Răspunsuri la 9 întrebări noi legate de evenimentele de strângere de fonduri din 2022

Există o mulțime de logistică implicată cu orice eveniment de strângere de fonduri, în special unul online sau hibrid. Organizațiile nonprofit au, desigur, multe întrebări despre cum să profite la maximum de ele. Din acest motiv, organizațiile nonprofit ar trebui să-și întrebe platformele de strângere de fonduri și furnizorii de servicii despre modul în care vor evolua capacitățile lor de evenimente.

Iată câteva dintre cele mai frecvente întrebări despre evenimentele de strângere de fonduri pe care le-am primit de la lideri nonprofit precum dvs., împreună cu câteva informații care să vă ajute în procesul de luare a deciziilor.

1. Cum pot crea o rețea interactivă și direcționată printre participanți?

Rețeaua este un avantaj uriaș al evenimentelor în persoană, care pur și simplu nu era același când evenimentele erau 100% virtuale. Din fericire, am învățat câteva modalități alternative de a maximiza implicarea și de a crea oportunități de creare de rețele atunci când o componentă virtuală este asociată cu un eveniment live.

4 pași pentru a încuraja crearea de rețele

1. Permiteți participanților să vadă cine mai participă și să contacteze și să discute cu ei (similar cu un eveniment în persoană).
2. Urmărește interesele și întrebările pe care participanții le împărtășesc atunci când sosesc și oferă-le recomandări ale altor participanți cu gânduri similare cu care ar putea dori să lucreze în rețea.
3. Creați o sală de rețele online distractivă, întâmplătoare, care permite participanților să se întâlnească și să construiască relații. Într-o platformă precum Classy Live, puteți seta numărul de întâlniri și durata întâlnirii online, astfel încât conversația tuturor să rămână proaspătă și nouă.
4. Permiteți participanților să-și creeze propriile mese rotunde în cadrul locației dvs. online pentru a avea discuții față în față cu un grup mic de persoane.

2. Cum îmi pot transmite conținutul către mai mulți spectatori?

O platformă de evenimente precum Classy Live este echipată cu streaming nativ live, dar vă permite și să transmiteți din tehnologia preferată. Îți poți sonda audiența în timpul streamului live, poți pune întrebări live și încuraja participanții să discute între ei sau direct cu tine. Participanții pot vedea instrumentul de urmărire a activității pentru a vedea donațiile live și pot vedea clasamente live ale activităților de strângere de fonduri pentru a încuraja mai multe donații.

Există, de asemenea, o mulțime de opțiuni de platformă de difuzare simultană pe care organizațiile nonprofit le pot folosi atunci când vine vorba de transmiterea în flux a unui eveniment virtual sau hibrid. Facebook Live , Twitch și YouTube Live sunt doar câteva dintre cele mai populare opțiuni.

În mod ideal, platforma dvs. de streaming ar trebui să vă permită să difuzați difuzoare, să găzduiți săli de lucru și să urmăriți participanții pe măsură ce intră în locația dvs. virtuală. Aceste platforme folosesc reguli similare unei conferințe video precum Zoom. Majoritatea oferă opțiunea de a vă partaja ecranul sau de a reda un videoclip preînregistrat între conținutul live.

Dacă doriți să comutați între conținutul live și conținutul preînregistrat, vă recomandăm să utilizați un instrument precum Restream sau Streamyard ca „panel de control” pentru a comuta între videoclipuri și live. Această opțiune vă oferă mai multă flexibilitate de a adăuga suprapuneri video și de a programa conținutul programului.

Transmitere în direct evenimente complet virtuale vs. hibride

Transmiterea în direct a unui eveniment complet virtual are loc de obicei atunci când inviți vorbitori de oriunde din întreaga lume să se alăture printr-o transmisie transmisă în direct. În Classy Live, vorbitorii se pot alătura în culise digitală pentru a exersa înainte de a intra în direct.

Transmiterea în direct a unui eveniment hibrid este de obicei atunci când transmiteți în flux porțiuni ale evenimentului dvs. fizic, cum ar fi o performanță, astfel încât participanții virtuali să poată participa fără a fi necesar să fie acolo.

3. Ce echipament va trebui să folosesc?

Scopul acestor evenimente este de a strânge bani pentru cauza ta, nu de a cheltui întregul buget pe echipamente scumpe. Din fericire, găzduirea unui eveniment hibrid nu necesită în mod automat o mulțime de echipamente speciale.

4 echipamente de care veți avea nevoie

• Căști : cel mai bine este dacă toate difuzoarele dvs. folosesc căști de bază pentru a limita șansa de a distrage zgomotul de fundal sau feedback-ul audio.

• Cameră: o cameră HD vă oferă o calitate video mai bună, mai ales dacă transmiteți de la un eveniment live. Chiar dacă nu cumpărați unul, acestea pot fi adesea închiriate pentru o zi sau o săptămână.
• Microfon: Luați în considerare achiziționarea unui microfon de calibru podcast pentru o calitate audio mai bună.
• Software. Software-ul livestream poate fi unul dintre cei mai mari diferențieri. Classy Live va acoperi majoritatea elementelor de bază, dar puteți integra și un sistem terță parte, cum ar fi StreamYard, pentru a fi mai creativ cu suprapuneri și încorporare video în timpul difuzării.

4. Cum pot încuraja donațiile la evenimentul meu?

Minimizarea cheltuielilor este un lucru, dar cum maximizați și fondurile pe care le puteți genera din aceste evenimente? Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru atragerea mai multor donații în timpul următorului tău eveniment online.

5 sfaturi pentru a obține mai multe donații pentru evenimente virtuale

1. Amintește-i tuturor pentru ce oferă. Acest mesaj ar trebui să fie consolidat prin conținutul distribuit, inclusiv difuzoarele sau videoclipurile preînregistrate.
2. Permiteți participanților să ofere într-o varietate de moduri, fie printr-un apel direct, cum ar fi o strângere de zâmbete sau o nevoie de fonduri, fie printr-o licitație live sau silentioasă, fie prin vânzarea de mărfuri în timpul evenimentului dvs. Acest lucru necesită să capturați informațiile lor de plată în avans, la fel cum ați face la un eveniment în persoană. Faceți aceste experiențe la dispoziția susținătorilor prin intermediul dispozitivului lor mobil și prin mesaje text pentru a dona .
3. Distribuiți un clasament cu câți bani s-au strâns și cine a donat direct în locația dvs. virtuală sau creați afișaje digitale pentru a afișa totalul progresului strângerii de fonduri sau o vizualizare a termometrului în timpul evenimentului dvs. fizic. .
4. Dacă includeți o licitație silențioasă în evenimentul dvs. online, alegeți o platformă care va informa utilizatorii cu privire la starea licitației lor. Cel mai important, un ofertant este notificat atunci când a fost supralicitat pentru un articol și i se oferă posibilitatea de a adăuga o ofertă mai mare.
5. Generați chitanțe automate pe măsură ce se acordă donații sau articolele de licitație sunt câștigate sau pierdute. Aceasta servește ca o notificare pentru participanți, precum și o înregistrare a cadourilor lor. În plus, participanții pot trece prin procesul de auto-check-out pentru a-și finaliza cadoul sau pentru a plăti pentru articolul de licitație.

5. Eventul meu hibrid ar trebui să aibă un moderator?

Încurajăm toate evenimentele hibride să aibă un moderator sau mai mulți moderatori, la fel cum evenimentele în persoană au o gazdă (sau gazde). Un moderator oferă evenimentului tău o singură față atât online, cât și în persoană, menține evenimentul pe drumul cel bun și ajută la trecerea de la un segment la altul.

În Classy Live, moderatorii pot partaja un link în culise cu orice vorbitor care merge pe scenă. Acest lucru îi permite vorbitorului, oricăror invitați și moderatorului să se pregătească înainte de a fi difuzat. Moderatorul este de obicei cel care îi duce în camera live și îi prezintă pe toți.

Organizațiile pot lua în considerare, de asemenea, să aibă pe cineva care să gestioneze întrebările și răspunsurile în timpul fiecărei sesiuni, precum și pe cineva care să faciliteze tehnologia de streaming live. Este o idee bună să planificați desfășurarea spectacolului înainte de eveniment și să vă asigurați că există resurse pentru a sprijini participanții pe parcursul întregului program.

6. Cum mă pot asigura că evenimentul meu este accesibil tuturor oaspeților?

Accesibilitatea este o componentă importantă a unui eveniment online , dar este adesea trecută cu vederea. Se estimează că 15% din populația lumii suferă de o dizabilitate care ar putea afecta modul în care navighează online. A uita de accesibilitatea online ar fi ca și cum ai neglija să includă rampe pentru handicap care intră în evenimentul tău în persoană. Neglijarea acestui lucru poate împiedica anumite persoane să participe.

Întrebați platforma dvs. de evenimente dacă folosesc ceva de genul accessiBe pentru a vă asigura că platforma este conformă ADA și WCAG . În acest fel, puteți activa widgetul de accesibilitate să fie disponibil pentru participanți.

O mai bună accesibilitate a site-ului web include lucruri precum:

• Asigurarea că contrastul ecranului îi ajută pe cei cu deficiențe de vedere
• Verificarea textului alternativ pentru toate imaginile și fotografiile online
• Ușurând navigarea în meniuri pentru cei care nu pot folosi mouse-ul

7. Ce nivel de personalizare ar trebui să includ în locația evenimentului meu online?

Nu lipsesc solicitările de strângere de fonduri sau evenimentele online. Cel mai bun mod prin care organizația dvs. nonprofit se remarcă și să creeze o experiență memorabilă pentru susținători este personalizarea. Platformele digitale vă oferă șansa de a automatiza unele elemente, dar este nevoie și de timp și de gândire.

Faceți brainstorming împreună cu echipa dvs. câteva moduri prin care puteți face din fiecare eveniment o experiență unică. Puneți-i parte organizației dvs. evenimentului. Lasă-ți brandul să strălucească și fă-l al tău. Acest lucru a fost mai ușor de făcut la evenimente în persoană, dar este posibil și cu strângeri de fonduri virtuale și hibride.

Exemple de personalizare a locației virtuale pe care le poate oferi furnizorul dvs. de evenimente includ:

• Personalizați sigle și bannere în experiența virtuală
• Încărcați fundal personalizat pe scenă
• Specificați o culoare de accent pentru a merge pe tot parcursul evenimentului
• Redenumiți anumite etichete și zone din produs
• Salvați șabloanele de e-mail utilizate în mod obișnuit pentru a fi reutilizate în cadrul evenimentului

8. Cum ar trebui să mă ocup de comunicarea ulterioară după evenimentul meu?

Evenimentele virtuale vin și pleacă, așa că nu lăsați donatorii să vă uite de tine odată ce evenimentul se termină. Folosiți câteva dintre aceste metode de comunicare pentru a continua să le creați susținători loiali. Faceți cunoștință cu participanții acolo unde se află și doriți/aveți nevoie de instrumente de comunicare care să conducă la conversie.

E-mailurile sunt cea mai directă și eficientă modalitate de a comunica cu participanții după un eveniment hibrid de strângere de fonduri. Utilizați șabloanele de e-mail în cadrul platformei dvs. de eveniment pentru a obține informații relevante de la eveniment, cum ar fi câți bani au donat. Utilizați etichetele de îmbinare în copia dvs. de e-mail pentru a face clic și a trimite e-mailuri relevante personalizate.

Vă recomandăm să proiectați șabloane de e-mail pentru diferite puncte de contact înainte, în timpul și după eveniment. În acest fel, indiferent în ce stadiu vă aflați tu și echipa ta a procesului, evenimentul vine cu un plan de comunicare complet.

Mesajele text sunt o altă metodă eficientă de urmărire a participanților după eveniment. Puteți filtra și grupa după diferite tipuri de participanți și/sau grupuri și puteți trimite SMS acelor persoane care s-au înscris în timpul înregistrării pentru a primi aceste notificări.

9. Ce valori ar trebui să urmăresc pentru a măsura succesul evenimentului meu?

Analiza de bază a evenimentelor vă oferă acces la statistici fundamentale despre participanții, sesiunile, cabinele și sălile de desfășurare. Puteți vedea cine a participat vs. nu a participat, ce sesiuni au fost cele mai frecventate și cum s-au desfășurat diferite cabine sau săli de lucru.

Există, de asemenea, diferite vizualizări de tablou de bord pentru ofertanți, tranzacții și articole de licitație. Toate acestea pot fi filtrate, sortate și exportate pentru a produce orice rapoarte de care aveți nevoie.

Viitorul evenimentelor de strângere de fonduri

În urmă cu doi ani, profesioniștii și organizațiile nonprofit erau noi în ceea ce privește evenimentele virtuale și hibride. Acum, aproape toți avem experiență cu aceste noi metode de strângere de fonduri bazate pe tehnologie. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că mai avem multe de învățat.

Există o mulțime de întrebări la care trebuie să răspundeți când vine vorba de viitorul evenimentelor de strângere de fonduri. Între timp, aceste sfaturi și informații ar trebui să ajute organizația dvs. nonprofit să ducă următoarea experiență virtuală la următorul nivel.