryny WordPress .

Nadal mieliśmy problemy z przekroczeniem limitu czasu, więc ustawiłem krok, w którym, jeśli obraz nie zostanie pomyślnie przesłany do drugiej witryny WordPress, zostanie wybrany domyślny obraz ogólny. Dzięki temu proces toczył się dalej, a nie utknął na błędzie.

Wreszcie system utworzy nowy post na drugiej witrynie WordPress, kopiując nagłówek, kopię treści i polecany obraz. Pozostałe obrazy w artykule nadal znajdowały się na pierwszej stronie, z którą uznaliśmy, że nam się podoba. Wynikowy post miał status wersji roboczej, a nie został automatycznie opublikowany, ponieważ musieliśmy zrobić kilka rzeczy ręcznie.

Część ręczna (i dlaczego)

Po pierwsze, możesz zauważyć, że proces nie odnosi się do kwestii autorstwa. Ponieważ WordPress przechowuje autorów jako numery identyfikacyjne, a nasze identyfikatory autorów różniły się w różnych witrynach, nie mogliśmy po prostu skopiować identyfikatora. W pewnym momencie dokonaliśmy wyszukiwania w Arkuszach Google, które porównywało numery identyfikacyjne z jednej witryny do drugiej, ale okazało się to trudne do utrzymania, więc zdecydowaliśmy się na ręczny wybór autora.

Nasze kategorie i identyfikatory kategorii również różnią się w zależności od witryny, co oznacza, że ​​kategoryzowaliśmy artykuły po ich skopiowaniu do drugiej witryny. Ponadto weszliśmy do wtyczki Yoast SEO i oznaczyliśmy oryginalny adres URL jako kanoniczny. Dało nam to również możliwość sprawdzenia artykułu, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z założeniami przed publikacją.

Przesyłanie formularzy idzie dalej

Wysłanie formularza to fantastyczny czas na wywołanie innych wydarzeń. W przypadku raportów MarTech Intelligence wykorzystujemy formularz do zbierania informacji o dostawcach oprogramowania w kategoriach, które obejmujemy. Gdy ktoś, kogo poprosiliśmy o wypełnienie kwestionariusza, prześle, uruchamia to szereg procesów.

1. Przesłane przez nich logo firmy zostaje dodane do utworzonego w tym celu folderu Dysku Google.
2. Odpowiedzi są kopiowane do Google Doc, który służy jako punkt wyjścia dla profilu dostawcy. Strony wewnętrzne otrzymują powiadomienie e-mail z łączem do wersji roboczej.
3. Zgłaszający otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem.
4. Status zadania ClickUp reprezentującego profil tego dostawcy jest automatycznie aktualizowany, aby wskazać, że otrzymaliśmy przesłanie formularza
5. Do zadania ClickUp jest publikowany komentarz z łączem do wersji roboczej dokumentu.
6. Analiza trendów branżowych przeprowadzona przez dostawcę jest wykorzystywana w moim narzędziu do przechowywania nieustrukturyzowanych danych, Mem, więc mogę go wykorzystać podczas pisania analitycznej części raportu.
7. Imię i nazwisko, firma i adres e-mail zgłaszającego zostaną dodane do mojego katalogu kontaktów.

Przeprowadzę Cię przez kilka z tych procesów, abyś mógł zobaczyć, jak to wszystko się dzieje.

Mimo że w naszych raportach MarTech Intelligence omawiamy wiele różnych typów oprogramowania, do zbierania informacji od dostawców używamy jednego kwestionariusza. Kwestionariusz ten wykorzystuje logikę warunkową, aby zapewnić pojawienie się właściwych pytań dla właściwej kategorii. Oznacza to, że gdy wprowadzamy zmianę w pytaniu, które jest wymagane dla każdego dostawcy, nie musimy zmieniać go 12 razy w 12 różnych formach. Używamy również ukrytego pola, aby połączyć formularz z zadaniem, dla którego jest przesyłany, za pomocą identyfikatora zadania.

Przesyłanie logo firmy (numer 1 powyżej) wykorzystuje prostą funkcję JotForm do wywołania webhooka w momencie przesyłania, wysyłając przesłany obraz do odpowiedniego folderu Dysku Google.

Tworzenie wersji roboczej Dokumentu Google z danych wejściowych formularza (numer 2) wykorzystuje natywną funkcję JotForm do wysyłania wiadomości e-mail z danymi formularza po jego przesłaniu. Jednym z ogólnych wyzwań związanych z przesyłaniem formularzy jest to, że chociaż logika warunkowa zapobiega pojawianiu się niektórych pytań osobie wypełniającej formularz, te pytania (i puste odpowiedzi) są wyświetlane za każdym razem, gdy eksportujesz dane formularza. A gdy rozszerzamy się o nowe kategorie, ten problem staje się coraz większy.

Obchodzimy to, korzystając z natywnej funkcji powiadomień e-mail, która jest ustawiona tak, aby zawierała tylko wypełnione pola. Wiadomość e-mail trafia do narzędzia Zapier o nazwie „Email Parser by Zapier”, które analizuje wiadomość e-mail ze wszystkimi pytaniami i odpowiedziami (ale tylko z odpowiednimi, ponieważ puste nie zostały wysłane) i kopiuje zwykły tekst do Google Doc.

Nie jest ładnie sformatowany, ale to dobry początek, umieszczając odpowiedzi w narzędziu, którego użyjemy do napisania profilu. Ten sam Zap wysyła wiadomość e-mail do zespołu pracującego nad raportem z linkiem do Dokumentu Google, abyśmy mogli zabrać się do pracy.

Automatyczne ustawianie statusu zadania ClickUp (numer 4) to coś, co dopiero niedawno zaimplementowałem i naprawdę uważam to za przydatne. Przesłanie formularza wyzwala webhook z Zapier, który przekazuje numer identyfikacyjny zadania z ukrytego pola formularza. To uruchamia POST do ClickUp API, który zaznacza pole w połączonym zadaniu, aby wskazać, że formularz został przesłany.

Używam API zamiast natywnej integracji Zapier ClickUp, ponieważ natywny łącznik wymaga ode mnie wyznaczenia przestrzeni, folderu i listy dla każdego Zap. Ze względu na sposób organizacji naszych zadań w ClickUp oznacza to, że będę potrzebował osobnego Zapa (lub innej funkcjonalności) dla każdego raportu. W przypadku API muszę tylko określić unikalny identyfikator zadania ClickUp, aby pracować z tym zadaniem.

Jednak z jakiegoś powodu API nie pozwala mi zmieniać statusów zadań. Mam więc pole wyboru w rekordzie zadania, które zasadniczo pyta „czy formularz został przesłany?” a to pole jest sprawdzane przez API, gdy jest. Następnie używam natywnych automatyzacji ClickUp, aby zmienić status zadania na „Przesłano informacje” i dodać mały komentarz do rekordu, który ostrzega cesjonariusza.

Ten proces nie „wie” o drugim Zap, który tworzy Dokument Google, więc kolejne wywołanie API (numer 5) służy do połączenia zadania i wersji roboczej . Za każdym razem, gdy w wyznaczonym folderze tworzony jest nowy dokument, Zapier analizuje tytuł dokumentu i wyodrębnia identyfikator zadania (który ustawiłem jako ostatnią część tytułu).

Z tym identyfikatorem zadania używa interfejsu ClickUp API do POSTOWANIA nowego komentarza do zadania, podając cesjonariuszowi adres URL Dokumentu Google.

Kiedy to wyjaśniam, zdaję sobie sprawę, że prawdopodobnie powinienem połączyć numer 2 i numer 5 w jeden Zap. Widzieć? Wszyscy razem się uczymy!

Czy to wszystko jest warte zachodu?

Jak widać, konfiguracja tych przepływów pracy wymaga wiele szczegółowej pracy i, jak każdy inny proces komputerowy, nie jest to zbyt wybaczające — dodaj dodatkową spację lub pomiń ukośnik i to wszystko scupper.

To powiedziawszy, jeśli automatyzujesz procesy, z którymi Twój zespół spotyka się w kółko w trakcie codziennego grindowania, jest to warte kłopotów z początkową konfiguracją. W tym roku robimy 12 MIR-ów, a każdy z nich ma od dziesięciu do 22 profili, więc warto, żebym raz to założył i w samym 2022 r. potencjalnie skorzystał 286 razy. Gdy zautomatyzowane przepływy pracy, takie jak ta, działają płynnie, eliminują wiele przyprawiającej o dreszcze, powtarzalnej pracy i pozwalają skupić się na bardziej kreatywnych, strategicznych zadaniach.